Русский язык и культура речи

РЕФЕРАТ

По теме: «Русский язык и культура речи»

Общая характеристика официально-делового стиля

• Содержание
• 1. Из истории русского делового письма
• 2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
• 3. Требования к оформлению реквизитов документов
• 4. Типы документов
• 5. Структура и содержание служебных документов.
• 6. Структура и содержание официальных писем
• 7. Унификация языка деловых бумаг
• 8. Требования к языку и стилю документов
• 9. Новые тенденции в практике русского делового письма
• 10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
• Заключение
• Перечень использованной литературы
• 1. Из истории русского делового письма
• Русская официально-деловая письменная речь имеет мно-говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком-ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо-мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе-го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно-сти национальной культуры русского делового письма, его ин-тернациональные свойства.
• Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го-сударстве практиковалось составление официальных докумен-тов. В этот период в основном документируются правовые от-ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со-здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб-ство; отпускные грамоты и т. д.).
• Накопление опыта официально-делового письма выража-лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше-ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо-вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз-водству - «формулярники». В этот период складывались тра-диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на-ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра-батываемые практикой традиции постепенно становились нор-мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро-изводства.
• Существенной вехой в развитии русского официально-де-лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу-дарственные учреждения назывались приказами) XV-XVII ве-ка. В этот период шло формирование русского централизован-ного государства, закладывались основы государственного ап-парата, системы государственного делопроизводства. Офици-ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ-ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули-ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.
• Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар-ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло-вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя-рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу-дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной гра-моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс-ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
• Таким образом, в приказной период постепенно складыва-ется система делопроизводства центральных и местных учреж-дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
• На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делоп-роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.
• В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь по-полнилась значительным количеством новых слов и терми-нов иноязычного происхождения, что объясняется стремле-нием Петра I приблизить русское официально-деловое пись-мо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух-галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По-явились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, коррес-понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет-ровское время претерпевает и форма документов. Появляют-ся «генеральные формуляры» - образцы, по которым следо-вало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме рек-визитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизи-тов, отражающих различные стадии процесса документиро-вания или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в ус-тройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под-чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря-док взаимоотношений учреждений сохранялся в течение все-го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со-временном делопроизводстве.
• В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди-лась новая система управления - министерская, просущество-вавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единонача-лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп-роизводства министерств: от создания документов до их архи-вного хранения.
• XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен-ной литературы, в частности, письмовников - сборников об-разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес-кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро-изводства нашего...». К предмету теоретического делопроиз-водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело-вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще-ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку-мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше-ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от-четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу-магах.
• С течением времени (примерно к середине XIX века) сло-жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи-си - изложения только самого существа вопроса. В делопро-изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло-вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре-менных документах.
• Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп-рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со-здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую-щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо-рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти-зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар-тизации, который разработал стандарты служебных писем, те-леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга-низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж-ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче-стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави-ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
• Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав-нению с мировыми достижениями в области информацион-ных технологий, кибернетики, математических методов уп-равления в отечественной науке наметилось отставание, ко-торое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ-ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас-сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку-ментирования. Однако элементы новых информационных тех-нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден-ной в 1988 г. [2,10-42].
• Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис-ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись-ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но-вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан-ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна-ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.
• 2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
• Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен-ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку-ментально закреплять правовые отношения юридических и ча-стных лиц. Интернациональные свойства делового письма -* следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языко-вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив-ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен-ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос-таточность информации).
• Документирование - регламентированный процесс запи-си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю-щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка-кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл-ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
• Итог документирования - создание документа. В социаль-ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по-зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно-сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль-ные. Общие функции документа:
• · информационная: любой документ создается для сохра-нения информации;
• · социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;
• · коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк-туры, в частности между учреждениями;
• · культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.
• Специальные функции документа:
• · управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• · правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;
• · функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства [2, 66].
• Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов - обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад-ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре-менные требования к оформлению организационно-распоряди-тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифициро-ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до-кументов»).
• Немаловажным аспектом делового общения являются воп-росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело-вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко-мендуется:
• · побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про-шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• · навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• · намекать получателю письма на его мнимую невнима-тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;
• · начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22-23].
• Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по-зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж-личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса-том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол-лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
• Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой, или являются элементами, опре-деляющими его видовую принадлежность, например в гаран-тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер-жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач-ность понимания текста адресатом, сокращают время на под-готовку текста и его восприятие [2,166-167].
