Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

/

Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

ЗМІСТ

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ 1. Історія розвитку системи документування управлінської інформації

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

1.2 Виникнення та історія розвитку документа

1.3 Особливості документування в радянський період

Розділ 2. Сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»)

2.1 Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

2.2 Документування управлінської інформації ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

2.3 Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»

2.4 Особливості підготовки інформаційно-довідкових документів ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих документів

Додатки

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

ВАТ - Відкрите акціонерне товариство

ДКР - дослідно-конструкторська робота

ДКУД - Державний класифікатор управлінської документації

ДСК - для службового користування

ДСТУ - Державний стандарт України

ЄДСД - єдина державна система документації

НДР - науково-дослідна робота

ОРД - організаційно-розпорядчі документи

ПКР - проектно-конструкторська робота

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Стан наукової розробленості теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему, державних стандартів України, які затвердили правила створення документів різних видів.

Значний внесок в теорію та практику документування управлінської діяльності зробили В.В. Бездрабко, Г. Беспянська [11], С.П. Бибик [12], З.В.Бондаренко [13], Л.Г. Губенко [16], В.М. Жуковська [20], М.П. Ілюшенко [21], Т.В. Кузнєцова [25], М. Савченко [34] та ін.

Історію розвитку документування управлінської інформації розробляли С.Г. Кулєшов, Н.М. Кушнаренко. А.Н. Сокова досліджувала загальні принципи розвитку радянського документування.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- розкрити поняття про документування управлінської інформації;

- охарактеризувати історію виникнення та розвитку документа, особливості його створення та оформлення;

- дослідити особливості документування управлінської інформації в радянський період;

- визначити загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні;

- охарактеризувати процес документування управлінської інформації ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»;

- здійснити аналіз організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», визначити особливості їх складання та оформлення.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Методологічна база дослідження обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Обґрунтування структури дипломної роботи. Дипломна робота складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури. У першому розділі розкрито поняття про документування управлінської інформації; досліджено виникнення та історію розвитку документа, а також особливості документування в радянський період. У другому розділі визначено загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні, охарактеризовано службові документи в управлінні підприємством та вимоги їх оформлення, розкрито різновиди організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», їх призначення, особливості складання та оформлення.

У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Під інформацією розуміють не будь-які відомості про об'єкт, а лише сприйнятні, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Тобто дані визначаються як інформація тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація -- це дані, в яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Інформація повинна мати визначену мету в момент передачі її якій-небудь особі. Вона може мати широкий діапазон цілей залежно від видів діяльності людей в організації: інформування; оцінка результатів; переконання, наказ; генерування інформації іншого виду (неправда, правда соціальна, ринкова та інше).

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін. Отже, управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші [38, с. 6].

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь [14, с. 12]. З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

В перекладі з латинської мови “документ” - це доказ, підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя до ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”.

Отож, документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [ДСТУ 2732 : 2004. - С. 2].

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [34, с. 124].

Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.М. Соковою [35]. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об'єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С.Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [26].

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А.М. Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах [35].

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С.Г. Кулєшов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [27]. Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування 'базових' сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів.

Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. С.Г. Кулєшов пропонував здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної - соціологічну, екологічну, етнографічну і т.п., а до природничої - геологічну, картографічну, метереологічну тощо [27, с. 39]. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління [16, с. 46]. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

* організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

* розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

* довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

* з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

* особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

* типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

* трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

* індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо [36, с. 31].

За складністю документи бувають:

* прості, що містять інформацію з одного питання;

* складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

* внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

* зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

* термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

* нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми) [20, с. 16].

За походженням документи поділяються на:

* службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

* офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

* звичайні;

* для службового користування (ДСК);

* таємні;

* конфедиційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на:

* справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. В свою чергу, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

* фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

* оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

* копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу [21, с. 38].

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ДСТУ 4163-2003 'Державна уніфікована система документації' визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності [8].

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98 офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації [4]. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі. Загальна характеристика цих рівнів наведена в Додатку 1.

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов'язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.

Виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи, сукупність офіційної документації, що циркулює в установі можна розбити на групи за її тематичними видами:

1. Управлінська документація. Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, - це організація (група) людей об'єднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення [16, с. 124]. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г. Кулєшов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи документів, що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше -- види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка) [26, с. 36].

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстрокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

2. Нормативно-правова документація. Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий - стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо [35, с. 69].

3. Інформаційна документація. Сучасний рівень виконання тих чи інших процесів в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації, робити її згортання. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани, графіки створення інформаційних систем).

4. Основна галузева документація. У залежності від напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації. Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ в якості основної використовує передану йому належним чином проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани, креслення фундаментів, схеми комунікацій тощо), машинобудівна організація отримує машинобудівну, транспортна - транспортну, сільськогосподарська установа - аграрну, відділ освіти - документацію й форми бланків, затверджені Міністерством освіти і науки України, нотаріальна контора - одержує бланки згідно Закону про нотаріат і т.п. Окрім того, особливо у сфері матеріального виробництва, кожен функціональний підрозділ установи додатково створює свої види виробничо-прикладної документації.

5. Виробничо-прикладна документація. В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

6. Наукова документація. Технічний відділ установи також може вести свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну та іншу наукову документацію. У виробничому об'єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт, веде розробку технічних проектів [24, с. 66].

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, на нові види виробів, вони розглядають й приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складальних одиниць та приладів тощо. Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків по перевірці проектів на патентну чистоту тощо.

7. Праводілова документація. У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

8. Навчальна документація. Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документації (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Вся документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Отож, документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

1.2 Виникнення та історія розвитку документа

Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч [29, с. 47].

В стародавньому світі інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е. [29, с. 20].

На початку нашої ери був винайдений папір. З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів. Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка. Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Входять у практику діловедення і документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення. Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації. Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодимирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам'яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них - найдавніші рукописні книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам'ятками писемності і літератури, а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий - ХІV століття [29, с. 57]. Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма документування інформації виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І. Левицький і В.О. Романовський, актові книги з'явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки - “протоколу” - за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик - індикт.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове документування в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках - писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV - початок ХVІ ст. склалася система приказів - центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Текст писали у вигляді стовпців на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувої.

Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа - «голова», а частина під основним текстом - «іспод».

У діяльності приказів ХV-ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Документування інформації стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу - суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. З'являються особливі форми документів - книги: для грошових операцій - прибутково-розхідні; для обліку пошлин - митницькі; для обліку врожаю - умолотні та інше.

