Моделирование бизнес-процессов на примере ООО "ПромТрансИнформ"

18

Аннотация

информационный моделирование бизнес

В данной работе рассматриваются бизнес-процессы ООО «ПромТрансИнформ» - далее ПТИ.

Были рассмотрены и изучены:

· общая характеристика предприятия;

Были рассмотрены виды деятельности организации, какие продукты она внедряет и какие услуги оказывает, с какими организациями (в частности крупнейшими) заключены договоры и как это влияет на деятельность организации.

· описаны методологии описания бизнес-процессов;

В основном применяется в ПТИ методология ARIS,которая позволяет рассматривать организацию со всех точек зрения и позволяет рассмотреть организацию с помощью иерархии моделей -- от обобщения до уровня процедур и ресурсного окружения функций.

· построены диаграммы бизнес-моделей (в нотациях ARIS с помощью CASE-средства Microsoft Visio) «AS IS» (как есть);

· найдено «узкое место» и, на примере модели eEPC, изображена модель «AS TO BE» (как должно быть);

«Узким местом» в данной курсовой является слабая организация рабочего процесса, которая возникает, когда обязанности распределены не рационально, что тормозит выполнение заказа.

· написано соглашение по моделированию и документирование бизнес-процесса;

· проведен анализ процесса.

Введение

Цель работы заключается в моделировании бизнес-процессов ООО «ПромТрансИнформ», выявление недостатков в деятельности конкретных отделов и предложение способа их устранения.

Вопрос об улучшении деятельности предприятия за счет нахождения и устранения, так называемых, «узких мест» в работе сотрудников, с помощью моделирования бизнес-процессов является актуальным в любом развивающемся предприятии.

Объектом изучения, в данной курсовой работе, является ООО ПТИ и его отделы, главной услугой которого - автоматизация предприятий промышленного железнодорожного транспорта.

Предметом изучения является взаимодействие отделов и сотрудников в этих отделах, подчиняющихся Генеральному директору.

Задачи работы: обучение навыкам работы с методологией моделирования бизнес-процессов ARIS, сбор информации и изучение бизнес-процессов предприятия, процедур моделирования, построение диаграмм бизнес-моделей, разработка соглашения по моделированию и документирование бизнес-процесса, проведение анализа процесса.

Методы работы. Работа выполняется с целью повышения навыков построения диаграмм бизнес-моделей в нотациях ARIS с помощью CASE-средства Microsoft Visio на примере бизнес-процессов ОАО «ПТИ».

В качестве исходных данных в работе используются следующие сведения:

· организационно-штатная структура предприятия;

· характеристика предприятия;

· организация проектирования в консалтинговых предприятиях;

· сведения об используемых прикладных системах ПТИ.

В результате проделанной работы и устранении «узких мест» ожидается упрощение и облегчение работа сотрудников, следовательно, уменьшение трудоемкости и совершения ошибок в отчетах.

1. Архитектура интегрированных информационных систем ARIS как методология моделирования бизнес-процессов

Разработчиком методологии ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) является компания IDS Scheer AG, основанная в 1984 г. профессором Августом-Вильгельмом Шеером в г. Саарбрюккен (Саар, Германия). Методология ARIS представляет собой современный подход к структурированному описанию деятельности организации и ее представлению в виде взаимосвязанных и взаимодополняющих графических моделей, удобных для понимания и анализа.

Модели, используемые в ARIS, представлены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Классификация моделей ARIS

Модели, создаваемые по методологии ARIS, отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Модели ARIS могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, в том числе по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

Методология ARIS реализует принципы структурного анализа и позволяет определить и отразить в моделях основные компоненты организации, протекающие процессы, производимую и потребляемую продукцию, используемую информацию, а так же выявить взаимосвязи между ними. Создаваемые модели представляют собой документированную совокупность знаний о системе управления, включая организационную структуру, протекающие процессы, взаимодействия между организацией и субъектами рынка, состав и структуру документов, последовательность шагов процессов, должностные инструкции отделов и их сотрудников. В отличие от других подходов, методология ARIS предполагает хранение всей информации в едином репозитории, что обеспечивает целостность и непротиворечивость процесса моделирования и анализа, а также позволяет проводить верификацию моделей.

Методология ARIS основывается на концепции интеграции, предлагающей целостный взгляд на процессы, и представляет собой множество различных методик, объединенных в рамках единого системного подхода. Среди них такие известные, как:

· диаграмма eEPC (Extended Event Driven Process Chain - событийная цепочка процесса)

· диаграмма Чена (ERM - Entity Relationship Model - модель 'сущность - связь')

· язык UML (Unified Modeling Language - универсальный язык моделирования)

· методика OMT (Object Modeling Technique - методика объектно-ориентированного моделирования)

· методика BSC (Balanced Scorecard - система сбалансированных показателей) Достоинством такого подхода является то, что появляется возможность описания процессов и их окружения с различных, взаимодополняющих точек зрения.

2. Преимущества и недостатки существующих методологий моделирования бизнес-процессов

Методология ARIS.

Преимущества:

· возможность рассматривать объект с разных точек зрения; разные уровни описания, обеспечивающие поддержку концепции жизненного цикла систем; дифференцированный взгляд на анализируемый объект (организацию, систему управления и т.д.);

· богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать широкий спектр систем (организационно-хозяйственных, технологических и прочих);

· единый репозиторий; все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение интегрированной и целостной модели предметной области;

· возможность многократного применения результатов моделирования; накопленное корпоративное знание о всех аспектах деятельности организации может в дальнейшем служить основой при разработке различных проектов непосредственно в среде ARIS и с использованием интерфейсов и других средств.

