Документационное обеспечение управления. Деловое письмо

Содержание

1. Служебное письмо. Назначение, виды, требования к составлению и оформлению

2. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в данной управленческой ситуации

1. Служебное письмо. Назначение, виды, требования к составлению и оформлению

Классификация деловых писем

Письмо может выступать как форма официального общения между учреждениями, организациями и предприятиями и как обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов.

Поскольку деловая переписка представляет собой обмен информацией, то условно можно выделить четыре основных типа информационного обмена:

1) передача информации (информирование);

2) передача указаний;

3) стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации);

4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. [1, с. 93]

По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. Последние направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Если внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами одной организации, состоящими в отношениях должностного соподчинения, то она называется служебной. Между разными предприятиями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению к друг другу, происходит обмен официальными письмами.

По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

* - не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт.

По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные (посвященные решения одного вопроса) и многоаспектные (многоцелевые), рассматривающие несколько вопросов.

* Состоят обычно из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и содержат просьбу, извинение, гарантии.

** Относятся к этикетной переписке.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

1. Регламентируемые (стандартные).

2. Не регламентируемые (нестандартные), отражающие необычную ситуацию.

Письма можно разделить на формальные и неформальные с употреблением соответственно официально-делового и неофициального стиля изложения. [1, с. 94]

Оформление.

Каждый документ помимо текста содержит отдельные информационные элементы, которые нарываются реквизитами (подпись, печать, название документа и т. д.).

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер,ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. Формуляр характерный для документов определенного вида к примеру письма называется типовым формуляром.

Часть реквизитов является обязательным для каждого документа и образует бланк документа.

Часто в организации используется фирменный бланк письма, подкрепленный эмблемой и оформленный согласно фирменному стилю компании.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.[3, с. 105]

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [2. с. 155]

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

· от первого лица множественного числа ('просим направить', 'направляем на рассмотрение');

· от первого лица единственного числа ('считаю необходимым', 'прошу выделить');

· от третьего лица единственного числа ('министерство не возражает', 'ВНИИДАД считает возможным').

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос 'О чем?': 'О нарушении договорных обязательств', 'Об оказании научно-технической помощи'. На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение 'господа', либо добавление к имени и отчеству определения 'уважаемый'.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

2. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в данной управленческой ситуации

Ситуация 1. В строительной организации «Запуск» выявлено нерациональное использование строительных отходов. При проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. Заведующему складом предложено организовать работу по реализации отходов частным лицам. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

ОАО «Запуск»

ПРИКАЗ

«7» мая 2015 г. №10

г. Пермь.

О результатах проверки деятельности склада

Во исполнение приказа СК 'Запуск' от 7.05.2015г. № 10 была проведена комиссионная проверка деятельности склада пиломатериалов за период с 05.05.2015 по 06.05.2015. В ходе проверке установлено, что в нарушение правил «Сжигания отходов» от 01.01.2014, утвержденных, руководством склада допускался отпуск в котельную пиломатериалов длиной свыше 20 см (акт проверки от 06.05.2015 № 02). На основании изложенного

Приказываю:

1. Принять к сведению, что приказом от 07.05.2015 № 10-к заведующему складом пиломатериалов А. В. Занозе объявлен выговор.

2. Заведующему складом пиломатериалов А. В. Занозе:

2. 1 обеспечить выполнение требований инструкции такой-то о порядке утилизации отходов деревообработки

2.2 в срок до 15.05.2015 предоставить предложения по реализации крупных отходов деревообработки населению.

3. заведующему котельной В.А.Забулдыгину усилить контроль за поступаемым топливным материалом.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на зам.директора по хозяйственной части П. П. Морковкину.

Директор Некрасов М. С.

С приказом ознакомлен :

начальник склада А. В. Заноза

зав. Котельной В. А. Забулдыгин

зам. Директора по ХЧ П. П, Марковкин.

3. Работница в связи с заключением брака изменила фамилию. В трудовой книжке, оформленной у данного работодателя, стоит прежняя фамилия.

В предложенном варианте внесите изменения в титульный лист трудовой книжки: измените фамилию на «Иванова». Предъявлено свидетельство о заключении брака серии АБ № 895431. Свидетельство выдано 20.03.2013 отделом ЗАГС администрации Дзержинского района г. Перми.

4. Составьте письмо-претензию по следующей ситуации.

Ситуация 1. ООО «Конкорд» (ген.директор Добровольский Петр Ильич) - поставщик сырья для производства мебели ООО «Мебель». С 2 марта текущего года 10-15% от каждой партии сырья составляет брак. Убытки ООО «Мебель» в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. ООО «Мебель» требует полного возмещения убытков.

От ООО «Мебель» Кому: ООО «Конкорд»

«07» мая 2015года 453762, г. Нижнекамск

Ул. Гагарина 45

ПРЕТЕНЗИЯ

Уважаемый Добровольский Петр Ильич!

В соответствии с Договором поставки сырья №34 от 21.11.2011г. ООО «Конкорд» отгружало в адрес ООО «Мебель» партии сырья. Со 2-ого марта текущего года 10-15% от каждой партии сырья составляет брак, акт соответствия № 51 от 2.03.2015г. Убытки ООО «Мебель» в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1млн. руб.

ООО «Мебель» требует полного возмещения убытков.

Заместитель директора Подпись М. С. Некрасов.

Использованная литература

1. Деловое письмо. Справочник: Справочник/ Т.М. ЛАГУТИНА Л.П. ЩУКО. - СПб.: Герда, 2003. -339 с.

2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

4. Итернет рессурс «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела». http://www.edou.ru/enc/razdel23/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=86#1