Автоматизация складского учёта с помощью логистического контура MBS Axapta

Работа из раздела: «Маркетинг, реклама и торговля»

/

/

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему:

'Автоматизация складского учета ЗАО “Эдем” с помощью логистического контура MBS Axapta'

Оглавление

• Оглавление
• Введение
• Глава 1. Обзор предметной области и характеристика ЗАО «Эдем»
• 1.1 Логистика. Предметная область
• 1.2 Обзор существующих модулей ИС, включающих логистический контур
• 1.2.1 «Oracle E-Business Suite»
• 1.2.2 «Microsoft Business Solutions Axapta»
• 1.2.3 «BaanERP»
• 1.2.4 «1С: Предприятие 8.0»
• 1.3 Описание ЗАО «Эдем»
• 1.3.1 История развития и структура деятельности
• 1.3.2 Порядок взаимодействия подразделений
• 1.3.3 Механизм работы представительства
• 1.3.4 Изменение организационной структуры
• 1.4 Выбор ERP-решения
• Глава 2. Разработка структурного метода автоматизации логистических бизнес-процессов предприятия
• 2.1 Бизнес-процессы. Классификация
• 2.2. Основные логистические бизнес-процессы предприятия
• 2.2.1 Бизнес-процесс «Закупки»
• 2.2.2 Бизнес-процесс «Управление запасами»
• 2.2.3 Бизнес-процесс «Реализация»
• Глава 3. Пример практической реализации
• 3.1 Практическая реализация на базе Microsoft Axapta
• 3.3.1 Методология внедрения решения на базе Microsoft Axapta
• 3.3.2 Реализация бизнес-процесса «Закупки»
• 3.3.3 Реализация бизнес-процесса «Реализация»
• 3.2 Обеспечение информационной безопасности решения
• 3.3 Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач
• 3.3.1 Расчет единовременных затрат по предлагаемому варианту комплекса задач
• 3.3.2 Расчет эксплуатационных затрат по базовому варианту реализации комплекса задач
• 3.3.3 Расчет эксплуатационных затрат по предлагаемому варианту реализации комплекса задач
• 3.3.4 Показатели экономической эффективности
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение 1. Сравнение ERP-систем по основным характеристикам

Введение

Вторая половина XX в. ознаменовалась крупным технологическим рывком научно-технического прогресса. Появление в середине двадцатого века компьютеров открыло новые возможности обработки информации и управления.

Исторически создание вычислительной техники явилось выдающимся результатам развития электротехники и технических знаний в целом. Постепенно повышалась мощность и возможности программного обеспечения, и компьютеры стали приобретать не только вычислительные, но и другие функции - принимают непосредственное участие в управлении производством.

Термин ERP (Enterprise Resource Planning -- Планирование ресурсов предприятия) является одним из основных понятий производственного менеджмента. Определение попало в широкий обиход из словаря Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Production and Inventory Control Society, APICS). Согласно этому источнику, термин «ERP-система» может употребляться в двух значениях:

§ информационная система планирования ресурсов предприятия, необходимых для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов;

§ в более общем контексте -- методология эффективного планирования и управления ресурсами предприятия, необходимыми для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

Программный пакет, претендующий на статус ERP-системы, рассчитан на автоматизацию основной деятельности предприятия в части производства, снабжения, сбыта и финансов. Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что позволяет заказчику выбирать и внедрять именно те модули, которые действительно необходимы. Модули систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Различные типы компаний и уникальные бизнес-задачи часто с трудом поддаются информатизации в рамках одной системы. Несмотря на это, пытаясь решить все задачи в рамках одной системы, разработчики все более усложняют и расширяют функционал ERP-систем.

Задачей данного дипломного проекта является рассмотрение вопроса эффективной автоматизации логистических функций на производственных предприятиях среднего размера. Кроме того в дипломном проекте представлена оценка экономической эффективности автоматизации логистических бизнес-процессов на рассмотренном предприятии.

Глава 1. Обзор предметной области и характеристика ЗАО «Эдем»

1.1 Логистика. Предметная область

В России имеются множество теоретических изысканий области логистики, но как учебно-методическая дисциплина и вид практической деятельности логистика более развита за рубежом (США, Великобритания, Япония, Германия). Так, в настоящий момент до 30 статей в США приходится на 1 отечественную. По аналогии с западными вузами, в ряде вузов Москвы логистика открывается как учебная специальность. На рынке труда логистика начинает фигурировать в 10-ке наиболее популярных профессий.

Что же такое логистика, или логистическое управление, на чем основан интерес к этой области. Дадим определение логистики.

Логистика - это совокупность различных видов деятельности с целью получения с наименьшими затратами необходимого количества продукции в установленное время и в установленном месте.

Это в первую очередь наука об управлении, где выделяют субъект управления, который принимает решения, организует их выполнение и контроль, подводит итоги (на многих фирмах - это зам. директора по логистике), объект управления (логистическая цепь, т.е. цепь, по которой проходят товарный и информационный поток от поставщика до потребителя-см.рис.1).

Логистическое управление содержит цель, которая отражена в определении. В результате этого управления, объем и глубина объективных закономерностей возрастают, а объем стихийных регуляторов сокращается. Логистическое управление содержит характерные функции: планирование и прогнозирование, учет, анализ, регулирование и проч.

Логистическая цепь

Рис. 1. Логистическая цепь

Логистическое управление направлено на оптимизацию запасов во всех звеньях логистической цепи. Оптимальные уровни запасов обеспечивают максимальные уровни обслуживания при минимальных инвестициях в запасы, минимальных затратах по заказу и транспортировке.

Специфика и новизна логистики заключается в том, что центральное место занимает управление процессами товародвижения и применяется процессно-ориентированный подход. Логистика направляет внимание на товарные запасы и потоках. Это не случайно, ведь для многих фирм материальный запас - это основной актив, основной источник пополнения собственных средств, основная проблема контроля.

Во-вторых, новизна логистики состоит в использовании комплексного подхода к вопросам движения материальных ценностей. При управлении обязательно должны учитываться все взаимосвязанные стороны, все факторы системы. Должны быть учтены интересы различных отделов предприятия: отдела маркетинга, заинтересованного в увеличении доли рынка и высоком уровне запасов, отдела производства, который также выступает за высокий уровень запасов, финансового отдела, экономящего средства, транспортного отдела и отдела снабжения, заинтересованного в большем объеме однократно поставляемых грузов и оптовых скидках на объем, отдела хранения, заинтересованного в сокращении хранимых запасов.

В логистике широко используются компромиссы. Применительно к товародвижению выбираются решения, оказывающие позитивное воздействие на сокращение общих затрат или повышение суммарной прибыли, хотя бы и в ущерб деятельности отдельных подразделений или фирм. Например, зачастую выгодно распределить товар посреднику, платящего меньшую цену, с учетом того, что его регион испытывает дефицит в данном виде товара.

Для решения задач в логистике широко используется математический аппарат: линейное программирование, теория очередей, имитационное моделирование, экспертные оценки, транспортные матрицы, теория управления запасами, сетевые модели, математическая оптимизация, методы прогнозирования спроса. Пример решаемых задач: размещение складских и производственных мощностей, транспортные задачи, задачи оптимального расположения цехов или отделов предприятия, задачи нормирования запасов.

По типу решаемых проблем в логистике выделяют следующие функциональные области: закупочная, производственная, распределительная, транспортная, запасов, складская, информационная логистика.

Для решения задач в логистике важную роль играют условные отражения объектов действительности, с их существенными связями - модели: прогнозирования, статистические, имитационные; сетевые, транспортные, управления запасами, складирования; интегральные.

В настоящее время логистика получает развитие не только благодаря использованию теорий и математических моделей, но и благодаря современным достижениям в технологии передачи информации, транспортировки, и производства.

1.2 Обзор существующих модулей ИС, включающих логистический контур

1.2.1 «Oracle E-Business Suite»

Интегрированный комплекс приложений «Oracle E-Business Suite» на сегодня является, пожалуй, единственным решением для управления предприятием, полностью реализованным в Интернет - архитектуре. Благодаря этому «Oracle E-Business Suite, обладая всеми преимуществами признанных систем класса ERP, позволяет не только повысить эффективность действующих внутренних и внешних бизнес-процессов предприятия, но и создать основу для решения задач, которые будут актуальны в будущем.

«Oracle E-Business Suite» - это комплекс бизнес-приложений для автоматизации управления современным бизнесом, охватывающий абсолютно все задачи предприятия в области управления ресурсами и построения взаимоотношений с клиентами, партнерами и поставщиками, вплоть до создания электронных торговых площадок. Каждый из модулей системы представляет собой полнофункциональное решение для повышения эффективности и управляемости ключевых бизнес-процессов.

«Oracle E-Business Suite» состоит из модулей:

§ «Управление эффективностью бизнеса».

§ «Финансы».

§ «Управление производством».

§ «Управление жизненным циклом».

§ «Управление материальными потоками».

§ «Управление эксплуатацией».

§ «Управление проектами».

§ «Управление логистикой».

§ «Управление взаимоотношениями с клиентами».

§ «Система управления персоналом».

§ «Финансовый сервис».

Управление эффективностью обеспечивает повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений, гибкость процессов стратегического и оперативного планирования, лучшее формулирование и реализацию стратегии развития бизнеса на основе ключевых показателей деятельности, прозрачность и качество учёта. Решение позволяет практически реализовать концепцию организации деятельности, основанную на применении инструментов планирования и бюджетирования, консолидации, анализа и мониторинга. Именно здесь стратегическое планирование пересекается с возможностью достичь заданных результатов, оценить их и, опираясь на эти оценки двигаться дальше.

Финансовые приложения «Oracle» управляют внутренними и внешними денежными потоками и движением активов предприятия, при этом система обрабатывает тысячи проводок, рассчитывает налоговые обязательства, определяет показатели работы для отдельных департаментов и подразделений, прогнозирует будущее развитие компании.

Решения «Oracle» для Управления производством позволяют оптимизировать всю производственную цепочку предприятия, начиная от закупок сырья и заканчивая выпуском готовой продукции, независимо от типа производства. Решения «Oracle» для управления производством позволяют постоянно совершенствовать производственные процессы, регулировать запасы в соответствии со спросом, снижать операционные издержки и повышать прибыльность бизнеса.

Управление жизненным циклом продукта консолидирует всю информацию о продукте и компонентах в целостный, глобально доступный репозиторий, который обеспечивает единый источник достоверных данных. Он выступает в качестве главного индекса ко всей информации о продукте и компонентах, включая BOM (Bill of Materials), документы, спецификации, запросы об изменениях, утвержденные запросы об изменениях. Более того, глобальный каталог продуктов является ключом к повторному использованию компонентов и другого интеллектуального капитала.

Подсистема управления материальными потоками «Oracle» включает как традиционные схемы планирования, так и оптимизационное планирование с ограничениями. «Oracle» предоставляет широкий набор функциональности, покрывающей критические процессы, в частности:

§ планирование спроса;

§ оптимизация запасов;

§ планирование цепочки поставок и производства;

§ проверка доступности;

§ совместное планирование;

§ системы информирования руководства.

Подсистема «Oracle Enterprise Asset Management» (EAM) -- набор компонентов комплекса «Oracle E-Business Suite», предназначенный компаниям, интенсивно работающим с активами: оборудованием, помещениями, парками транспортных средств и т.п. «Oracle ЕAM» -- это интегрированный инструмент, единственный продукт подобного уровня, позволяющий организациям разрабатывать новые стратегии управления активами в рамках общей деятельности предприятия. Эти стратегии позволяют оптимизировать использование оборудования и производственных мощностей, снижают производственную себестоимость и, в конечном итоге, повышают уровень доходности инвестиций (ROI).

«Oracle Проекты» -- это пакет приложений для электронного бизнеса, который поддерживает управление всем жизненным циклом проекта.

Логистические модули решения «Oracle E-Business Suite» могут использоваться как компаниями-производителями продукции в рамках общей цепочки закупок, изготовления и сбыта, так и дистрибьюторскими компаниями, поставляющими готовую продукцию производственных предприятий потребителям.

Использование приложений «Oracle CRM» (Управление взаимоотношениями с клиентами) позволяет:

§ разрабатывать и реализовывать стратегии работы с различными сегментами клиентской базы;

§ унифицировать каналы взаимодействия с клиентами;

§ обеспечить индивидуальный подход к каждому заказчику;

§ внедрить лучшие практики взаимоотношений с клиентами;

§ получить исчерпывающую информацию по всем аспектам работы с клиентами.

«Oracle Управление персоналом» относится к числу наиболее полнофункциональных систем для организации работы современного предприятия. Это прогрессивное средство управления, при помощи которого осуществляется жесткий контроль расходования средств, предоставляется достоверная оперативная информация руководству предприятия, проводится анализ эффективности использования трудовых ресурсов.

«Oracle - Финансовый сервис» -- это интегрированный комплекс преднастроенного хранилища финансовых данных и ряда приложений, предназначенный для поддержки принятия управленческих решений в банках и страховых компаниях.

Решения «Oracle» ориентированы в первую очередь на крупные промышленные предприятия, коммерческие структуры и государственные учреждения со сложной организационной структурой, территориально удаленными подразделениями и большой номенклатурой производства.

При внедрении приложений семейства «Oracle E-Business Suite» консультанты опираются на многолетний опыт внедрения ERP-систем корпорации «Oracle» и используют концепцию автоматизации крупных организаций со сложной организационной структурой, разработанную «Oracle». Данная концепция предполагает:

§ выявление критических направлений, влияющих на бизнес корпорации, и обеспечение поддержки именно этих направлений в процессе внедрения системы;

§ определение четких рамок проекта в соответствии с критическими направлениями бизнеса, выявление и оценка факторов, которые могут помешать успешному внедрению и их учет при внедрении;

§ разбиение всего проекта на четкие этапы, что обеспечивает возможность получения конкретных результатов уже на промежуточных стадиях внедрения;

§ внедрение системы в соответствии с методологией внедрения приложений, разработанной корпорацией «Oracle» (AIM);

§ следование методологии управления проектами.

1.2.2 «Microsoft Business Solutions Axapta»

Всеобъемлющая функциональность решения «Microsoft Business Solutions Axapta», охватывающая абсолютно все аспекты ведения бизнеса, позволяет внедрить современные западные управленческие технологии, оптимизировать ключевые бизнес-процессы и в целом повысить эффективность управления предприятием, обеспечивая при этом оптимальную в этом классе систем стоимость владения (TCO).

Функциональные возможности системы охватывают большинство направлений деятельности предприятий, что, наряду с наличием возможностей межкорпоративного бизнеса и наличием отраслевых решений позволяет отнести ее к категории ERP-II.