Недостатки:

· Для некоторых процессов чрезмерная формализация не только малоэффективна, но даже вредна в силу их специфики. Примером могут являться те составляющие бизнес - деятельности, которые напрямую связаны с творческими решениями малопрогнозируемых проблем, возникающих в ходе этой деятельности.

· Высокая стоимость продукта.

SADT (Structured Analysis and Design Technique) -- методология структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс моделирования, управление конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком. Процесс моделирования может быть разделен на несколько этапов: опрос экспертов, создание диаграмм и моделей, распространение документации, оценка адекватности моделей и принятие их для дальнейшего использования. Этот процесс хорошо отлажен, потому что при разработке проекта специалисты выполняют конкретные обязанности, а библиотекарь обеспечивает своевременный обмен информацией.

SADT возникла в конце 60-х годов в ходе революции, вызванной структурным программированием. Когда большинство специалистов билось над созданием программного обеспечения, немногие старались разрешить более сложную задачу создания крупномасштабных систем, включающих как людей и машины, так и программное обеспечение, аналогичных системам, применяемым в телефонной связи, промышленности, управлении и контроле за вооружением. В то время специалисты, традиционно занимавшиеся созданием крупномасштабных систем, стали осознавать необходимость большей упорядоченности. Таким образом, разработчики решили формализовать процесс создания системы, разбив его на следующие фазы:

· Анализ -- определение того, что система будет делать

· Проектирование -- определение подсистем и их взаимодействие

· Реализация -- разработка подсистем по отдельности

· Объединение -- соединение подсистем в единое целое

· Тестирование -- проверка работы системы

· Установка -- введение системы в действие

· Эксплуатация -- использование системы

Метод SADT в наибольшей степени подходит для описания моделей верхнего уровня. Его основные преимущества заключаются в следующем:

· полнота описания БП (управления, информационные и материальные потоки, обратные связи).

· Комплексность декомпозиции

· Возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние дуг)

· Наличие жестких требований, обеспечивающих получение модели стандартного вида.

· Простота документирования процесса

· Соответствие подхода к описанию процесса стандарту ИССО

В то же время SADT обладает рядом недостатков:

· Сложность восприятия -- большое количество дуг на диаграмме.

· Большое количество уровней декомпозиции

· Трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации.

IDEF0

Методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы.

Основные преимущества IDEF0 состоят в следующем:

· полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи);

· комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок);

· возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние стрелок);

· наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида;

· простота документирования процессов;

· соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 стандартам ISO 9000:2000.

Отсюда и общее назначение IDEF0 - это перестройка структуры функций, которая позволит повысить производительность и эффективность системы.

Методология IDEF3 (Integrated Definition Process Description Capture Method) была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Эта методика, в отличии от IDEF0, не стандартизирована.

IDEF3 - это структурный метод, показывающий причинно-следственные связи и события. Он также показывает, как организована работа, и какие пользователи работают с моделируемой системой. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. Сценарием называется описание последовательности изменения свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса (например, описание последовательности этапов обработки детали в цеху и изменение ее свойств после прохождения каждого этапа). Исполнение каждого сценария сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из двух потоков: документы, определяющие структуру и последовательность процесса (технологические указания, описания стандартов) и документы, отображающие ход его выполнения (результаты экспертиз, отчеты о браке).

Средства документирования и моделирования IDEF3 позволяют выполнять следующие задачи:

· документировать имеющиеся данные о технологии процесса;

· определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего документооборота на сценарий технологических процессов;

· определять ситуации, в которых требуется принятие решения, влияющего на жизненный цикл процесса (например, изменение технологических свойств конечного продукта);

· содействовать принятию оптимальных решений при реорганизации технологических процессов;

· разрабатывать имитационные модели технологических процессов по принципу «как будет, если...».

IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 - каждая функция может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3. Но функциональное моделирование в IDEF3 отличается от моделирования в IDEF0 и DFD, тем что она отражает функции системы во временной последовательности их осуществления.

Методология DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных - это способ представления процессов обработки информации. Авторы методики Гейн и Сарсон разработали ее независимо от IDEF0. Эта методика, в отличии от IDEF0 не стандартизирована.

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD (потоки данных) показывают, как объекты (включая и данные) реально перемещаются от одной функции к другой. Это представление потока данных обеспечивает отражение в модели DFD таких физических характеристик системы, как движение объектов, хранение объектов, распространение объектов.

Диаграммы DFD обеспечивают удобный способ описания передаваемой информации как между частями моделируемой системы, так и между системой и внешним миром. Это качество определяет область применения DFD - они используются для создания моделей информационного обмена организации, например, модели документооборота. Также DFD широко применяется при построении корпоративных информационных систем.

Unified Modeling Language (UML), унифицированный язык моделирования, непатентованный язык моделирования и спецификации, предназначенный для использования в области разработки программного обеспечения. Тем не менее, сфера его применения не ограничивается областью моделирования информационных систем. Он также может быть использован для моделирования инженерных систем, бизнес-процессов, организационных структур. UML -- язык используемый системными инженерами для спецификации, визуализации, конструирования и документирования сложных информационно-насыщенных объектных систем.

