Комплекс документации для турфирмы ИП Медведева "Глобус Трэвел"

/

Введение

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

В своей курсовой работе я предоставляю комплекс документации для турфирмы ИП Медведева «Глобус Трэвел». Предметом исследования является процесс документооборота на примере существующей турфирмы.

Объектом курсового исследования, стали правила организации документооборота в действующей турфирме. Целью данной курсовой работы является разработка комплекса документации предприятия ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел», для реализации его деятельности. Для того чтобы организовать деятельность данного предприятия необходимо:

1) выбрать наименование предприятия;

2) создать фирменный товарный знак;

3) определить вид деятельности организации;

4) подготовить учредительные документы и документы для регистрации;

5) зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах.

Целью данной курсовой работы является разработка комплекса документации предприятия, для осуществления его деятельности.

Данная курсовая работа, состоит из 3 глав, и 12 приложений.

1. Подготовка предприятия к началу деятельности

Деятельность каждого предприятия, в том числе и существующего, сопровождается комплектом определенных документов. Четкий порядок работы с документами помогает фиксировать деятельность предприятия.

Предметом деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел» является деятельность, непосредственно связанная с продажей туров от туроператоров, и деятельность, направленная на удовлетворение все пожеланий клиентов. ИП Медведева «Глобус Трэвел» является поставщиком туристских услуг.

ИП Медведева «Глобус Трэвел», в настоящее время является общедоступной организацией, предоставляющей покупателям большой выбор отдыха, на любой вкус, и кошелек. Качественный уровень обслуживания, является гарантией хорошо отдыха.

Целью деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел», является извлечение прибыли путем насыщения потребительского рынка услугами, удовлетворение нужд современного человека в отдыхе.

Главными видами деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел» являются:

а) Предоставление любых видов туров по различным направлениям;

б) Продажа авиа, и жд билетов;

в) Планирование VIP-туров по индивидуальным программам;

г) Отдых и лечение в санаториях и пансионатах России и странах СНГ;

д) Экскурсионно-познавательные и активные туры на территории России и стран СНГ. ИП Медведева «Глобус Трэвел» - имеет расчетный и иные банковские счета, круглую печать со своим наименованием, свой товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, иную символику и средства индивидуализации.

Товарный знак можно рассматривать как инструмент связи, используемый производителями для привлечения клиентов.

Товарный знак - обозначение (словесное, изобразительное, комбинированное или иное), «служащее для индивидуализации товаров юридических лиц». Законом признаётся исключительное право на товарный знак, удостоверяемое свидетельством на товарный знак. Правообладатель товарного знака имеет право его использовать, им распоряжаться и запрещать его использование другими лицами. Право на товарные знаки составляют одну из разновидностей объектов сферы прав интеллектуальной собственности, и относятся к правам на средства индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг, предприятий и информационных систем.

Незаконное использование товарного знака, влечет за собой гражданско-правовую, административную и налоговую ответственность.

Основным документом, регулирующим в России правоотношения по поводу товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров, является Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 17 октября 1992 г.

Товарный знак - это любое название, знак, символ, рисунок или их комбинация, используемые для обозначения товаров фирмы и отличающие их от товаров конкурентов. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Турфирма ИП Медведева «Глобус Трэвел», начала свое предпринимательское дело в 2012 году, и находится по адресу: г. Ростов-на-Дону, пр., Буденновский, 85. Товарный знак ИП Медведева «Глобус Трэвел», состоит из рисунка и названия, он представлен в Приложении А.

При выборе организационно-правовой формы необходимо, определить, какие виды деятельности будет осуществлять организация, и будет ли она заниматься предпринимательской деятельностью.

