Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

Работа из раздела: «Менеджмент и трудовые отношения»

20

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты документационного обеспечения в управленческой деятельности

1.1 Сущность управления документооборотом

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

Выводы к 1 главе

2. Анализ документооборота ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

2.1 Общая характеристика ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

2.2 Анализ системы документооборота в ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

Выводы ко 2 главе

3. Разработка мероприятий по совершенствованию электронного документооборота

3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

3.2 Оценка эффективности реализации проекта

Выводы к 3 главе

Заключение

Библиографический список

Приложения

Введение

На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие 'документ' определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие 'документ' производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: ' Разработка проекта усовершенствования электронного документооборота'.

Объект исследования - система документооборота ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'.

Предмет исследования - управление электронным документооборотом ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'.

Цель - совершенствование системы электронного документооборота ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'.

Задачи:

1. Выявить значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности.

2. Изучить теорию управления документооборотом в управленческой деятельности.

3. Дать понятие стандартизации и унификации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

4. Изучить систему унификации и стандартизации документов;

5. Сделать заключение по работе.

6. Изучение теоретических источников.

7. Анализ организационной структуры ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'.

8. Проанализировать влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах Митяева К.Г., Лившица Я.З., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Ларина М.В., где автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в учреждениях различного типа, формирования концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений.

Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разработкой методологических подходов, методов, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения нельзя признать достаточной. Вопросы совершенствования документационного обеспечения в государственных организациях рассмотрены недостаточно глубоко и полно.

При написании дипломной работы использовались следующие научные методы исследования:

- теоретический анализ специализированной литературы.

- системный анализ - это метод системного подхода, позволяющий определить целесообразность совершенствования организации, выявить недостатки и определить пути развития.

- сравнительный метод предполагает сопоставление различных понятий, явлений и процессов и выяснение между ними сходства и различий.

При написании данного проекта была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию материала, законодательство РФ, статистическая и оперативная отчетность ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'.

В процессе подготовки дипломного проекта были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».

Структура проекта соответствует решению поставленных задач. Состоит из введения, теоретической главы, посвященной изучению теоретических основ ведения электронного документооборота, аналитической главы, в которой проводится анализ делопроизводства в ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО', выявляются недостатки в существующей системе, в третьей главе предлагаются основные пути совершенствования электронного документационного обеспечения ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'. В заключении подводятся итоги проделанной работы.

1. Теоретические аспекты документационного обеспечения в управленческой деятельности

1.1 Сущность управления документооборотом

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках, так называемых, Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

Система Документального Обеспечения Управления (СДОУ) предназначена для решения следующих задач:

- документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

- документационного обеспечения управления (ДОУ);

- получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

- контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

- организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

- делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

- формирование и хранение архива документов.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений.

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

- создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

- Единые правила составления и оформления документов по РФ.

- Рациональные принципы документооборота.

- Единые правила создания учетно-справочной системы.

- Формы и методы контроля исполнения документов.

- Правила составления номенклатуры дел.

- Принципы формирования дел.

- Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

- Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

Согласно рекомендациям, разработанным в ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят следующие:

- прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

- формирование дел, сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

- совершенствование процесса документарного обеспечения;

- контроль за ведением документационных операций.

Способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций.

ГОСТ 6.38-90 'Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов' устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 'Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения'. В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88.

Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

- Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.

- Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.

- Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных процессов, разработанных в ГСДОУ, относятся:

- установление рациональных форм организации СДОУ;

- использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

- унификация и стандартизация документов;

- автоматизация делопроизводственных процессов.

Рассмотрим критерий эффективности документооборота. Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонентов. Это говорит о том, что предлагаемая методика оценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, так и ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

В модели композитного документооборота, исследуемой в работах Круковского М.Ю., информационная система документооборота отображается взаимодействием компонентов трех множеств.

При проектировании системы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируются в три множества - множество участников, множество действий участников и множество состояний документов. Динамическая модель документооборота получается при взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом.

Первое множество, используемое в модели композитного документооборота - это множество участников документооборота. Участники документооборота - это сотрудники организации, производящие создание, движение, модификацию и терминирование документов. При проектировании системы Участники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то есть по совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое в рассматриваемой модели композитного документооборота - это множество действий участников. Множество действий участников представляет собой конечный список возбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участниками документооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событий документооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состояния одного или нескольких документов.

Третье множества из тройки модели композитного документооборота - это множество состояний документов системы документооборота. Множество состояний документов представляет собой список возможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество, являются теми состояниями, которые могут принимать документы во время жизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериев эффективности проектирования, разработки, внедрения и использования систем документооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств {У}, {Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф} используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

В качественном критерии эффективности для получения корреляций выделенных параметров используются минимаксный и максиминый критерии. Эти критерии выбраны в связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминый критерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких к оптимальным. Обобщенный минимаксный критерий в работе Теслера Г.С. , представлен в следующем виде:

Э=min max F (x,y) : .

Для удобства представления, нотация использована в следующем виде Э = min x max y. Этот вид нотации читается 'минимальное значение x при максимальном значении y'.

В силу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения, которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либо максимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие и наихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсными неэффективными решениями.

Рассмотрим первый блок критериев - критерии, эффективные при оценке действий участников документооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действия декомпозированы в дискретные элементы множества {Д} (табл.1.1), то элементы этого множества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общим свойством всех критериев этого блока является то, что первым параметром минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Таблица 1.1 Критерии эффективности по множеству {Д}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min Д max Ф	минимум Действий при максимуме Документов	При минимуме произведенных действий будет генерироваться максимум документов. То есть при минимуме затрачиваемых ресурсов будет производиться максимум полезного результата.	полюсная эффективная
max Д min У	максимум Действий при минимуме Участников	Максимальное количество действий производится минимумом участников документооборота. Обеспечивается максимальное количество полезных действий минимумом задействованных ресурсов.	полюсная эффективная
min Д max У	минимум Действий при максимуме Участников	Производится минимум действий при привлечении максимума участников. Минимум полезных действий достигается при привлечении максимума производственного персонала.	полюсная неэффективная
max Д min Ф	максимум Действий при минимуме Документов	Максимум действий производит минимум состояний документов. Потребляется максимум произведенных действий, принося минимум полезного результата.	полюсная неэффективная

Второй рассматриваемый блок критериев - критерии, эффективные по участникам документооборота. В использованной модели композитного документооборота участники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний, сгруппированных в множество {У} (табл.1.2). Для получения таких критериев надо выделить те, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {У}. При применении этого критерия будут выделены в качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрения задействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять в тех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигается количественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, что человеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блок является одним из доминантных.

Таблица 1.2 Критерии эффективности по множеству {У}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min У max Д	минимум Участников при максимуме Действий	При минимальном количестве задействованных участников обеспечивается максимум действий. При минимуме привлеченных производственных ресурсов получается максимум полезных действий.	полюсная эффективная
min У max Ф	минимум Участников при максимуме Документов	При минимуме участников реализуется максимальное количество изменений состояний документов. При максимально количестве задействованных производственных ресурсов, обеспечивается максимальное количество полезного результата.	полюсная эффективная
max У min Д	максимум Участников при минимуме Действий	При максимуме задействованных участников обеспечивается минимальное количество произведенных действий. То есть при максимуме задействованных производственных ресурсов получается минимум полезного результата.	полюсная неэффективная
max У min Ф	максимум Участников при минимуме Документов	Максимумом привлеченных участников продуцируется минимум изменений состояний документов. При максимуме задействованных ресурсов производится минимум полезных результатов.	полюсная неэффективная

Третий и последний рассматриваемый блок критериев - критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф} (табл.3).

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности процессов.

Таблица 3 Критерии эффективности по множеству {Ф}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
max Ф min У	максимум Документов при минимуме Участников	Будет генерироваться максимальное количество документов при минимальном количестве участников. Максимум полезного результата получается при минимуме затрачиваемых ресурсов.	полюсная эффективная
max Ф min Д	максимум Документов при минимуме Действий	Максимальное количество документов генерируется при минимальном количестве произведенных действий. Максимум полезной производительности обеспечивается при минимуме произведенной работы.	полюсная эффективная
min Ф max У	минимум Документов при максимуме Участников	Минимум документов производится при привлечении максимума участников. Минимум полезного результата будет получен при максимуме производственных мощностей.	полюсная неэффективная
min Ф max Д	минимум Документов при максимуме Действий	Минимум изменений состояний документов достигается при произведении максимума действий. Минимум полезного результата достигается при максимуме производственных действий.	полюсная неэффективная

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Для наглядности представления получаемого критерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота виде трехмерного пространства (рис.1.1). Это представляется тем более удобным в виду того, что в качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Таким образом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} - на ординате, множества {У} - на аппликате. Очевидно, что такое соответствие является условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективности критериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальные значением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальные значения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим на аппликате, max {Д} отложим на абсциссе и max {Ф} отложим на ординате.