Преимущества UML

· UML объектно-ориентирован, в результате чего методы описания результатов анализа и проектирования семантически близки к методам программирования на современных объектно-ориентированных языках;

· UML позволяет описать систему практически со всех возможных точек зрения и разные аспекты поведения системы;

· Диаграммы UML сравнительно просты для чтения после достаточно быстрого ознакомления с его синтаксисом;

· UML расширяет и позволяет вводить собственные текстовые и графические стереотипы, что способствует его применению не только в сфере программной инженерии;

· UML получил широкое распространение и динамично развивается.

Недостатки:

· Избыточность языка. UML часто критикуется, как неоправданно большой и сложный. Он включает много избыточных или практически неиспользуемых диаграмм и конструкций.

· Неточная семантика. Так как UML определён комбинацией себя (абстрактный синтаксис), OCL (языком описания ограничений -- формальной проверки правильности) и Английского (подробная семантика), то он лишен скованности присущей языкам, точно определённым техниками формального описания. В некоторых случаях абстрактный синтаксис UML, OCL и Английский противоречат друг другу, в других случаях они неполные. Неточность описания самого UML одинаково отражается на пользователях и поставщиках инструментов, приводя к несовместимости инструментов из-за уникального трактования спецификаций.

· Проблемы при изучении и внедрении. Вышеописанные проблемы делают проблематичным изучение и внедрение UML, особенно когда руководство насильно заставляет использовать UML бизнес-аналитиков при отсутствии у них предварительных навыков.

· Пытается быть всем для всех. UML -- это язык моделирования общего назначения, который пытается достигнуть совместимости со всеми возможными языками разработки. В контексте конкретного проекта, для достижения командой проектировщиков определённой цели, должны быть выбраны применимые возможности UML. Кроме того, пути ограничения области применения UML в конкретной области проходят через формализм, который не полностью сформулирован, и который сам является объектом критики.

3. Выбор бизнес-процесса для моделирования и его содержательное описание

3.1 Общая характеристика предприятия

ООО ПромТрансИнформ занимается автоматизацией предприятий промышленного железнодорожного транспорта за счет внедрения информационных компонентов программно-технического комплекса Интегрированной информационной системы управления «Транспортно-логистический комплекс», управлением проектами внедрения специализированных информационных систем управления на магистральном железнодорожном транспорте, а также управлением проектами внедрения на территории Республики Казахстан приборов, устройств и информационных систем железнодорожной автоматики и телемеханики,оказывает консалтинговые услуги в этой сфере.

Основными направлениями деятельности ООО «ПромТрансИнформ» являются:

-Автоматизация железнодорожных предприятий, которая работает с такими ИТ-продуктами, как ИАС «Транспортная работа»,ИАС «Эксплуатационные расходы», ИАС «Транспортные активы»,ИАС «Взаимодействие с клиентами»,ИАС «Эффективность логистики».

Аппаратно-программный комплекс ИАС ТР является частью программно-технической платформы «PTI Framework .Net.2.1.», на котором построена Интегрированная информационная система управления «Железнодорожный комплекс» (ИИСУ «ЖДК»)

Данный комплекс является специализированным решением ООО «ПромТрансИнформ», базирующимся на ИТ-продуктах линейки .NET компании Microsoft.

ИАС ТР использует значительный объем встроенной бизнес-логики, обеспечивающей автоматизированное ведение процессов управления железнодорожным комплексом Заказчика.

Информационно-аналитическая система «Транспортная работа» (далее «ИАС ТР»), разработана специалистами ООО «ПромТрансИнформ» (г. Новосибирск).

Основной целью внедрения ИАС ТР является комплексная автоматизация управленческих бизнес-процессов производственного планирования и учета объемов и стоимости:

Транспортной логистики (перевозок);

18

Транспортной (логистической) работы;

Транспортного о

18

бслуживания клиентов (оказания транспортных услуг);

Транспортных расходов (себестоимости работ

18

и тарифов на услуги);

Эксплуатации транспортных активов железнодорожного предприятия на подъездном пути и в магистральном движении.

18

Она учитывает отраслевые отличия производственно-экономической деятельности железнодорожных предприятий (по сравнению с деятельностью промышленных предприятий)

Также ООО ПромТрансИнформ занимается транспортным и экономическим консалтингом (Транспортно-логические комплексы на ж/д, Транспортный консалтинг на ж/д транспорте, Экономический консалтинг на ж/д транспорте, ИТ-Консалтинг на ж/д транспорте, Методические руководства по ж/д тарифам) и управлением проектами на ж/д предприятиях (внедрение информационных систем на ж/д транспорте, оптимизация бизнес-процессов железнодорожной транспортной логистики, оптимизация эксплуатационных расходов железнодорожного транспортного комплекса, внедрение систем управления проектами).

Основными партнерами и заказчиками ООО «ПромТрансИнформ» являются предприятия промышленного железнодорожного комплекса железнодорожной отрасли Республики Казахстан и России.

Основным методологическим партнером ООО «ПромТрансИнформ» является ГОУ «Сибирский государственный университет путей сообщения» (г.Новосибирск).Специалисты компании имеют 6 - летний опыт работы в железнодорожной отрасли.