К организационно-правовым формам предпринимательской деятельности относятся следующие виды коммерческих организаций:- производственные кооперативы;- хозяйственные товарищества и общества;- государственные и муниципальные унитарные предприятия. Существуют четыре формы хозяйственных обществ:- общество с ограниченной ответственностью (ООО):

- закрытое акционерное общество (ЗАО);

- открытое акционерное общество (ОАО);

- общество с дополнительной ответственностью;

При регистрации деятельности, была выбрана форма -- Индивидуального Предпринимателя. В соответствии с Гражданским кодексом РФ предпринимательскую, в том числе туристскую, деятельность могут вести физические лица (граждане) без образования юридического лица с момента государственной регистрации и в качестве индивидуального предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель - физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, зарегистрированное в качестве предпринимателя в установленном порядке. Аббревиатуры ЧП (частный предприниматель) и ПБОЮЛ (предприниматель без образования юридического лица) считаются устаревшими. Основной нормой, определяющей правовое положение гражданина-предпринимателя, является единственная статья Гражданского кодекса: Гражданский кодекс РФ Статья 23.

Предпринимательская деятельность гражданина:

1. Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

2. Глава крестьянского (фермерского) хозяйства, осуществляющего деятельность без образования юридического лица (статья 257), признается предпринимателем с момента государственной регистрации крестьянского (фермерского) хозяйства.

3. К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

4. Гражданин, осуществляющий предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с нарушением требований пункта 1 настоящей статьи, не вправе ссылаться в отношении заключенных им при этом сделок на то, что он не является предпринимателем. Суд может применить к таким сделкам правила настоящего Кодекса об обязательствах, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Государственная регистрация индивидуального предпринимателя С 1 января 2004 года государственная регистрация индивидуальных предпринимателей осуществляется в налоговых органах по месту жительства физических лиц (Закон №129-ФЗ от 08.08.2001).

При государственной регистрации предоставляются следующие документы:

- нотариально заверенное заявление по форме №Р21001. С 2011 года заявление не обязательно заверять, если документы на регистрацию представляет сам будущий предприниматель, при условии предъявления паспорта

- нотариально заверенную копию паспорта (при отправлении документов по почте, при личной подаче -- нотариального заверения не требуется).

- копию квитанции об уплате госпошлины. Госпошлина с 29 января 2010 года составляет 800 рублей.

Заявителем при государственной регистрации ИП может быть само физическое лицо, или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности. Заявление предоставляется в налоговый орган непосредственно заявителем или в виде почтового отправления с объявленной ценностью и описью вложения.

При государственной регистрации предпринимателю присваивается основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). После государственной регистрации индивидуального предпринимателя у него на руках должны быть следующие документы:

- Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (с указанием ОГРНИП) по форме Р61001

- Уведомление о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации по форме 2-3-учет

- Уведомление о регистрации физического лица в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства

Документы из ПФ С обычно приходят по почте и не выдаются в регистрирующем органе одновременно с документами о регистрации ИП. Если в течение месяца-двух документы не пришли, надо самостоятельно посетить эти фонды и забрать уведомления.

Кроме перечисленных документов у ИП как у физлица должно быть свидетельство с номером ИНН (номер не меняется при регистрации физлица как ИП, т.к. присваивается человеку на всю жизнь) и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая ламинированная карточка).

Свое дело -- это конечно очень хорошо, но не одна фирма, организация или предприятие не может прожить и дня без рекламы. Реклама играет очень большую роль в деятельности турфирмы. Она несет информацию, о предоставляемых услугах, о возможных турах, бонусных акциях и т.д. Рекламный проспект турфирмы «Глобус Трэвел» находится в Приложении Б. Важнейшим элементом привлекательности продукции турфирмы является уровень в сфере услуг. Фирма должна иметь вывеску с указанием её типа, форм организации её деятельности, фирменного названия, информацию о режиме работы, об оказываемых услугах.

2. Организация документооборота предприятия

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.

Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:

- создание (получение) первичного документа

- передача его в соответствующий отдел торговой организации

- проверка и принятие документа к учёту

- обработка документа

- передача документов в архив.

Документ - материальный носитель данных с записанной на ем информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Формами закрепления информации могут быть: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись, электронные носители и т.д.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники бухгалтерии, финансовых органов, отделов планирования, других функциональных подразделений.

Документационное обеспечения управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях и в организациях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ.