Средства настройки и администрирования способствуют эффективному развертыванию и использованию системы, а интегрированная среда разработки дает неограниченные возможности по изменению и расширению стандартных возможностей системы.

В рамках локализации системы для российского рынка реализованы задачи ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями российского законодательства. Разработаны модули Основных средств, Налогового учета, Расчета заработной платы и Кадрового учета.

Интегрированная система управления предприятием «MBS-Axapta» призвана повысить прозрачность и управляемость бизнеса за счет рационализации бизнес-процессов и организации централизованных каналов обмена информацией, столь необходимой для принятия стратегически верных решений.

Система обеспечивает быстрое развертывание и высокую масштабируемость вне зависимости от того, сконцентрирован ли весь бизнес компании в одном месте или она ведет бизнес по всему Земному шару.

«Microsoft Axapta» основывается на новейших технологических стандартах «Microsoft», что делает ее простой в изучении и использовании, а также совместимой с новейшими версиями операционных систем и серверных продуктов.

Отличительные особенности системы - масштабируемость и широкий спектр возможностей по ее индивидуальной настройке - делают «MBS-Axapta» оптимальным решением для средних и крупных предприятий со специфическими и сложными бизнес-процессами, штат сотрудников которых не превышает 10000 человек. Например, для территориально распределенных и производственных предприятий, дистрибьюторских и сервисных компаний и др.

Будучи полнофункциональным ERP-решением, «MBS-Axapta» охватывает бизнес предприятия в целом - как с точки зрения внутренних бизнес-процессов, так и в плане взаимодействия с партнерами и клиентами, в частности, такие его аспекты, как:

§ анализ и стратегическое управление;

§ управление производством;

§ торговля и логистика;

§ управление финансами;

§ управление проектами;

§ взаимоотношения с клиентами.

Анализ и стратегическое управление дает возможность посмотреть на бизнес с любых точек зрения и вовремя принять правильное решение. Используя «Систему взаимосвязанных показателей» (Balanced Scorecard), можно контролировать результаты деятельности компании, отслеживая не только классические финансовые показатели, но и результаты проведения маркетинговых компаний, внутренних проектов, обучения сотрудников и т.п. Возможности многомерного анализа данных позволяют Вам анализировать любые данные в тех разрезах, которые Вам необходимы, формируя набор показателей «на лету». Прозрачность и достоверность данных обеспечивается наличием всей необходимой информации в единой системе.

«Управление производством» позволяет полностью контролировать процесс прохождения производственного заказа по всем этапам производственного цикла от расчета потребностей в материалах и производственных ресурсах до появления готовой продукции.

Гибкие механизмы планирования производства в системе не только отслеживают изменения, которые произошли во внешней и внутренней среде предприятия, но и предлагают откорректировать сроки выполнения спланированных заказов согласно новым условиям. Примером может служить предложение по изменению срока выполнения производственного заказа в связи с задержкой поставки материалов.

Возможность моделирования производимой продукции, конфигурации, линейные и сетевые маршруты, приблизительное и детальное планирование загрузки производственных мощностей, группы задач, перепланирование производственных заказов, резервирование и маркировка материалов - вот лишь небольшая часть реализованного в системе функционала.

Обширная функциональность в сочетании с удобным интерфейсом и возможностью гибкой настройки делает производственный контур системы одним из лучших решений для автоматизации производства.

«Торговля и логистика» поддерживает процессы получения товаров как от внешних поставщиков, так и из внутренних источников. В системе поддерживается гибкость размещения товаров, благодаря разделению складов на зоны с различным назначением хранения.

Складские аналитические программы «Microsoft Axapta» позволяют по-разному детализировать информацию о хранении для групп товаров или для отдельных товаров.

Благодаря поддержке партионного учета и учета серийных номеров каждый приход товара в системе может маркироваться отдельно. Для более эффективной работы склада «Microsoft Axapta» поддерживает использование штрих-кодов.

Проведение торговых операций возможно и между собственными компаниями. В этом случае, при регистрации, например, заказа в одной компании автоматически формируется закупка в другой компании.

«Управление финансами» содержит все функции, необходимые для эффективной организации бухгалтерского, налогового и управленческого учетов на предприятии в соответствии с российскими и международными стандартами ведения учета и принятыми нормами отчетности.

Финансовый контур системы охватывает такие традиционные сферы, как финансовое планирование и бюджетирования, учет денежных средств и управление затратами, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с персоналом и управление кадрами, учет основных средств, а также бухгалтерский и налоговый учет с формированием регламентированной законодательством отчетности.

«Управление проектами» позволяет наряду с финансовым анализом и контролем осуществлять эффективное управление проектами разных типов.

В системе реализованы мощные инструменты планирования, реализации и анализа проектов, с помощью которых предприятие может осуществлять текущую проектную деятельность, а также выполнять расширенный финансовый мониторинг долгосрочных и краткосрочных проектов.

Являясь частью интегрированного решения, модуль «Проект» широко использует данные других модулей системы, например, справочники модуля Расчеты с клиентами или конфигурации номенклатурных единиц. Это обеспечивает согласованность и актуальность информации и позволяет избегать неоднократного ввода данных.

Функциональность планирования в рамках проекта позволяет Вам составлять график работ для конкретных рабочих центров или групп рабочих центров. Вы можете планировать выполняемые задания или операции. Результат доступен для анализа на диаграмме Ганта.

Модуль CRM (Взаимоотношения с клиентами) в «Microsoft Business Solutions-Axapta» позволяет вести постоянный диалог с клиентами и, таким образом, постоянно увеличивать эффективность работы отделов продаж, сервиса и всей компании в целом. В системе «Microsoft Axapta» можно централизованно хранить всю информацию о клиентах, поставщиках и других контрагентах, планировать мероприятия и рассчитывать ключевые финансовые показатели по продажам - все в одной базе данных. Сотрудники разных отделов могут вводить, просматривать и активно использовать в работе эту информацию. В результате улучшается координация деятельности всех подразделений компании, в первую очередь отделов продаж и маркетинга.

1.2.3 «BaanERP»

Комплексная интегрированная система «BaanERP» предназначена для организации планируемой и учетной деятельности предприятия с целью повышения управляемости предприятия в целом, его подразделений и взаимодействующих организаций, создание единого информационного пространства для обеспечение поддержки принятия решений.

Система «BaanERP» - полностью интегрированная система, поддерживающая все направления деятельности предприятия, включая:

§ «Производство»;

§ «Финансы»;

§ «Планирование»;

§ «Сбыт, снабжение, склады»;

§ «Заказы»;

§ «Транспортные перевозки»;

§ «Сервисное обслуживание»;

§ «Проектно-конструкторские работы».

Подсистема «Baan ERP - Производство» поддерживает все типы производства и их сочетания, включая «изготовление на склад», «изготовление на заказ», «сборка на заказ», «конструирование на заказ», и приспособлена к решению стратегических задач развития производства. Таким образом, подсистема готова учитывать любую стратегию управления производством, позволяет изменять стратегию даже при той же номенклатуре выпуска, не требуя при этом модификации или переустановки системы управления. Модель организации производства, заложенная в технических решениях подсистемы «Baan ERP - Производство», быстро адаптируется к требованиям пользователей, позволяя им выбрать лучшую комбинацию методов планирования и управления производственным процессом.

Подсистема «Baan ERP-Финансы» представляет собой целостную систему управления финансами, в рамках которой реализуются три основные функции финансового управления: планирование, учет и анализ. Подсистема «Baan ERP-Финансы» полностью интегрирована с другими подсистемами системы «Baan ERP».

Подсистема «Baan ERP-Финансы» поддерживает работу в рамках организационной структуры предприятия любой степени сложности. Данный механизм позволяет в рамках системы «Baan ERP» обслуживать несколько балансовых единиц, в том числе и территориально удаленных друг от друга, объединившихся на основании взаимных договоров для выполнения совместной деятельности в холдинг.

Подсистему «Baan ERP - Планирование» можно использовать для управления меняющимся спросом и предложением. Спрос и предложения материалов анализируются в процессе планирования и на основе имеющейся информации системой даются рекомендации. Эти данные используется в качестве входной информации в процессе планирования. Выходная информация - это результат процесса планирования. Часть результатов планирования становится основой для следующих прогонов планирования.

Подсистема «Baan ERP - Склады» представляет собой многофункциональный комплекс взаимосвязанных приложений, предназначенный для решения задач планирования и управления движением товарно-материальных потоков. Подсистема «Baan ERP - Склады» полностью интегрирована с другими подсистемами «Baan ERP».

Подсистема «Baan ERP - Управление заказами» представляет собой многофункциональный комплекс взаимосвязанных приложений, предназначенный для решения задач планирования и управления движением товарно-материальных потоков. Подсистема «Baan ERP - Управление заказами» полностью интегрирована с другими подсистемами «Baan ERP».

Подсистема «Сервис» для планирования этих работ использует концепции обслуживания. Концепцией обслуживания является перечень работ, которые должны быть выполнены в соответствии с конкретной политикой обслуживания. Существует три политики предупредительного обслуживания:

§ на основе времени работы объекта;

§ на основе числа использований;

§ на основе условий.

Система «BaanERP» полностью локализована и адаптирована в соответствии с требованиями законодательства, эффективно поддерживает сертификацию предприятия по стандарту ISO 9000.

1.2.4 «1С: Предприятие 8.0»

Система программ «1С: Предприятие 8.0» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Фирма '1С' выпускает тиражные прикладные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия.

Отличительной особенностью тиражных решений фирмы '1С' является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма '1С' анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы '1С: Предприятие 8.0' и отслеживает изменение их потребностей. В типовые решения включаются те функции, которые реально нужны существенной части предприятий. Это позволяет:

§ обеспечить соответствие типовых решений особенностям законодательства и специфике бизнеса, как в части методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия;

§ сделать эти решения достаточно компактными и простыми в использовании;

§ обеспечить их эффективную поддержку и развитие.

Система «1С: Предприятие 8.0» использует следующие основные конфигурации:

§ «Управление торговлей»;

§ «Управление персоналом»;

§ «Управление производственным предприятием»;

§ «Управление складом»;

§ «Управленческий учет и расчет себестоимости».

Конфигурация «Управление торговлей» системы программ «1С: Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Конфигурация «1С: Предприятие 8.0. Управление персоналом» -- тиражный продукт нового поколения системы программ «1С: Предприятие», предназначенный для реализации кадровой политики компании по следующим направлениям:

§ планирование потребностей в персонале;

§ обеспечение бизнеса кадрами;

§ эффективное планирование занятости персонала;

§ учет кадров и анализ кадрового состава;

§ трудовые отношения, кадровое делопроизводство.

Конфигурация 'Управление производственным предприятием' является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Оно позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия.

«Управление складом» - специализированное тиражное решение на платформе '1С: Предприятие 8.0' для автоматизации управления складским хозяйством предприятия. Продукт позволяет эффективно автоматизировать управление всеми технологическими процессами современного складского комплекса. Конфигурация «1С-Логистика: Управление складом» - совместный продукт фирмы '1С' и компании 'АИСТ АйТи', созданная в результате анализа опыта автоматизации и управления складских хозяйств ряда российских и зарубежных компаний. В конфигурации обеспечены средства интеграции с прикладным решением «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей»: конфигурация имеет возможность функционирования в режиме единой информационной базы или на уровне обмена файлами с «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей».

«1С:Предприятие 8.0 - 1С-ВИП Анатех: ABIS. ABC. Управленческий учет и расчет себестоимости» - первый продуктом класса ABIS (Activity - Based Information System) на платформе «1С: Предприятие 8.0». Конфигурация '1С-ВИП Анатех: ABIS . ABC . Управленческий учет и расчет себестоимости' - совместная разработка Фирмы '1С' и российской консалтинговой компании 'ВИП Анатех'.

Система «1С: Предприятие 8.0» имеет в своей основе ряд механизмов, определяющих концепцию создания прикладных решений. Наличие этих механизмов позволяет максимально соотнести технологические возможности с бизнес - схемой разработки и внедрения прикладных решений.

В качестве ключевых моментов можно выделить изоляцию разработчика от технологических подробностей, алгоритмическое программирование только бизнес - логики приложения, использование собственной модели базы данных и масштабируемость прикладных решений без их доработки.

Состав прикладных механизмов «1С: Предприятия» ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно - ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

В «1С: Предприятие 8.0» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Система «1С: Предприятие 8.0» является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе «1С: Предприятие 8.0» имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

§ создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;

§ осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С: Предприятие 8.0, реализующим ее функциональные возможности;

§ поддерживать различные протоколы обмена;

§ поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;

§ создавать собственные интернет-решения.

Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении. Разработчик может создавать наборы прав, соответствующие должностям пользователей или виду деятельности. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер», «Начальник отдела» и т.д.

Механизмы обмена данными, реализованные в технологической платформе 1С:Предприятие 8.0, позволяют создавать территориально распределенные информационные системы как на основе информационных баз 1С:Предприятия 8.0, так и с участием других информационных систем, не основанных на 1С:Предприятии 8.0.

Например, можно организовать работу главного офиса, филиалов и складов предприятия в единой информационной базе, или обеспечить взаимодействие информационной базы «1С: Предприятия 8.0» с существующей базой данных «Oracle».

Web-расширение, хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным «1С: Предприятия» в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу «1С:Предприятия 8.0».

В «1С: Предприятии 8.0» предусмотрена возможность создания многоязычных прикладных решений - разработчик может создавать конфигурацию сразу на нескольких языках, а каждый пользователь - выбирать свой язык.

Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

§ интеллектуальное построение иерархических, многомерных и кросс- отчетов;

§ получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;

§ группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;

§ сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;

§ различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.

Технологическая платформа «1С: Предприятие 8.0» содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку «1С: Предприятия 8.0», то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.

1.3 Описание ЗАО «Эдем»

1.3.1 История развития и структура деятельности

ЗАО “Эдем” было создано в 1993г. Изначально компания специализировалась на торговле стоматологическим оборудованием и расходными материалами. В течение 4-х последующих лет компания активно росла: расширяла ассортимент продукции, выходила на новые рынки, создавала новые склады. Был выигран целый ряд тендеров на поставку медикаментов и установку оборудования в городские клиники. К концу 1997г. в компания уже работала с основными стоматологическими клиниками и аптечными сетями Москвы. Однако желание компании освоить новый рынок, а именно рынок стоматологических услуг, требовало определенного рода вложений. Таким образом, в начале 1997г. в банке был взят кредит на покупку стоматологической клиники в одном из спальных районов города, а уже через полтора года ещё один, на который уже собственными силами с нуля была создана стоматологическая клиника. Когда, в 1998 году, было открыто ещё две клиники, стало понятно, что организационная структура уже не справляется со своей задачей. Тогда было принято решение о выделении клиник в отдельные фирмы и создание холдинга на базе торгово-закупочной компании. В итоге, пройдя путь от простой торговли стоматологическим оборудованием до непосредственно предоставления стоматологических услуг физическим лицам ЗАО “Эдем” было преобразовано в медицинский холдинг “Эдем”.