3.2 Область обследования

В качестве исследуемого объекта возьмем ООО «ПромТрансИнформ», а именно процесс организации рабочего процесса. Исследовав это предприятия и пообщавшись с сотрудниками, можно определить, что налицо слабая организация рабочего процесса. Более полное описание «узкого места» и способы его устранения представлены в разделе «Анализ процесса».

Организационная структура ООО «ПромТрансИнформ» (рисунок 3.1):

Рисунок 3.1-Оргструктура ПТИ

3.3 Порядок проведения обследования

· Место проведения обследования - здание ООО ПромТрансИнформ ул.Красный проспект, 220/5,оф.326 (Сибирская Ярмарка);

· Способ обследования - интервью с сотрудниками ООО ПромТрансИнформ в устной форме, получение необходимой документации в электронном виде.

4. Моделирование «AS IS» (как есть), описание подхода. выбор и обоснование типов диаграмм, используемых для описания бизнес-процесса средствами ARIS

Каждое предприятие имеет структуры, правила и документы, которые составляют основу для исправного функционирования корпоративных процедур и должны быть интегрированы с новой системой управления качеством. Анализ 'Как есть' предполагает исследование внедряемого стандарта с учетом спецификации компании. Цель такого анализа - выяснение требований стандарта, и в какой мере они затрагивают конкретные аспекты деятельности компании. На этом же этапе в рамках компании проводится инвентаризация документов и информационных систем, имеющих отношение к качеству.

Для моделирования процессов ООО «ПромТрансИнформ» будем использовать следующие диаграммы:

· Organizational chart - описание организационной структуры отдела.

· Knowledge map - отображение типов знаний работников ПТИ и структуризации форм их хранения для определения возможностей, которыми они располагают.

· Authorization map - описание полномочий работников.

· Informational carrier diagram - описание документов для удобства описания процессов, происходящих в отделе.

· Function Tree - разделение функций, выполняемых отделом, на уровни для более наглядного представления деятельности отдела.

· Function allocation diagram - описание объектов, окружающих функцию, для наглядного представления сложной функции.

· Communication diagram - представление взаимодействий организационных единиц, для описания выполнения всего процесса производства.

· Risk diagram - для описания рисков, возникающих в процессе деятельности.

· Product/Service Tree - для структурирования продуктов, полученных в результате деятельности отдела.

· Technical resources model - для описания технических ресурсов, используемых в отделе.

· Value-added chain diagram - описание процессов отдела, влияющих на качество функционирования. Для описания видов деятельности ПТИ, создающих добавленное качество выпускаемой продукции.

· Event-driven process chain diagram - описание действий в рамках бизнес-процесса. Для наглядного представления процессов, выполняемых отделом.

5. Соглашения по моделированию

Цель проекта по моделированию совпадает с целью курсового проекта и представлена во введении. В донной работе рассмотрены модели «AS IS» (как есть) и «AS TO BE» (как должно быть). Способ моделирования - сверху вниз.

Рассмотрено моделирование на следующих уровнях абстракции: типовые бизнес-процессы и экземплярные бизнес-процессы.

Рассмотрены модели, относительно исходных данных: описание требований, описание полномочий, должностные инструкции, услуги компании, функции сотрудников.

Методология ARIS содержит множество типов моделей, каждая из которых отнесена к определенному типу представления и уровню описания. В работе используются следующая иерархия, используемая для моделирования бизнес-процесса:

- процессы верхнего уровня, к которым относятся диаграммы Organizational chart- Организационная структура ПТИ, Technical resources model - Технические ресурсы, Product/Service Tree -Продукты и услуги ПТИ

- подпроцессы, к которым относятся диаграмма Informational carrier diagram - Документы ПТИ

- сценарии процессов, к которым относятся диаграмма Authorization map - Полномочия бизнес-аналитика

- процедуры (операции), к которым относятся диаграммы Event-Driven Process Chain , Knowledge map - Карта знаний бизнес-аналитика, Function allocation diagram - Окружение функции - процесс модернизации ИАС «Транспортная работа» под клиента, Value-added chain diagram - Процедуры для процесса участия в конкурсе.

В предыдущем разделе были перечислены виды диаграмм, которые представлены в курсовой работе. Элементы этих диаграмм детально описаны в соглашении по моделированию.

5.1 Глоссарий терминов проекта

Соглашение по моделированию определяет трактовку следующих терминов, используемых в проекте (таблица 5.1):

Таблица 5.1 - Глоссарий

5.2 Диаграмма событийно-управляемой цепочки процесса (extended Event-driven Process Chain, eEPC)

Используемые объекты и их символы представлены в таблице 5.2.1.

Таблица 5.2.1 - используемые объекты

Типы связей, используемых в диаграмме событийно-управляемой цепочки процесса, представлены в таблице 5.2.2.

Таблица 5.2.2 - типы связей

5.3 Диаграмма организационной структуры предприятия (Organizational chart)

Таблица 5.3.1 - Используемые объекты

Типы связей, используемых в диаграмме организационной структуры, представлены в таблице 5.3.2.

Таблица 5.3.2 - типы связей

5.4 Диаграмма структуры знаний (Knowledge structure diagram)

Типы объектов, используемых в диаграмме структуры знаний, представлены в таблице 5.4.1.

Таблица 5.4.1 - типы объектов

Типы связей, используемых в диаграмме структуры знаний, представлены в таблице 5.4.2.