Документооборот - это порядок движения документов в организации, состоящий из потоков.

Документооборот предприятия образуют основный виды документов:

- организационные документы - Устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- документы по личному составу - приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, лицевые карточки, трудовые книжки;

- финансово - бухгалтерские документы - счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги;

- отчетно - статистические документы - статистические отчеты, таблицы;

- распорядительные документы предприятия - приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- справочно-информационные документы - акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы;

- другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется службой документационного обеспечения управления.

Управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

- Создание документов (документирование);

- Организация движения и учёта документов (документооборот);

Хранения документов (архивное дело)

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Документооборот в организациях состоит из потоков документов циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, канцелярией.

Документ - материальный носитель данных с записанной на ем информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Формами закрепления информации могут быть: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись, электронные носители и т.д.

2.1 Организационно-правовая документация ИП Медведева «Глобус Трэвел»

Организационные документы играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Процесс создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством России закреплены требования к составлению и оформлению различных видов организационных документов.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Рассмотрим более подробно понятие «организационного документа».

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998, С. 1.

Стандарт содержит также определение организационно-распорядительного документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано с тем, что функции организационных и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания названия «организационный документ» рассмотрим значение слов «организация», «организационный», «организовывать», «организованный».

Согласно новому словарю русского языка:

«Организация - Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий Государственное, партийное или общественное учреждение. Устройство, построение, склад чего-либо».

«Организационный - соотносящийся по значению с существительным «организация», связанный с ним».

«Организовывать - Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану».

«Организованный - Планомерный, согласованный, упорядоченный Действующий четко и планомерно. Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации».

Исходя из этих определений можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью права. Это касается определения статуса субъектов и объектов, правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

- цели и задачи;

- структуру и правовой статус конкретного звена управления;

- разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

- дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

- осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинять их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей.

Назначение и состав организационно - правовых документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает:

- создание организации, включая выбор ее организационно - правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- учредительный договор;

- должностные инструкции.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Положение об организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами. Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна.

Штатное расписание - представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации. Штатное расписание ИП Медведева «Глобус Трэвел» можно посмотреть в Приложении В.

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностные инструкции - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно - правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

2.2 Распорядительная документация

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

- нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:

- по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):

- по основной деятельности (регулируют порядок финансирования информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности). Приказ по основной деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел» представлен в Приложении Г.

- по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений). Приказ по личному составу ИП Медведева «Глобус Трэвел» представлен в Приложении К.

Распоряжение -- распространенный в управленческой практике документ. Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение -- правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории. Распоряжение ИП Медведева «Глобус Трэвел» представлено в Приложении Д.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

2.3 Система справочно-информационной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: протокол, акт, деловая переписка, деловое письмо, заявление, докладная записка, объяснительная записка, и т.д.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии; протокол общего собрания акционеров).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В водной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Слова 'Председатель', 'Секретарь', 'Присутствовали' печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом 'О', 'Об', печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом 'Разное'.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Акт -- это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо -- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного -- «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие 'деловая переписка' объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. Письмо-приглашение ИП Медведева «Глобус Трэвел» презентовано в Приложении Ж.

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Современное деловое письмо -- это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Деловое письмо на бланке ИП Медведева «Глобус Трэвел» презентовано в Приложении Е.

Заявление - официальное определение заявления дается в единственном нормативном акте, не имеющем отношения к кадровому делопроизводству. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определяет заявление как просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление. Заявление о приеме на работу в ИП Медведева «Глобус Трэвел» прилагается в Приложении З.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

2.4 Документы предприятия по личностному составу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства -- секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке -- по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением..

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Персональные данные всегда документируются.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. документооборот турфирма информационный технология

Резюме -- сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них. Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Возможно оформление развернутого резюме -- резюме хронологического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме функционального типа, подчеркивающего достижения профессионального характера. Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются. Резюме ИП Медведева «Глобус Трэвел» представлено в Приложении И.

Основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме - предельно краткая и вместе с тем достаточно полная справка о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность (Приложение И).

«Документация по личному составу» или «кадровая документация» являются обобщающими понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурам движения кадров. Движение кадров это:

- Перевод на другую работу;

- Увольнение;

- Предоставление отпусков;

- Командирование.

Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:

- Организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

- Распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии. Характеристика-представление ИП Медведева «Глобус Трэвел» представлена в Приложении Л.

- Учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

- Справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.

2.5 Профессиональная документация предприятия

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами Российской Федерации. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристской продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений). В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

- технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

- график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время;

- информационный листок к путевке туристского путешествия;

- бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

- лист бронирования;

- бланки договоров с клиентами - турагентами;

- договора с партнерами - поставщиками услуг;

- калькуляция или расчет стоимости тура;

- описание маршрута;

- график движения по маршруту;

- карта-схема маршрута;

- текст путевой информации (для автобусных туров);

- описание технологических особенностей - тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

- тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

- справочные материалы по маршруту;

- варианты рекламных проспектов и буклетов;

- прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута», утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т.д.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру. В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены. График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать. Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

- указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

- описание трассы путешествия - пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

- краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в каждом пункте тура;

- перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

- наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и т. д.;

- адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

- информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

- специальная информация для туристских путешествий с походом;

- прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка формы ТУР-1 разработана ГКФТ России совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет тур предприятиям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.

3. Использование информационных технологий при работе с документами

Информационные технологии - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, Информационные технологии имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Основные черты современных информационных технологий:

- Структурированность стандартов цифрового обмена данными алгоритмов;

- Широкое использование компьютерного сохранения и предоставление информации в необходимом виде;

- Передача информации посредством цифровых технологий на практически безграничные расстояния.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса.

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с 'докомпьютерными' технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией. Автоматизированное рабочее место сотрудника ИП Медведева «Глобус Трэвел» прилагается в Приложении М.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком 'электронном офисе' уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) обладают сегодня колоссальными возможностями по использованию их в образовательном процессе. Со всеми своими ресурсами ИКТ являются одним из существенных средств реализации целей и задач процесса обучения. Во второй половине 20 века, активно развивающиеся цифровые технологии предложили новый способ доступа и получения информации, новые виды коммуникации - электронную почту, чаты, конференции. Компьютеры вошли во все сферы современной жизни. ИКТ меняют процесс обучения и это уже неизбежность, это реалии, это факт.

На сегодняшний день у любого преподавателя имеется в распоряжении целая гамма возможностей для применения в процессе обучения разнообразных средств ИКТ в. Это банки данных, информация из Интернета, многочисленные электронные учебные пособия, словари и справочники, дидактизированный материал, презентации, программы, автоматизирующие контроль знаний (тесты, зачеты, опросники, подготовленные с помощью языков программирования, MS Excel, MS PowerPoint др.), форумы для общения и многое другое. Благодаря этому актуализируется содержание обучения, возможен интенсивный обмен информацией с партнерами извне, в том числе, интеркультурный процесс обучения принимает динамический характер. При этом преподаватель не только образовывает, воспитывает и развивает студента, но с внедрением новых ИКТ он получает мощный стимул для самообразования, профессионального роста и творческого развития. Владея ИКТ, внедряя их в учебный процесс при подготовке будущих специалистов, которым предстоит реализоваться в новом, информационном обществе, преподаватель специальных дисциплин повышает качество образования, уровень подготовки специалистов, умножая при этом и свое профессиональное мастерство.

Заключение

Подытожу так, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) -- это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.

Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. По своему назначению документы подразделяются на:

1. Распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2. Оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет);

3. Комбинированные, то есть заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа.

Компьютеризация делопроизводства очень важна. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы.

Список использованных источников и используемой литературы

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. №129-ФЗ.

2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» №128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Введ. 23.01.1988. - М.: Изд-во стандартов, 1988.

5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1988.-179 с.