Рис 1.1 Графическая парадигма критериев эффективности документооборота

На Рис 1.1 представлено графическое представление критериев эффективности рассматриваемой модели композитного документооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями, означает область решений, которые считаются эффективным решениями в соответствии с введенными критериями эффективности.

Исходя из представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота может быть оценено по элементам множеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значение элементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено в некоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решений от минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет это решение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следует предпринять для повышения эффективности.

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности:Eff= Ап / Ао. Это определение читается: 'эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе'.

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество Фз. В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим Ф?.

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной 'бумажной' организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Началось пересечение традиционных бумажных процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия 'электронный документооборот'.

Последний этап - это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Формула количественной оценки эффектности документооборота будет иметь вид:

(1.1)

Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот[7].

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок - качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

документооборот управление стандартизация электронный

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в РФ устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

· системы документации;

· тексты документов;

· виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт РФ.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Рисунок 2. Соотношение понятий «Унифицированная форма документа», «Типовая унифицированная форма документа», «Специализированная унифицированная форма документа», «Унифицированный документ»

6.38-2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

6.38-2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

· 01 - Государственный герб РФ;

· 02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 03 - код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

· 04 - код формы документа по ОКРФ 010-95;

· 05 - наименование вышестоящей организации;

· 06 - наименование организации;

· 07 - наименование структурного подразделения;

· 08 - почтовый адрес отправителя;

· 09 - коммуникационные и коммерческие данные;

· 10 - название вида документа;

· 11 - дата;

· 12 - регистрационный индекс документа;

· 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· 14 - место составления или издания документа;

· 15 - гриф ограничения доступа к документу;

· 16 - адресат;

· 17 - гриф утверждения документа;

· 18 - резолюция;

· 19 - заголовок к тексту;

· 20 - отметка о контроле;

· 21 - текст документа;

· 22 - отметка о наличии приложения;

· 23 -подпись;

· 24 - гриф приложения;

· 25 - гриф согласования документа;

· 26 - визы;

· 27 - печать;

· 28 - отметка об исполнителе;

· 29 - отметка о заверении копии;

· 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 31 - отметка о поступлении документа в организацию;

· 32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

	Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)
Левое Поле	0 (0)	1,27 (5)	4 (16)	6 (24)	8 (32)	10 (40)	12 (48)	14 (56)	Правое поле
Верхнее поле
Заголовочная часть документа 20- отметка о контроле	1-Государственный герб	15- гриф ограничения доступа	3-код организации
	2- эмблема	17- гриф утверждения	4-код документа
	5 - вышестоящая организация	16- адресат
	6 - организация
	7 - подразделение
	8 - почтовый адрес
	9- коммуникационные Данные	18 - резолюция
	10- вид документа
	11- дата	12-индекс
	13- ссылка на индекс и дату
	14- место издания документа
	19- заголовок к тексту документа
Содержательная часть документа	21- текст 22- отметка о наличии приложений
Оформляющая часть документа	23- должность лица, подписавшего документ	Подпись	Расшифровка подписи
	24 - гриф приложения	27- печать
	30- отметка об исполнении	32 - отметка о переносе данных	31- отметка о поступлении
Нижнее поле
	25 - гриф согласования
	28 - исполнитель
	29 - заверение копии

Рисунок 3 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. Вконкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа - содержит реквизиты 1-20;

2. содержательная часть документа - содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа - содержит реквизиты 23 - 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 - один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке - двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 1.3.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Международная стандартизация управленческой документации

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО - международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). ИСО образована в 1947 году. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 году. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 130 государств. Интересы РБ в ИСО представляет Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации РФ.

Представители Госстандарта принимают активное участие в работе 49 технических комитетов Международной организации по стандартизации. Рабо-та по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (ТК), в структуре которых образуются подкомитеты и рабочие группы. Каждый из членов ИСО, заинтересованный в развитии определенного направления, имеет право быть представленным в этом комитете. Правительственные и не-правительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в его работе.

Проекты международных стандартов, принятые техническими комитетами, направляются органам - членам ИСО - для обсуждения и принятия решения путем голосования. Издание стандарта требует одобрения 75% проголосовавших органов. Разработку международных стандартов, регламентирующих различные аспекты работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

ТК-1 Информационная технология;

ТК-6 Бумага, картон и целлюлоза;

ТК-37 Терминология (принципы и координация);

ТК-46 Информация и документы;

ТК-68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;

ТК-154 Процессы, элементы данных и документы в торговле;

ТК-171 Воспроизведение документов;

ТК-176 Управление качеством;

ТК-207 Управление экологией.

Так, ТК-154 призван заниматься вопросами стандартизации информационных элементов, формы и содержания документов, а также представления данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета является, например, стандарт ИСО 8439:1990 «Разработка бланков документации. Основные положения», устанавливающий формат, поля и зоны реквизитов для бланков документов, используемых в управлении, торговле и промышленности.

ТК-46 имеет в своей структуре подкомитет № 11 «Управление архивами/документами», созданный в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела. Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает австралийский национальный орган стандартизации. В работе подкомитета № 11 принимают участие четырнадцать национальных органов стандартизации (комитетов-членов ИСО) - Франции, США, Великобритании, Чешской Республики, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерланд, Ир-ландии, Австралии, Канады, Швеции. Кроме того, пять комитетов являются «наблюдателями» (Госстандарт России, Куба, Польша, Финляндия, Таиланд).

В 2001 году подкомитетом № 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документацией». Он базируется на выпущенных в 1996 году шести австралийских стандартах серии AS 4390 Records management («Управление документацией»).

Создание подобного стандарта является одним из ключевых решений в условиях современных тенденций глобализации мировых экономических отношений. Изменения политической и экономической ситуации в Европе с начала 2002 года (создание Евросоюза) фактически привели к созданию единого экономического пространства, объединившего несколько развитых государств, к созданию единого рынка. Нынешнее положение дел фактически заставляет государства в составе Евросоюза отказываться от некоторых особенностей хозяйствования, в том числе и от национальных систем управления документацией. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, в том числе и не входящих в Евросоюз, где им приходится «играть» по правилам национальной экономики. Именно новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации проблему выработки единого (межгосударственного) стандарта по управлению документацией. Результатом работы явилось издание 15 сентября 2001 года стандарта ИСО 15489.

ХАРАКТЕРИСТИКИ СТАНДАРТА ИСО 15489

«Информация и документация. Управление документацией»

Во-первых, в условиях развития мировой торговли организации, применяющие этот стандарт, могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами приняты во всем мире.

Во-вторых, для организации, работающей в нескольких странах, имеющих особые национальные системы делопроизводства, новый стандарт поможет создать единую функциональную систему управления документацией.

Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых государственными и негосударственными организациями в процессе их деятельности, а также частными лицами, обязанными создавать и использовать документы.

Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является работа с документами в различных отраслях экономики, он может применяться и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документацией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными документами в архивных учреждениях, несмотря на то, что в некоторых странах понятие «управление документацией» включает и управление архивами.

Управление документацией в международном стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

Терминология стандарта ИСО 15489 основана на терминах, регламентированных стандартом ИСО 5127 «Документация и информация. Словарь терминов», используемых при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами. В стандарте ИСО 15489 термин «документация» определяется как информация, создаваемая, получаемая и сохраняемая в качестве свидетельства, обеспечивающая юридические взаимоотношения или деловую сделку. Термин «управление документацией» понимается как одна из функций управления, обеспечивающая эффективный и систематический контроль создания, получения, хранения, использования и размещения документов, в том числе процессов сбора и хранения в документной форме свидетельств и информации о деловой деятельности и сделках.

Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в данном случае, понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и другие.

стандарт MoReq Европейского Союза

Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.

Требования стандарта MoReq к системам ЭДО существенно шире, чем у стандарта DoD 5015.2. В MoReq однозначно проводится различие между основными типами систем управления документами: информационными системами (EDMS, electronic document management system) и системами ЭДО (ERMS, electronic record management system).

Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем ЭДО заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность ЭД. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).

Стандарт MoReq содержит основные требования к:

- самой СЭД;

- классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);

- средствам обеспечения безопасности документов;

- хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;

- вводу документов в систему;

- идентификаторам объектов;

- поиску, извлечению и выводу документов;

- метаданным и эталонной модели.