В планах развития компании на период 2000-2005 годов было заявлено открытие филиалов компании в крупных региональных центрах. Первой площадкой был выбран Санкт-Петербург, где уже к концу первого квартала представительство работало в штатном режиме. В период с 2000 по 2003 год представительства компании были открыты также еще в трех крупных региональных центрах: Самаре, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге. В период не более года с момента открытия каждого отдельного офиса осуществлялась покупка или организация локальной стоматологической клиники. Таким образом, по результатам деятельности холдинга на конец 2006 года, в его состав входили:

§ Головная компания (г. Москва) и 10 дочерних клиник;

§ Санкт-Петербургское представительство и 7 дочерних клиник;

§ Самарское представительство и 5 дочерних клиник;

§ Нижегородское представительство и 4 дочерних клиники;

§ Екатеринбургское представительство и 5 дочерних клиник.

В целом, холдинг в настоящее время имеет следующую структуру представленную на рисунке 2:

/

/

Рис.2 Структура холдинга

/

/

Рис.3 Организационная структура холдинга

Организационная структура представленная на рисунке 3, по мнению руководства холдинга не в полной мере соответствует текущей деятельности организации.

Среди важнейших видов деятельности холдинга можно выделить:

1. Закупку оборудования и материалов за рубежом и их поставка в Россию

2. Продажу материалов клиникам, аптекам и другим торгово-закупочным компаниям

3. Оказание стоматологических услуг населению:

§ лечение и профилактика кариеса;

§ лечение корневых каналов;

§ лечение и профилактика заболеваний пародонта;

§ протезирование;

§ протезирование с использованием оксида циркония;

§ ортодонтия;

§ хирургия;

§ детская стоматология.

Поставщиками и партнерами являются:

§ UNIDENT;

§ Dentalpro;

§ Интермедсервис;

§ Plandent Group;

§ Дентекс;

§ ЗАО «СС ВАЙТ»;

§ ООО Старко;

§ ОАО «Медполимер»;

§ ООО Аура;

§ ОАО Кранекс;

Компания предоставляет на рынке продукцию таких известных марок как: 3М, Maillefer, VDW ANTAOS, Kerr, Septodont, Medenta, GC, Hawe Neos, Ultradent, EMS, Kodak, VOCO.

1.3.2 Порядок взаимодействия подразделений

Закупка крупной медтехники или сложного в изготовлении инвентарного обеспечения осуществляется специализированным подразделением головной компании, которая заключает договоры с иностранными поставщиками. План закупок формируется в зависимости от данных ежеквартальных отчетов о деятельности, поступающих от руководителей региональных представительств. Вся необходимая техника распределяется между представительствами через головной офис (рис. 4).

Кроме того, необходимые стоматологическим клиникам расходные материалы закупаются непосредственно в регионах, и, в случае необходимости, могут быть перемещены в другие представительства. В настоящее время Екатеринбургское и Нижегородское представительства получают расходные материалы из Самары и Санкт-Петербурга ввиду отсутствия финансово более выгодных вариантов непосредственно в зоне их работы.

/

/

Рис.4 Схема холдинга

1.3.3 Механизм работы представительства

Рассмотрим стандартную схему работы Санкт-Петербургского представительства (см. рис.5).

/

/

Рис.5 Стандартная схема работы представительства

Логическим центром схемы является отдел снабжения филиала, который формирует заказы на оборудование и расходные материалы. Заказы в зависимости от их содержания направляются в отдел закупок головной компании, совмещающий функции распределения продукции между филиалами со своей основной деятельностью, или в отел закупок непосредственно самого филиала. Заказанное оборудование поступает на склад филиала.

Клиентами организации в регионе являются:

§ сеть аптек «Первая помощь»;

§ сеть аптек «36.6»;

§ сеть аптек «Невис»;

§ сеть аптек «Доктор»;

§ сеть аптек «Фомула здоровья»;

§ сеть аптек «Спекрт»;

§ сеть стоматологических клиник «Меди»;

§ сеть стоматологических клиник «Стома»;

§ муниципальные клиники города;

§ стоматологическая клиника «Центродент»;

§ ЗАО «Стомклуб»;

§ ООО «здоровые зубы»;

§ ООО «Ортодонт Лтд”;

Таким же образом осуществляется движение материалов и в других регионах.

1.3.4 Изменение организационной структуры

/

/

Рис.6 Организационная структура до изменения

В связи с тем, что за последнее время размеры холдинга и область его деятельности несколько расширилась, возник вопрос об оптимизации информационных потоков. Стало ясно что дальнейшая работа является невозможной без внедрения автоматизированной информационной системы (ИС). В процессе обсуждения возможного внедрения ИС решения было выдвинуто предложение об изменении организационной структуры в части управления внутрихолдинговыми логистическими процессами.

В исходном варианте структуры менеджеры, делящие компетенции в пределах товарных групп, отвечают за свой сегмент работы. В данной структуре отдел снабжения является закрытым подразделением, работающим исключительно с клиниками в центральном регионе. Все движение товаров между головным офисом и региональными представительствами фиксируется в документации отдела продаж. Его деятельность значительно превосходит стандартные функции подобного отдела любой другой торгующей компании.

В новой структуре отдел снабжения получает значительную часть полномочий, делегируемых отделом продаж материнской компании. Предполагается выделение двух различных направлений работы:

§ работа с внутрирегиональными клиниками (сохранение старого поля задач);

§ работа с офисами по региональному признаку.

Таким образом, новый вариант организационной структуры выглядит представляет собой следующую схему (см. рис.7):

/

/

Рис.7 Новый вариант организационной структуры

1.4 Выбор ERP-решения

Выбор ERP-решения - крайне сложная и комплексная задача, требующая серьезного обследования организации и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. На сегодняшний день на российском рынке представлены все значимые в мире разработчики ERP. Конкуренция на рынке возрастает, появляется все большее количество новых игроков, в результате заказчику предлагается весьма широкий ассортимент продуктов, направленных на решение различного спектра задач.

ERP-системы классифицируют по многим признакам. Это и функциональные возможности, и стоимость проекта внедрения. Различают программно-аппаратные платформы, на которых реализована ERP. Кроме того, некоторые эксперты делают попытку классификации ERP-систем по наличию у продукта отраслевого решения.

К настоящему моменту доминирующее количество ERP-систем имеет в своем портфеле определенное количество отраслевых решений. В первую очередь это касается широко распространенных на российском рынке решений Microsoft - Axapta и Navision. В отличие от большинства других поставщиков ERP-систем, MBS отдает продукты на откуп партнерам, чем и обусловлено наличие у Axapta и Navision большого количества отраслевых решений.

В рамках задачи автоматизации бизнес-процессов ЗАО «Эдем» было рассмотрено большинство ERP систем, представленных на российском рынке. В анализе не учувствовали такие системы как ORACLE и SAP по причине их высокой стоимости.

Задачей анализа был выбор средне-интегрированной ERP системы для торгового предприятия среднего размера. Автоматизированы должны быть практически все области работы: для группы компаний стоит задача формирования консолидированной финансовой отчетности по российским и международным стандартам, построение эффективной сбытовой политики, логистики, автоматизация и оптимизация управления предприятиями, расположенными в различных частях РФ. В приложении 1 представлено сравнение выбранных информационных систем по ключевым характеристикам. На основе представленных данных наиболее подходящей системой под нужды группы компаний была признана система Microsoft Axapta, так как является наиболее гибкой ИС, наличие вертикальных решений позволяет внедрять ее значительно быстрее других систем и минимизировать риски неудачных проектов. Система наиболее хорошо локализована и доработана под Российское законодательство. Бухгалтерский и налоговый учет полностью соответствует требованиям законодательства РФ, что подтверждено сертификатом института профессиональных бухгалтеров и рекомендательным письмом министерства финансов РФ, также в системе имеются все шаблоны документов, используемых в РФ. Наиболее полно представлены возможности по составлению консолидированной финансовой отчетности и по переводу отчетности на европейские стандарты. Благодаря модульности системы финансовый модуль может быть внедрен первым и работать автономно до введения в эксплуатацию других модулей. Система содержит в себе большой потенциал для дальнейшего масштабирования и роста вместе с предприятием, компания Microsoft постоянно работает над доработкой системы, многие доработки производятся на территории РФ с учетом специфики российских предприятий. У MS Axapta наиболее богатые возможности для интеграции с системами сторонних производителей, наличие функциональных слоев позволяет безопасно разрабатывать собственные дополнения. Система является удобной для пользователей, так как ее интерфейс соответствует стандартному интерфейсу Windows.

По итогам работ было принято решение о внедрении приоритетных, на данный момент, модулей ИС, а именно «Финансы» в количестве 20 рабочих мест и «Логистика» в количестве 40 рабочих мест. В контексте данной работы я буду рассматривать только внедрение модуля «Логистика» на ЗАО «Эдем».

Глава 2. Разработка структурного метода автоматизации логистических бизнес-процессов предприятия

2.1 Бизнес-процессы. Классификация

Важнейшим элементом процессной модели любого предприятия является система классификации бизнес-процессов. Целесообразно основываться на следующих классах процессов:

§ основные процессы;

§ сопутствующие процессы;

§ вспомогательные процессы;

§ обеспечивающие процессы;

§ процессы управления;

§ процессы развития.

Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющихся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающих получение дохода. Например, для жирового комбината такими процессами являются процесс производства масла и процесс производства майонеза, а для автотранспортного предприятия - процесс обеспечения перевозок (оказания услуг по перевозкам).

Сопутствующими бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющихся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности предприятия и также обеспечивающих получение дохода. Например, для жирового комбината такими процессами являются процесс производства мыла и процесс производства глицерина.

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Так для автотранспортного предприятия такими процессами являются процесс ремонта и технического обслуживания транспорта и процесс обеспечения безопасности перевозок.

Обеспечивающими бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их универсальных черт. Так для любого предприятия такими процессами являются процесс финансового обеспечения деятельности, процесс обеспечения кадрами, процесс юридического обеспечения и т.п.

Бизнес-процессы управления - это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Примерами таких процессов могут являться процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, процессы формирования и выполнения управляющих воздействий.

Наконец, бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы.

Безусловно, приведенная выше классификация (как и любая другая) не является идеальной и, тем более, единственной возможной. В качестве альтернативы приведем классификацию, предложенную компанией BKG Profit Technology и выделяющую следующие восемь типовых видов (процессов) деятельности:

§ 'Выработка согласованных условий деятельности' - все виды деятельности по определению 'правил игры' бизнес-системы: стратегическое планирование, политики, регламенты деятельности, в том числе организационная структура компании. Результат деятельности процесса - регламенты системы управления;

§ 'Развитие' - все виды деятельности по разработке нового продукта, выработке производственных технологий, в том числе требований системы качества. Результат деятельности - производственные регламенты;

§ 'Продажи' - все виды деятельности, связанные с формированием потока обязательств между бизнес-системой и окружающей средой, нацеленных на предоставление окружающей среде востребованных ею ценностей. Результат процесса - поток обязательств, в общем виде - дебиторская задолженность и планы предприятия;

§ 'Производство' - все виды деятельности, связанные с переработкой ресурсов в готовую продукцию, соответствующую требованиям внешней среды. Результат процесса - готовая продукция;

§ 'Воспроизводство ресурсов' - все виды деятельности, направленные на получение из внешней среды производственных ресурсов, соответствующих требованиям процесса 'производство'. Результат - ресурсы всех видов;

§ 'Воспроизводство механизмов' - все виды деятельности, направленные на обеспечение бизнес-системы основными средствами и оборудованием, соответствующими требованиям производства. Основной результат процесса - работоспособные основные средства в эксплуатации;

§ 'Расчеты' - все виды деятельности, связанные с обменом готовой продукции на денежные средства, работы с дебиторской и кредиторской задолженностями, распределением денежных средств. Основной результат процесса - чистый денежный поток;

§ 'Воспроизводство компетенций' - все виды деятельности, связанные с обеспечением бизнес-системы необходимыми компетенциями (знаниями, опытом, умениями) и их носителями (персоналом). Основной результат процесса - персонал, обладающий необходимым уровнем компетенций;

Промежуточный между двумя вышеприведенными вариантами подход предложен компанией Lions Consulting, рассматривающей деятельность предприятия как единый процесс “Создание максимального объема стоимости”. Этот процесс разбивается на следующие восемь процессов нижнего уровня, первые два из которых являются основными, а последние шесть - обеспечивающими:

§ формирование и актуализация стратегического распределенного бизнес-плана, включающего в себя как стратегический бизнес-план предприятия в целом, так и бизнес-планы отдельных бизнес-единиц, функциональных подразделений и отдельных сотрудников;

§ формирование и удовлетворение потребностей клиентов;

§ финансовое обеспечение бизнеса;

§ кадровое обеспечение бизнеса;

§ оптимизация корпоративных технологий - организационных, управленческих, информационных и т.д.;

§ оптимизация рисков и потерь;

§ обеспечение необходимыми знаниями;

§ обеспечение необходимыми компьютерными средствами и технологиями.

В свою очередь, основной процесс “Формирование и удовлетворение потребностей клиентов ” разбивается на следующие подпроцессы:

§ разработка прототипов новых продуктов и технологий;

§ разработка и реализация портфеля брендов;

§ разработка и реализация портфеля продуктов;

§ производство портфеля продуктов;

§ приобретение набора сырья и материалов;

§ доставка по назначению сырья, материалов и готовой продукции;

§ обеспечение послепродажного обслуживания клиентов;

§ обеспечение помещений и оборудования.

2.2 Основные логистические бизнес-процессы предприятия

2.2.1 Бизнес-процесс «Закупки»

Общая технология бизнес-процесса

1. Подготовка и оформление заявки на материал

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

§ определение потребности в материале;

§ подготовка заявки на материал;

§ оформление заявки на материал;

§ согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

§ обычная консигнация;

§ производство;

§ поставка третьему лицу;

§ перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на материал

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

§ обычная консигнация;

§ производство;

§ поставка третьему лицу;

§ перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Согласование заявки на материал

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита 'визы' в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

2. Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ подготовка списка возможных поставщиков.

§ отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.

§ выбор поставщиков.

Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

§ Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.

§ Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

§ традиционная почта;

§ средства факсимильной связи;

§ электронная почта;

§ личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса на материал

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ получение предложений от возможных поставщиков;

§ согласование полученных предложений;

§ регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

§ выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование полученных предложений

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения предложений

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

3. Обработка заказов

На данной стадии выполняются следующие этапы:

§ оформление и отправка заказа;

§ выполнение обязательств по оплате заказа.

Оформление и отправка заказа

На данном этапе производятся следующие операции:

§ подготовка заказа;

§ проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

§ оформление или продление договора с поставщиком;

§ оформление заказа;

§ отправка заказа выбранному поставщику;

§ регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

§ идентификационный номер заказа;

§ дата отправления заказа;

§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

§ краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

§ выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.

Оформление или продление договора с Поставщиком

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

§ идентификационный номер заказа;

§ дата отправления заказа.

§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

§ краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

§ выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному Поставщику

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

§ традиционная почта;

§ факсимильная связь;

§ электронная почта;

§ личной доставкой представителем.

Регистрация отправки заказа

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа

На данной стадии выполняются следующие этапы:

§ получение инвойса в соответствии с заказом.

§ согласование полученного инвойса;

§ выполнение обязательств по оплате заказа.

§ отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

§ получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

Получение инвойса в соответствии с заказом

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

§ идентификационный номер инвойса;

§ дата отправки инвойса;

§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

§ количество материала;

§ условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

§ идентификатор расчетной валюты.

Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

Согласование полученного инвойса

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылку повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате заказа

На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

4. Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

§ отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

§ регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

5. Поступление материала

На данной стадии производятся следующие процедуры:

§ организация приёма груза в установленном месте;

§ сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.

§ выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приёма груза в установленном месте

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий по факту отступления от условий договора

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнениями условий договора или отклонениями от них.

6. Оприходование материала

После приёмки груза заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

§ идентификатор материала;

§ дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.

§ количество;

§ краткое описание материала;

§ цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).

7. Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Бизнес-процесс «Закупки» в ЗАО «Эдем»

Для автоматизации были выделены следующие процессы, являющиеся типичными для повседневной деятельности холдинга:

§ создание и ведение закупок;

§ ценообразование по закупкам.

Рис.8 Схема бизнес-процесса «закупки»

Схема бизнес-процесса «закупки» (см. рис.8) имеет в своем составе два подпроцесса: «ведение договоров с поставщиками» и «выполнение закупок».

Подпроцесс «ведение договоров с поставщиками» подразумевает независимый блок «создание карточки поставщика» и ряд аналогичных блоков процессов:

§ регистрация и ведение договоров с поставщиками;

§ регистрация и ведение договоров с экспедиторами;

§ регистрация и ведение договоров с поставщиками непрофильной продукции;

§ регистрация и ведение прочих договоров с поставщиками.

Все подпроцессы данной группы имеют общий последующий подпроцесс «сопоставление оплат поставщикам и счетов-фактур».

Подпроцесс «Ведение закупок» состоит из следующих блоков:

§ ценообразование по закупкам;

§ обработка закупок;

§ формирование закупок непрофильной продукции.

Так как поле деятельности компании достаточно обширно, то разделение процесса ценообразования на внутреннее и рыночное полностью обосновано.

Блоку «обработка закупок» соответствует блок «приходование товаров на границе». Данный блок и блок «обработка закупок услуг экспедиторов» являются предшествующими для блока «учет и распределение дополнительных расходов по закупке», который, в свою очередь, в паре с блоком «обработка закупок непрофильной продукции» предшествуют блоку «регистрация счетов-фактур поставщиков». Завершающим в данной последовательности является блок «корректировка и сторнирование закупок».

2.2.2 Бизнес-процесс «Управление запасами»

Общая технология бизнес-процесса

Очень сложно стандартизировать информацию по данному бизнес-процессу для всего спектра организаций, имеющих дело с этим типом бизнес-процессов. В каждом конкретном случае для получения конкретной схемы нужно учесть множество условий.

Бизнес-процесс «Управление запасами» в ЗАО «Эдем»

В составе бизнес-процесса «Управление запасами» на предприятии можно выделить три основных блока подпроцессов:

§ управление внутренними запасами;

§ управление движением продукции внутри холдинга;

§ учет себестоимости запасов.

Рис.9 Бизнес-процесс «Управление запасами»

Блок «создание карточки номенклатуры» является стандартным для всех вновь инициализируемых процессов.

Подпроцесс «управление запасами главного склада» (см. рис.9) реализуются следующими блоками:

§ контроль транспортировки;

§ оперативное планирование таможенных пунктов назначения;

§ контроль разгрузки транспорта;

§ анализ складских запасов.

Подпроцесс «управление движением продукции внутри холдинга» разделен на следующие блоки:

§ анализ складских запасов в регионах;

§ учет внутренних перемещений продукции.

Подпроцесс «учет себестоимости запасов» состоит из двух блоков:

§ учет транспортных запасов и отнесение их на себестоимость;

§ учет дополнительных расходов и отнесение их не себестоимость.

Эти блоки являются родительскими для блока «закрытие склада, пересчет стоимости запасов».

2.2.3 Бизнес-процесс «Реализация»

Общая технология бизнес-процесса

1. Поиск заказчиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ проверка на наличие заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество.

§ поиск заказчиков для заключения договора

§ подготовка списка возможных заказчиков

§ отправка возможным заказчикам информации о предлагаемом материале

§ получение запросов на материал

§ составление списка заказчиков приславших запросы на материал

Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора

На данном этапе производится проверка наличия Заказчиков, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Заказчики с которыми имеются действующие договора заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Поиск Заказчиков для заключения договора

На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ полученных от потенциальных Заказчиков, а также поиск новых Заказчиков, как и среди тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные информационные каналы. Стадия состоит из следующих этапов:

§ поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

§ поиск Заказчиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничество

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального Заказчика при помощи различных информационных каналов.

Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора

На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения заказчиков для возобновления сотрудничества.

Подготовка списка возможных Заказчиков

На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале.

Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при помощи выбранного информационного канала.

Получение запросов на материал

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ получение запросов на материал;

§ анализ запросов на материал;

§ регистрация полученных запросов на материал.

Получение запросов на материал

На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков. Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале. Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий. Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий. В позициях запроса указываются следующие реквизиты:

§ идентификационный номер запроса;

§ дата отправки;

§ идентификационный номер материала или группы материалов;

§ краткое описание материала.

Регистрация полученных запросов на материал

Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.

Анализ полученных запросов на материал

Запросы полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте.

Составление списка Заказчиков, приславших запросы

Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений.

2. Отправка коммерческих предложений

На данной стадии производятся следующие этапы:

§ подготовка коммерческих предложений;

§ оформление коммерческих предложений;

§ согласование коммерческих предложений;

§ отправка коммерческих предложений.

Подготовка коммерческих предложений

Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал.

Оформление коммерческих предложений

При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты:

§ идентификационный номер коммерческого предложения;

§ дата отправки;

§ идентификатор материала или группы материалов;

§ стоимость материала в зависимости от условий поставки;
(На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки)

§ идентификатор валюты;

§ информация о сроках отгрузки;

§ краткое описание материала;

§ просьба выслать подтверждение о получении.

Согласование коммерческих предложений

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения.

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии проводятся следующие этапы:

§ организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;

§ отправка коммерческих предложений;

§ регистрация отправки коммерческих предложений.

Организация деловой переписки с возможными Заказчиками

С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала.

Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам

Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении.

Регистрация отправки коммерческих предложений

Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.

3. Заключение или продление договора с Заказчиком

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;

§ проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с заказчиком;

§ заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика

В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.

Проверка на наличие договора с Заказчиком

На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.

Заключение или продление договора с Заказчиком

В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.

4. Обработка заказа

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ получение заказа от Заказчика;

§ согласование заказа;

§ регистрация заказа.

Получение заказа от Заказчика

Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов:

§ возврат (брак в комплектующих)

§ допоставка по цене договора

§ план поставок (в соответствии с договором)

§ бесплатная поставка (замена брака)

В позициях заказа указывается:

§ идентификационный номер заказа;

§ вид заказа;

§ дата отправки;

§ идентификатор материала или группы материалов;

§ условия поставки;

§ идентификатор валюты.

Согласование заказа

В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и , на основании этого , в его данные могут быть внесены изменения.

Регистрация заказа

Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.

5. Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику

На данной стадии производятся следующие этапы:

§ подготовка инвойса в соответствии с заказом;

§ оформление инвойса;

§ согласование инвойса;

§ отправка инвойса Заказчику;

§ регистрация отправки инвойса.

Подготовка инвойса

В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет - фактура). В его позициях указывается:

§ идентификационный номер инвойса;

§ дата отправки;

§ идентификатор материала или группы материалов;

§ идентификатор валюты;

§ условия поставки;

§ условия оплаты с указанием счета;

Счета могут быть следующих видов:

§ Отдельный счет для каждой поставки;

§ Сводный счет для нескольких поставок;

§ Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Оформление инвойса

При оформлении инвойса в его позициях указывается:

§ идентификационный номер инвойса;

§ дата отправки;

§ идентификатор материала или группы материалов;

§ идентификатор валюты;

§ условия поставки;

§ условия оплаты с указанием счета;

(Счета могут быть следующих видов)

§ отдельный счет для каждой поставки;

§ сводный счет для нескольких поставок;

§ несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Согласование инвойса

Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения.

Отправка инвойса Заказчику

Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи.

Регистрация отправки инвойса

Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.

6. Выполнение обязательств по договору

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате;

§ отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке;

§ контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате;

§ отгрузка материала в соответствии с договором.

Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке

Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.

Отгрузка материала в соответствии с условиями договора

На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае не подтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме.

7. Контроль выполнения условий договора

Данная стадия включает в себя следующие этапы:

§ регистрация отступления от контрольных дат по договору;

§ выставление иили рассмотрение претензий по нарушению условий договора

Регистрация отступления от контрольных дат по договору

На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.

Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

На данном этапе производится выставление иили рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

8. Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Бизнес-процесс «Реализация» в ЗАО «Эдем»

Рис.10 Бизнес-процесс «Реализация» в ЗАО «Эдем»

Основные подпроцессы в данной схеме (см. рис.10):

§ планирование и анализ реализации;

§ ведение договоров по реализации;

§ формирование заказа.

Первый реализуется через блоки:

§ долгосрочное планирование реализации;

§ анализ выполнения плана;

§ краткосрочное планирование реализации.

Реализация подпроцесса «ведение договоров по реализации» осуществляется через последовательность следующих блоков:

§ создание карточки клиента;

§ регистрация и ведение договоров с клиентом;

§ сопоставление счетов и оплат по клиентам.

Последний подпроцесс «формирование заказа» существует за счет исполнения следующей цепочки:

§ ценообразование по заказам;

§ формирование заказов на основании договоров;

§ обработка заказов на основании договоров;

§ учет и распределение дополнительных расходов по заказу;

§ сторнирование заказов;

§ претензии и возвраты.

Глава 3. Пример практической реализации

логистика информационная система решение

3.1 Практическая реализация на базе Microsoft Axapta

3.3.1 Методология внедрения решения на базе Microsoft Axapta

Ключом к успешному внедрению ИС является повышенное внимание к деталям. При внедрении корпоративной информационной системы в холдинге “Эдем” была применена методология Diamond (см. рис.11), разработанная компанией Columbus IT Partner, являющей первой компанией разработавшей стандартный поход к реализации проектов по внедрению ERP систем. Применении данной технологии гарантирует точность соблюдения сроков работ и соответствие полученного решения задачам и особенностям бизнеса.

Рис.11 Схема методологии Diamond

В основу Diamond заложен каскадный подход к реализации проекта, который дает возможность гибко реагировать на изменения потребностей бизнеса в ходе внедрения. Каскадный подход исключает проблему фиксированных объемов работ и гарантирует, что полученное решение будет соответствовать задачам клиента. Даже находясь в процессе проекта по внедрению, клиент может оперативно реагировать на новые запросы, диктуемые рынком и конкуренцией.

Анализ и дизайн

На этапе анализа и дизайна команда внедрения в тесном сотрудничестве с клиентом выполняет следующие задачи:

§ определение рамок проекта - определяются, описываются и устанавливаются рамки внедрения решения;

§ анализ проекта - изучаются бизнес-процессы клиента и сравниваются со стандартным решением, которое берется за основу внедрения;

§ дизайн проекта - мы описывается решение, услуги и работы по внедрению и тестированию, а также готовится план внедрения всего проекта.

Цель этапа анализа и дизайна - письменно зафиксировать точные cпецификации проекта клиента и критерии выполнения задач.

Построение

На этапе построения модифицируется базовое решение, выбранное заказчиком, в него вносятся доработки, проводится интеграция и конвертация данных. В процессе работы выполняется обширное тестирование системы, чтобы убедиться, что она работает в соответствии со спецификациями. После этого готовится документация, которая в дальнейшем будет использоваться сотрудниками заказчика и специалистами по внедрению.

Методология Diamond гарантирует, что клиент получит качественный, всесторонне оттестированный продукт, оптимально использующий базовую технологию и включающий все необходимые доработки. В процессе работы прописываются технические спецификации всех аспектов проекта. Клиент заранее осведомлен обо всех модификациях, которые будут внесены в базовое решение, и по необходимости, может внести поправки в спецификации решения.

Также на этапе построения решения начинается подготовка к обучению сотрудников клиента, которое проходит параллельно с внедрением продукта. Когда тестирование завершено, а клиент выполнил проверку и подписал акт выполненных работ, мы переходим к этапу внедрения.

Внедрение

Развертывание новой бизнес-технологии необходимо осуществлять очень точно, учитывая особенности корпоративной культуры и обучая конечных пользователей, чтобы не повредить существующим бизнес-процессам. Сначала конвертируются данные о финансах, организации и клиентах компании, чтобы их можно было перенести в новую систему. Вторым шагом является всестороннее и тщательное тестирование, чтобы убедиться в корректной работе спроектированного ПО. Третий шаг - это обучение пользователей и администраторов тем аспектам работы с новой системой, которые они должны знать. Раннее вовлечение сотрудников в изучение системы повышает производительность их работы. После установки и тестирования система готова для запуска в эксплуатацию.

Запуск

В начале этапа ввода системы в эксплуатацию консультанты присутствуют на каждом из автоматизируемых объектов клиента, наблюдают за работой пользователей, оказывая техническую и функциональную помощь в переходный период.