6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. - М.: Высшая школа, 1999. - 224 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Нева, 2003.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом: учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2003. - 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. - М.; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. - М.: «Приор издат», 2003. - 144 с.

Приложение А

Фирменный товарный знак предприятия ИП Медведева Е.О «Глобус Трэвел»

Приложение Б

Туристическая фирма «Глобус Трэвел»

Приглашает Вас отправится, в незабываемое Путешествие Вашей мечты!

'Глобус Трэвел' создает для Вас новые, интересные, увлекательные программы отдыха! Ежегодно более туристы доверяют нам свой отдых. 'Глобус Трэвел' высоко ценит выбор тех, кто путешествует с нами

специальные и уникальные программы отдыха, учитывающие интересы туристов

с нашими ценами отдыхать приятнее - просто выберете свое направление!

туры на любой вкус с удобным набором услуг (перелет, отель, трансферы, насыщенные программы экскурсий

избранные и эксклюзивные отели, разнообразие вариантов размещения

качество и надежность наших услуг и европейский уровень обслуживания на всех курортах

Внимание акция!

Только у нас новогодняя скидка на выезд Деда Мороза и Снегурочки!

Мы приедем в любой детский сад ,школу и даже к вам домой!!!!

ЗВОНИТЕ СЕЙЧАС!!!

Празднуйте Новый Год вместе с «Глобус Трэвел»!

Мы ждем вас по адресу:

г. Ростов-на-Дону

пр. Буденновский 85

Телефоны: +7 (8632)270-00-08; +7 (8632)296-22-12

Приложение В

Приказ по основной деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел»

ПРИКАЗ

«10» сентября 2012 г. №17

г. Ростов-на-Дону

Об отмене командировки Никулиной Е.П.

В связи с утратой необходимости в командировке приказываю:

1. Отменить командировку менеджера отдела продаж Никулиной Е.П. в г. Москва, утвержденным приказом от 25.11.2012 № 245-ко.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Перфильева К.М.

Основание: служебная записка отдела информатизации от 27.11.2011.

Генеральный директор Е.О. Медведева

Разослать: отдел кадров, отдел продаж

Чернявская Е.Н 248-53-78

В дело №

Приложение Г

Распоряжение ИП Медведева «Глобус»Трэвел»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«31» декабря 2012 г. №21

г. Ростов-на-Дону

О проведении инвентаризации на предприятии

В связи с проведением инвентаризации на предприятии ИП Медведева «Глобус Трэвел»:

1. Провести опись материального имущества предприятия.

2. Назначить комиссию в составе: генерального директора Е.О. Медведева, зам. генерального директора компании В.А. Петренко и секретаря компании А.В. Кетрова

3. Место проведение инвентаризации во всех отделах предприятия «ЧЕМОДАН ПУТЕШЕСТВИЙ».

4. Закончить проведение описи не позднее «15» января 2013 г.

5. Контроль за исполнением распоряжения возложен на зам. генерального директора компании В.А. Петренко

Генеральный директор В.А. Медведева

Разослать: бухгалтерский отдел

Р.О. Сидоренко 269-59-00

В дело №

Приложение Д

Деловое письмо на бланке «Глобус Трэвел»

340500. г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский 85.

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

E-mail: www.globus-tur.ru

Электронная почта: globus-travl2012.ru

29.03.2012 №24/50 Директору ЗАО «Кристалл» Соборная 68 На №115 от 29. 03. 2012 Ростов-на-Дону, 376456

О задержке поставки буклетов

Уважаемый Геннадий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 27.01.2012 №14 о поставке 23 упаковок буклетов, к сожалению не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки, может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы надеемся, что Вы примите необходимы меры и сообщите нам об этом!

Рассчитываем на принятие Вами срочных мер. Просим о результате сообщить немедленно.

Генеральный директор (подпись) Е.О. Медведева

Тел. +7(863) 270-00-08

Приложение Е

Письмо-приглашение ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел»

340500. г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский 85.