Таблица 5.4.2 - типы связей

5.5 Диаграмма информационных носителей (Informational carrier diagram)

Типы объектов, используемых в диаграмме, представлены в таблице 5.5.1

Таблица 5.5.1 - Типы объектов

Типы связей, используемых в диаграмме, представлены в таблице 5.5.2.

Таблица 5.5.2 - типы связей

5.6 Карта полномочий (Authorization map)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.6.1.

Таблица 5.6.1 - типы объектов

Типы связей представлены в таблице 5.6.2.

Таблица 5.6.2 - типы связей между объектами

5.7 Дерево функций

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.7.1.

Таблица 5.7.1 - типы объектов

Типы связей представлены в таблице 5.7.2.

Таблица 5.7.2 - типы связей

5.8 Диаграмма окружения функции (Function allocation diagram)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.8.1.

Таблица 5.8.1 - типы объектов

Типы связей приводятся в таблице 5.8.2.

Таблица 5.8.2 - типы связей

5.9 Диаграмма коммуникаций (Communication diagram)

Типы объектов представлены в таблице 5.9.1.

Таблица 5.9.1 - Типы объектов

Типы связей представлены в таблице 5.9.2.

Таблица 5.9.2 - типы связей

5.10 Модель технических ресурсов (Technical resources model)

Типы объектов представлены в таблице 5.10.1.

Таблица 5.10.1 - типы объектов

Типы связей представлены в таблице 5.10.2

Таблица 5.10.2 - типы связей

5.11 Дерево продуктов/услуг (Product/Service tree)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.11.1.

Таблица 5.11.1 - типы объектов

Типы связей представлены в таблице 5.11.2.

Таблица 5.11.2 - типы связей

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.12.1

5.12 Диаграмма рисков (Risk diagram)

Типы связей представлены в таблице 5.12.2.

Таблица 5.12.2 - типы связей

5.13 Диаграмма цепочки добавленного качества (Value-added chain diagram)

Типы объектов представлены в таблице 5.13.1

Типы связей представлены в таблице 5.13.2

Таблица 5.13.2 - типы связей

6. Диаграммы бизнес-модели

6.1 Событийно-управляемая цепочка процесса

Рисунок 6.1.1 - Событийно-управляемая цепочка обработки заявки от клиента (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

6.2 Диаграмма организационной структуры ПромТрансИнформ (Organizational chart) представлена на рисунке 6.2

Рисунок 6.2 - Организационная структура ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Organizational chart)

6.3 Карта знаний и диаграмма структуры знаний бизнес-аналитика представлены на рисунках 6.3.1, 6.3.2, 6.3.3

Рисунок 6.3.1 - Карта знаний бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge map)

Таблица 6.3.1 - Детализация

Рисунок 6.3.3 - Умения бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge structure diagram)

Рисунок 6.3.4 - Знания бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge structure diagram)

6.4 Диаграмма информационных носителей ПТИ представлена на рисунке 6.4

Рисунок 6.4 - Информационные носители ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Informational carrier diagram )

6.5 Карта полномочий бизнес-аналитика представлена на рисунке 6.5

Рисунок 6.5 - Полномочия бизнес- аналитика (в нотации диаграммы ARIS Authorization map)

6.6 Дерево функций для процесса выполнения заказа представлено на рисунке 6.6

Рисунок 6.6 - Дерево функций для процесса выполнения заказа

6.7 Диаграмма окружения функции представлена на рисунке 6.7

Рисунок 6.7. - Окружение функции - Модернизация ИАС «Транспортная работа» под клиента (в нотации диаграммы ARIS Function allocation diagram)

6.8 Диаграмма коммуникаций представлена на рисунке 6.8

Рисунок 6.8 - Диаграмма коммуникаций - Передача результатов между отделами (в нотации диаграммы ARIS Communication diagram)

6.9 Модель технических ресурсов представлена на рисунке 6.9

Рисунок 6.9 - Технические ресурсы ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Technical resources model)

6.10 Дерево продуктов/услуг представлено на рисунке 6.10

Рисунок 6.9 - Продукты и услуги ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Product/Service tree)

6.11 Диаграмма рисков представлена на рисунке 6.11

Рисунок 6.9 - Диаграмма рисков ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Risks diagram)

6.12 Диаграмма цепочки добавленного качества для процесса участия в конкурсе представлена на рисунке 6.12

Рисунок 6.12 -Процедура цепочки добавленного качества для процесса участия в конкурсе (в нотации диаграммы ARIS Value-added chain diagram)

7. Документирование бизнес-процесса

При управлении бизнес-процессами, менеджмент компаний сталкивается с тем, что уровень сложности их управления резко возрастает за счет значительного увеличения количества объектов в управлении и взаимодействия организационных структур, а также диверсификации бизнеса, и расширения географии и/или ассортимента.

В этом контексте документирование деятельности компании несет в себе ряд важных функций, таких как сохранение базы знаний о различных предметных областях компании (процессах, организационной структуре, продуктах, полномочиях и т.д.), повышение прозрачности бизнес-процессов (анализ эффективности взаимодействия структурных подразделений, участвующих в сквозном процессе), подготовка процессов организации для внедрения информационных систем. Документирование деятельности позволяет понять, какие процессы происходят в организации, кто несет за них ответственность, наделены ли эти ответственные достаточными полномочиями, обеспечены ли эти процессы достаточным количеством ресурсов (документирование ПТИ в таблице 7.1.1).