В требованиях MoReq также рассмотрены:

- автоматическая защита аутентичности документа;

- экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;

- организация долговременного хранения ЭД;

- важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).

Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:

- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;

- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;

- управление тематическими делами, организация Workflow;

- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;

- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.

Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:

- расширенные средства поиска;

- организация хранения документов;

- распределенные СЭД и режимы работы с ними;

- работа с тематическими делами и др.

Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта.

электронные архивы

Основными стандартами ISO по работе с электронными архивами являются ISO 14721:2003 «Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model» (модель OAIS) и ISO 15836:2003 «Information and documentation - The Dublin Core metadata element set» (Дублинское ядро набора элементов метаданных)

базовые международные ТНПА по управлению безопасностью информации в организациях

стандарт ISO/IEC 17799:2005

Стандарт ISO/IEC 17799:2005 «Информационные технологии и безопасность. Правила управления информационной безопасностью» разработан на базе британского стандарта BS 17799. В РФ он действует как ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации». Стандарт устанавливает общие правила организации, реализации или сопровождения информационной безопасности в организациях (схемы классифицирования данных, методы доступа, стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности, градации ответственностей работников и др.).

Стандарт предназначен для обеспечения общего базиса при разработке стандартов безопасности и реализации (сопровождения) эффективного управления безопасностью в организации и ее подразделениях (в частности, в их архивах), а также для обеспечения необходимой степени конфиденциальности при контактах между организациями.

Стандарт учитывает:

- существенное возрастание роли электронной коммерции во всем мире;

- общее усиление требований к безопасности информации;

- широкое распространение проектов «электронных правительств», защиты персональных данных и защиты интеллектуальной собственности.

Поэтому, в качестве базовых принципов, полная реализация которых должна гарантировать существенную прочность базы обеспечения безопасности информации в организациях, стандартом приняты:

1) защита данных и документов организации, а также обеспечение конфиденциальности персональных данных;

2) защита прав интеллектуальной собственности.

ISO/IEC 17799:2005 является фундаментом всей системы управления организацией, сводом правил «хорошей практики ведения дела». В руководство по применению стандарта включены рекомендации по выработке кадровой политики и юридических требований, системы обеспечения непрерывности производственного процесса, политик безопасности. Стандарт применяется в качестве критериев оценки механизмов безопасности организационного уровня, в том числе административные, процедурные и физические меры защиты. В нем выработаны:

- схемы классификации данных, документов и информационных материалов;

- методы доступа к ним;

- стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности;

- градации ответственностей работников организации.

В ISO/IEC 17799:2005 заложены нормы, согласно которым организации должны обеспечивать безопасность при управлении документацией, основываясь на положениях ISO 15489, который отныне будет применяться в сертификации по международным стандартам безопасности информации.

стандарт ISO/IEC 15408-99 («Общие критерии»)

В начале 1990-х гг ISO начала вырабатывать для общего использования стандарты по критериям оценки безопасности информационных технологий - Common Criteria for Information Technology Security Evaluation. В июне 1999 г был утвержден стандарт ISO/IEC 15408-99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1: Введение и общая модель. Часть 2: Функциональные требования безопасности. Часть 3: Гарантийные требования безопасности» («Общие критерии»), который устанавливает критерии оценки механизмов информационной безопасности на программном и аппаратном уровнях.

ISO/IEC 15408-99 направлен на защиту информации от потери возможности ее использования, модификации или несанкционированного раскрытия. Критериями защиты являются обеспечение:

1) доступности (готовности), то есть информация и средства ее автоматизированной обработки, при возникновении в них надобности, обязаны быть доступны (готовы к функционированию);

2) целостности, то есть информация должна быть достоверно защищенной от несанкционированного изменения содержания (уничтожения);

3) конфиденциальности, то есть определенная информация может быть доступна только тому кругу лиц, для которого она предназначается согласно нормативных актов, действующих в организации.

Применение методологии стандарта позволяет выработать в организациях основу критериев для разработки системы оценки защитных свойств систем автоматизации.

На основе стандарта ISO/IEC 15408-99 разрабатываются серии 34.101 в области методов и средств безопасности информационных технологий.

стандарты ISO серии 27000 по управлению безопасностью информации

Cтандарт ISO 27001 «Требования к системе управления безопасностью» заменяет стандарт BS7799. Cтандарт ISO/IEC 17799 является «сводом деловой практики» и регулирует отдельные меры по обеспечению безопасности информации.

Cтандарт BS7799 регулирует требования к системе управления информационной безопасностью, описывая систему управления информационной безопасностью, в которой возможно выбирать и применять отдельные локальные меры, описанные в стандарте ISO/IEC 17799. Стандарт BS7799 входит в состав сертификационных стандартов по информационной безопасности.

По сравнению со стандартом BS7799, в ISO 27001 внесен ряд изменений в сторону углубления гармонизации подходов с другими стандартами менеджмента ISO 9001 и более полного применения известной модели PDCA («Plan-Do-Check-Act» = «Планирование - Выполнение - Проверка - Исправление»). ISO 27001 - первый в серии 27000. ISO 17799 в настоящее время перерабатывается в ISO 27002. Разрабатывается стандарт ISO 27004 по метрике и оценке безопасности. Международная сертификация в области безопасности информации будет происходить по требованиям стандартов этой серии. В отчете «Аутентичность электронных документов» для ЮНЕСКО и Международного совета архивов (январь 2004 г.), отмечено, что «...обеспечение стандартов качества делопроизводства важно для максимально возможной защиты аутентичности электронных документов. Внедрение стандартов и сводов хорошей деловой практики должно идти рука об руку с законодательством».

Но при этом у нас фактически отсутствует:

1) единая государственная техническая политика для используемых АС ДОУ. Наличие единых национальных требований к АСДОУ заставит разработчиков программных средств делать свои системы релевантными отечественному делопроизводству, соответствующими определенным минимальным требованиям и реально взаимодействующими друг с другом;

2) официально признаваемые ТНПА для обработки ЭД, обеспечивающие признание их юридической силы судебными инстанциями и органами государственной власти и управления;

3) единообразные методики экспертизы ценности ЭД, передачи на архивное хранение, уничтожения, работы с конфиденциальными (секретными) ЭД и др.

Вывод к 1 главе

На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Современный документооборот учреждения следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости учреждения, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

2. Анализ документооборота ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

2.1 Общая характеристика ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

Наименование заказчика

Государственное казенное учреждение Московской области 'Дирекция единого заказчика Министерства социальной защиты населения Московской области'

Краткое наименование

ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Минсоцзащиты МО'

Адрес

Российская Федерация, 143441, Московская обл, Красногорский р-н, Путилково п/о, МКАД 69 км, стр.17, -

ИНН/КПП

5041020083 / 502401001

Процедура управления федеральной собственностью в России постепенно приобретает системный характер, во многом благодаря тому, что ГКУ МО стремится к комплексному решению задач, связанных с совершенствованием механизмов управления основными объектами федерального имущества: федеральными государственными унитарными организациями; акционерными обществами, акции которых находится в федеральной собственности; земельными участками, находящимися в федеральной собственности; объектами имущества, составляющего государственную казну Российской Федерации.

Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.

Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом. Преимуществом линейно-функциональной структуры является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Структура управления ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Структура управления ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Недостатки данной системы управления усугубляются на практике за счет: превышения норм управляемости у руководителей и их заместителей, а также формированием нерациональных информационных потоков.

Руководителю данного учреждения, на прямую подчинены руководители всех отделов. Некоторые виды отделов и основные функции представлены в таблице приложения 1.

В соответствии со штатным расписанием Дирекция единого заказчика МО должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Министерства социального развития МО от 22.03.2011 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Дирекция единого заказчика МО 93 человека. Из числа сотрудников с высшим образованием - 85 человек, средним профессиональным - 13.

Рис. 6. Уровень образования в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Все руководство Дирекция единого заказчика МО и руководители структурных подразделений имеют профильное высшее образование. Почти половина сотрудников (49%) имеют юридическое образование, 36% -экономическое.

В 2015 году присвоены классные чины 46 сотрудникам, проведен один конкурс на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы с участием 46 человек. 15 человек из Дирекции единого заказчика МО в отчетном периоде прошли курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки, 5 человек продолжают обучение в ВУЗах.

Число уволенных сотрудников в 2015 году составило 24 человека (все по инициативе сотрудника), принятых - 24 человека. Текучесть кадров составила 29,3% в основном из-за неконкурентной ставки оплаты труда.

Формирование доходов федерального бюджета происходит от управления государственной собственностью, приватизации и продажи государственного имущества

Во исполнение планового задания, утвержденного Приказом Министерства социального развития МО от 06.06.2015 №184 Территориальным управлением проводилась работа по поступлению в бюджет средств от:

1. Реализации земельных участков.