На території Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії, документування інформації в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році стовпці заміняються зошитами. Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалося Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами.

28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

У ”Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за “генеральним формуляром”, тобто за обов'язковими формами.

Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва “архів”. Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами.

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810-1812 роках. 1810 року було затверджено вищий державний законодавчий орган - Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління - міністерства з багатоступеневою структурою.

Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посиланнями на законодавство чи нормативні акти, клопотання або прохання.

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий внесок у те, що сьогодні називається уніфікацією документів.

Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію. Виникла практика створення різноманітних “письмовників”, що надалі стало традицією. Вони вміщували відразу всі види документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи).

15 березня 1917 року Тимчасовий уряд прийняв постанову “Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.

Отже, документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

1.3 Особливості документування в радянський період

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі й в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності. Вже 2 березня 1918 року Рада народних комісарів прийняла постанову “Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

І Московська ініціативна конференція з нормалізації техніки управління (вересень 1922 року) розглянула питання про стандартизацію документів.

Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів. У 1984-1986 рр. сформувалася цілісні система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам і стилю складання офіційних документів.

Лютнева буржуазно-демократична революція викликала пожвавлення національно-політичних рухів у різних національних регіонах Російської імперії, в тому числі й в Україні. Вперше за багато століть з'явилася можливість утворення української незалежної держави. 17 березня 1917 р. представники різних партій і рухів утворили всеукраїнську загальногромадську представницьку організацію - Центральну Раду, головою якої обрали М.С. Грушевського. Центральна Рада та її уряд - генеральний секретаріат залишили значну документальну спадщину, яка налічує 49 фондів Центрального державного архіву влади та управління України. Серед цих документів найвагомішими є Універсали Центральної Ради. Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських політиків, що рухались від вимоги автономії України у складі демократичної Росії до повної незалежності і самостійності.

У жовтні 1918 року в результаті розвалу австро-угорської монархії до влади в Галичині прийшла Українська Національна Рада. Утворилась Західноукраїнська Народна Республіка. В Україні нову владу очолила Директорія УНР, яка рішенням трудового Конгресу 22 січня 1919 р. проголосила акт соборності, тобто об'єднання УНР із Західноукраїнською Народною Республікою. Наприкінці 1920 р. було встановлено радянську владу. 1 серпня 1923 р. було прийнято декрет про українізацію.

Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О. Шумський (1925-1927), продовжив М. Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови. У 1925 році українська мова була офіційно введена у діловодство. У 1927 році Л. Каганович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою.

У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П. Постишев, який розпочав боротьбу з проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно припинився. В державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика деукраїнізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження.

Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України. Виявляючи волю й прагнення українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади уряду республіки в межах її території. Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави - України.

У радянський період утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації [35, с. 86]. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління. Рішення проблем управління документацією у радянський період пройшло два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ.

Отже, характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є:

1. Утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

2. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

РОЗДІЛ 2. СУЧАСНИЙ СТАН ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ В УКРАЇНІ (НА ПРИКЛАДІ ВАТ «РІВНЕНСЬКА КОНДИТЕРСЬКА ФАБРИКА»)

2.1 Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо [Додаток 2].

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. При документуванні управлінської діяльності документи оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб України;

2 - емблема підприємства, організації, установи;

3 - зображення нагород;

4 - код підприємства, організації, установи;

5 - код форми документа;

6 - назва організації вищого рівня;

7 - назва підприємства, установи, організації;

8 - назва структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатку;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - позначка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію [35, с. 124].

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів: ліве поле - 30 мм, верхнє і нижнє поля - 20 мм; праве - 10 мм [Додаток 3].

Бланк документа - це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа [15, с. 24]. Є два види бланків: для службових листів; загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов'язково зазначаються реквізити 1-3, 6-9, а також вказується місце для реквізитів 11-13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1-3, 6-8, а також визначені місця для реквізитів 10-12, 14. В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів - найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо. Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим. Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове - у лівому верхньому куті. Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).

Текст - центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата. У структурі тексту можна виділити декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо) [17].

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація - виділення окремих частин тексту, об'єднаних змістом, логічно завершених - графічно, з допомогою заголовків тощо. Універсальним засобом рубрикації є абзац - відступ від початку рядка на п'ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку. Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор - “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже - використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів [18].

Обов'язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю. Офіційно-діловий стиль - це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні. Особливості офіційно-ділового стилю:

- нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб'єктивізму, надмірної емоційності;

- точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

- лаконічність, стислість;

- уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

- використання термінів, спеціальних слів [17].

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

- якомога точніше й повніше подати інформацію;

- досягти найбільшого впливу на адресата;

- сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам'ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням - доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом'якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення - після означуваного слова, обставини - перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

- надати допомогу замість допомогти;

- здійснити ремонт замість відремонтувати;

- справити враження замість вразити та ін.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв'язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом'якшують категоричність висловлень. Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать, за даними та ін.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень - готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа. Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”; в актах: “комісія у складі...”, “перевіркою встановлено”; у наказах: “зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на ...” та ін. [20, с. 34].

Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні офіційних листів 40-50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури офіційного писемного мовлення. З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти, які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові звороти, треба пам'ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника, який називає особу - діяча, а не предмет - об'єкт дії.

Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко, легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом, скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених державними стандартами. Необхідно пам'ятати, що текст, який рясніє скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути виправданими, а їх кількість обмеженою.

Заголовок складається до тексту документа, який оформляється на бланку чи аркуші паперу формату А4. Він повинен бути коротким, точним, розкривати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на запитання “про що?” або “чого?” Наприклад: наказ (про що?) “Про підготовчу роботу до ...”, протокол (чого?) “Засідання колегії”.

Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів. Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.

Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи, службового підрозділу вказується у називному відмінку. Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата. Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.

У документі може зазначатися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово “копія” не проставляється. В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту “Адресат” слід включати і поштову адресу. В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача.

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами підприємства, окремими посадовими особами. Мета погодження - підвищення якості ділових паперів. Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями) [32, с. 115].

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади. Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається на підприємстві. Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження. Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки. Підпис - обов'язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст.

Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника та положеннями про структурні підрозділи. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб. Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження складається із таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У другому випадку до складу грифу затвердження включається слово “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назва розпорядчого документа, його дата і номер. Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа.

Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він накрив частину найменування посади особи, що підписала документ, або у спеціально визначеному місці. Перелік документів, на які необхідно ставити гербову печатку, повинен визначатися керівником на підставі діючих нормативно-правових актів.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Він проставляється у верхньому правому куті документа і може формулюватися: “ТАЄМНО”, “ЦІЛКОМ ТАЄМНО”, “ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ” і інше.

Резолюція (реквізит 18) - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Елементи резолюції: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата [17].

Рекомендується оформляти резолюцію безпосередньо на документі (якщо він не підлягає поверненню) нижче від реквізиту “Адресат” або на іншому вільному місці першого аркуша документа, крім лівого поля.

Якщо виконавців декілька, перший вважається основним.

Позначка про контроль (20) - проставляється на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка і позначається буквою “К” (контроль термінів виконання).

Позначка про наявність додатка (22). Додатки до документів бувають трьох видів:

1. Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами.

2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні реквізити. На верхньому правому полі першого аркуша вказують слово “Додаток” і зазначають, до якого конкретного документа він належить. Додаток повинен мати свою назву (заголовок до тексту), текст, підпис особи, відповідальної за його складання і дату. Про наявність додатків зазначається у тексті документа (характерно для розпорядчих документів) або після тексту перед підписом. Якщо додатків декілька, їх нумерують без значка “№”.

Позначка про засвідчення копії (27). Копія документа (витяг з документа) виготовляється з дозволу керівництва і лише з власних документів (архіви можуть оформляти копії й інших документів, які в них зберігаються).

Після відтворення тексту документа, включаючи елементи бланка та інформації про підпис, оформляється позначка про засвідчення копії. Вона включає слово “Згідно”, назву посади, підпис особи, яка засвідчує копію, розшифровки підпису і дати. Якщо копія документа пересилається іншій установі, то при її засвідченні проставляється також відбиток печатки. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпуск), текст бланка не відтворюється; вони повинні мати візи посадових осіб та виконавців.

Прізвище виконавця та номер його телефону (28). Цей реквізит включає в себе прізвище безпосереднього виконавця та номер його службового телефону і зазначається на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. У разі потреби під прізвищем виконавця можуть зазначатися індекс друкарки (перші літери імені та прізвища друкарки), кількість надрукованих примірників і дата друкування. Реквізит оформляється в лівому нижньому куті.

Позначка про виконання документа і направлення його до справи (29) передбачає зазначення на нижньому полі першої сторінки документа таких даних:

- слова “До справи № ...” (де буде зберігатися документ);

- короткі відомості про виконання документа;

- посада, підпис виконавця, його ініціали, прізвище і дата.

Позначка про перенесення даних до машинного носія (30) оформляється на нижньому правому полі першого аркуша документа і свідчить про дату перенесення даних, номер масиву, про що стверджується підписом особи, відповідальної за перенесення даних, та розшифруванням підпису.

Позначка про надходження документа (31) розташовується у нижньому правому куті першого аркуша документа. Реквізит включає скорочену назву установи - одержувача документа, вхідний індекс і дату надходження документа. У більшості випадків для цього використовується реєстраційний штамп (19*41 мм).

Документи виготовляють також за допомогою комп'ютерної техніки.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 'Адресат', 'Гриф затвердження', 'Гриф погодження' відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті 'Підпис' друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту 'Адресат';

- 104 мм - для реквізитів 'Гриф затвердження' та 'Гриф обмеження доступу до документа';

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті 'Підпис';

- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів 'Дата документа', 'Заголовок до тексту документа', 'Текст' (без абзаців), 'Відмітка про наявність додатків', 'Прізвище виконавця і номер його телефону', 'Відмітка про виконання документа і направлення його до справи', назви посади у реквізитах 'Підпис' та 'Гриф погодження', засвідчувального напису 'Згідно з оригіналом', а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова 'Додаток' і 'Підстава' друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова 'сторінка' та розділових знаків.

2.2 Документування управлінської інформації ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

ВАТ 'Рівненська кондитерська фабрика' заснована в 1944 роцi на базі вяляної фабрики. Із малих пристосованих цехів фабрика виросла в велике спеціалізоване підприємство з потужністю понад 10 тис. тонн кондитерських виробів в рік. На фабриці виготовляється понад 100 найменувань кондитерських виробів. Основною продукцією підприємства є виробництво карамелі, драже, шоколадних цукерок, вафлі. Асортимент близько 250 різноманітних найменувань. Підприємство є юридичною особою з дня його державної реєстрації, здійснює свою діяльність відповідно до чинного законодавства України, статуту та установчого договору, має право самостійно здійснювати зовнішньоекономічну діяльність і користуватися повним обсягом прав суб`єкта зовнішньоекономічної діяльності відповідно до чинного законодавства.

Підприємство створене з метою задоволення потреб в його послугах (роботах, товарах) та реалізації на основі отриманого прибутку інтересів учасників товариства. Основною діяльністю ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” є:

найбільш повне і якісне задоволення потреб вітчизняних та закордонних підприємств і організацій та громадян в продукції, що виробляє підприємство, у відповідності із статутними видами діяльності;

ефективне використання виробничого і фінансового потенціалу, комерційного і управлінського досвіду.

Організаційна структура підприємства спрямована, насамперед, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами організації, розподілу між ними прав і відповідальності. У ній реалізуються різні вимоги до удосконалювання систем управління, що знаходять вираження в тих чи інших принципах управління. Організаційна структура організації і її управління не є чимось застиглим, вони постійно змінюються, удосконалюються. Організаційна структура управління промисловою організацією визначається багатьма об'єктивними факторами й умовами. До них можуть бути віднесені, зокрема, розміри виробничої діяльності організації (велика, середня, дрібна); виробничий профіль організації (спеціалізація на випуску одного виду продукції чи продукції широкої номенклатури виробів різних галузей); характер продукції, що випускається; сфера діяльності організації.

На чолі ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” стоїть директор [Додаток 4]. Директор представляє підприємство у всіх установах і організаціях, вирішує самостійно всі питання діяльності фірми, розпоряджається майном підприємства, укладає договори, видає накази і розпорядження, обов'язкові до виконання всіма працівниками підприємства, відповідно до трудового законодавства приймає і звільняє працівників, застосовує заходи заохочення і накладає стягнення на працівників підприємства, відкриває в банках рахунку підприємства. Директор несе в межах своїх повноважень повну відповідальність за діяльність фірми, забезпечення схоронності товарно-матеріальних цінностей, коштів і іншого майна підприємства.