Если это оговорено контрактом, консультанты также анализируют результаты использования системы за определенный промежуток времени и проводят настройку системы на оптимальные показатели производительности. По итогам тестирования системы составляется подробный отчет, в котором отражаются этапы дополнительной настройки системы, а также достигнутые улучшения в эффективности и снижении затрат за счет использования решения.

Поддержка

В течение первого месяца после запуска решения его поддержкой будет заниматься департамент внедрения компании внедряющей ИС. Затем ответственность передается отделу поддержки, который будет работать с клиентом в течение всего срока контракта.

Обучение

Самые современные технологии, внедренные высококлассными профессионалами, не будут работать ни в одной организации, пока те, кто должен их использовать, не будут готовы к работе с ними.

Используемая методология предписывает проводить обучение пользователей одновременно с внедрением. С самого начала в процесс вовлекаются все будущие пользователи системы. Таким образом гарантируется, что все их просьбы будут услышаны, и к моменту перехода на новую систему пользователи будут ознакомлены со всеми тонкостями работы в системе.

Управление проектом

Управление проектом охватывает все требуемые этапы, работы и задачи на протяжении всего цикла внедрения решения. Выполняемые задачи включают:

§ Планирование - календарное планирование и определение приоритетов в работе путем составления планов, оценки и выделения ресурсов, составление матриц ролей-ответственностей.

§ Риск-менеджмент - анализ и мониторинг рисков, чтобы уменьшить последствия непредвиденных ситуаций.

§ Обратная связь - общение между клиентом, проектной командой и внешними поставщиками на всех стадиях проекта.

§ Администрирование проекта - управление проектом с использованием специализированных инструментов проектного менеджмента.

§ Управление изменениями в проекте - оценка, планирование и управление любыми изменениями в ходе проекта.

3.3.2 Реализация бизнес-процесса «Закупки»

В данном разделе рассказывается о том, как в системе регистрируется цикл закупки от составления заявки до обработки накладной и учета возможного возврата. С помощью логистического модуля Axapta реализуются следующие функции:

§ создание и ведение закупок;

§ различные виды ценообразования по закупкам;

§ учет налогов и пошлин;

§ проверку кредитного лимита, установленного поставщиком;

§ получение заказанных товаров в несколько приемов;

§ обработку возвратов товаров;

§ получение информации о закупках товаров в срезе поставщиков, заказов на закупку, товара.

Основой в модуле «Расчеты с поставщиками» является закупка (см. рис.12). Она является внутренним документом MBS Axapta, заключающим в себе исчерпывающую информацию о контракте на поставку товара, заключенном с поставщиком: условия оплаты и доставки, перечень номенклатуры, сведения о налогообложении закупочных операций и многое другое. Каждая закупка проходит своего рода жизненный цикл, каждая стадия которого определяется оформлением (регистрацией) некоторого первичного документа. Допускается несколько сценариев обработки закупки:

§ создание закупки - обработка накладной;

§ создание закупки - обработка отборочной накладной - обработка накладной;

§ создание закупки - регистрация товара - обработка отборочной накладной - обработка накладной.

Рис.12 Форма просмотра договоров «Закупки»

Потоки данных в модуле «Расчеты с поставщиками»

Модуль «Расчеты с поставщиками» тесно связан с модулем «Управление запасами». Основные таблицы модуля «Расчеты с поставщиками» - таблицы «шапок» и строк закупки, доступные в форме Закупка. Модуль также широко использует информацию из таблицы поставщиков и номенклатуры.

Так, при создании закупки и выборе поставщика система обращается к таблице поставщиков и извлекает необходимую информацию об условиях оплаты и доставки, графике платежей, условиях налогообложения и виду ценообразования. Регистрация накладной по закупке приводит к формированию кредиторской задолженности. При вводе строки закупки необходимо указать код товара, после чего система получает массу данных о позиции заказа: название номенклатурной единицы, сведения о ценовых соглашениях на товар, месторасположении номенклатурной единицы, перечень и ставки налогов. Обработка отборочной накладной по закупке приводит к формированию складской проводки прихода и увеличению уровня наличных запасов, учитываемых в модуле «управление запасами».

Эти и другие связи модуля «расчеты с поставщиками» иллюстрирует рисунок 13:

Рис. 13. Взаимосвязи модуля «Расчеты с поставщиками»

Создание закупки

Создание закупок в системе Axapta возможно в двух режимах: упрощенном и расширенном. В расширенной форме содержится обзорная информация по всем закупкам и подробно указаны параметры товара, в упрощенной форме - только информация по конкретной закупке и поставщику. Упрощенная форма используется для быстрого и легкого создания новой закупки.

Закупки в системе проходят некий жизненный цикл, в течение которого у закупки меняется статус от значения «Открыто» до «Оприходовано» или «Отменено».

Смена статуса происходит после обработки соответствующего первичного документа. Поставщик ставится в известность о нашем намерении закупить определенный объем номенклатуры с помощью заявки. Заявка фиксирует количество товара, цены, условия доставки и оплаты. В зависимости от принятой на предприятии политики документооборота печать заявки и отправка ее поставщику может являться обязательной процедурой обработки закупки. После создается счет на оплату по закупке. Затем создается «акт приемки по закупке» - некий информационный список, подобный накладной. С его помощью можно получить детальные сведения для сверки с поступившим по закупке грузом: комплектность, количество каждой номенклатуры, ячейки приемки. Использование этого документа целесообразно в цикле проведения закупок с использованием функциональности управления складом модуля «управление запасами». При поступлении заказанного товара на склад следует обработать отборочную накладную, сопровождающую груз (см. рис.14).

Рис.14 Форма обработки отборочной накладной

На последнем этапе обработки закупки регистрируется накладная, выписанная поставщиком.

Рис. 15 Форма обработки накладных

Обработка накладной (см. рис.15) на весь заказанный товар приводит к закрытию закупки и выполнению следующих операций:

§ к фиксации себестоимости товара и смене статуса складских проводок на «приобретено»;

§ к формированию кредиторской задолженности по соответствующему поставщику и выполнению проводок по соответствующему счету «главной книги»;

§ к созданию бухгалтерской проводки оприходования номенклатуры товара на склад, сторнированию проводок по отборочной накладной;

§ к смене статуса закупки на Оприходовано. По открытой закупке можно просмотреть:

§ итоги (суммы накладной, налогов, накладных расходов, скидок);

§ прогноз движения средств (ожидаемые движения по бухгалтерским счетам).

По проведенной закупке система позволяет просматривать следующую информацию:

§ заявки, счета на оплату и акты приемки;

§ отборочные накладные, бухгалтерские проводки по отборочным накладным;

§ накладные, бухгалтерские проводки по накладным;

§ складские проводки по каждой строке закупки.

Кроме того, Axapta позволяет отследить операции по счету поставщика, произведенные согласно накладной.

Учет накладных расходов по закупке

Во время оформления закупки и получения товара могу возникнуть дополнительные расходы по отгрузке товара, страховке, фрахтовке, перевозки и т.д. Эти расходы могут быть как с оплатой услуг сторонних организаций, так и самого поставщика. В первом случае расходы приводят к изменения себестоимости товара, в во втором к увлечению задолженности поставщику. Axapta может вести учет таких затрат. Накладные расходы можно отнести к закупке вручную, выбирая существующие коды расходов из списка, или рассчитать автоматически, различая закупки, характеризуемые определенной группой расходов или поставщиком. Существующие расходы, автоматически применяемые ко всем закупкам.

Логика автоматического расчета накладных расходов в Axapta представлена на рисунке 16. Различным комбинациям контрагентов и товаров в форме Автоматический расчет накладных расходов ставятся в соответствие перечни накладных расходов и их суммы. Эти перечни автоматически выбираются системой при создании новой закупки/строки закупки.

/

/

Рис.17 Логика автоматического расчета накладных расходов в Axapta

Управленческая статистика по закупкам и заказам

В системе Axapta существует возможность расчета и просмотра управленческой статистики. Под управленческой статистикой, в данном случае, понимается статистическая информация по закупкам и заказам, сгруппированная по годам, месяцам и т.д.

Статистика может быть собрана по:

§ продажам по клиентам;

§ продажам по группам клиентов;

§ продажам по всем клиентам (по всем заказам);

§ закупкам по поставщикам;

§ закупкам по группам поставщиков;

§ закупкам по всем поставщикам (по всем закупкам);

Статистика по заказам и закупкам товаров собирается с точностью до:

§ наименований отдельных товаров;

§ номенклатурных групп товаров;

§ по всем товарам;

3.3.3 Реализация бизнес-процесса «Реализация»

Функциональность модуля «Расчет с клиентами» позволяет осуществлять следующие бизнес-процессы предприятия:

§ создание и обработку заказов;

§ резервирование;

§ учет налогов и пошлин;

§ проверку на превышение клиентом кредитного лимита;

§ отгрузку продукции в несколько приемов;

§ обработку возвратов товаров;

§ получение информации о заказах в срезе клиентов и номенклатурных единиц.

Заказ содержит всю необходимую информацию о поставке: реквизиты клиента, условия оплаты и доставки, данные о ценовой политике. Строки заказа определяют заказанную номенклатуру, стоимость товара и условия налогообложения.

Допускается несколько сценариев обработки заказа:

§ создание заказа - обработка накладной;

§ создание заказа - обработка отборочной накладной - обработка накладной;

§ создание заказа - резервирование - обработка отборочной накладной - обработка накладной;

§ создание заказа - комплектация - обработка отборочной накладной - обработка накладной

Потоки данных в модуле «Расчеты с клиентами»

Модуль «Расчет с клиентами» тесно интегрирован с модулем «Управление запасами». В качестве основных таблиц модуля «Расчеты с клиентами» выступают таблицы заголовков и строк заказа, доступные в форме «Заказы» (см. рис.17)

Рис.17 Форма заказы

Кроме того, модуль широко использует информацию из таблицы клиентов и номенклатурных единиц (см. рис.19).

При создании заказа и выборе клиента система обращается к таблице клиентов и извлекает необходимую информацию об условиях оплаты и доставки, налогообложении и скидках по оплате. Обработка накладной по заказу приводит к появлению дебиторской задолженности.

Рис.18 Взаимосвязи модуля «Расчеты с клиентами»

Создание заказа

Как и закупки, заказы в Axapta создаются в одном из двух режимов: упрощенном и расширенном. В расширенной форме содержится обзорная информация по всем заказам, и выводятся параметры заказа и строк, в упрощенной форме - только информация по конкретному заказу с минимумом параметров. Упрощенная форма используется для быстрой обработки стандартных заказов (см. рис.19).

Рис. 19 Создание заказа

Цикл обработки заказа в системе:

§ Создание заказа от клиента

§ Оформление предложения

§ Регистрация подтверждения

§ Выписка счета на оплату

§ Проведение отгрузки

§ Создание счета-фактуры по данной накладной

§ Выставление задолженности и проводка накладной на все поставленное по заказу количество

По открытому (неотгруженному) заказу, можно просмотреть следующую информацию:

§ Итоги;

§ Прогноз движения средств;

§ Ценовые соглашения.

§ Основная информация, которую можно просмотреть по обработанному заказу, это:

§ сопроводительные документы;

§ складские проводки;

§ бухгалтерские проводки;

§ движение средств по счету клиента

Продажи с резервированием товара

Резервирование позволяет исключить часть запасов из оборота в счет предстоящих заказов. Функция резервирования необходима компаниям, которые осуществляют продажу под заказ или ведут политику разделения клиентов на важных и второстепенных. Таким компаниям необходимо знать, какое количество продукции доступно на складе с учетом заказов клиентов. Система позволяет осуществлять резервирование:

§ вручную, т.е. явным образом указывая приход, из которого необходимо осуществить резервирование.

§ автоматически: в этом режиме система сама резервирует все необходимое количество товара и, если выполнение заказа невозможно, предлагает сократить объем заказа.

§ развертывание, если резервирование запасов осуществляется для номенклатурной единицы типа «Спецификация», то при выбранном режиме резервирования Развертывание система автоматически зарезервирует запасы под все компоненты спецификации

Регистрация возврата товара

Система позволяет проводить обработку возвращенного клиентом товара. Частичный или полный возврат может осуществляться как по отобранной поставке, так и по уже отгруженной. В последнем случае система автоматически сделает бухгалтерские проводки по возврату (реверсия или сторнирование в зависимости от установленного параметра).

Ценообразование при выполнении заказов

Методика индивидуального ценообразования в Axapta основана на установке цен и скидок в абсолютном и процентном выражении для комбинаций контрагентов и товаров, сгруппированных в соответствии с ценовой политикой компании. В Axapta предусмотрены пять видов скидок/цен:

§ соглашения по ценам в отношении определенных товаров ставятся в соответствие группам контрагентов или отдельным клиентам/поставщикам;

§ скидки по строке предоставляются отдельным клиентам/группам клиентов в отношении определенных товаров;

§ многострочные скидки рассчитываются по совокупности товарных позиций всего заказа;

§ общие скидки применяются ко всей сумме заказа безотносительно номенклатуры товаров;

§ товарные скидки, позволяющие «подарить» или предложить клиенту приобрести некоторый товар за покупку продукции на определенную сумму.

Здесь рассматривается ввод сценария цен/скидок по заказам (т.е. для клиентов). Следует иметь в виду, что процесс задания скидок по закупкам полностью аналогичен.

Ввод соглашений по ценам и скидкам

Процесс формирования системы цен и скидок включает:

§ создание групп цен и скидок по клиентам;

§ создание номенклатурных групп цен и скидок;

§ активизацию цен и скидок;

§ формирование системы цен и скидок, т.е. проставление конкретных сумм для выбранных комбинаций контрагентов и номенклатурных единиц.

Перечислим критерии, по которым активизируются скидки и соглашения о специальных ценах:

§ Клиент принадлежит той категории (группе цен/скидок), для которой в данном сценарии определяются скидки.

§ Заказанный товар совпадает с номенклатурой, указанной в сценарии цен/скидок (или принадлежит соответствующей группе по ценам/скидкам).

§ Скидки в данном сценарии указаны в той же валюте, в которой создается заказ.

§ Дата создания строки заказа попадает в заданный интервал.

§ Количество товара (сумма) в строке заказа равно или превышает указанное в сценарии

Логика автоматического расчета скидок в Axapta представлена на рисунке 20. Однострочные и многострочные скидки, рассчитанные по комбинации множеств контрагентов и номенклатурных единиц, объединяются согласно правилам, заданным параметром «Скидка» модуля «Заказы». На итоговую сумму дается общая скидка.