В 2015г. территориальным управлением было заключено 11 договоров по выкупу земельных участков, под объектами недвижимости, расположенными на территории Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о на сумму 319,75 млн. рублей, что в 2,5 раза больше чем в 2014г. и выше планового задания. Перевыполнение заданного плана связано с тем, что в 2015г. поступили ранее не запланированные заявления на выкуп земельных участков.

2. Аренды федерального имущества.

По состоянию на 01.01.2016г. территориальным управлением заключено 414 договоров аренды федеральных земельных участков, по которым, поступления в федеральный бюджет составили 148,18 млн. рублей при плановом задании 140 млн. рублей. Доходы по данному показателю в 2015г. превысили полученный результат за 2014г. на 20%.

Прочие доходы от сдачи в аренду имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов государственной власти и созданных ими учреждений составили 6,03 млн. рублей. В 2015г. действовало всего 12 договоров аренды федерального имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов исполнительной власти, 2 из которых на данный момент расторгнуты. При этом плановое задание на 2015г. было установлено 50 млн. рублей. В письмах от 01.04.2015 №1755-11 и от 08.07.2015 №4208-11 направлялись предложения о корректировке планового задания.

Администрируемые ГКУ МО доходы в 2015г. от сдачи в аренду имущества, находящегося в федеральной собственности и переданного в оперативное управление составили 805,69 млн. рублей (см. рис.7).

Рис. 7. Структура доходов от сдачи в аренду федерального имущества, переданного в оперативное управление государственным учреждениям и организациям, 2015г., в %

Далее рассмотрим основные показатели ГКУ МО по выполняемым учреждением функциям:

Учет и ведение реестра федерального имущества

Количество объектов федерального имущества учтенных в реестре федерального имущества, ведение которого осуществляет ТУ ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»:

Рис. 7. Объектов, принадлежащих на соответствующем вечном праве правообладателям:

Рис.8. Объектов государственной казны Российской Федерации

Всего за 2015 год было внесено в реестр федерального имущества объектов по п.п.3.3.1. - 17501, по п.п.3.3.2. -784.

Деятельность по передаче в аренду федерального имущества и в безвозмездное пользование

ГКУ МО заключено 446 договоров аренды имущества (действующие), являющегося казной РФ (включая земельные участки);120 договоров безвозмездного пользования; 15 инвестиционных договоров, по 5 из которых строительство завершено. В 2015 году заключено 415 договора аренды, из которых 4 договора в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 24 договора в отношении земельных участков; 387 договора аренды, закрепленные на праве оперативного управления за ФГУ. Кроме того, заключено 9 договоров безвозмездного пользования, из которых 7 договоров в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 2 договора в отношении земельных участков.

Общая сумма задолженности (без штрафов и пеней) по договорам аренды федерального имущества, являющегося казной РФ (в том числе з/у) и имущества переданного в оперативное управление федеральным органам исполнительной власти по состоянию на 01.01.2016г. составляет 148,4 млн. рублей.

Рис. 9. Общая сумма задолженности по должникам

В порядке претензионной работы по взысканию задолженностей по договорам аренды в 2015г. были выставлены 81 претензия на сумму 299,36 млн. рублей. При этом, задолженность по арендной плате в 2015г. значительно сократилась, т.к.по состоянию сна 01.01.2015г задолженность составляла 233,66 млн. рублей.

Контроль за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества

В рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015 г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок; на 2016 г. запланировано 569 проверок (основное количество - жилищный фонд, подлежащий передаче в собственность Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о).

При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.

Перераспределение федерального имущества

ГКУ МО совместно с исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и муниципальными органами осуществлялась работа по разграничению государственной собственности, а именно: по подготовке документов и передаче (по поручениям ФАУГИ) имущества, необходимого для осуществления полномочий органов государственной власти Российской Федерации. По итогам работы в 2015г. передано из федеральной собственности в муниципальную собственность и в собственность субъектов Российской Федерации 121 объект; из муниципальной собственности и из собственности субъектов РФ в федеральную собственность - 108 объектов имущества.

Размещение федеральных структур

В рамках реализации постановления Правительства РФ от 05.01.1998 №3 «О порядке закрепления и использования находящихся в федеральной собственности административных зданий, строений и нежилых помещений» Территориальным управлением осуществляется закрепление находящихся в федеральной собственности административных зданий, сооружений и нежилых помещений на праве оперативного управлении либо закрепление их на праве хозяйственного ведения за федеральными организациями.

В настоящее время за федеральными органами исполнительной власти, государственными учреждениями Российской Федерации (далее Федеральными организациями) закреплено на праве оперативного управления 16651 зданий и сооружений общей площадью 33700792,9 кв. м,7696 помещений (в том числе жилых) площадью 2162322,0 кв.м.

По договорам безвозмездного пользования используется 45024,11 кв.м.

В Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о имеется сложившийся дефицит объектов недвижимости, являющихся федеральной собственностью, пригодных для размещения Федеральных организаций.

Проблема обеспечения Федеральных организаций необходимым недвижимым имуществом и эффективного его использования решается по нескольким направлениям:

1. перераспределение имущества между Федеральными организациями;

2. закрепление на праве оперативного управления объектов отнесенных при разграничении государственной собственности на памятники федерального значения в соответствии с распоряжениями Правительства РФ № 2057-р от 31.12.2008, № 680-р от 19.05.2009 и № 651-р от 06.05.2008 к собственности РФ. Так, за Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московский государственный университет» закреплен 1 объект недвижимого имущества площадью 10524,9 кв.м., за ФГУП «Дирекция по инвестиционной деятельности» - 4 объекта площадью 2748,6 кв.м, за ФГУП «Электронные торги и безопасность» - 2 объекта площадью 2877,4 кв.м, а также проводились закрепления на праве оперативного управления объектов, используемых ранее по договорам безвозмездного пользования с Комитетом по управлению городским имуществом Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Так, например, за Ленинградским областным судом были закреплены помещения площадью 3306,7 кв.м.

3. передача в собственность РФ из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о зданий и помещений, занимаемых Федеральными организациями по договорам аренды и безвозмездного пользования в соответствии с п.11 ст.154Федерального закона от 22.08.2004 №122-ФЗ с одновременным закреплением на праве оперативного управления за ними. По объектам, переданным из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в федеральную собственность, в 2015 году было издано 19 распоряжений о закреплении на вещных правах за федеральными организациями 33 объекта недвижимого имущества площадью 48744,2 кв. метра, в том числе на праве оперативного управления за федеральными органами исполнительной власти - 16 объектов и нежилых помещений, за федеральными учреждениями 10 объектов и на праве хозяйственного ведения за федеральными государственными унитарными предприятиями- 3 объекта.

Всего за 2015 год было издано 43 распоряжения о закреплении за федеральными органами исполнительной власти, государственными федеральными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями объектов недвижимости и нежилых помещений общей площадью 230 184,76кв. м, в том числе за федеральными органами исполнительной власти и их территориальными управлениями - объектов и нежилых помещений площадью 21 здания общей площадью 43051,5 кв.м., за федеральными государственными учреждениями - 32 здания площадью 46410,2 кв. ми за федеральными государственными унитарными предприятиями - 28 зданий площадью 48500,6кв.м;

- предоставление в безвозмездное пользование Федеральным организациям в дополнение к занимаемым, свободных помещений из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (для размещения территориальных органов Следственного комитета Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и иных федеральных органов государственной власти) при условии передачи в собственность Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о из федеральной собственности равнозначных объектов, необходимых для осуществления полномочий Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о;

С целью обеспечения Федеральных организаций необходимой площадью обобщены и проанализированы сведения о помещениях находящихся в собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, занятых Федеральными организациями, по состоянию на 01.05.2015 для осуществления дальнейшей работы по передаче их в собственность РФ.

В реестре учета договоров аренды федерального имущества по состоянию на 30.12.2015 года имеется 34 договора аренды. На основании проведенного анализа договоров аренды федерального недвижимого имущества, расположенного в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о установлено, что объектов недвижимости для их последующего предоставления федеральным организациям не имеется, за исключением помещения площадью 384.8 кв.м., расположенного в здании по адресу: Санкт-Петербург, ул. Циолковского, д.11, литера А (далее - Объект), в отношении которого от арендатора поступил отказ от пользования. В настоящее время указанный Объект предложен всем федеральным организациям, испытывающим потребность в размещении, однако согласия о закреплении Объекта, от отраслевых министерств, не поступало.