Таблица 7.1.1 - Результаты обследования ПТИ

Уточненный список процессов и их владельцев представлен в таблице 7.1.2.

Таблица 7.1.2 - список процессов и их владельцев

Итого, в отделе выделено 5 процессов. Из них 3 основных и 2 вспомогательных.

Документирование процесса производства представлено в таблице 7.1.3. Таким образом, при внесении необходимых изменений в процесс и его модель, в выходном документе не будет тех ошибок в логике и расстановке полномочий структурных подразделений, присутствующих при ручном подходе.

Например, при внесении изменений в процесс, в ARIS новые функции необходимо отразить на соответствующем БП указанием ответственного подразделения и соответствующего пользователя.

Вручную внесение подобных изменений кропотливый и долгий процесс, требующий отдельных проверок, что занимает много времени и ресурсов. В ARIS подобные изменения могут вноситься в течение несколько минут, а процесс генерации нового документа происходит автоматически.

Таблица 7.1.3 - Процесс производства

Внесение изменений становится исключительно простым, а формирование регламентных документов не затягивается до момента, когда каждый новый документ уже не соответствует действительности.

8. Анализ бизнес-процесса

Анализ процессов следует понимать в широком смысле: в него включается не только работа с графическими схемами, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ и т. д. Существует как качественный анализов ,так и количественный анализ бизнес-процессов. Начнем с качественного анализа процесса. Выделение проблемных областей -- простейшее средство качественного анализа процесса. Основное назначение этого способа анализа состоит в том, чтобы определить направления дальнейшего более углубленного анализа. На рисунке 8.1 показаны четыре проблемные области.

Первая из них связана с планированием работы, вторая -- с выполнением заказов, третья -- со взаимодействием с клиентами, четвертая -- со взаимодействием с кадрами. Приводятся краткие формулировки проблем для каждой проблемной области.

Выявление проблемных областей осуществляется путем интервьюирования руководителей и сотрудников, участвующих в рассматриваемом процессе. Так, на примере рисунке 8.1 проводилось анкетирование сотрудников ПТИ. Каждый процесс из них выполняют определенные подразделения.

Рисунок 8.1 -Проблемные зоны ПТИ

Полученная таким образом схема процесса может служить предметом для обсуждения и анализа при выполнении проекта реорганизации процессов. Так, например, информация о взаимодействие с клиентами может быть рассмотрена более детально: каков порядок выполнения работ, процесс распределения ролей, порядок общения с клиентами и т.д.

Именно этот процесс подробно представлен на диаграмме (рисунок 6.1.1).

Так как данный процесс имеет проблемы, это надо реструктурировать.

До модернизации процесс выглядел следующим образом: после заключения договора с клиентом, гендиректор ПТИ передавал руководство над проектом менеджеру проекта (рис. 8.2 ).

Но в случае возникновения каких - либо вопросов, менеджер проекта был вынужден обращаться к гендиректору, чтобы тот отзвонился клиенту и уточнил всю необходимую информацию. Зачастую это бывало крайне неудобно, так как гендиректор постоянно в командировках, и не всегда можно было с ним созвонится.

Поэтому менеджеру проекта постоянно приходилось ждать гендиректора, чтобы уточнить информацию.

Следовательно, сотрудники ждут дальнейших указаний, и работа перестает двигаться.

Рисунок 8.2 -Процедура выполнение заказа до устранения «узкого места» (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

Теперь процесс выглядит так: после заключения договора с клиентом, гендиректор ПТИ передает руководство над проектом менеджеру проекта (рис. 8.3).

Передается не только руководство, но и все данные о клиентах (их телефлны и т.д.).

Теперь ожидать гендиректора не нужно (он может работать спокойно, заключать новые договоры),а менеджер проекта сам ведет всю работу. В приложении А должностная инструкция бизнес-аналитика.

Рисунок 8.3 - Процедура выполнение заказа после устранения «узкого места» (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

Для того, чтобы посчитать, на сколько эффективна модернизация процесса, рассчитаем KPI (см. глоссарий).

Требования к системе KPI:

· каждый показатель должен быть четко определен;

· показатели и нормативы должны быть достижимы: цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом;

· показатель должен быть в сфере ответственности тех людей, которые подвергаются оценке;

· показатель должен нести смысл;

· показатели могут быть общими для всей компании, т. е. «привязаны» к цели компании, и конкретными для каждого подразделения, т.е. «привязаны» к целям подразделения.

Проведем анализ задержек во времени (за какое время выполнялся заказ до модернизации процесса и после) (таблица 8.1). Расчеты берутся на один заказ.

Таблица 8.1 - Анализ задержек во времени

Итого эффективность от модернизации (KPI) составляет 63,13%. Данные анализа БП по результатам отчета анализа модели процесса «БП выполнения заказа (eEPC)» представлены в таблице 8.2.

Таблица 8.2 - Отчет по результатам анализа модели процесса «БП выполнения заказа (eEPC)»

Для генерации отчетности из системы ARIS используются скрипты отчетности - программы, набор специальных команд, которые выполняются системой ARIS, и в результате выполнения которых формируется файл отчета или изменяется наполнение базы данных ARIS (атрибуты).