У підпорядкуванні директора знаходяться інспектор по кадрах (відділ кадрів, відділ навчання і розвитку, відділ стимулювання працівників); головний економіст (бухгалтерія, планово-економічний відділ, відділ організації праці і заробітної плати, відділ організації виробництва і управління, юридичний відділ, фінансовий відділ); комерційний відділ (агенти по продажу продукції); головний інженер(відділ охорони праці і техніки безпеки, технічний відділ, головний механік, головний енергетик,відділ технічного контролю); завідуючий складом (комірник).

Інспектор по кадрах виконує роботу із забезпечення підприємства кадрами, робітниками та службовцями необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до рівня й профілю отриманої ними підготовки і ділових якостей. Приймає працівників із питань наймання, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах підприємства. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців відповідно до отриманого в навчальному закладі професії й спеціальності. Здійснює оцінку кандидатів на вакантну посаду, періодичну оцінку кадрів, керує відділом організацією праці і заробітної платні і відділом кадрів.

Також директору підпорядкований головний економіст, що є заступником директора з економічних питань, керує роботою по плануванню і економічному стимулюванню на підприємстві, підвищенню продуктивності праці, виявленню і використанню виробничих резервів поліпшенню організації виробництва, праці і заробітної платні. Йому підпорядковуються планово-економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, економічна служба.

Планово-економічний відділ розробляє річні, квартальні плани підприємства і окремих цехів, контролює їх виконання, визначає шляхи усунення недоліків, розробляє нормативи для утворення фондів економічного стимулювання, веде оперативний статистичний облік, аналіз показників роботи основних агрегатів, цехів і заводів, розробляє і представляє на затвердження проекти, ціни на нову продукцію, вивчає і впроваджує передовий досвід в організації планово-економічної роботи і ін.

Бухгалтерія здійснює облік засобів підприємства і господарських операцій з матеріальними і грошовими ресурсами, встановлює результати фінансово-господарської діяльності підприємства і ін. Головний бухгалтер - здійснює організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства й контроль за ощадливим використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Фінансовий відділ - проводить фінансові розрахунки із замовниками і постачальниками, пов'язані з реалізацією готової продукції, придбанням необхідної сировини, палива, матеріалів. У завдання цього відділу входить також отримання кредитів в банку, своєчасне повернення позик, взаємовідношення з державним бюджетом.

Економічна служба проводить усесторонній аналіз результатів діяльності підприємства, розробляє заходи щодо зниження собівартості і підвищенню рентабельності підприємства, поліпшенню використання виробничих фондів, виявленню і використанню резервів на підприємстві, здійснює методичне керівництво питаннями наукової організації праці, бере участь в розробці техніко-економічних нормативів і конкретних показників по економічному стимулюванню і ін.

Відділ організації праці і заробітної плати розробляє штатний розклад, складає річні, квартальні, і місячні плани по праці і заробітній платні і здійснює контроль за їх виконанням, розробляє заходи щодо підвищення продуктивності праці, впровадження прогресивних систем заробітної платні, розробляє положення про освіту і витрачання фонду матеріального заохочення, розробляє технічно обґрунтовані норми вироблення і проводить аналіз їх виконання, організовує і бере участь в розробці питань наукової організації праці.

Юридичний відділ здійснює: рішення правових питань трудових відношень, узгодження розпорядницьких та інших документів по управлінню персоналом, рішення правових питань господарської діяльності, проведення консультацій по юридичних питаннях.

Також у прямому підпорядкуванні директора знаходиться комерційний відділ. Комерційний відділ складається з агентів по продажу послуг. В обов'язки агентів комерційного відділу входить: знання правил роботи комерційної діяльності; вчасно робити перевірку роботи. Агенти комерційного відділу відповідають за: якісне складання замовлень на послуги; виконання плану на надання послуг.

На фабриці існує посада головного інженера, який керує роботою технічних служб підприємства, несе відповідальність за виконання плану, випуск високоякісної продукції, використання новітньої техніки і технології. У підпорядкуванні головного інженера знаходяться відділи: технічний, головного механіка, головного енергетика, технічного контролю, техніки безпеки.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Система документування - це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика». Документування управлінської інформації на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства [Додаток 5].

Підставою для створення документів на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, видання яких визначається актами законодавства та відповідними положеннями.

Підставами для прийняття розпорядчих документів на підприємстві є:

1. Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

2. провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання підприємством покладених на нього завдань і функцій;

3. потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Підприємство може також розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня відокремленим підрозділам разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Розпорядчий документ директора може бути відмінено (змінено) лише наступним розпорядчим документом директора.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах. Рішення доводиться до виконавців та відокремлених підрозділів, шляхом надсилання їм цих рішень.

Підприємство під час здійснення оперативних зв'язків з структурними підрозділами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в службових та доповідних записках, звітах і довідках.

Підприємство на підставі Статуту та інших актів, що визначають його компетенцію, видає і інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

Один примірник всіх актів власних рішень підлягає зберіганню та обліку у секретаря-референта. Юридичний відділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

2.3 Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності підприємства, його структурних підрозділів. Положення є типові та індивідуальні [37, с. 8]. Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій. Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження. Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Важливе значення для ефективної діяльності підприємства має розробка положень про структурні підрозділи. Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва, з юридичною службою і затверджується керівником підприємства.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення - визначається правовий статус і структура підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

2. Завдання і функції - визначає основний напрям роботи та конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу. Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу залежить повнота і об'єктивність оцінок діяльності його працівників.

3. Керівництво - зазначається назва посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставляться до претендента на цю посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.

4. Права керівника структурного підрозділу - визначає права керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань і функцій. Обов'язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які документи уповноважений візувати, підписувати, затверджувати.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу - слід зазначити, що керівник структурного підрозділу несе повну відповідальність за роботу підрозділу в цілому.

6. Взаємовідносини - конкретизує взаємовідносини колективу підрозділу з іншими структурними підрозділами установи, організації [18].

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, визначається його структура, функції, правове становище [30, с. 124]. Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності - загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств - установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками. Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту: назва підприємства, установи, товариства; гриф затвердження; позначка про реєстрацію; назва виду документа; місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа); текст; підпис; позначки про погодження. Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства.

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо. Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження [34, с. 10].

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов'язки працівника. Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» розробляється і вводиться з метою:

- чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

- раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу;

- наділення працівника необхідними правами;

- підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ. Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов'язків. Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів: загальні положення; кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань; обов'язки; права; відповідальність [Додаток 6].