Деятельность в области рассмотрения отчетов об оценке

На протяжении всего отчетного периода в Дирекция единого заказчика МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о поступило 855 отчетов об оценке. Из них на 01.01.2016 рассмотрено 816 отчетов, по которым было выдано 489 положительных и 327 отрицательных мотивированных мнений.

Защита имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом

Количество судебных дел с участием ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» за период 2014-2015 г.г. составило -681, в том числе:

1. В качестве истца - 103, в том числе: количество исков удовлетворено - 63; отказано в исках - 40;

2. В качестве ответчика - 118, в том числе: количество исков удовлетворено -39; отказано в исках - 79;

3. В качестве третьего лица - 454.

При осуществлении действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации Дирекция единого заказчика МО руководствуется приказом ГКУ МО от 30.09.2009 № 281.

Исполнение расходных обязательств

В 2015 году по целевой статье 0011500 «Территориальные органы» было освоено 42321,35 тыс. рублей. Из них на приобретение основных средств 1838,21 тыс. руб., на затраты по выполнению функций государственными органами (заработная плата, связь, командировочные, обучение, аренда, расходные материалы и пр.) - 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900100 «Содержание и обслуживание казны РФ» в отчетном периоде было освоено 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900200 «Оценка недвижимости, признание прав и регулирование отношений по государственной и муниципальной собственности» освоено 4000,00 тыс. рублей.

По целевой статье «Мероприятия по землеустройству и землепользованию» освоено 2354,19 тыс. рублей.

По целевой статье «Государственный заказ на профессиональную переподготовку и повышение квалификации государственных служащих» освоено 95,76 тыс. рублей.

В результате освоение бюджетных средств по итогам года составило 55969,06 тыс. рублей, соответственно процент освоения - 99,5%.

2.2 Анализ системы документооборота в ГКУ МО 'Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО'

Для Дирекции единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих в организации - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность организации.

Организацию документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о регламентирует «Инструкция по ведению делопроизводства в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о», которая является нормативным документом и распространяется на всех его сотрудников. Вновь принятые работники наряду с ознакомлением с установленными в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Правилами внутреннего трудового распорядка знакомятся с Инструкцией.

Инструкция по делопроизводству построена на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отображает специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации.

Также приказом ГКУ МО № 99 от 12 мая 2015 года утвержден временный регламент, определяющий порядок использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства ГКУ МО и его территориальных органов, где в срок до 15 ноября 2016 года ГКУ МО планирует разработать и утвердить локальный регламент безбумажного документооборота и внедрение автоматизированной системы для ведения безбумажного документооборота.

Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории. В частности, документы подразделяются на следующие группы:

1. Входящие документы поступают в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц.

2. Исходящие документы направляются из Дирекции единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).

3. Внутренние документы издаются в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о исключительно для внутреннего пользования (приказы, протоколы, и т.д.).

По прохождению производственной практики в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о автором данной работы был сделан расчет по объему документооборота (входящих, исходящих и внутренних документов) за 2015г. Количественное соотношение между данными по документообороту показано в таблице 4.

Таблица 4. Показатели документооборота ГКУ МО в 2015г Составлено автором по данным с официального сайта Территориального управления ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/.

Показатель	Значение
Всего входящих документов, зарегистрированных	18182
в т.ч.:
- из Минэкономразвития России	3827
- из Правительства Российской Федерации	1381
- из министерств, ведомств, организаций	7485
- обращений граждан	1311
в т.ч. по электронной почте	2178
Исполнено запросов о выдаче архивных документов	1030
в т.ч.:
- запросов организаций	583
- запросов от структурных подразделений ГКУ МО	405
- по обращениям граждан	42
Исходящие письма	40978
Приказы	411
Распоряжения	1443
Передаточные распоряжения	395
Протоколы	203
Договоры	918

В 2015г. общий документооборот в ТУ ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о составил 63 560 документов

Общее число контрольных документов, находившихся на исполнении в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015 году, составило 9 863 документов.

Коэффициент исполнительской дисциплины ГКУ МО за период с 1 января 2015г. по 31 декабря 2015г. составил в срок - 75 %, всего - 98 %.

В ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:

- порядок регистрации, обработки и хранения документов;

- порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;

- порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;

- описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о

- порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;

- меры противопожарной безопасности.

Для регистрации документов в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о используются следующие виды журналов: журнал учета входящих документов, журнал отправленных (исходящих) документов.

Каждый документ, связанный с осуществлением деятельности Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, адресованный руководству и сотрудникам учреждения, и полученный из внешних источников, т.е. входящая корреспонденция: обращения, жалобы, запросы и т.д.

Все эти документы подлежат обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале учета входящих документов.

Все поступившие в исполнительные органы обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации на обращениях ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

При вскрытии конвертов с документами из других организаций секретарь проверяет правильность доставки, соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие удостоверяющих реквизитов (индекса документа, подписи, печати) Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». - 2012. - №1. - С. 7.. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. д. об этом сообщается отправителю или присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества, почтового адреса отправителя, даты и подписи распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения, например: N 15.5-20 от 11.10.2016, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

11.10..2016 - дата регистрации. Официальный сайт журнала Секретарское дело. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.sekretarskoe-delo.ru/

Анонимные обращения, полученные, в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, где указываются порядковый входящий номер и дата. Официальный сайт журнала Секретарь-референт . [Электронный ресурс ]. - Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа, либо если адрес отправителя указан только на конверте.

Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.

Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции исполнительных органов, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом авторов обращений.

В случае если на обращении поставлен штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ», обращение при ответе подлежит возврату.

Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения

Журнал исходящих документов предназначен для накопления сведений об отправленных документах Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о и включает такие реквизиты как номер документа, дата отправки, операция, документ, клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ), примечание.

Делопроизводитель перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

- наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адресования;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.

Ответ на запрос содержит:

- информацию, откуда поступил запрос или по чьему поручению оно рассмотрено, например:

- письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д., письмо рассмотрено по поручению Губернатора Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о;

- информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме содержится несколько вопросов;

- информацию о результатах проверки всех перечисленных в документе фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

- аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в документе вопросов.

На бланках ответов на письмо ставятся дата отправки и регистрационный номер документа. Исходящим номером документа на письмо является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются в подразделение, осуществляющее отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии. [Электронный ресурс ]. - Режим доступа:http:www.delo-press.ru

Ответ на запрос, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

Отметим, что в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся вручную.

Основой работы с корреспонденцией являются регистрационно-контрольные карточки документов, формируемые в момент регистрации документа и хранящиеся в электронном виде в компьютере секретаря. В этих карточках отражается весь ход обработки документа, вплоть до его исполнения.

1. Внутренняя документация Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (отчеты, нормативные документы и т.д.) проходят непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря.

На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.

В настоящее время на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о используются при оформлении документов 24 реквизита Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»..

Документы, подготавливаемые в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости, утверждения и приложения печати) подлежат согласованию со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и получение согласия на его издание.

Согласование может проводиться как внутри ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне - с подчиненными и неподчиненными (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Так, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым управлением. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о часто применяется и так называемая виза ознакомления. Она проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - С.112.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, его подписывающее (утверждающее). Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Прохождение внутренних документов в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Письменные запросы регистрируются делопроизводителем в специальном журнале, который имеет следующие реквизиты:

- номер по порядку с января нового года;

- дата регистрации;

- краткое содержание документа;

- количество листов и экземпляров;

- исполнитель;

- отметка об ознакомлении сотрудников.

Согласно Инструкции по делопроизводству в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки:

1. письма обращения организаций, предприятий - 10 рабочих дней;

2. письма претензионного характера - один месяц;

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Порядок формирования, хранения и оформления дел на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируется и хранится в организационном отделе и делопроизводства, данный отдел централизованно формирует и хранит дела.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет начальник организационного отдела и делопроизводства и начальник кадровой службы (в пределах своей компетенции).

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

После окончания обработки документы с отметкой об исполнении помещаются в архив Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Доступ к архиву ограничен, а помещение, в котором хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Право доступа к документам архива имеют: начальник Дирекция единого заказчика МО и работники данной службы организации. Порядок доступа к документам архива других сотрудников Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о определяется руководителем управления. Документы на вынос из помещения архива выдаются сотрудникам под роспись в «Журнале выдачи документов», вынос документов архива за пределы помещения отдела Управления запрещен.

Научно-справочный аппарат (НСА) к документам как структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документальной информации в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о отсутствует, что может расцениваться нами как недостаток в организации работы документационного обеспечения организации.