Рис.20 Логика автоматического расчета скидок в Axapta

Складская аналитика

Ввод складской аналитики - один из важнейших аспектов управления складом в Axapta. Складская аналитика подразделяется на номенклатурную аналитику и аналитику хранения. В системе предусмотрено шесть кодов аналитики хранения:

§ серийный номер: уникальный идентификатор изделия, серийный номер;

§ код палеты: идентификатор палеты (поддона, тары), на которую помещен груз;

§ ячейка: ячейка хранения на складе, вместе со складом однозначно определяет местоположение груза;

§ номер партии: группирует товары по срокам хранения. Как правило, к одной партии относят продукты, изготовленные на непрерывном производстве в одинаковых условиях в одно и то же время;

§ склад: склад хранения товара.

§ номер ГТД: номер грузовой таможенной декларации для импортной продукции, который отслеживается от таможенного терминала до отправки товара конечному потребителю.

И три кода номенклатурной аналитики:

§ конфигурация: конфигурация номенклатуры;

§ размер: размер номенклатуры;

§ цвет: цвет номенклатуры;

Аккуратный выбор складских измерений существенно упрощает учет партий. Если некий товар характеризуется уникальными кодами складской аналитики, ввод которых обязателен, партия прихода такого товара однозначно ставится в соответствие партии расхода. В ряде случаев целесообразны факультативные коды аналитики для ведения статистики товарооборота по различным складам, ячейкам и т.д.

Три кода складской аналитики, а именно склад, ячейка и код палеты, существенно влияют на процедуру складского учета товара. Если продукция характеризуется этими измерениями и подлежит оприходованию с физической регистрацией на складе, то выбор ячейки и палеты позволяет пользователю контролировать процесс транспортировки и размещения груза на складе.

То, какими кодами складской аналитики характеризуется номенклатурная единица, определяет группа складской аналитики (см. рис.21). Система требует обязательного выбора группы складской аналитики при создании номенклатурных единиц, что подчеркивает важность складских измерений. Складская аналитика - средство для обеспечения учета партии и для учета размещения/движения товаров на складе.

Рис. 21 Группы складской аналитики

Группы складских моделей

«Группы складских моделей» объединяют номенклатурные единицы по методике складского учета: модели расчета себестоимости, условиям разноски хозяйственных операции, возможности отгрузки со склада количества, превышающего доступные запасы и т.д. Каждую номенклатурную единицу обязательно следует поставить в соответствие какой-либо группе складских моделей. Если задать значение параметра «группа складских моделей», система будет автоматически относить новую номенклатуру группе складских моделей по умолчанию.

Создание номенклатурных единиц

Рис. 22 Форма просмотра имеющихся номенклатур

В таблице номенклатурных единиц содержится вся информация по учитываемым товарам, услугам, составным товарам - спецификациям. При формировании операций с товарами данные по ценам, накладным расходам, количеству, складу и т.д. берутся из записей таблицы номенклатурных единиц. Поэтому для организации удобной работы с системой необходимо тщательно указать все сведения о товаре. Ввод новых товаров, изменение параметров существующих товаров и удаление товаров осуществляется в форме «номенклатура» модуля «управление запасами». Помимо ввода и просмотра основных атрибутов товара, форма «номенклатура» (см. рис.22) позволяет проследить все движения этого товара, уровень запасов, рассчитать чистую потребность в данном товаре и многое другое.

Контроль и проведение складских операций

Помимо заказов и закупок движение товарно-материальных ценностей инициируется проводками складских журналов. Проводки, формируемые складскими журналами, сопровождаются бухгалтерскими проводками по счетам прихода и расхода со склада, но, в отличие от заказов и закупок, не вызывают увеличения дебиторской/кредиторской задолженности. Складские журналы помогают зарегистрировать такие операции, как: оприходование излишков и расход недостач, перемещение товаров с одного склада на другой, инвентаризация, сборка спецификаций.

Работа в складском журнале независимо от его типа происходит в следующей последовательности:

§ создание журнала, указание параметров строк по умолчанию;

§ ввод складских операций;

§ печать документов;

§ проверка и последующая разноска по модулям «управление запасами» и «главная книга».

Проведение инвентаризации склада

Для проведения инвентаризации в системе предусмотрен механизм автоматического подсчета разницы между запасами, учтенными в системе, и результатами инвентаризации. Предусмотрена возможность периодической инвентаризации, реализуемая с помощью инвентаризационных групп. Для учета итогов инвентаризации в журнал инвентаризации заносятся записи, содержащие сведения об учтенном и фактическом уровнях запасов в определенной точке склада. При разноске журнала система автоматически приходует неучтенные излишки и списывает недостачу на счета прибылей/убытков.

Журнал инвентаризации может быть заполнен:

§ вручную для каждой номенклатурной единицы и каждого склада,
ячейки, партии;

§ автоматически с помощью функций “Инвентаризация” в журнале инвентаризации. При этом можно учитывать принадлежность номенклатуры группам инвентаризации;

§ автоматически по итогам интерактивной инвентаризации.

Формирование и расчет себестоимости

В зависимости от требований учетной политики предприятия могут использоваться различные методы оценки складских запасов. Так, для того, чтобы удовлетворять требованиям внешней отчетности, может быть выбран один метод (обычно ФИФО или средневзвешенной цены), а при оценке складских запасов лучше воспользоваться методом ЛИФО. Благодаря интеграции системы расчета себестоимости со средствами поддержки кодов складской аналитики, возможно сопоставление приходов и расходов в режиме реального времени.

Текущая версия системы Axapta включает функциональность двухвалютного склада, которая подразумевает ведение складского учета (анализ стоимости складских запасов, а также расчет и перерасчет себестоимости приходов и расходов) сразу в двух валютах: базовой и вторичной валютах компании. Данная функциональность предоставляет пользователю следующие возможности:

§ расчет мгновенной средневзвешенной по складской аналитике стоимости расхода товара во вторичной валюте и вывод сумм во вторичной валюте в запросах по складским запасам;

§ перерасчет себестоимости расходов по пяти моделям (средняя, ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату, средневзвешенная на дату) во вторичной валюте (закрытие склада во вторичной валюте);

§ отмена перерасчета себестоимости расходов (закрытия склада);

§ корректировка себестоимости приходов и наличных запасов во вторичной валюте;

§ отмена корректировки себестоимости расходов во вторичной валюте.

Принципы учета себестоимости в Axapta

Товар приходуется по закупочной или стандартной стоимости. При этом система фиксирует себестоимость не только в базовой валюте компании, но и во вторичной по текущему курсу. Оприходованный товар (запасы) списываются системой в режиме реального времени по мгновенной себестоимости, которая, в зависимости от настроек системы и уровня складских запасов, рассчитывается как:

§ средневзвешенная себестоимость по комбинации кодов складской аналитики;

§ стандартная себестоимость (указанная в записи номенклатурной единицы).

В конце отчетного периода при помощи специальной функции бухгалтер может скорректировать себестоимость товаров путем распределения накладных расходов по приходам, а затем пересчитать списанную себестоимость реализованных товаров по одной из пяти моделей:

§ по средней себестоимости;

§ ФИФО и ЛИФО;

§ ЛИФО на дату составления заказа или средней себестоимости на дату составления заказа. Механизм списания и пересчета себестоимости определяется принадлежностью товара той или иной группе складской аналитики и складских моделей.

Мгновенная себестоимость

На расчет мгновенной себестоимости непосредственно влияют 4 параметра:

§ финансовый склад;

§ стандартная себестоимость, включать физическую стоимость;

§ цена и себестоимость.

В зависимости от состояния этих параметров, а также уровня складских запасов, можно выделить две основных ситуации, различающихся механизмом расчета мгновенной себестоимости:

1. Режим «стандартная себестоимость» отключен, на складе имеется ненулевой уровень запасов. В этом случае расход списывается по средневзвешенной себестоимости складских запасов. Усреднение производится по комбинации кодов складской аналитики, не включенных в «финансовый склад»; такой механизм обеспечивает возможность естественного сопоставления приходов и расходов. Расчет ведется по следующей формуле:

Средняя себестоимость = Общая себестоимость с данным набором аналитики / Общее количество на складе с данным набором аналитики.

Разберем механизм расчета мгновенной себестоимости на простейшем примере. Пусть товар характеризуется кодами складской аналитики Склад и Номер партии, из них к финансовым кодам (кодам с включенной опцией Финансовый склад) относится только склад, т.е. при расчете стоимости запасов производится усреднение по партиям. Пусть на момент списания некоторой партии товара в системе зарегистрировано 4 проводки со статусами Приобретено и Продано (см. табл.1):

Таблица 1. Пример списка разнесенных проводок по товару.

Тип проводки	Дата	Статус	Себестоимость	Количество	Сумма	Партия
Приход	10.04	Закуплено	Зр.	100 шт	300 р.	П-01
Приход	13.04	Закуплено	7 р.	100 шт.	700 р.	П-01
Расход	19.04	Продано	5 р.	-100 шт.	-500 р.	П-01
Приход	21.04	Закуплено	4 р.	50 шт.	200 р.	П-02
Расход	25.04	Продано	?	-100 шт	?	П-01

Для того чтобы получить себестоимость 100 штук проданных 19 апреля система посчитала общую стоимость запасов на момент расхода (1000 р.), а затем разделила ее на суммарный объем запасов: 1000/200 = 5 р. Себестоимость, по которой будет списан товар 25.04, зарезервированный из пакета П-01, рассчитывается по следующей формуле: (300 + 700 - 500 + 200)p. / (100 + 100 - 100 + 50) = 4 p. 67 к. Таким образом, система вычисляет средневзвешенную по всем партиям себестоимость наличных запасов.

Если же включить режим «финансовый склад» для номера партии, усреднение будет проводиться по проводкам с заданным номером партии: (300 + 700 -500) р. / (100 + 100 - 100) =5 р. Следуя данной логике, мы приходим к выводу, что резервирование расхода по полному набору кодов складской аналитики позволяет вести учет по партиям, то есть сопоставлять расходы товарно-материальных запасов с приходами. При этом приходы и расходы могут быть связаны с разными операциями: покупкой/продажей, проведенными через модули «расчеты с клиентами» и «расчеты с поставщиками», или потерей/излишками, зарегистрированными в складском журнале. Действительно, если каждая партия товара однозначно описывается комбинацией кодов складской аналитики (например, серийным номером), и эти коды включены в «финансовый склад», формула усреднения выдаст реальную себестоимость прихода партии.

В конце отчетного периода средневзвешенную себестоимость можно пересчитать по одной из пяти моделей: ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату и т.д. Складские измерения, входящие в список кодов финансового склада, ограничивают «степени свободы» такого пересчета; независимый перерасчет себестоимости идет по тем же группам проводок, по которым усреднялась мгновенная себестоимость. Очевидно, если проводки по товару однозначно определяются кодами складской аналитики, и для всех кодов установлен режим «финансовый склад», никакого перерасчета себестоимости не произойдет. Другими словами, сопоставление операций исключает перерасчет себестоимости, при этом у пользователя остается возможность корректировки себестоимости вручную.

Если товар принадлежит группе складских моделей с активизированным параметром. Включать физическую стоимость, в усреднении стоимости проводок участвуют не только оплаченные приходы и расходы, но и физические движения товара по отборочным накладным (проводки в статусах «получено» и «отпущено»).

Тогда формула расчета себестоимости приобретает следующий вид:

Средняя себестоимость = (Сумма по физическим проводкам + Сумма по финансовым проводкам) / (Кол-во по физическим проводкам + Кол-во по финансовым проводкам)

Очевидно, в большинстве случаев средняя себестоимость с учетом физических движений не отличается от средней себестоимости по проводкам по накладным.

Исключение составляют такие ситуации, когда на склад пришло избыточное количество товара, и накладная обработана частично, или когда уровень запасов на складе близок к нулевому.

2. Тот же случай, но с нулевым или отрицательным уровнем складских запасов по выбранной комбинации аналитики «финансового склада», приведет к списанию расхода по стандартной себестоимости.

Перерасчет себестоимости в конце отчетного периода

В конце отчетного периода можно пересчитать списанную по отпуску товаров себестоимость в соответствии с одной из пяти моделей:

§ ФИФО;

§ ЛИФО;

§ ЛИФО на дату составления заказа;

§ средняя себестоимость;

§ средняя себестоимость на дату составления заказа.

Выбор той или иной модели осуществляется в поле группы складских моделей товара. Закрытие склада во вторичной валюте проводится по той же модели.

Рис. 23 Различные модели закрытия склада

ФИФО

При перерасчете себестоимости по модели ФИФО система заново анализирует все приходы и в первую очередь списывает те партии товара, которые первыми пришли на склад.

ЛИФО

Перерасчет по модели ЛИФО ведется следующим образом:

последнему складскому движению расхода ставится в соответствие последний приход, предпоследнему расходу - предпоследний приход и т.д.

Средняя себестоимость

При закрытии склада по методу средней себестоимости система суммирует все проводки прихода и делит их на общее количество прихода, вычисляя единую себестоимость для всех расходов.

3.2 Обеспечение информационной безопасности решения

Информационная инфраструктура компании представляет собой большой и сложный комплекс, важной составляющей которого является интегрированная система управления информационными ресурсами предприятия (ERP-система). Элементы ERP-системы содержат критичную для деятельности организации информацию, конфиденциальность и сохранность которой имеет большое значение. Именно поэтому каждое звено ERP-системы должно быть надежно защищено, так как негативное внешнее или внутреннее воздействие на любой ее участок может иметь самые серьезные последствия для деятельности всей организации. Для создания безопасного информационного пространства в рамках деятельности ЗАО “Эдем” был разработан проект по реализации комплексных, интегрированных в инфраструктуру решений, призванных обеспечить защиту ERP-систем от внешних и внутренних посягательств. Учитывая характер современных угроз, были разработаны средства защиты на основе практического подхода, заключающегося в их предвосхищении, а не в борьбе с последствиями. В основу подхода положена стратегия Self-Defending Network, которая заключается в автоматизации процесса обеспечения информационной безопасности за счет обнаружения угроз, реагирования соответственно уровню их критичности, изолирования зараженных или взломанных серверов и рабочих станций и реконфигурации сетевых устройств с целью предотвращения повторных атак. Комплексный проект защиты ERP-системы охватывает целый ряд объектов, решая для каждого из них ряд задач, связанных с безопасностью:

§ защита от внешних угроз;

§ защита от внутренних угроз;

§ защита серверов и пользователей ERP-системы;

§ система построения доверия;

§ защита соединений;

§ управление.