У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів, ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої тимчасової відсутності. При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань” конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги - це рівень спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності - і практичний стаж роботи.

У розділі “Обов'язки” визначаються необхідні для виконання дії працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов'язки працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних функцій структурного підрозділу.

У посадовій інструкції не наводяться обов'язки, які покладені на працівника загальними нормами законодавства про працю. У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з метою забезпечення виконання покладених на нього обов'язків. У посадовій інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами законодавства про працю. Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні ними своїх обов'язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.

У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов'язків тощо.

Посадова інструкція затверджується керівником ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані. Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадовий і чисельний склад ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження. У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані: найменування структурних підрозділів і посад; кількість штатних одиниць; посадові оклади; надбавки (за ранг, за звання, інші); місячний фонд заробітної плати; річний фонд заробітної плати. Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним бухгалтером. Підписи засвідчуються гербовою печаткою [27, с. 22].

Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо [Додатки 7-9].

Наказ із питань основної діяльності - це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну. Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ. Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів, рішень можуть видаватися розпорядження [Додаток 10]. Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ'ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. З розвитком кооперації і аграрно-промислової інтеграції підприємства частіше вступають у договірні відносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, а також з окремими громадянами. Більшість договорів (на продаж продукції, на технічне обслуговування машинно-тракторного парку та ін.) мають стандартну форму [Додаток 11].

Інші договори не мають типової форми і розробляються сторонами, що домовляються (договори з окремими громадянами, на оренду торгових або складських приміщень і т. ін.). Проте у всіх випадках договір за змістом повинен відповідати чинному законодавству, порушення якого робить договір недійсним, а особа, яка його підписала, несе відповідальність.

Отже, організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності фабрики.

2.4 Особливості підготовки інформаційно-довідкових документів ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій [Додатки 12, 13]. Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи [33, с. 28]. Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану ...” і т. д.).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин. У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали. Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії. У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта. Датою акта є дата актованої події.

Службовий лист - це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ [Додатки 14, 15]. Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами [18].

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова). За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами). За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Характерними ознаками окремих видів листів є:

1. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення. Інформаційні листи можуть бути також ініціативними. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників - покупців готової продукції чи послуг. Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо). У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін. Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов'язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку. Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа. Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов'язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов'язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання [19].

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що й до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими. Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія [Додаток 16].

Телеграма - це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові. Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “-“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається. Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру [16, с. 134].

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі підприємства, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву підприємства - автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором. Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації - автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Пояснювальна записка - це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо. За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті. Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Звіт - це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту).

Звіти можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

Протокол - один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань [Додаток 17]. Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання. Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування. Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря). документування управлінський інформація

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10-12 чоловік - персонально, якщо більше присутніх - зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді. Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно. У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного.

Отже, до інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

ВИСНОВКИ

Нами було проведено дослідження на тему: «Документування управлінської інформації: історія розвитку та сучасний стан в Україні».

Вивчення та аналіз низки літературних джерел дали змогу зробити такі висновки і узагальнення:

1. У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією. На підприємствах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2. Документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення. До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

3. Характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є: утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації; утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

4. Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу документів. Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності.

5. Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання таких документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

6. Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо.

7. До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Конституція України. - К., 1997.

2. Про інформацію: Закон України // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650.

3. Про обов'язковий примірник документів: Закон України // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776.

4. ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.

5. ДСТУ 2394-94. Державний стандарт України. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 89 с.

6. ДСТУ 2737-94. Державний стандарт України. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 158 с.

7. ДСТУ 3843-99. Державний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.

8. ДСТУ 4163-2003. Державний стандарт України. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 21 с.

9. ДСТУ 2732 : 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 31 с.

10. Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации/ В.Д. Банасюкевич// Секретарь-референт. - 2004. - № 4. - С. 15-21.

11. Беспянська Г. Класифікація документів/ Г. Беспянська// Секретарь-референт. - 2007. - №2. - С. 20-21.

12. Бибик С.П. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик. - К.: Довіра, 2002. - 507 с.

13. Бондаренко З.В. Складання номенклатур і формування справ у поточному діловодстві/ З.В. Бондаренко// Секретарь-референт. - 2001. - № 4. - С. 3-12.

14. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент/ И.Н. Васильева. - М.: Наука, 2002. - 296 с.

15. Горбаченко Т.Г. Аналітико-синтетична переробка документної інформації/ Т.Г. Горбаченко. - К.: Ун-т 'Україна', 2008. - 312 с.

16. Губенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті/ Л.Г. Губенко, В.Д. Нємцов. - К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. - 272 с.

17. Документування управлінської діяльності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.vuzlib.net/DvDPS/1.htm. - Загол. з екрана.

18. Документування управлінської діяльності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://justice.km.ua/?dep=page&dep_up=22&dep_cur=24. - Загол. з екрана.

19. Документування управлінської діяльності підприємств, організацій і установ [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://dsam.donetsk.ua/?p=424. - Загол. з екрана.

20. Жуковська В.М. Діловодство. Практикум/ В.М. Жуковська. - К.: КНТЕУ, 2004. - 152 с.

21. Илюшенко М.П. Документоведение. Документ и системы документации/ М.П. Илюшенко. - М.: Наука, 2001. - 502 с.

22. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів/ О.Г. Кірочок. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 2003. - 532 с.

23. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство/ В.П. Козоріз. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

24. Кудряев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев. - М., 2002. - 592 с.

25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - 254 с.

26. Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні основи/ С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2000. - 161 с.

27. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство/ С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 58 с.

28. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління/ С.П. Кулицький. - К.: МАУП, 2002. - 224 с.

29. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів/ Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. - К.: Вікар, 2003. - 308 с.

30. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1998. - 254 с.

31. Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления/ Я.З. Лившиц. - М.: Знание, 2005. - 63 с.

32. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства)/ Є.К. Пашутинський. - К.: КНТ, 2004. - 226 с.

33. Савицький В. Функції та значення документа в державному управлінні/ В. Савицький// Вісник державної служби України. - 2005. - № 4. - С. 28-31.

34. Савченко М. Удосконалювати діловодство в установах і на підприємствах/ М. Савченко// Секретарь-референт. - 2003. - № 1. - С. 10-15.

35. Сокова А.Н. Общие принципы построения систем документации: Развитие советского документоведения (1917 - 1981)/ А.Н. Сокова. - М.: Наука, 1998. - 240 с.

36. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство/ М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1999. - 144 с.

37. Цибулькін Д. Удосконалення діловодства як засіб скорочення паперового потоку/ Д. Цибулькін// Секретарь-референт. - 2001. - № 5. - С. 8-10.

38. Чумаченко Н.Г. Информация и принятие решений/ Н.Г. Чумаченко. - К.: Знание, 2001. - 63 с.

Додаток 1

Рівні документації в установі

Додаток 4

Додаток 5

Інструкція з діловодства ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

1. Загальні положення

1.1 Інструкція з діловодства ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» (надалі - Інструкція) встановлює єдину систему діловодства, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів підприємства і спрямована на удосконалення управлінської діяльності.

1.2 Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства; її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану у відокремлених підрозділах Підприємства.

1.3 Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів на Підприємстві розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства, а також чинних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4 Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для усіх працівників підрозділів Підприємства, які за своїми службовими обов'язками причетні до підготовки, оформлення, реєстрації, відправлення і зберігання документів.

1.5 Відповідальність за організацію діловодства на Підприємстві несе директор.

1.6 Ведення діловодства на Підприємстві відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції покладається на завідувача канцелярії, що підпорядковується безпосередньо директорові.

1.7 У структурних підрозділах, відділах ведення діловодства покладається на секретаря або іншу призначену відповідальною за це особу (надалі - діловода).

1.8 Відповідальність за стан діловодства в структурних підрозділах Підприємства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, несуть керівники підрозділів (завідуючі, начальники відділів).

У межах наданих керівникам підрозділів прав вони зобов'язані:

1.8.1 вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

1.8.2. не допускати вимагання від відособлених підрозділів, що належать до структури Підприємства, різних відомостей, звітів, інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не зумовлене нагальною необхідністю;

1.8.3 здійснювати контроль за обов'язковим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення і відправлення документів та організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та цією Інструкцією.

1.9 Підприємство здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності

2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2 Підставою для створення документів на Підприємстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

2.3 Управлінська діяльність Підприємства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, видання яких визначається актами законодавства та відповідними положеннями.

2.4 Підставами для прийняття розпорядчих документів на Підприємстві є:

2.4.1 Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, а також накази та нормативні акти Міністерства освіти і науки;

2.4.2 провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Підприємством покладених на нього завдань і функцій;

2.4.3 потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5 Розпорядчі документи, що надходять до Підприємства від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Підприємство може також розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня відокремленим підрозділам разом із супровідним листом.

2.6 Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7 Розпорядчий документ директора може бути відмінено (змінено) лише наступним розпорядчим документом директора.

2.8 Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах.

2.9 Рішення доводиться до виконавців та відокремлених підрозділів, шляхом надсилання їм цих рішень.

2.10 Підприємство під час здійснення оперативних зв'язків з структурними підрозділами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.11 Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

2.12 Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в службових та доповідних записках, звітах і довідках.

2.13 Підприємство на підставі Статуту та інших актів, що визначають його компетенцію, видає і інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

2.14 Один примірник всіх актів власних рішень підлягає зберіганню та обліку у секретаря-референта. Юридичний відділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

3. Організація роботи з документами

3.1Організація документообігу на Підприємстві має відповідати таким вимогам:

3.1.1. забезпечувати оперативне проходження документів;

3.1.2 виключати інстанції проходження та дії з документами, що не зумовлені діловою необхідністю.

3.2 Структурні підрозділи та відділи у своїй роботі з документами повинні систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу.

3.3 Завідувач канцелярії реєструє вхідні, внутрішні та вихідні документи.

3.4 Для реєстрації вхідних документів всіх категорій використовуються журнали, а для особливо-важливих документів - реєстраційно-контрольні картки.

3.5 Всі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з № 1) ведеться в межах календарного року.

3.6 Порядок приймання, розгляду і реєстрації вхідної кореспонденції.

3.6.1 Всі документи, що надходять до Підприємства поштою, факсом, електронною поштою чи доставляються кур'єром приймаються завідувачем канцелярії протягом робочого дня.

3.6.2 Завідувач канцелярії відкриває всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям та відділам, іменних листів та з написом «особисто». Вони передаються за призначенням.

3.6.3 Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи.

3.6.4 Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені, незареєстровані), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.6.5 Кореспонденція, що підлягає реєстрації чи обліку, але помилково надійшла безпосередньо на відділ, того ж дня передається для реєстрації чи обліку до канцелярії.

3.7 Попередній розгляд документів

3.7.1 Усі документи, що надійшли до Підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється завідувачем канцелярії.

3.7.2 Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду, а що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.7.3 Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.7.4 Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Статутом Підприємства та положеннями про його відокремлені підрозділи, посадовими інструкціями та номенклатурами справ.

3.8 Реєстрація документів.

3.8.1 Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.8.2 Реєстрації підлягають як документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, які створюються і використовуються на Підприємстві, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.

3.8.3 Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.8.4 Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.

3.8.5 Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

3.8.6 На документах, що реєструються завідувачем канцелярії, у нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.

3.8.7 У реєстраційних штампах визначається, чи підлягає документ поверненню завідувачу канцелярії, чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів Державної адміністрації, по яких були надані відповіді.

3.8.8 Реєстраційні картки для документів 1-7 індексу групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.8.9 Автоматизована реєстрація документів здійснюється шляхом прямого введення в ПК з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів згідно формуляр-зразка.

3.9 Порядок проходження кореспонденції, одержаної на ім'я директора та на адресу Підприємства.

3.9.1 На розгляд директора передаються:

3.9.1.1 Закони України; постанови Верховної Ради України;

3.9.1.2 укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

3.9.1.3 постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України;

3.9.1.4 запити та звернення депутатів України;

3.9.1.5 листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

3.9.1.6 кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом перших керівників;

3.9.1.7 звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

3.9.2 Кореспонденція, що передається директору, попередньо розглядається завідувачем канцелярії, який визначає, кого треба ознайомити з документом.

3.9.3 Резолюції на документах повинні містити ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й включати такі обов'язкові елементи:

3.9.3.1 прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальною за виконання документа в цілому є особа, яка вказана першою);

3.9.3.2 зміст дій для виконання документа (доручення);

3.9.3.3 конкретний термін виконання;

3.9.3.4 особистий підпис керівника;

3.9.3.5 дату розгляду документа.