Особое внимание в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о уделяется информационному обеспечению деятельности в рамках проведения единой информационной политики. Для этого используются следующие автоматизированные системы Официальный сайт ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://clearspending.ru/customer/08482000011/:

1. автоматизированная система учета федерального имущества (АСУФИ). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата ГКУ МО, 83 территориальных управления и юридические лица - правообладатели имущества (более 46 000). АСУФИ предназначена для автоматизации процедур учета федерального имущества, принадлежащего правообладателям на вещном праве или казне Российской Федерации. Проект позволил повысить эффективность работы по формированию Реестра федерального имущества в соответствии с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 г. № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества».

2. Информационная система автоматизации отраслевых структурных подразделений ГКУ МО (ИС ОСП). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники управлений ГКУ МО и территориальных управлений ГКУ МО. ИС ОСП предназначена для автоматизации процедур учета, контроля и эффективного управления имуществом РФ на основе анализа полных, точных и своевременных данных, а также автоматизации документооборота в части взаимодействия с АО, ФГУП, ФГУ, ООО и федеральными органами исполнительной власти.

3. Автоматизированная система учета и анализа данных периодической отчетности территориальных управлений ГКУ МО (АСУиАО). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и территориальных управлений ГКУ МО. АСУиАО предназначена для автоматизации учета и анализа отчетной информации территориальных управлений ГКУ МО в объеме сведений, предусмотренных приказами ГКУ МО от 04.07.2006 г. №160 и от 29.12.2007г. № 245, а также расчет показателей эффективности деятельности территориальных управлений ГКУ МО. АСУиАО позволила повысить эффективность работы по учету, обработке и анализу сведений о результативности деятельности территориальных управлений ГКУ МО.

4. Информационная система управления федеральным земельным фондом (ИС «Земля»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за управление и распоряжение федеральным земельным фондом.

5. Автоматизированная система приватизации федерального имущества (АС «Приватизация»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за вопросы, связанные с приватизацией федерального имущества.

6. Типовая автоматизированная система Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом (АС «Территориальное управления»).

7. АС «Дирекция единого заказчика МО» состоит из следующих информационных систем:

8. Управление арендной деятельностью (ИС «ТУ Аренда»);

9. Корпоративное управление (ИС «ТУ Корпоративное управление»);

10. Управление федеральным земельным фондом (ИС «ТУ Земля»).

Как видно и представленных информационных систем нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

Также в ходе прохождения преддипломной практики было установлено, что для улучшения качества исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и оптимизации документооборота необходимо рассматривать также следующие вопросы:

В области приема и учета входящей корреспонденции и отправки исходящей корреспонденции осуществлять учет входящих документов с прикреплением файлов к контрольно-регистрационным карточкам, вести информационно-справочную работу по входящей и исходящей корреспонденции с использование автоматизированных систем.

В области методологического обеспечения делопроизводства и архива осуществлять комплектование архива ГКУ МО законченными делопроизводством документами, вести учет, обеспечение сохранности и использования документов, хранящихся в архиве.

В области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок, подготовки предложения по повышению исполнительской дисциплины, подготовки справок по упреждающему контролю, сбора информации о ходе исполнения поручений, проведения совещаний по вопросам исполнительской дисциплины. Особое внимание уделять работе с обращениями граждан.

Вывод к главе 2

На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом и является территориальным органом федерального органа исполнительной власти ГКУ МО, а также осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, выполняет и другие функциональные обязанности, прописанные в данной главе.

Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию электронного документооборота

3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о

На основании проведенного во второй главе анализа по организации документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о было установлено, что в учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения. В связи с этим автором предложено внедрить наиболее развитую функциональную систему «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию. Основные преимущества:

1. Преимущества для должностных лиц (исполнителей)

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе.

2. Преимущества для служб документационного обеспечения.

Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения. СЭД «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.

Работникам ДОУ СЭД дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов.

«ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

Основные функции данной программы:

3. Канцелярия - регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

4. Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту). Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru

5. Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

6. Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;

7. Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

8. Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.

9. Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

10. Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

11. Оповещения и уведомления - рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.

12. Сканирование, в том числе поточное - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

13. Создание отчетов - подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

14. Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

15. Электронная подпись (ЭП) - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

16. Юридически значимый документооборот предприятия - решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

17. Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.

18. Интеграция - описанная структура системы; наличие API.

Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Готовность к работе в Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44 Данное преимущество достаточно важно для Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о.

Так как в соответствии с Федеральным законом 210-ФЗ от 27 июля 2014 года гражданин может обратиться за государственной услугой через портал государственных услуг (ЕПГУ) или через многофункциональный центр (МФЦ). При этом он должен представить документы, которые определены законодательно. Все остальные сведения ответственный орган власти собирает самостоятельно. Инструментом для сбора необходимой информации, а также для приёма обращений и для информирования заявителя являются подсистемы оказания государственных услуг в совокупности с системами электронного документооборота (СЭД).

Внедрение подсистем оказания государственных услуг вместе с использованием систем электронного документооборота позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Таким образом, использование системы «ДЕЛО» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ДЕЛО» интегрирует с популярными офисными программами, что делает переход на безбумажный документооборот более удобным и безболезненным.

3.2 Оценка эффективности реализации проекта

Оценка экономической эффективности проекта является ключевой при принятии решений о целесообразности инвестирования в него средств. По крайней мере, такое предположение кажется правильным с точки зрения, как здравого смысла, так и с точки зрения общих принципов экономики. Несмотря на это, оценка эффективности вложений в информационные технологии зачастую происходит либо на уровне интуиции, либо вообще не производится.

В данном параграфе автором данного проекта произведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы управления для перехода на безбумажный документооборот «ДЕЛО».

В начале определим ожидаемый срок е длительности работ на этапе проектирования сведены в табл. 5.

Таблица 5. Ожидаемая длительность работ на этапе проектирования программы

Наименование работ	Длительность работ (дней)
	Минимум (Топт)	Максимум (Тпес)	Ожидаемая
1. Разработка технического задания	9	10	9,5
2. Анализ технического задания и сбор данных	6,5	8	7
3. Набор программы на ПЭВМ *	9	10	9,5
4. Отладка программы на ПЭВМ *	2,5	4	3
5. Проведение экспериментов *	0,5	1	1

Примечание: звездочкой помечены работы, производимые с помощью ЭВМ. В результате расчета на разработку программы было затрачено 30 дней, из них с использованием ЭВМ - 13,5 дней. Учитывая, что число часов работы в день равно 8, на разработку программы было затрачено 240 часов, из них 108 часов - время работы на ЭВМ. Далее приведем данные для расчета себестоимости АИС сведем в таблицу 6.

Таблица 6. Данные для расчета себестоимости АИС

Показатель	Ед.изм.	Значения
Трудоемкость создания программы	час	240
Трудоемкость работ на ПЭВМ	час	108
Месячная заработная плата техника-программиста	руб	15000
Потребляемая энергия	квт/ч	0,4
Годовая норма амортизации	%	20
Стоимость оборудования	руб	25000
Годовой фонд рабочего времени оборудования за вычетом простоев в ремонте	час	1860

Данные об обслуживающем персонале приведены в таблице 7.

Таблица 7. Обслуживающий персонал

Категории работающих (обслуживающий персонал)	Количество работающих, чел.	Заработная плата одного специалиста в месяц, руб.	Годовая зарплата, руб.
Инженер по обслуживанию ПЭВМ	1	8000	96000
Итого: основная заработная плата обслуживающего персонала за год (Зпгод)			96000

Стоимость 1 часа работы программиста, рассчитанная по формуле, составляет:

Основная заработная плата программиста за время разработки программы рассчитывается по формуле:

Дополнительная заработная плата составляет 12% от Зо:

Отчисления на социальное страхование составляют 26% от суммы ЗоиЗдоп:

Таким образом, заработная плата разработчика с учетом дополнительной заработной платы и отчислений на социальное страхование составляет:

Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле

и составляет: (1)

Норма амортизации рассчитывается по формуле:

Сумма амортизации, рассчитанная по формуле, составляет:

Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле и составляет:

Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле и составляет:

Дополнительная заработная плата составляет:

Отчисления на социальное страхование составляют:

Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала за время создания программы, рассчитывается по формуле и составляет:

Расходы на эксплуатацию оборудования вычисляются по формуле

(2)

и составляют:

Накладные расходы составляют 50% от Зо:

По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет:

Расчет суммарной экономии затрат

Суммарная экономия для разработанной системы может быть рассчитана по формуле

, (3)

где ЭС - суммарная экономия, руб.; ЭЗП - экономия заработной платы, руб.; ЭМР - экономия материалов, руб. В таблице 5. приведены для сравнения продолжительности работ, решаемых вручную и на ЭВМ.