• Итак, особые условия делового общения, такие как офици-альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре-бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука-занные требования лежат в основе такого понятия, как культу-ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело-вых писем.
• Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ-ема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо-ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста-точности. Требование полноты предполагает, что документ дол-жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре-шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на-звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол-жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
• Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес-кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
• Предметом официальной переписки при всем ее многооб-разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло-гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч-ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей - его композицией. По композици-онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно-гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро-сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз-нотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каж-дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб-щением, предупреждением, приглашением и т. п.
• Стандартизация и унификация - одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе-ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
• Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига-ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет-ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе-нием. Употребление слов без учета их значений может приве-сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не-верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла-гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име-ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб-ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри-ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо-приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид-ным предлогом.
• Под коммуникативной точностью понимают точность реа-лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот-ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос-ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со-держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо-четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна-ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако-миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот-ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
• Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
• · функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
• · лаконичность и достаточность информативного содержания;
• · логичность и структурированность изложения;
• · стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.
• 3. Требования к оформлению реквизитов документов
• При составлении документа особое значение имеет оформ-ление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные при-знаки, установленные законом или распорядительными поло-жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи-ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае-мость официальных бумаг.
• Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов».
• Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО-СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со-став зависит от назначения документа.
• Совокупность реквизитов документа называют формуля-ром.
• В формуляр официального письма не входит реквизит «наи-менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.
• Обычно документы (деловые письма) печатают на блан-ках - листах бумаги с воспроизведенными на них типограф-ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас-полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан-ков писем организации - угловые и продольные. Они разли-чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись-ма.
• Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос-новных реквизитов документов.
• Государственный герб Российской Федерации. Право ис-пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ-ственной власти и управления.
• Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
• Эмблема. Эмблема организации - условное (символичес-кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ-ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра-жающего главное направление деятельности.
• Обычно эмблема располагается слева от наименования орга-низации-отправителя
• Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро-изведен герб.
• Код организации - автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга-низации» (ОКПО).
• Код документа указывают по Общегосударственному клас-сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД - 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
• Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
• Над наименованием организации-отправителя может ука-зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини-стерства или ведомства; в коммерческих организациях - наи-менование консорциума или промышленно-финансовой груп-пы), в систему которой входит данная организация.
• Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит-ся на бланке под наименованием на русском языке.
• Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за-ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи-шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».
• Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
• Справочные данные об организации. Этот реквизит содер-жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад-рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те-лефонной связи и т. д. - коммуникационные данные, а так-же - номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини-циалы коммерческого директора и т. д. - коммерческие дан-ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа-ции.
• Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по-чтовым правилам Министерства связи России.
• Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня-тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий-ском (по международным правилам написания адреса), напри-мер:
• Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до-кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
• Датой письма считается число его подписания.
• Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
• Данный реквизит включает наименование и адрес получа-теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи-зации, наименование структурного подразделения, наименова-ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа-лы лица-получателя, почтовый адрес.
• Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например
• Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел
• Должность и фамилию лица, которому адресовано пись-мо, нужно писать в дательном падеже, например:
• Научно-производственное
• объединение «Комкон»
• Бухгалтерия
• Старшему экономисту
• А.Н. Ковалевой
• Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по-следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов-лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени-ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):
• · наименование адресата (наименование организации для юриди-ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• · название улицы, номер дома, номер квартиры;
• · название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• · название области, края, автономного округа (области), респуб-лики;
• · страна (для международных почтовых отправлений);
• · почтовый индекс.
• На документах, направляемых в правительственные учреж-дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
• Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз-ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру-гие модели, например:
• Об организации выставки
• О выделении аммиака из ФПТ-200М
• По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI
• На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.
• Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
• О подготовке проекта договора
• Об организации института современных технологий управления
• Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов-ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь-ку это выражение более уместно в юридической практике.
• Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание - управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста-тирующая часть включает указание причин, целей составле-ния документа, а также изложение сути вопроса или предло-жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве-щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения - ссылки на инструкции, поста-новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи-мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма-тивными актами или другими документами по данному вопро-су, например:
• В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе-дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред-лагаем Вам...
• Во второй части формулируются предлагаемые или осу-ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
• Текст официального письма может включать приветствен-ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля-ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
• Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро-ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель-ным должностным лицам;
• Уважаемые господа!
• Господа!
• Уважаемый господин директор!