Скрипт открывается для редактирования только в ARIS, и применение других редакторов для его просмотра и изменения невозможно. Помимо простого вывода информации, содержащейся в базе данных ARIS, с помощью скриптов возможно проводить анализ всей совокупности моделей и объектов, обрабатывать статистику и выполнять любые другие действия, необходимые для документирования и анализа созданных моделей.

Заключение

При выполнении данной работы была рассмотрена архитектура ARIS,ее достоинства и недостатки, а также другие методилогии анализа и проектирования (SADT, IDEF0, IDEF3,UML),также и их плюсы и минусы.

В качестве объекта исследования была выбрана ООО «ПромТрансИнформ», занимающаяся автоматизацией предприятий промышленного железнодорожного транспорта за счет внедрения информационных компонентов программно-технического комплекса Интегрированной информационной системы управления «Транспортно-логистический комплекс». В качестве узкого места путем интервьюривания и общения с сотрудниками было выявлено «узкое место» - слабая организация рабочего процесса. В ходе исследования было определено, что именно она мешает слаженности в работе и тормозит процесс выполнения заказов клиентов. В курсовой работе было построено 9 диаграмм, отображающих всю суть работы ООО «ПТИ». В них отображена оргструктура ПТИ, документы, риски, программно-технические средства и т.д.

Также был модернизирован процесс организации рабочего процесса, так как он напрямую связан с взаимодействием с клиентами.

Как было уже сказано, этот процесс тормозит работу всей компании и соответственно влияет на прибыль организации. Модернизация этого процесса была связано с ликвидацией функции «Сообщить о необходимости уточнения информации у клиента», так как теперь нет необходимости обращаться к гендиректору, чтобы тот связал с клиентом и уточнил нужную информацию. Теперь всеми организационными делами проекта (заказа) занимается сам менеджер проекта. Также был посчитан коэффициент эффективности (KPI), эффективность составила 63,13%. Результаты анализа процесса представлены в отчете. Процесс документирования проанализирован в разделе 7.

Глоссарий

1) KPI (кей пи ай) (key performance indicator) -- это ключевой показатель эффективности. Они позволяют оценить эффективность выполняемых действий. Применять KPI можно как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений так и конкретных работников. С помощью системы KPI можно не только контролировать и оценивать эффективность выполняемых действий, но и построить эффективную систему оплаты труда.

Список источников

1. Август-Вильгельм Шеер. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы

2. Август-Вильгельм Шеер. Моделирование бизнес-процессов

3. Войнов И.В., Пудовкина С.Г., Телегин А.И. Моделирование экономических систем. Опыт построения ARIS-моделей. Монография

4. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление

5. Тельнов Ю.В. Реинжиниринг бизнес-процессов (Учебное пособие)

6. Хаммер М, Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации - Манифест революции в бизнесе

7. Справочник ARIS 6 methods

8. Документы 'ПромТрансИнформ' (орг.структура предприятия, орг.структура ЦКР, должностная инструкциябизнес-аналитика)

9. Брусакова И. А.http://10.242.45.114/cgi-bin/irbis64r_01/cgiirbis_64.exe?Z21ID=&I21DBN=BOOK&P21DBN=BOOK&S21STN=1&S21REF=3&S21FMT=fullwebr&C21COM=S&S21CNR=20&S21P01=0&S21P02=0&S21P03=M=&S21STR= Информационные системы и технологии в экономике : учеб. пособие для вузов по спец. 'Прикл. информатика' (по обл.) / И. А. Брусакова, В. Д. Чертовской. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 351 с.

Приложение

Утверждаю

ООО “ПромТрансИнформ” Замятин И.Н

(Фамилия, инициалы)

(наименование организации) (директор)

08.05.2014г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

БИЗНЕС-АНАЛИТИКА

(наименование учреждения)

08.05.2014г. №20

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная определяет права, ответственность и должностные обязанности бизнес-аналитика ООО “ПромТрансИнформ”

(далее «предприятие»).

1.2.Бизнес-аналитик принимается на работу и увольняется по приказу руководителя организации по представлению начальника отдела.

1.3.Бизнес-аналитик находится в подчинении у начальника отдела.

1.4.На должность бизнес-аналитика принимается лицо с высшим образованием в области экономики, математического анализа и опыт работы в аналогичной должности не менее двух лет.

1.5.В период отсутствия бизнес-аналитика его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее должностные права и несущее ответственность за невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей.

1.6.В своей деятельности бизнес-аналитик руководствуется действующим законодательством, касающимся его деятельности:

-стандартом организации по регламентации, описанию, и внутреннему аудиту бизнес-процессов;

-утвержденным действующим описанием системы бизнес-процессов организации;

-приказами и распоряжениями руководства организации по вопросам анализа и оптимизации бизнес-процессов, а также касающиеся общей организации деятельности сотрудников компании;

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-нормами и правилами охраны труда;

-правилами пожарной безопасности;

-данной должностной инструкцией.