Таблица 8 Нормы времени выполнения работ

Показатель	Условное обозначение	Единица измерения	Базовый вариант	Новый вариант
Годовая трудоемкость операции по вводу и корректировке данных	tвв	человеко-час	160	32
Годовая трудоемкость операции по поиску и обработке данных	t поиск	человеко-час	400	120
Годовая трудоемкость операции по оформлению и выводу данных	t оф	человеко-час	180	24
Итого			740	176

Экономия на заработной плате рассчитывается по формуле (4).

, (4)

где T - экономия времени, час.; С1ч/и - стоимость 1 часа работы исполнителя, руб. рассчитывается по формуле (5)

(5)

Где ЗПи - заработная плата исполнителя, руб. б - коэффициент, учитывающий социальные выплаты (1,26) Экономия трудоемкости работ рассчитывается по формуле (6).

, (6)

Где Tб - годовая трудоемкость решения задачи базовый вариант, час.; Tн - годовая трудоемкость решения задачи новый вариант, час.;

Экономия на заработной плате (при месячной зарплате начальника отдела кадров 16000 руб.) составит:

Экономия расходуемых материалов представляет экономию бумаги на печатные документы. При стоимости одного листа 0,15 руб, экономия на бумагу для 300 распечатанных документов за год составит (при затратах - десять листов бумаги на один документ) 450 руб. Суммарная экономия для разработанной системы составит:

Результаты проведенных расчетов сведены в таблицу 6.

Таблица 9. Сводная таблица рассчитанных показателей в данном пункте

Наименование показателя	Ед. измерения	Значения
Машинное время, используемое для решения потребителем задач с помощью разработанной программы	час.	176
Экономия рабочего времени	час.	564
Суммарная экономия	руб	65053,63

Расчет капитальных вложений и эксплуатационных расходов

Капитальные вложения систему можно рассчитать по формуле (7).

, (7)

где К - капитальные вложения в систему, руб.; КК - капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена данная программа, руб.; Фд - полезный годовой фонд времени работы этой ЭВМ, за вычетом простоев в ремонте, час/год; ТМВ - машинное время, используемое потребителем для тех задач, которые он решает с помощью системы, машино-час/год (таблица 3.5.); значение ТМВ составляет 176 часов. С - себестоимость разработанной системы составляет 47252,16 руб. Капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена разработанная система, составят 25000 руб. Полезный годовой фонд рабочего времени этой ЭВМ составляет за вычетом простоев в ремонте 1860 ч/год. Капитальные вложения потребителя составят:

Расчет эксплуатационных расходов, связанных с функционированием программы производиться по формуле(5). В таблице 7 приведены данные для расчета эксплуатационных расходов.

Таблица 10. Данные для расчета расходов, связанных с эксплуатацией программы

Наименование	Единицы измерения	Значение
Стоимость одного часа работ на ПЭВМ, С1ч/и	руб.	114,55
Коэффициент, учитывающий дополнительную зарплату, WД		1,1
Коэффициент начислений на заработную плату, WН		1,26
Мощность, потребляемая ЭВМ, Мпр	кВт/ч	0,4
Стоимость электрической энергиии, С1кВт/ч	руб./кв.ч	2,28
Среднее число часов работы системы в году с учетом простоев в ремонте, Фд	час	1860
Трудоемкость работ на ЭВМ, ТМВ	час	176

Заработная плата обслуживающего персонала за время эксплуатации программы, рассчитывается по формуле (8)

, (8)

Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала составляет:

Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле и составляет:

Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле и составляет:

Сумма амортизации в вычислительной техники, рассчитанная по формуле (7), составляет:

Амортизационные отчисления с программы рассчитываются по формуле (20)

, (9)

где АП - амортизационные отчисления с программы, руб.;

TC - срок службы данной программы, TC = 5 лет.

Эксплуатационные расходы составляют

Производиться автоматизирование рабочего места, поэтому дополнительных расходов на содержание зданий и помещений не требуется. Общие расходы с учетом прочих расходов (2% от суммы всех эксплуатационных расходов) составят:

Расчет показателей экономической эффективности и ожидаемого годового экономического эффекта от внедрения разработки

Рассчитаем экономическую эффективность использования программы. Расчет осуществляется по формуле.

, (10)

где ЭФ - фактическая экономия, руб.

Экономия фактическая составит:6505,33

Критерием эффективности создания и внедрения прикладных программных продуктов является ожидаемый годовой экономический эффект, получаемый потребителем программы. Годовой экономический эффекта рассчитывается по формуле (11).

ЭГ=ЭФ-ЕНК (11)

где ЭГ-годовая экономия, руб.

ЕН 0,25 - нормативный коэффициент экономической эффективности

Таким образом ожидаемый годовой экономический эффект равен:

ЭГ=26193,77-0,25*49617,75= 38598,21 руб.

Срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение АИС определяется по формуле (12).

, (12)

где Tок- срок окупаемости изделия, год.

Срок окупаемости составляет:

Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение АИС рассчитывается по формуле (13):

(13)

Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными (Ер = 0,77 Ен = 0,25) и окупятся в течение 2,02 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Сводные технико-экономические показатели внедрения автоматизированной информационной системы приведены в таблице 11.

Таблица 11 Сводные технико-экономические показатели разработки

Показатель	Ед. измерения	Итого:
1. Технические показатели
Среднее время работы системы	час.	176
2. Экономические показатели
Себестоимость системы	руб.	47252,16
Капитальные вложения	руб.	49617,75
Годовые эксплуатационные расходы	руб./год	38859,86
Ожидаемый годовой экономический эффект	руб./год	38598,21
Коэффициент экономической эффективности	-	0,77
Срок окупаемости	год	1,3

Себестоимость разработки программы представляет собой сумму затрат на разработку и расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, используемого при внедрении программного продукта. По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет 47252,16 Экономия трудоемкости работ - 564 дней; Экономия на заработной плате - 64603,63 рублей; Экономия расходуемых материалов - 450 рублей; Суммарная экономия для разработанной системы составит 65053,63 рублей; Капитальные вложения потребителя составят 49617,75 рублей. Эксплуатационные расходы составляют 38859,86 руб./год. Коэффициент экономической эффективности 0,77. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей.

Вывод к главе 3

В качестве основной автоматизированной системы для перехода на безбумажный электронный документооборот была выбрана программа «ДЕЛО», которая на рынке занимает лидирующие позиции, а также работает на рынке государственных муниципальных услуг. Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ДЕЛО», Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Заключение

Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию системы организации делопроизводства в государственной организации позволяют сделать ряд выводов:

В ходе изучения теоретических аспектов по организации делопроизводства, было установлено, что документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.

Документооборот государственного учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса.

Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано.

Во второй главе данного проекта была проанализирована Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО расположенного в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о осуществляет деятельность, связанную с распоряжением недвижимым имуществом, в том числе земельными участками, учетом федерального имущества, защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации, регистрацией права собственности Российской Федерации, экспертизой отчетов об оценке для аренды, продажи или списания имущества. Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в г. Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о также является организатором продаж приватизируемого федерального имущества, и реализации арестованного, конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в доход государства.

В соответствии со штатным расписанием Дирекция единого заказчика МО должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Министерства социального развития от 22.03.2015 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Дирекция единого заказчика МО 93 человека.

Также в данной главе были рассмотрены основные показатели деятельности ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о по выполняемым учреждением функциям, например, в рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества территориальным управлением Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок. При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.

Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

На основании проведенного анализа автором было предложено усовершенствовать организацию документооборота с помощью внедрения современной автоматизированной системы «ДЕЛО». Данная программа в настоящее время занимает лидирующие позиции на рынке современных автоматизированных систем по документационному обеспечению управления.

Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей.

Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации (1993): Основной закон. - М.:Проспект,2015-32с.

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»

4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

5. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008)

6. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060

7. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

8. ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

9. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003

10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.

12. Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. - С.8.

13. Бушуева, Е.В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е.В. Бушуева // Ректор вуза. - 2012. - № 3. - С. 38-44.

14. Быкова обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304с.

15. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. - № - 3. - С. 32.

16. Быкова Т.А., Вялова Л.В., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364с.

17. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 288 с.

18. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. - С. 37.Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное

19. Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. - 408с.

20. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.

21. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов (В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.) под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - 3-е изд., перераб., доп. - М.: Проспект, 2011. - 480 с.

22. Князева Т.Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т.Н. Князева, 'Гильдия Управляющих Документацией', 2010. - 190с.

23. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. - С.10.

24. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - 592с.

25. Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. - № 1. - C. 55-59

26. Кузнецов Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. - № 7. - C. 4-9

27. Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». - 2012. - №1. - С. 7.

28. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344с.

29. Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, - М.: Логос, 2011. - 452 с.

30. Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. - 192 с.

31. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16.

32. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. - 6-е изд., стереотип. - М.: Академия, 2011. - 288с.

33. Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. - 2010. - №1. - С.6.

34. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2010.-209с.

35. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. - 463с.

36. Тихомирова Л.В., Тихомиров М.Ю. Документы в трудовых правоотношениях. М.: Изд-во Тихомирова М.Ю., 2011. - 188с.

37. Управление персоналом в системе государственной гражданской службы: Научно-методическое пособие для работников кадровых служб / Н.И. Архипова, Д.В. Зеленин, И.А. Коссов, Т.В. Кузнецова, М.А. Максимова, О.Л. Седова. - Тверь: Издатель Алексей Ушаков, 2010. - 316с.

38. Хазова О.А. Искусство юридического письма. - М.: Юрайт, 2011. - 181с.

39. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44.

40. Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах ? ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.

Сетевые источники

41. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2015 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/

42. Босс-референт [Электронный ресурс] - Режим доступа : http://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:БОСС-референт

43. Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)

44. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.delo-press.ru/.

45. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.termika.ru/.

46. Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.sekretarskoe-delo.ru/.

47. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. - Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

48. Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами DIRECTUM [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://directum.tanais.ru/

49. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.

50. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru

51. Термика //[Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/

52. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88

Приложения

Функции отделов ГКУ МО Министерство соцполитики в МО

Наименование отдела	Направления деятельности отдела
Отдел приватизации и управления акциями	Приватизация федеральных государственных предприятий и иного федерального имущества; Приватизация находящихся в федеральной собственности земельных участков; Приватизация долевой собственности Российской Федерации в жилом фонде; Приватизация находящихся в Федеральной собственности пакетов акций Акционерных обществ; Управление находящимися в федеральной собственности акциями Открытых Акционерных Обществ.
Начальник отдела материально-технического обеспечения и государственного заказа	Размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, проведение технологических работ для государственных нужд, в том числе для обеспечения нужд ГКУ МО; Решение вопросов материально-технического обеспечения подразделений ГКУ МО для создания необходимых условий жизнедеятельности; Организация хранения и учета материальных ценностей.
Отдел государственных организаций и движимого имущества	анализ эффективности деятельности федеральных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений, иных организаций, участником которых является Российская Федерация, а также процессов, связанных с управлением и распоряжением государственным движимым имуществом; анализ и подготовка решений о реорганизации федеральных государственных унитарных предприятий в форме слияния, присоединения и ликвидации, а также утверждение при реорганизации и ликвидации федеральных унитарных предприятий передаточного акта, разделительного баланса или ликвидационного баланса организации; закрепление находящегося в федеральной собственности движимого имущества на праве хозяйственного ведения и оперативного управления за федеральными унитарными организациями и правомерное прекращение этого права в установленном порядке; закрепление находящегося в федеральной собственности движимого имущества на праве оперативного управления за федеральными государственными учреждениями, произведение в установленном порядке изъятия лишнего, неиспользуемого или используемого не по назначению имущества, закрепленного на праве оперативного управления, в случаях передачи имущества между федеральными органами государственной власти и их территориальными органами, реорганизации или ликвидации указанных учреждений; осуществление полномочий собственника в отношении движимого имущества федеральных государственных предприятий, федеральных государственных учреждений, зарегистрированных в качестве юридического лица на территории поселка. формирование предложений по определению перечня стратегических федеральных государственных унитарных предприятий; контроль за перечислением в федеральный бюджет доходов от реализации движимого имущества, закрепленного на вещных правах за федеральными государственными унитарными организациями и государственными учреждениями, а также части прибыли федеральных государственных унитарных предприятий; предотвращение банкротства организаций, созданных с участием Российской Федерации, а также реализации прав собственника имущества федерального государственного унитарного организации в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)»; подготовка предложений о реорганизации и ликвидации унитарных предприятий, в пределах своей компетенции.
Отдел организации оценки и контроля за использованием имущества	Контроль: осуществление контроля за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества; организация и проведение проверок эффективного использования и обеспечения сохранности федерального имущества; осуществление контроля за финансово-хозяйственной деятельностью федеральных государственных организаций и организаций с долей государственной собственности в уставном капитале, в том числе организация аудита, проведение анализа хозяйственной деятельности. Аудит и финансовый анализ: анализ эффективности деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений, и организаций с долей государственной собственности в уставном капитале; осуществление согласования аудиторских заключений, в том числе, рассмотрение аудиторских заключений о проверке достоверности промежуточного бухгалтерского баланса и инвентаризации имущества и обязательств предприятий, включенных в прогнозный план приватизации. Оценка: организация оценки имущества в целях осуществления имущественных, иных прав и законных интересов Российской Федерации; осуществление экспертизы отчетов об оценке федерального имущества; согласование условий договоров на оценку федерального имущества, подготовка и выдача заданий на оценку; проведение аналитической работы по изучению рынка недвижимости; осуществление в установленном порядке полномочий государственного финансового контрольного органа в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 26.10.2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Отдел учета и ведения реестра государственного имущества	Основные функции отдела перечислены в пунктах 4.9., 4.12., 4.16., подпунктах и) к) пункта 4.8. Положения о Территориальном управлении Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Министерство соцполитики от 23.04.2009 № 111: осуществляет в установленном порядке учет федерального имущества, ведение реестра федерального имущества и выдачу выписок из указанного реестра, обеспечивает передачу данной информации в Министерство соцполитики(пункт 4.9.); выступает от имени Российской Федерации при государственной регистрации: права собственности Российской Федерации на недвижимое имущество, в том числе составляющее государственную казну Российской Федерации, и сделок с ним; права собственности Российской Федерации на земельные участки, которые признаются (возникают) в соответствии с федеральными законами (пункт 4.16.); принимает в установленном порядке имущество, обращенное в собственность Российской Федерации, а также выморочное имущество, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации переходит в порядке наследования в собственность Российской Федерации (пункт 4.12.) по поручениям министерства: осуществляет действия по приобретению в установленном порядке имущества в федеральную собственность и передаче имущества, находящегося в федеральной собственности, в государственную собственность субъектов Российской Федерации и в муниципальную собственность; принимает в федеральную собственность имущество, созданное за счет средств федерального бюджета, в том числе в рамках федеральной адресной инвестиционной программы.
Организационный отдел и делопроизводство	Организация, координация и документационное обеспечение деятельности ГКУ МО в пределах своей компетенции, контроль за подготовкой, регистрацией, хранением и исполнением документов; подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности ГКУ МО и исполнительной дисциплины; внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий; Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства ГКУ МО; осуществление компьютерных (автоматизированных) технологий обработки и хранения контролируемых распорядительных и организационных документов.
Отдел информационно-аналитического обеспечения	Осуществляет информационно-техническое обеспечение деятельности ГКУ МО: определяет техническое задание для установки информационно-вычислительной техники и программного обеспечения; при необходимости привлекает в установленном порядке юридических и физических лиц для решения информационно-технических задач ГКУ МО; обеспечивает техническое обслуживание информационно-вычислительной техники, в том числе привлекает при необходимости специализированные фирмы или специалистов; обеспечивает разработку с участием специализированных фирм программного обеспечения для нужд ГКУ МО, в том числе для оптимизации внутренней отчетности и проводит в установленном порядке работу по его внедрению; осуществляет координацию в области внутреннего информационного обмена структурных подразделений ГКУ МО; осуществляет в пределах компетенции Отдела информационный обмен и взаимодействует в установленном порядке с органами государственной власти и органами местного самоуправления; осуществляет сбор, обобщение, анализ и представление в министерство информации по утвержденным формам отчетности.
Отдел юридический	Обеспечение от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации; правовое обеспечение деятельности ГКУ МО; обеспечивает защиту в судебном порядке имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации, в том числе, по вопросам приватизации, управления и распоряжения федеральным имуществом, а также признания движимого имущества бесхозяйным; обеспечивает защиту имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации как акционера, при обжаловании ненормативных актов, связанных с защитой прав Российской Федерации как акционера, при проведении процедур банкротства; осуществляет подготовку исковых заявлений (заявлений), обеспечивает обжалование судебных актов, представляет интересы Российской Федерации в суде, третейском суде; подготавливает заключения по вопросам правового характера, возникающим в процессе деятельности ГКУ МО; в пределах своей компетенции осуществляет рассмотрение обращений органов государственной власти Российской Федерации; осуществляет иные функции, направленные на защиту интересов Российской Федерации.
Отдел государственной службы и кадров	Подготовка проектов документов, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, освобождением от замещаемой должности и т.п.; ведение трудовых книжек и личных дел гражданских служащих; организация проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, проведение квалификационных экзаменов и аттестации; проведение служебных проверок; и др.