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

E-mail: www.globus-tur.ru

Электронная почта: globus-travl2012.ru

29.03.2012 № 65/96 Коллективу ООО «Чемодан На № 325 от 29.03.2012 путешествий» Ворошиловский 45 Ростов-на-Дону, 344566

Приглашение всех сотрудников фирмы ООО «Чемодан путешествий» на семинар по новым туристическим направлениям

Уважаемые коллеги!

Турфирма «Глобус Трэвел» приглашает Вас, посетить семинар «Зима 20122013» в период проведения выставки «Отдых/Leisure-2012» : 20.09.12 (с 15:00 до 16:30).В программе мероприятия:- Презентация направлений TUI Россия сезон зима 2012-2013 - Розыгрыш путевок и инфо-туров среди участников семинара - Раздача рекламной и промо-продукции Семинар состоится: 20.09.12 с 15:00 до 16:30. Место проведения пр. Буденновский 85. Вход свободный.

Генеральный директор Подпись Е.О. Медведева

Исп. Е.В. Никулина

Тел. 270-00-08

Приложение Ж

Заявление о приеме на работу

Директору «Глобус Трэвел» Е.О. Медведевой от Костенко Анны Александровны, проживающей по адресу: 344033, г. Ростов-на-Дону, ул.. Коммунистический, 491 кв, 19, т. 224-59-96

Заявление

Прошу, принять меня с 14.09.2012г. на работу в туристическую фирму «Глобус Трэвел», на должность менеджера.

21.09.2012 г. А.А. Костенко

Приложение З

РЕЗЮМЕ

21.09.2012 г.

Ф.И.О.: Костенко Анна Адександровна

АДРЕС: 344091, г. Ростов-на-Дону, пр. Коммунистический 491

ТЕЛЕФОН: 224-59-96

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 09.02.1993г., Ростов-на-Дону

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: не замужем

ОБРАЗОВАНИЕ: 2010 - по настоящее время - Ростовский государственный университет сообщения (РГУПС), факультет Гуманитарный по специальности «Документоведение и архивоведение» с присвоением квалификации «Специалист документовед».

1999-2010 - средняя школа № 87 (г. Ростов-на Дону)

ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время не работаю

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Владею английским языком (свободно)

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

Приложение И

Приказ по личному составу ИП Медведева «Глобус Трэвел»

ПРИКАЗ

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1 Костенко Анну Александровну принять на работу с 21.09.2012 г. на должность менеджера, с окладом 10000 руб. в месяц.

Основание: заявление Костенко А.А. от 21.09.2012 г.;

2. УВОЛИТЬ:

2.1 Перепечпеву Екатерину Олеговну, менеджера по работе с клиентами, уволить 21.09.2012 г. по собственному желанию, ст. 80 Трудового кодекса РФ.

Основание: заявление Перепечаевой Е.О. от 17.09.2012 г.

Генеральный директор Е.О. Медведева

Верно

21.09.2012

Разослать: администрация

Исп. А.А. Иванова

Тел.237-09-89

Приложение К

ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел»

ХАРАКТЕРИСТИКА-ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

На менеджера турфирмы «Глобус Трэвел»

Колосову Наталью Николаевну

Колосова Наталья Николаевна. является сотрудником ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел» с 2012 года, работает в должности менеджер. За время работы проявила себя как исполнительный и добросовестный работник.

Придерживается норм поведения, принятых в компании. В общении с коллегами дружелюбна и приветлива, с партнерами и клиентами фирмы - обходительна и вежлива, в затруднительных ситуациях всегда нацелена на нахождение компромиссных решений, к решению задач подходит творчески. Внимательна к людям, тактична. Имеет навыки делового общения. Трудолюбива, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные моменты, в том числе и во внеурочное время. Обладает деловыми качествами: добросовестным отношением к работе, стремлением к повышению квалификации и профессиональному росту, аналитическим мышлением. Претензий и замечаний к работе сотрудника не было.

Рекомендовать Колосову Наталью Николаевну главным менеджером в туристическую компанию ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел».

Генеральный директор МЕДВЕДЕВА Е.О. Медведева

30.09.2011 г.