1.7.Бизнес-аналитик должен знать:

-Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;

-ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»;

-ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;

-ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»;

-основы теории организации;

-основы управления персоналом;

-основы маркетинга и менеджмента;

-основы логистики;

-основы рыночной экономики;

-правовые аспекты бизнес-анализа и управления проектами; - основы законодательства об интеллектуальной собственности;

-внутрикорпоративное бюджетирование и управленческий учет;

- контроллинг;

-локальные нормативные акты организации, ее стратегию;

-структуру компании, направления ее деятельности, распределение обязанностей между высшими должностными лицами компании;

-действующую утвержденную бизнес-процессную модель функционирования компании;

-современное программное обеспечение;

-возможности применения программных продуктов для выполнения работ по анализу и оптимизации бизнес-процессов;

-правила оформления и проведения презентаций;

-персональный компьютер на уровне опытного пользователя;

-этику делового общения;

-инструкции и положения, определяющие порядок взаимодействия подразделений компании;

-стандарты предприятия по описанию, регламентации и внутреннему аудиту бизнес-процессов;

-приказы и распоряжения руководства организации по вопросам анализа и оптимизации бизнес-процессов;

-передовой зарубежный и отечественный опыт совершенствования системы менеджмента организаций;

-нормы и правила охраны труда;

-правила пожарной безопасности.

1.8. Бизнес-аналитик должен уметь:

-использовать в работе программы графического отображения аналитической информации;

-пользоваться корпоративными базами данных.

2. Должностные обязанности

Бизнес-аналитик обязан:

2.1.Составлять план интервью и перечень ресурсов, необходимых для проведения моделирования новых бизнес-процессов.

2.2.Подготавливать календарные планы работ по моделированию, анализу и оптимизации бизнес-процессов и его согласование с непосредственным руководителем и руководством организации.

2.3.Проводить процедуры обследования бизнес-процессов.

2.4.Осуществлять моделирование, оптимизацию и анализ бизнес-процессов с использованием принятых в организации инструментальных средств моделирования.

2.5.Формировать общий аналитический отчет после проведения анализа бизнес-процессов в виде аналитических таблиц и текстовых комментариев.

2.6.Разрабатывать структуру критериев оценки эффективности моделируемых бизнес-процессов и функций.

2.7.Осуществлять подготовку рекомендаций по внедрению оптимизированных бизнес-процессов и изменению организационной структуры.

2.8.Контролировать процесс внедрения изменений в КИС, в соответствии с оптимизированными бизнес-процессами.

2.9.Осуществлять описание оптимизированных бизнес-процессов.

2.10.Участвовать в написании технического задания на внесение изменений в КИС в соответствии с оптимизированными бизнес-процессами.

2.11.Производить мониторинг доступных источников информации о существующих методиках обследования и оптимизации бизнес-процессов для определения недостатков методик, принятых в компании.

2.12.Эффективно выполнять все возложенные на него обязанности.

2.13.Своевременно предоставлять достоверную информацию, касающуюся анализа протекающих в организации бизнес-процессов, их оптимизации.

2.14.Контролировать соблюдение плановых сроков и прочих условий выполнения возложенных на него проектов.

2.15.Выполнять иные поручения руководства компании, в рамках действующей должностной инструкции.

2.16.Документировать недостатки методики, существующей в организации, предлагать способы их устранения и представлять отчеты непосредственному руководителю.

2.17.Проводить презентацию результатов работы по оптимизации бизнес-процессов.

2.18.Принимать участие в проведении обучения сотрудников компании работе в инструментальной среде моделирования бизнес-процессов, в условиях оптимизированных бизнес-процессов.

2.19.Проходить обучение и повышение квалификации согласно плану, разработанному в организации.

2.20.Предлагать рекомендации по внедрению новых технологий оптимизации бизнес-процессов.

2.21.Разрабатывать демонстрационные материалы, требующиеся для проведения презентации бизнес-процессов.

2.22.Осуществлять обеспечение презентации необходимыми информационными материалами, программными и техническими средствами.

2.23.Обеспечивать выполнение политики компании в области качества в рамках своей компетенции.

2.24.Обеспечивать функционирование в компании системы управления качеством в рамках своей компетенции.

2.25.Самостоятельно определять необходимость и осуществлять корректирующие и предупреждающие мероприятия в рамках настоящей инструкции.

2.26.Соблюдать все требования, прописанные в нормативных и методических документах, регулирующих сферу профессиональной деятельности.

3. Права

Бизнес-аналитик вправе:

3.1.При возникновении необходимости выезжать в служебные командировки.

3.2.Осуществлять информационное взаимодействие со всеми должностными лицами всех структурных подразделений организации.

3.3.Проводить опрос или интервью, анкетирование должностных лиц компании с целью сбора необходимой информации, проведения анализа и оптимизации бизнес-процессов, определения недостатков существующей системы бизнес-процессов, изучения потребности в ее дальнейшем совершенствовании.

3.4.Запрашивать и получать от должностных лиц компании необходимые материалы и документацию, относящуюся к протекающим бизнес-процессам.

3.5.Получать в установленном порядке от должностных лиц компании отзывы (рецензии) на вновь разрабатываемые документы, относящиеся к бизнес-процессам, в которых они задействованы.

4. Ответственность

Бизнес-аналитик ответственен за:

4.1.Несвоевременное представление сведений и отчетности, установленной в организации.

4.2.Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка.

4.3.Несоблюдение правил техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.

4.3.Невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.4.Предоставление своему руководителю и руководству организации недостоверной информации о соответствии качества бизнес-процессов, протекающих в организации, установленным соответствующим показателям.

4.5.Разглашение информации, являющейся коммерческой и иной охраняемой законом тайной.

4.6.Причинение предприятию материального ущерба.

Руководитель

структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

08.05.2014г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)