Защита от внешних угроз

Фильтрация трафика на пограничных маршрутизаторах. Периметр сети представляет из себя установленные по границе сети маршрутизаторы, принимающие внешние каналы связи и контролирующие потоки информации «из» и «в» внутреннюю сеть. Пограничные устройства (маршрутизаторы) будут настраиваться таким образом, чтобы останавливать трафик, идущий с «неправильных» адресов.

Использование Межсетевых Экранов

Для усиления безопасности периметра используются Межсетевые Экраны. При этом на МСЭ используется механизм адаптивной безопасности, который позволяет из внутренней сети инициализировать соединение во внешнюю сеть и не позволяет обратного. При этом на МСЭ динамически открывается путь для трафика при инициализации соединения и закрывается при его завершении. МСЭ сам открывает необходимые для данного типа приложения порты и следит за соединением.

Однако для полноценного взаимодействия компании с внешней средой было необходимо, чтобы некоторые сервисы из внешнего мира могли сами инициировать соединения внутрь сети. Например, это необходимо для работы почтовых, WWW и DNS серверов, некоторых приложений ERP-системы. Для этого на МСЭ организуется «демилитаризованная зона». Это дополнительный сегмент сети, подключаемый к отдельному интерфейсу МСЭ, уровень доверия у которого выше, чем у внешнего интерфейса и ниже, чем у внутреннего интерфейса, подключенного к основной сети. В демилитаризованной зоне возможна установка необходимых серверов, а также терминальных серверов для взаимодействия с ERP-системой. На МСЭ в явном виде разрешается инициировать соединение из Интернет к серверам для отдельных видов приложений. А сервера в свою очередь могут обращаться во внутреннюю сеть. Таким образом, внутренняя сеть оказывается защищенной от прямых внешних угроз.

Использование систем анализа трафика на предмет наличия атаки на периметре сети. Так как для взаимодействия с внешним миром часть ресурсов сети (пусть даже расположенных отдельно от основной сети) все-таки приходится открывать, были предусмотрены меры по их защите от попыток взлома или атак. Например, от Dos - Denial of Service (отказа в обслуживании), когда злоумышленник, пытаясь вывести из строя открытый ресурс, чрезмерно нагружает его работой. Для этого будет отслеживаться трафик, идущий к открытым ресурсам. В случае возникновения подозрения, что трафик содержит ту или иную атаку, будут предприниматься меры для ее обезвреживания. Для реализации данной задачи используются Системы Обнаружения Вторжений (Intrusion Detection System - IDS или Intrusion Protection System - IPS), которые содержат идентификаторы атак, на основании которых они делают выводы об опасности трафика. Данные системы применяются также внутри сети для защиты внутренних ресурсов от внутренних атак.

Защита от внутренних угроз

Разграничение доступа внутри сети

Для реализации разграничения доступа внутри сети будут проанализировано распределение ресурсов и пользователей внутри сети и определено, каким пользователям, какие ресурсы должны быть доступны. Исходя из данной политики, будут настроены списки доступа, разрешающие необходимое взаимодействие и запрещающие все остальное. Данные списки доступа должны будут хранится на центральных и периферийных маршрутизирующих устройствах а также на сервере управляющем соединениями.

Защита серверов и пользователей ERP-системы

Для обнаружения и предотвращения неправомерных действий в отношении серверов и пользователей ERP-системы, а также действий вирусов, червей, троянских коней и других вредоносных программ необходимо использование специализированных средств защиты.

Использование специализированных программ, устанавливаемых на серверах и компьютерах пользователей, позволит вместо нескольких различныхсистем использовать одну. В числе прочих система выполняет такие функции как:

§ персональный межсетевой экран;

§ защита от вредоносного кода;

§ контроль целостности данных;

§ контроль доступа к интерфейсам сети, к файлам, буферу обмена;

§ противодействие сканированию портов;

§ противодействие переполнению буфера;

§ противодействие DoS-атакам.

Таким образом, используется комплексное универсальное средство для обеспечения безопасности ПК в сети.

Система доверия

Защита соединений

Корпоративная сеть для связи между офисами или для доступа удаленных работников будет пользоваться публичными сетями, выделенными каналами и др. Для защиты соединений, обеспечения необходимой безопасности и сохранности данных, передаваемых по публичным сетям, будеть применяться технология шифрации трафика. Для этого используется система построения виртуальных частных сетей (Virtual Private Networks - VPN).

Управление

На рисунке представлена упрощенная схема сети предприятия ЗАО “Эдем” с указанием использованного для обеспечения информационной безопасности программных решений.

3.3 Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач

Эффективность системы - это степень ее соответствия своему назначению. Различают экономическую и функциональную (социальную) эффективности.

Оценка экономической эффективности основана на сопоставлении затрат и результатов.

Основным показателем экономической эффективности ИСЭ является годовой экономический эффект (экономическая прибыль):

, где

Э - годовой экономический эффект [руб./год];

Эгод. - годовая экономия (прибыль), вызванная ИСЭ [руб./год]. По рыночной терминологии - это хозяйственная (бухгалтерская) прибыль. Она представляет собой разность между выручкой и явными затратами. Явные затраты - это все денежные издержки предприятия, включая амортизацию;

Е - нормативная прибыльность (норма прибыли) [1/год];

К - капитальные затраты, связанные с созданием ИСЭ [руб.].

Произведение «Е*К» по рыночной терминологии называется неявными затратами, т.к. характеризует отдачу капитала, которая могла бы быть в иной сфере, например, при его помещении в банк. Величина «Е» в рыночных условиях не должна быть меньше годовой банковской процентной ставки (надежного банка).

Каждый предприниматель обычно устанавливает величину «Е» больше банковской процентной ставки, т.к. он намерен получить прибыль не только от своего капитала, но и от своей предприимчивости. В каждой сфере предпринимательства устанавливается своя величина нормы прибыли «Е». Если какая-то сфера оказывается более прибыльной, то туда устремляются новые предприниматели со своим капиталом. А если при этом прибыльность падает, то наблюдается отток предпринимателей. В итоге устанавливается динамическое равновесие и соответствующая величина нормы прибыли «Е». Величина «Е» является коэффициентом приведения единовременных затрат к годовым затратам.

Годовой экономический эффект представляет собой абсолютный показатель эффективности. Система считается эффективной, если .

Вспомогательными показателями экономической эффективности являются:

§ расчетная прибыльность [1/год]

§ срок окупаемости [год]

Рассмотренные показатели являются статическими показателями эффективности, т.к. не учитывается разновременность затрат на ИСЭ и результатов ее функционирования.

Внешний экономический эффект обеспечивается за счет улучшения производственно-хозяйственной деятельности объекта управления и благодаря совершенствованию внешних функций управления.

Внутренний экономический эффект обеспечивается за счет совершенствования внутренних функций управления. Этот эффект связан с функционированием субъекта управления, образуется внутри экономических подразделений (отделов) за счет повышения производительности труда и сокращения численности управляющего персонала при внедрении ИСЭ.

Годовой экономический эффект можно представить как сумму внешнего и внутреннего эффектов:

Далее,

, где

Э_внут. - внутренний экономический эффект [руб./год];

П_б. и П - соответственно годовые приведенные затраты по базовому и предлагаемым вариантам ИСЭ [руб./год].

Далее,

, где

П - годовые приведенные затраты по предлагаемому варианту ИСЭ [руб./год];

С - годовые эксплуатационные затраты по предлагаемому варианту ИСЭ [руб./год];

Е - нормативная прибыльность (норма прибыли) [1/год];

К - капитальные затраты, связанные с созданием по предлагаемому варианту ИСЭ [руб.].

3.3.1 Расчет единовременных затрат по предлагаемому варианту комплекса задач

Капитальные (единовременные) затраты на ИСЭ носят разовый характер. Свою стоимость они переносят на продукцию по частям за счет амортизационных отчислений. Капитальными их называют потому, что они не утрачиваются, а воспроизводятся.

Применительно к ИСЭ принято группировать капитальные затраты следующим образом:

, где

К - капитальные затраты, связанные с созданием ИСЭ;

К_{проект.} - затраты на проектирование ИСЭ;

К_т.с. - затраты на технические средства управления;

К_л.с. - затраты на создание линий связи (ЛВС);

К_п.о. - затраты на программное обеспечение;

К_и.о. - затраты на формирование информационной базы;

К_обуч. - затраты на обучение персонала;

К_в.о. - затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.);

К_о.э. - затраты на опытную эксплуатацию.

Затраты на формирование информационной базы «К_и.о.» относятся к условно-постоянной информации.

Состав затрат «К_о.э.» соответствует составу эксплуатационных затрат. Однако эти затраты учитываются, как разовые, поскольку временно (в период опытной эксплуатации) работают сразу две системы - базовая и новая система.

Структура единовременных затрат - это не только их составляющие, но и удельный вес отдельных статей затрат. Наибольший удельный вес имеют: К_{проект.}, К_т.с., К_п.о..

Затраты на проектирование

Так как весь комплекс задач был отдан на аутсорсинг компании производящей внедрение, то затраты на проектирование рассчитываются специалистами данной компании и составят:

К_проект = 3 596 454,00 рублей

Затраты на технические средства

Для нормального функционирования систем и одновременной работы с ней в онлайн режиме 40 пользователям необходимо было приобрести 6 серверов на сумму:

К_т.с= 2 * 108 000 + 4 * 81 000 =540000,00 рублей

Затраты на программное обеспечение

Компания занимающаяся внедрением предоставила 40 комплектов ПО с лицензиями на общую сумму:

К_п.о= 76858,875 * 40 = 3 074 355,00 рублей

Затраты на обучение персонала

Обучением персонала занимались специалисты компании внедряющей ИС. Обучение одного сотрудника обошлось в 17961,07 рублей. Всего же на обучение работников было потрачено:

К_обуч.= 40 * 17961,07 =718 443,00 рублей

Затраты на формирование информационной базы

Создание информационной базы было произведено специалистами внедряющей компании и обошлось в:

К_и.о= 497 448,00 рублей

3.3.2 Расчет эксплуатационных затрат по базовому варианту реализации комплекса задач

В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят следующие затраты:

С_б = С_зпб + С_аоб + С_тоб + С_лсб + С_ниб + С_прб,

где: С_зпб - зарплата управленческого персонала, работающего с использованием ИСЭ в базовом периоде;

С_аоб - амортизационные отчисления в базовом периоде;

С_тоб - затраты на техническое обслуживание в базовом периоде;

С_лсб - аренда линий связи (ГВС) в базовом периоде;

С_ниб - затраты на носители информации в базовом периоде;

С_прб - прочие затраты в базовом периоде.

Расчет эксплуатационных затрат

В центральном офисе с системой работают:

§ руководитель отдела закупок и 5 его сотрудников;

§ руководитель отдела продаж и 7 его сотрудников;

§ руководитель отдела снабжения и 6 его сотрудников;

§ заведующий складом и 10 его сотрудников.

В каждом из регионов:

§ руководитель отдела закупок;

§ руководитель отдела продаж и его сотрудник;

§ руководитель отдела;

§ заведующий складом.

Фонд оплаты труда сотрудников за год составляет:

§ для руководителя отдела закупок московского офиса, при ставке единого социального налога 26% и накладных расходах учитываемых в размере 48%. Работа с системой занимает 30% рабочего времени. Рабочий период 11 месяцев, исключая отпуск:

C₁=57 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,3= 336699 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела закупок московского офиса в количестве 5 человек:

C₂=35 000 * 1,74 * 5 * 11 * 0,6 = 2 009700 (руб. в год);

§ для руководителя отдела продаж московского офиса:

C₃=63 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,3 = 361 746 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела продаж московского офиса в количестве 7 человек:

C₄=35 000 * 1,74 * 7 * 11 * 0,6 = 2 813 580 (руб. в год);

§ для руководителя отдела снабжения московского офиса:

C₅=78 000 * 1,74 * * 11 * 0,3 = 447 876 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела снабжения московского офиса в количестве 6 человек:

C₆=35 000 * 1,74 * 6 * 11 * 0,6 = 2 549 448 (руб. в год);

§ для заведующего складом московского офиса:

C₇=20 000 * 1,74 * 1 * 11* 0,5 = 191 400 (руб. в год);

§ для сотрудников склада московского офиса в количестве 10 человек:

C₈=14 000 * 1,74 * 10 * 11 * 0,5 = 1 914 000 (руб. в год);

§ для руководителей отделов закупок регионов:

C₉=40 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 1 531 200 (руб. в год);

§ для руководителей отделов продаж регионов:

C₁₀=42 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 1 607 760 (руб. в год);

§ для сотрудников отделов продаж регионов:

C₁₁=27 500 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 1 052 700 (руб. в год);

§ для руководителей отделов снабжения регионов:

C₁₂=42 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 1 125 432 (руб. в год);

§ для заведующих складами регионов:

C₁₃=17 500 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 669 900 (руб. в год);

С_зпб =

С_зпб = 16 602 036 рублей

Таким образом, фонд заработной платы, при эксплуатации существующей информационной системы, равен 16 602 036 рублям в год.

Амортизационные отчисления составляют:

52 рабочих места стоимостью 30 тысяч рублей каждое. Метод начисления амортизации - линейный. Период - 5 лет.

С_аоб = 52 * 30 000 / 5 *0,5= 156 000 (руб. в год)

Затраты на техническое обслуживание:

С_тоб = 0,45* 6 000 * 52 = 140 400 (руб. в год)

С_тоб = 140 400 (руб. в год)

Затраты на аренду линии связи:

§ московский офис: 2 канала связи со скоростью 1 Мб/с, общей стоимостью 20 тысяч рублей в месяц;

§ санкт-перебургский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 3000 рублей в месяц;

§ самарский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 5000 рублей в месяц;

§ нижегородский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 4000 рублей в месяц;

§ екатеринбургский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 5000 рублей в месяц.

С_лсб = 20000 * 12 + 3000 * 12 + 5000 * 12 + 4000 * 12 + 5000 * 12 = 444 000 (руб. в год).

Затраты на носители информации:

Стоимость одной единицы - 30 рублей.

DVD-RW: 400 * 30 = 12 000 (руб. в год).

С_ниб = 12 000 (руб. в год).

Прочие затраты:

Стоимость одной пачки бумаги - 110 рублей.

120 * 110 = 13 200 (руб. в год).

С_прб = 13 200 (руб. в год).

Эксплуатационные затраты по базовому периоду составляют:

С_б = 16 602 036 + 156 000 + 140 400 + 444 000 + 12 000 + 13 200 = 17 367 636 (руб. в год).