3.9.4 Після розгляду пошти директором завідувач канцелярії ще раз переглядає документи, за необхідністю уточнює виконавців, зміст доручення, термін виконання, що вказано в резолюції.

3.9.5 Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від завідувача канцелярії, перевіряють правильність її надходження, і негайно передають на розгляд своєму керівникові. Вони повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

3.9.6 Документи, розглянуті керівництвом підрозділів, діловоди терміново передають завідувачу канцелярії про що робиться позначка в журналі вхідної кореспонденції.

3.9.7 При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також записують в журналі вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

3.9.8 Приймаючи документи для підпису у директора, завідувач канцелярії перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю.

3.9.9 Підписані керівництвом Підприємства документи, у тому числі телеграми і телефакси, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

3.9.10 Доповідні записки керівників структурних підрозділів завідувач канцелярії реєструє в журналі вхідної кореспонденції і після розгляду передає безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

3.11 Приймання вхідної кореспонденції в неробочий час.

3.11.1 У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я директора приймає черговий секретар. Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка проводиться безпосередньо при прийманні до розписки в одержанні.

3.11.2 Наступного робочого дня вранці черговий секретар повідомляє завідувача канцелярії про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

3.12 Порядок проходження документів у структурних підрозділах.

3.12.1 Діловодство в структурних підрозділах покладається його керівником на одного з працівників-діловода. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

3.12.2 Щодня у встановлений час діловод підрозділу одержує кореспонденцію у завідувача канцелярії.

3.12.3 На кожному зареєстрованому документі, у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

3.12.4 Подання документів на розгляд керівників за напрямками здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Підприємства розглядаються негайно.

3.12.5 Начальник підрозділу визначає безпосередньо виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

3.12.6 Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод, передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

3.12.7 Закони України, Постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України діловод без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення завідувачу канцелярії.

3.12.8 Передача взятих на облік в підрозділі документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через діловода. Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що робиться позначка в журналі.

3.12.9 Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов'язаний зробити на документі запис про результати розгляду, та поставити свій підпис.

3.12.10 За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні ознайомитися тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

3.12.11 Діловод, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1 Складання документів.

4.1.1 Всі службові документи оформляються на бланках Підприємства. При складанні та оформленні службових документів необхідно додержуватися вимог і правил, що забезпечують юридичну чинність документів, сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню. Для складання службових документів використовуються формати АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x 210).

4.1.2 Розміщення реквізитів на документі повинно відповідати вимогам, встановленим державним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 -2003».

4.1.3 Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції, з обов'язковим додержанням таких правил:

4.1.3.1 бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері фарбами яскравого кольору;

4.1.3.2 бланки документів повинні мати такі береги:

лівий - 30 міліметрів;

верхній і нижній - 20 міліметрів;

правий - 10 міліметрів.

4.1.4 Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більшої кількості організацій оформляються на чистих аркушах паперу із зазначенням необхідних постійних реквізитів.

4.1.5 З метою прискорення виконання документів та забезпечення належного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є протоколи, накази, плани, звіти та узагальнюючі документи.

4.1.6 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.7 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Текст великих за обсягом документів рекомендується членувати на складові частини, які нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу, пункту відповідного числового знака через крапку (1.11.2; 1.1.3.; 2.1.1.; 2.1.2;). В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.1.8 Текст документа викладається державною мовою з виконанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному документі.

4.1.9 Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, схем) їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

5. Розмноження документів

5.1 Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на робочих місцях засобів оргтехніки.

5.2 Розмноження значних за обсягом документів здійснюється через друкарню Підприємства за такими правилами:

5.2.1 для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

5.2.2 розмноження документів здійснюється тільки з дозволу директора;

5.2.3 документи на розмноження передаються із замовленням до друкарні Підприємства, де реєструються у журналі обліку.

6. Порядок реєстрації та індексації внутрішніх документів

6.1 Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, вказівки, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Підприємства.

6.2 Внутрішні документи реєструються:

6.2.1 протоколи засідань, витяги з них по окремих питаннях та рішення - у секретаря Підприємства;

6.2.3 накази з основних питань та з особового складу - у відділі управління персоналом;

6.2.4 протоколи нарад у керівництва Підприємства - у секретарів.

6.3 Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів з особового складу додається буква «К».

6.4 Реєстраційні номери вказівок складаються з порядкового номера з початку року та шифру. Шифр складається з початкових літер прізвища та імені.

6.5 Протоколам нарад у керівництва Підприємства присвоюються реєстраційні номери також, як і вказівкам, але з доданням літер «ПР».

6.6 Протоколи нарад засідань реєструються в структурних підрозділах з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

7. Порядок реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції

7.1 Працівник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі - діловод, перед поданням вихідної кореспонденції на підпис керівництву підрозділу і її відправленням повинен переконатися у дотриманні при оформленні документів вимог Інструкції, зокрема, звернути увагу на:

7.1.1 наявність у документі заголовка;

7.1.2 правильне зазначення на документі поштової адреси;

7.1.3 наявність у документі посилання на номер і дату документа, на який дається відповідь;

7.1.4 наявність відміток про додатки;

7.1.5 наявність прізвища виконавця, його номера телефону;

7.1.6 наявність віз на копіях документа, що залишається в справах підрозділу.

7.2 Неоформлені або неналежним чином оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

7.3 Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати завідувачу канцелярії до 16.00.

7.4 Вихідні документи реєструються завідувачем канцелярії у журналі реєстрації вихідних документів, де їм присвоюється номер, який складається з порядкового номеру з початку року та індексу (шифру) структурного підрозділу. Наприклад: 35-В1, де: 35 - порядковий номер, В1 - шифр підрозділу.

7.5 Позначка про вихідні документи-відповіді робиться завідувачем канцелярії в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт.

7.6 Законвертована кореспонденція маркується і доставляється у поштове відділення.

8. Організація контролю за виконанням документів

8.1 Завдання контролю за виконанням документів.

8.1.1 Завдання контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання з конкретними строками виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

8.1.3 Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть керівники підрозділів. Вони організовують виконання документів по суті.

8.1.4 Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють секретарі приймалень або діловоди, на яких покладені ці обов'язки.

8.2 Організація контролю виконання документів.

8.2.1 Контроль за виконанням документів на Підприємстві здійснюється завідувачем канцелярії і включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки за допомогою ПК.

8.2.2. На Підприємстві встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів. Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснює:

8.2.2.1 завідувач канцелярії - за виконанням:

- розпорядчих документів та доручень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання підрозділу Підприємства можуть давати керівники підрозділів.

- доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи;

- документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, коли керівництвом Підприємства визначені строки виконання, та проставлені відповідні позначки.

8.2.2.2 секретар Підприємства - за виконанням рішень директора.

8.2.3 Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами за документами та дорученнями, по яких структурний підрозділ визначено відповідальним виконавцем, а також які адресовані безпосередньо підрозділу чи передаються йому без попереднього розгляду керівництвом Підприємства.

8.2.4 Завідувач канцелярії зобов'язаний:

8.2.4.1 визначати документи для термінового розгляду та виконання;

8.2.4.2 брати документи на контроль;

8.2.4.3 знімати документи з контролю;

8.2.4.4 вживати конкретних заходів запобігання порушенням строків виконання документів;

8.2.4.5. забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Підприємства по документах 1-го рівня контролю;

8.2.4.6 узагальнювати та аналізувати дані, отримані в результаті контрольної діяльності;

8.2.4.7 складати відповідні довідки і вносити керівництву Підприємства пропозиції щодо поліпшення виконавчої дисципліни.

8.2.5 Керівники структурних підрозділів зобов'язані:

8.2.5.1 забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести відповідальність за їх порушення перед керівництвом Підприємства;

8.2.5.2 систематично доповідати (відповідно до розділу обов'язків) про виконання документів.

8.2.6 Визначені відповідальні виконавці, здійснюють роботу щодо організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, вказівок, рішень і зобов'язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про корегування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Підприємства повністю виконаний документ з візами усіх виконавців.

8.2.7 Підрозділи та службові особи, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання. При цьому відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.

8.2.8 Керівники підрозділів за напрямками (відповідно до розподілу обов'язків) регулярно аналізують роботу підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходи щодо забезпечення якісного і своєчасного їх виконання.

8.3 Строки виконання документів.

8.3.1 Строки виконання документів можуть бути типовими та індивідуальними. Типові строки виконання встановлюються відповідно до правових актів та нормативних документів з питань документаційного забезпечення управління. Індивідуальні строки виконання можуть встановлюватись керівництвом Підприємства.

8.3.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

8.3.3 Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України «Про статус народного депутата України».

8.3.4 Власні рішення Підприємства (накази, вказівки, рішення, завдання, доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.

8.3.5 Строк виконання документа може бути змінений лише керівником, а у разі його відсутності посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке повинно подаватись не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Про коригування строку виконавець повинен негайно повідомити завідувача канцелярії.

8.4 Порядок зняття документів з контролю.

8.4.1 Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв'язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові дано вичерпну відповідь.

8.4.2 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

8.4.3 Підставою для зняття з контролю є документ, підписаний керівництвом Підприємства або довідка про виконання документа за підписом начальника підрозділу.

8.5 Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

8.5.1 Дані про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються завідувачем канцелярії і повідомляються керівництву на оперативних нарадах з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

8.6 Контроль за виконанням документів у підрозділах.

8.6.1 Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах виконує секретар або посадова особа, якій доручено вести діловодство - діловод підрозділу.

8.6.2 Діловод підрозділу виконує такі операції:

8.6.2.1 нагадування виконавцям про термін виконання документів;

8.6.2.2 одержання інформації про хід і результати виконання;

8.6.2.3 внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу у завідувача канцелярії;

8.6.2.4 систематичне інформування керівників структурного підрозділу про стан і результати виконання документів;

8.6.2.5 повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;

8.6.2.6 зняття документів з контролю за вказівкою керівника підрозділу.

Додаток 2

Класифікація документів

Додаток 3

Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

(згідно ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації)

Додаток 14

Додаток 15

ВАТ «Рівненськакондитерська фабрика» Директору ЗАТ 'Омега'

36504, м. Рівне, вул. С. Бандери, 7 Скибицькому О.М.

тел. 242 35 47, факс 242 70 1101106, Київ Саксаганського, 15

тел. 518-68-05

факс(044)258-18-41

05.08.01 № 1-5/21

На №4-16-18 від 02.08.01

Про поновлення постачання продукції X

Шановний Олександре Миколайовичу!

Повідомляємо Вам, що оплата партії продукції X була збільшена нашою фірмою у день прибуття вантажу.

Для підтвердження оплати направляємо Вам копію платіжного доручення від 28.07.01 №141.

Ми розраховуємо на продовження нашого співробітництва з закупівлі продукції X на постійній основі.

З повагою

Директор підпис Г.О. Палійчук

Додаток 16

(назва установи)

Картка реєстрації вихідного документа

Адресат

Заголовок або короткий зміст

Підпис Виконавець

Передано на розгляд

Файл-копія

Строк виконання:

Дата виконання:

Примітка

Зворотний бік

Реферат

Кісілюк О.І. Документування управлінської інформації: історія розвитку та сучасний стан в Україні: Диплом. робота за напрямом підготовки 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»/ О.І. Кісілюк. - Рівне, 2010. - 66 с. - На правах рукопису.

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо. Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Стан наукової розробленості теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему, державних стандартів України, які затвердили правила створення документів різних видів.

Значний внесок в теорію та практику документування управлінської діяльності зробили В.В. Бездрабко, Г. Беспянська, С.П. Бибик, З.В.Бондаренко, Л.Г. Губенко, В.М. Жуковська, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнєцова, М. Савченко та ін.

Історію розвитку документування управлінської інформації розробляли С.Г. Кулєшов, Н.М. Кушнаренко. А.Н. Сокова досліджувала загальні принципи розвитку радянського документування.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- розкрити поняття про документування управлінської інформації;

- охарактеризувати історію виникнення та розвитку документа, особливості його створення та оформлення;

- дослідити особливості документування управлінської інформації в радянський період;

- визначити загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні;

- охарактеризувати процес документування управлінської інформації ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»;

- здійснити аналіз організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», визначити особливості їх складання та оформлення.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Методологічна база дослідження обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Дипломна робота викладена на 66 сторінках та складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури (38 джерел) та 16 додатків.

У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

У першому розділі розкрито поняття про документування управлінської інформації; досліджено виникнення та історію розвитку документа, а також особливості документування в радянський період.

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

Характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є:

1. Утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

2. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

У другому розділі визначено загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні, охарактеризовано службові документи в управлінні підприємством та вимоги їх оформлення, розкрито різновиди організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», їх призначення, особливості складання та оформлення.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Документування управлінської інформації на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

Підставою для створення документів на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу документів. Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності.

Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання таких документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо.

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.