3.3.3 Расчет эксплуатационных затрат по предлагаемому варианту реализации комплекса задач

Эксплуатационные затраты, в отличие от единовременных, являются повторяющимися. Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются в сумме за год. Эксплуатационные затраты осуществляются синхронно с производством. Эксплуатационные затраты составляют себестоимость продукции или услуг.

Расчет эксплуатационных затрат

Рассчитаем зарплату управленческого персонала и пользователей, работающих с использованием программы.

В связи с внедрением нового информационного продукта сократилось как время, которое сотрудники тратят на работу с системой так и количество задействованных сотрудников в целом. После внедрения с системой в центральном офисе работают:

§ руководитель отдела закупок и 3 его сотрудника;

§ руководитель отдела продаж и 5 его сотрудников;

§ руководитель отдела снабжения и 4 его сотрудника;

§ заведующий складом и 4 его сотрудника.

В регионах количество сотрудников не изменилось:

§ руководитель отдела закупок;

§ руководитель отдела продаж и его сотрудник;

§ руководитель отдела;

§ заведующий складом.

Всего с системой работают 20 человек в московском офисе и 5 человек в каждом из региональных офисов.

Фонд оплаты труда за год сотрудника склада составляет:

§ для руководителя отдела закупок московского офиса, при ставке единого социального налога 26% и накладных расходах учитываемых в размере 48%. Работа с системой занимает 20% рабочего времени:

C₁=57 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,2= 218 196 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела закупок московского офиса в количестве 3 человек:

C₂=35 000 * 1,74 * 3 * 11 * 0,6 = 1 205 820 (руб. в год);

§ для руководителя отдела продаж московского офиса:

C₃=63 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,2 = 241 164 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела продаж московского офиса в количестве 5 человек:

C₄=35 000 * 1,74 * 5 * 11 * 0,6 = 2 009 700 (руб. в год);

§ для руководителя отдела снабжения московского офиса:

C₅=78 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,3= 447 876 (руб. в год);

§ для сотрудников отдела снабжения московского офиса в количестве 4 человек:

C₆=35 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,6 = 1 699 632 (руб. в год);

§ для заведующего складом московского офиса:

C₇=20 000 * 1,74 * 1 * 11 * 0,45= 172 260 (руб. в год);

§ для сотрудников склада московского офиса в количестве 4 человек:

C₈=14 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,5 = 842 160 (руб. в год);

§ для руководителей отделов закупок регионов:

C₉=40 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,4 = 1 224 960 (руб. в год);

§ для руководителей отделов продаж регионов:

C₁₀=42 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,4 = 1 286 208 (руб. в год);

§ для сотрудников отделов продаж регионов:

C₁₁=27 500 * 1,74 * 4 * 11 * 0,4= 842 160 (руб. в год);

§ для руководителей отделов снабжения регионов:

C₁₂=42 000 * 1,74 * 4 * 11 * 0,4 = 964 656 (руб. в год);

§ для заведующих складами регионов:

C₁₃=17 500 * 1,74 * 4 * 11 * 0,4 = 669 900 (руб. в год);

С_зпб =

С_зпб = 11 824 692 (руб. в год).

Таким образом, фонд заработной платы, при эксплуатации внедренной информационной системы, равен 11 824 692 рублям в год.

Амортизационные отчисления составляют:

40 рабочих места стоимостью 30 тысяч рублей каждое. Метод начисления амортизации - линейный.

С_аоб1 = 40 * 30 000 / 5 *0,5= 120 000 (руб. в год)

Закуплено 6 серверов общей стоимостью 54 000 рублей.

С_аоб2 = 54 000 *0,5= 27 000 (руб. в год)

С_аоб = 12 000 + 27 000 = 147 000 (руб. в год)

Затраты на техническое обслуживание:

С_тоб1 = 45% * 6 000 * 40 = 108 400 (руб. в год)

С_тоб2 = 45% * 10 000 * 6= 27 000 (руб. в год)

С_тоб = 140 400 (руб. в год)

Затраты на аренду линии связи:

§ московский офис: 2 канала связи со скоростью 1 Мб/с, общей стоимостью 20 тысяч рублей в месяц;

§ санкт-перебургский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 3000 рублей в месяц;

§ самарский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 5000 рублей в месяц;

§ нижегородский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 4000 рублей в месяц;

§ екатеринбургский офис: канал связи со скоростью 256 Кб/с стоимостью 5000 рублей в месяц.

С_лсб = 20000 * 12 + 3000 * 12 + 5000 * 12 + 4000 * 12 + 5000 * 12 = 444 000 (руб в год).

Затраты на носители информации:

DVD-RW: 400 * 30 = 12 000 (руб. в год)

С_ниб = 12 000 (руб. в год)

Прочие затраты:

Бумага: 120 пачек * 110 = 13 200 (руб. в год)

С_прб = 13 200 (руб. в год)

Эксплуатационные затраты по предлагаемому варианту составляют:

С = 11 824 692 + 147 000 + 140 400 + 444 000 + 12 000 + 13 200 = 12 581 292 (руб. в год).

3.3.4 Показатели экономической эффективности

Э_год = 17 367 636 - 12 581 292 = 4 786 344 (руб. в год).

Т_ок = 8 426 700 / 4 786 344 = 1,7 (года).

Е_р = 4 786 344 / 8 426 700 = 0,57

Э = 4 786 344 - 0,105 * 8 426 700 = 3 901 540,5 руб. в год

Внутренний экономический эффект при установленной банковской ставке коэффициента рефинансирования 0,105 составляет:

Э_внут = 17 367 636 - 12 581 292 - 0,105 * 8 426 700 = 3 901 540,5 (руб. в год).

Исходные данные для расчета показателей экономической эффективности обобщены и представлены в таблице 2. Расчет показателей экономической эффективности представлен в таблице 3.

Таблица 2. Данные для расчета показателей экономической эффективности

Показатели	Значение
Единовременные затраты:
Затраты на проектирование	3 596 454,00 руб.
Затраты на технические средства	540 000,00 руб.
Затраты на программное обеспечение	3 074 355,00 руб.
Затраты на обучение персонала	718 443,00 руб.
Затраты на формирование информационной базы	497 448,00 руб.
Общая сумма единовременных затрат	8 426 700 руб.
Эксплуатационные затраты по базовому варианту:
Заработная плата управленческого персонала	16 602 036 руб. в год
Амортизационные отчисления	156 000 руб. в год
Затраты на техническое обслуживание	140 400 руб. в год
Затраты на аренду линии связи	444 000 руб. в год
Затраты на носители информации	12 000 руб. в год
Прочие затраты	13 200 руб. в год
Общая сумма эксплуатационных затрат по базовому варианту ИСЭ	17 367 636 руб. в год
Эксплуатационные затраты по предлагаемому варианту:
Заработная плата управленческого персонала	11 824 692 руб. в год
Амортизационные отчисления	147 000 руб. в год
Затраты на техническое обслуживание	140 400 руб. в год
Затраты на аренду линии связи	444 000 руб. в год
Затраты на носители информации	12 000 руб. в год
Прочие затраты	13 200 руб. в год
Общая сумма эксплуатационных затрат предлагаемого варианта ИСЭ	12 581 292 руб. в год

Таблица 3. Результаты расчета показателей экономической эффективности

Показатели	Формулы для расчета	Значение
Годовая экономия	Эгод = Сб - С	4 786 344 руб. в год
Срок окупаемости	Ток = 1/ Ер = К/Эгод	1,7 года
Расчетная прибыльность	Ер = Эгод/К	0,57
Годовой экономический эффект	Э = Эгод - ЕК	3 901 540,5 руб. в год
Внутренний экономический эффект	Эвнут = Пб - П	3 901 540,5 руб. в год

Внешний экономический эффект:

В результате внедрения задачи автоматизации складского учета в организации внешний экономический эффект выглядит следующим образом:

§ снизились складские потери за счет более грамотного и оперативного управления запасами;

§ уменьшилось время обработки заказов;

§ уменьшилось время подготовки документов на товар;

§ повысилась персональная ответственность за отпускаемые материалы, что позволило избежать злоупотреблений и небрежного отношения к работе;

§ сократились число утерянных документов.

Заключение

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Но выбрать правильную систему, способную дать максимальный эффект сложно.

Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета.

Правильное и грамотное внедрение информационных систем очень полезно. В этом случае предприятие может экономить значительную часть своего бюджета ежедневно. Существует немало примеров, когда внедрение автоматизированных информационных систем принесла значительную долю в прибыль компании. В этих организациях наблюдался значительный рост производительности. Поэтому на внедрение корпоративных информационных систем компании тратят значительную часть своего бюджета.

При просмотре или изучении любого ERP-продукта важно понимать основополагающую философию его устройства и возможности использования в различных сферах производства и дистрибуции. Здесь очень легко утонуть в деталях. В данном дипломном проекте приведены ключевые принципы устройства модулей логистики ERP системы Microsoft Axapta и возможности по их настройке для учета индивидуальных особенностей предприятия. Эти особенности влияют на применение системы в бизнесе.

Список использованной литературы

1. Балахонова И., Волчков С, Капитуров В. Логистика. Интеграция процессов с помощью ERP-системы. - Москва, 2006. - 464 с.

2. «Выбор ПО для автоматизации управления»

3. Обзор ERP систем

4. Аналитические материалы агентства IDC

5. Официальная документация по MBS Axapta 3.0 контур «Логистика»

6. «Управление общей стоимостью владения КИС»

7. «ERP II - новая стратегия управления предприятием»

8. Методические указания к дипломному проектированию для всех форм обучения СПбГИЭУ, 2005

9. «Цена лицензии Microsoft Axapta»

10. «ERP системы»

11. Материалы сайта по Axapta

12. Аналитические материалы агентства

13. Аналитические материалы агентства Gartner group

14. Материалы консалтинговой компании Columbus IT Partner

15. Материалы консалтинговой компании КОРУС консалтинг

16. Балахонова И., Волчков С, Капитуров В. Логистика. Интеграция процессов с помощью ERP-системы. - Москва, 2006. - 464 с.

17. М. Гук Аппаратные средства локальных сетей. - Питер, 2002. - 544 с.

18. В.Г. Олифер, Н.А. Олифер. Сетевые операционные системы - Питер, 2003 - 539 с.

19. Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. «Основы построения автоматизированных информационных систем: учебное пособие» - М.: Форум: Инфра-М, 2005. - С. 3.

20. Материалы по логистике

Приложение 1. Сравнение ERP-систем по основным характеристикам

Сравнение информационных систем по основным характеристикам

Аспекты сравнения	Информационные системы
	MFG/PRO	Microsoft Axapta	IFS
Функциональность	Система класса ERP, основные модули: финансы, анализ и планирование, закупки и продажи, управление персоналом, склад, управление производством, сервис	Система класса ERP2, основные модули: Производство, Финансы, Управление персоналом, CRM, Логистика Управление складом, Бизнес анализ Проекты, Корпоративные порталы	Система класса ERP2, основные модули: Финансы, eBusiness, Продажи и Сервис, Инжиниринг, Производство, Поставки, Техобслуживание и Ремонты, Персонал
Кол-во раб. мест	50 -5000	20 - 10000	15 - 15000
Серверная платформа	DBS(database server): File Server (Windows NT)	AOS (сервер приложений Axapta) + DBS	DBS + сервера приложений от ЮМ, Sun, BEA или Oracle, a также созданные на основе технологии 'open source' - JBoss, Apache или Linux
Клиентская часть	Windows или DOS, компьютеры не ниже Pentium3 600, 64МБ ОПП	Microsoft Windows, компьютеры не ниже Pentium3 600 64 МБ ОПП	Microsoft Windows, компьютеры не ниже Pentium 300, 32 МБ ОПП
Алгоритм, языки	SQL	Специализированная среда разработки MorphX, язык Х++, SQL	SQL и XML (для представления информации), J2EE H.Net (для создания серверов приложений)
СУБД	Oracle, MS SQL server	Oracle, MS SQL server	Oracle, MS SQL Server, Access
Интерфейсы и драйверы взаимодействия	Отчеты через Crystal Reports или Progress Report Builder, SQL	Поддержка компонент ActiveX, ODBC-доступ к данным, удобная интеграция с любыми другими продуктами Microsoft через механизм DDE, интерфейс COM/DCOM, WinApi	Подсистема формирования отчетов, Подсистема анализа данных (OLAP)
Локализация	Финансовый модуль полностью соответствует стандартам российской федерации	Функциональная полнота комплекса, соответствие системы стандартам российской бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждены письмом Минфина и Института профессиональных бухгалтеров	IFS Applications переведена и адаптирована к специфике бизнеса и законодательства России и Украины.
Эргономичность	Широкие возможности по настройке интерфейса	Web-интерфейс, возможность индивидуальной настройки, интерфейс Windows	Web-интерфейс посредством SO A (Сервисно-Ориентированная Архитектура) и Web-сервисов, широкие возможности индивидуальной настройки
Мониторинг	Общесистемный мониторинг (отслеживание всех действий и событий, происходящих в системе)	Отслеживание всех действий пользователей, возможность отката любых действий, наличие уровней изменений	Полный мониторинг системы, отслеживание всех действий пользователей, возможность отката любых действий
Безопасность	Индивидуальные права доступа	Индивидуальные права доступа, шифрование передаваемых данных с помощью протокола SSL	Информационная безопасность сервисов и управление идентификацией (Web services security and identity management). Эти сервисы строятся на базе стандартов WS- Security и the Security Assertion Markup Language.
Надежность	Средняя	Высокая, квалифицированный центр помощи Microsoft, наличие 16 уровней изменений	Высокая, высшая степень отказоустойчивости системы, Центр поддержки
Количество инcталляци й, клиенты	Colgate-Palmolive, Heinz, Mars, Ford, Xerox, «Кока-Кола», БРАВО Интернешнл, НПК «БЫСТРОВ», Gillette, Люсент Техно лоджиз, Ульяновский автомобильный завод	В России более 1000 инсталляций. Sara Lee, Henkel Ecolab, Avon Cosmetics,Tefal, MTV Нортел, Киев Стар GSM, КЦ 'Кей', Петмол, Ростелеком, Сварог, Буквоед, Peterstar	АЗР Автомобиль, Алдарис, Бурейская ГЭС, Импэксбанк, Oriflame, Подольсккабель, Энсто Электро, ЭЗАН, Новокузнецкий водоканал, 'Русский алюминий'.
Порядок приобретения	Модульно. Цена проекта автоматизации предприятия 700 000 - 2 000 000 $	Система приобретается модульно. В среднем цена проекта от 300 000 до 1 500 000 $	от $250 000