• Заключительная формула вежливости помещается на пра-вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра-вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
• вступительного обращения заключительная формула вежливо-сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:
• С уважением...
• С глубоким уважением...
• С пожеланиями успехов...
• С наилучшими пожеланиями...
• Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же-лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
• Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
• Приложение: на 3 л. в 2 экз.
• Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко-личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
• Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
• заводы» на 5 л. в 1 экз.
• 2. Проект плана поэтапного ввода системы информа-ционного
• обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
• Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено-вание должности лица, подписавшего документ; личная под-пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
• Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских
• При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова-тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж-ностей, например:
• Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне-го листа документа.
• Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами-лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле-фона, например:
• Васильев 32-45-78
• Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата-ния, например:
• Васильев Виктор Иванович
• 32-45-78
• МЛ 2 01.04.2000
• Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь-но часто используется составителями деловых писем. В дос-ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
• 1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос-новной текст.
• 2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен-ку ситуации (либо поступила новая информация).
• Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под-писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:
• 1. Постскриптум
• К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре-титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо-вание в Санкт-Петербург.
• С уважением .......................................
• ^{(сигнатура, факсимиле)}
• 2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.
• 28 марта 2000 г. 18^Ш .......................................
• ^{(сигнатура, факсимиле)}
• Как видно из приведенных выше правил оформления рек-визитов документов, каждый реквизит выполняет определен-ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде-ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по-ступающей по каналам письменной связи.
• 4. Типы документов
• Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до-кумент - это деловая бумага, оформленная с учетом соответ-ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля-ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
• Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ-ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак-торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
• По фактору адресации документы разделяют на внутрен-нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе-реписка ведется между должностными лицами, подразделе-ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод-чинения. Документацию этого типа называют служебной.
• Внешняя деловая переписка ведется между разными орга-низациями, учреждениями, должностными и частными лица-ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
• По содержанию и назначению выделяют распорядитель-ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен-тов, каждый из которых характеризуется общностью требова-ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
• В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея-тельности относится документируемая информация, различа-ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
• По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог-раниченного доступа и конфиденциального характера.
• Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк-земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].
• В последнее время выделяют еще один классификацион-ный признак - форма отправления официально-деловой кор-респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл-кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис-пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе-ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто-выми отправлениями.
• Ядро учрежденческой (служебной) документации составля-ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп-равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля-ются:
• · организационно-правовая документация;
• · плановая документация;
• · распорядительная документация;
• · информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• · отчетная документация;
• · документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);
• · финансовая документация;
• · документация по материально-техническому обеспечению;
• · договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч-реждения.
• Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен-тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
• Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб-ных документов и официальных писем.
• 5. Структура и содержание служебных документов
• Руководство любой организации наделяется правом изда-ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на-сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
• Особая роль, которую играют распорядительные докумен-ты в системе управленческой документации, требует более под-робной характеристики требований, предъявляемых к структу-ре, языку и стилю документации этого типа.
• Основная задача распорядительных документов - прида-ние юридической силы тому или иному действию руководите-ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли-чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы-ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за испол-нением возложить на...; создать комиссию в составе...;уста-новить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри-дический статус.
• В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от тре-тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.
• Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас-порядительной документации.
• Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни-тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель-ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз-решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
• Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по-становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
• «В целях удовлетворения потребностей населения Россий-ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе-дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
• Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
• «Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»
• Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос-ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов-ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
• «Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»
• В распорядительных документах, издаваемых на принци-пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
• Приказ - распоряжение руководителя, основной распоря-дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне-ния подчиненными. В деятельности организаций различают-ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель-ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль-ном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Обязательными рек-визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга-низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
• Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:
• «Об организации Института современных технологий управле-ния»
• «Об увеличении уставного капитала общества»
• В первой части данного распорядительного документа ука-зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа-ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер-жит только распорядительную часть.
• Распорядительная часть приказа излагается в повелитель-ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ-ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото-рые включают управленческие действия, носящие распоряди-тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
• ПРИКАЗЫВАЮ:
• 1. Создать комиссию в составе...
• 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.
• В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне-нием распорядительных документов. Например:
• 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со-бой.
• Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру-ководителем, главным образом, коллегиального органа управ-ления в целях разрешения оперативных вопросов. По существу-ющей практике распоряжения издаются также руководителя-ми предприятий по вопросам частного характера.
• Указание - правовой акт, издаваемый единолично руко-водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так-же по вопросам, связанным с организацией выполнения при-казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа-ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи-мости от содержания указания.
• Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис-теме управления содержится в различных источниках. Важней-шее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служеб-ные записки и др.
• Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила-гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со-стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо-рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста-новленные факты, а также выводы и заключения.
• Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо-ответствия заявленных в сопроводительных документах цен-ностей, документов и их наличия и т. д.
• Например:
• АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
• 20 ноября 1999 г. г. Новгород
• Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объе-динения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чер-тежи изделия на 4 листах»).
• В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
• Ст. уполномоченный
• делопроизводства
• Новгородского завода
• телеаппаратуры Подпись
• Делопроизводитель Подпись
• Справка - документ, содержащий запрошенную информа-цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определен-ная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рож-дения, стаж работы в последней должности или в целом, све-дения об образовании и т. д.).
• Служебная записка - документ, адресованный руковод-ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу-жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор-мационно-статистические и др.
• Заявление - внутренний служебный документ, предназна-ченный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от име-ни одного лица, однако могут иметь место и коллективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затра-гивает интересы сразу нескольких человек или даже всего кол-лектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишет-ся по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
• Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ-ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указы-вается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
• Главному энергетику обувной фабрики
• Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению
• Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине лис-та:
• ЖАЛОБА
• ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
• Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обра-щаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущ-ность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая-витель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука-заний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .
• Образец заявления
• Декану Северо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса, группы... Ф.И.О.
• Заявление
• Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
• Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
• 25.03.2000 (подпись)
• Отдельные виды документов, например, договор, доверен-ность используются для реализации юридических, информа-ционных связей между равными, не состоящими в отношени-ях соподчинения организациями и должностными лицами, т. е. | документационный обмен идет по горизонтали.
• Договор (соглашение, контракт) - документ, фиксирую-щий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный до-говор содержит сведения:
• · о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала;
• · о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
• · о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
• Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сто-рон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это со-глашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
• Договор (контракт) - фиксирует соглашение сторон (юри-дических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
• · наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результа-ты выполнения;
• · наименование документа, в соответствии с которым выполняет-ся работа;
• · условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы;
• · ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
• · юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
• Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пун-кты и подпункты.
• Оформляются договоры, как правило, на трафаретных блан-ках, на которых типографским способом напечатаны все требу-емые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных блан-ках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
• Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
• Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоря-жение транспортным средством, а также на получение свиде-тельства о праве на наследство.
• Официальные доверенности выдаются организацией свое-му представителю на совершение сделок, получение денег, то-варно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
• В тексте личной доверенности указывается доверитель, до-веренное лицо и вид действий по доверенности. Обязательны-ми реквизитами доверенности являются:
• · наименование документа;
• · место и дата написания;
• · основной текст;
• · удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
• 6. Структура и содержание официальных писем
• В научной литературе существует несколько видов класси-фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, напри-мер, по тематическому признаку официально-деловую коррес-понденцию достаточно условно разделяют на деловую и ком-мерческую. (Следует отметить, что термины деловая перепис-ка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при про-тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри-ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (пись-ма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и отве-ты на эти виды писем).
• По функциональному признаку различают письма, требу-ющие письма-ответа, и письма, не требующие письма-отве-та. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как пись-мо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт от-правки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления конста-тируют свершившийся факт и поэтому также не требуют отве-та.
• По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин-станций (организаций).
• По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии - гарантийное письмо; приглашение принять учас-тие в чем-либо - письмо-приглашение; извинение за наруше-ние договоренности - письмо-извинение и т. д. Многоаспект-ным считается письмо, содержащее однотип-ные и разнотипные аспекты - просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соот-ветствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содер-жащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.
• По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуще-ствляется по определенному образцу. Это предполагает не толь-ко соответствие письма стандартным аспектам содержания (от-ражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и ис-пользование стандартных языковых и синтаксических конст-рукций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов пись-ма.
• Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от-ражает какую-либо исключительную, необычную производ-ственную ситуацию либо свидетельствует об особом значе-нии, которое придает письму составитель. В связи с этим тек-стовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтак-сических средств, в том числе выразительных.
• Коммерческая корреспонденция. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер-ческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сдел-ки.
• Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись-мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла-мация).
• Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро-вать адресата на более активные действия, в частности, на от-ветное послание.
• Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-зап-роса могут быть использованы следующие стандартные выра-жения:
• · Просим выслать нам предложение на поставку...
• · Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...
• · Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...
• · Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
• · Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз-можности поставить нам...
• Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-зап-рос может содержать следующую информацию:
• · о принятии запроса к рассмотрению;
• · о выяснении возможностей поставки товара, интересую-щего покупателя;
• · об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
• · об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);
• · об обещании направить предложение на поставку това-ра, интересующего покупателя.
• Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч-ного письма.
• В случае отказа поставить интересующий покупателя то-вар в письме-ответе могут быть использованы следующие ти-повые модели:
• К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос поло-жительно и выслать Вам конкретное предложение на постав-ку...
• Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Просим Вас вернуться к этому вопросу в...
• В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля-ет предложение (оферту).
• Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конк-ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав-ца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено-вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие усло-вия поставки в зависимости от характера товара.
• При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
• · В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...
• · Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...
• · Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...
• · Цена ... составляет...
• · Товар будет поставляться в... квартале текущего года ...
• Ответ на предложение. Ответ на предложение может со-держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается закон-ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с услови-ями предложения или не заинтересован в предлагаемом това-ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав-цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
• Письмо-претензия (рекламация) - коммерческий доку-мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сро-ков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло-вий контракта (договора).
• Рекламация должна содержать: основания для предъявле-ния претензии; доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; тре-бование уценки товара и т. д.).
• При составлении текста рекламации используются следу-ющие стандартные модели:
• · К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены
• · Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию на...
• · Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказа-лось ниже качества, оговоренного в контракте № ... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...
• Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло-жения, должно отличаться также определенной воздействую-щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж-ны учитываться психологические факторы его восприятия ад-ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти-кетные фразы и конструкции, не только создающие опре-деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:
• Согласно нашей договоренности просим сделать нам пред-ложение на поставку...
• Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
• 7. Унификация языка деловых бумаг
• Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку-ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола-гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со-поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.
• Стандартизация официальных бумаг заключается в уста-новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра-вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан-дартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
• Особенность унификация языка служебных документов
• состоит в формировании системы стандартных языковых мо-делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак-симальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].
• Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае-мого документа.
• Решение тех или иных задач делового общения реализу-ется в речевых действиях, ключевым словом которых являет-ся так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, на-правляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
• Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей-ствие, состоит, как правило, из двух частей - мотивации дей-ствия и собственно речевого действия.
• Например:
• В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...
• Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...
• Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель	Тин документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т. д.	сведения ...; высылаем запрошенные Вами ...; извещаем Вас о том, что ...; информируем Вас о том, что ...; сообщаем, что ...; уведомляем, что ...;
Побуждение	Приказ распоряжение указание и т. д.	назначить расследование по факту ...; ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для ...; обязываю всех начальников отделов предприятия…;
Инициирование, поддержание отношений	гарантийное письмо	гарантируем, что ...; фирма ... гарантирует ...;
	письмо-просьба	просим Вас ...; убедительно прошу Вас решить вопрос ...; нам хотелось бы привлечь Вас...; сообщите нам, пожалуйста ...;
Выражение предупреждения, требования, отказа.	письмо-приглашение и т. д.	примите наше приглашение ...; позвольте пригласить Вас ...; мы будем весьма признательны за участие в ...;
	письмо-напоминание	напоминаем, что ...; вторично ставим Вас в известность ...;
	письмо-требование (рекламация)	мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на ...;
	письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д.	Ваше предложение отклонено по следующим причинам ...; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о ...;

• Таким образом, все смысловые аспекты документа реали-зуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В ре-зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
• Подтверждаем получение Вашего заказа.
• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.
• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
• Приведение языковых и текстовых средств служебных до-кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика-ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб-ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
• Наименее трудоемким способом составления официально-го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторя-ющейся информации.
• Типовой текст - это текст-стереотип, используемый в ка-честве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называет-ся типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич-ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов-ле, в государственных учреждениях и т. д.
• Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе-ременной информацией, которая зависит от конкретной ситуа-ции. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело-вой переписке также используются трафаретные тексты, на-пример, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра-фаретным способом оформляются тексты договоров, соглаше-ний, контрактов. Применение трафаретных бланков существен-но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен-тов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.
• Пример текста-трафарета
• СПРАВКА
• Тов. ______________________ работает __________________________
• ^{(фамилия, инициалы) (название учреждения)}
• в должности ______________. Оклад______________
• Справка выдана для предоставления___________________________
• Начальник отдела кадров______________
• Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового об-щения.
• Языковые формулы официальных документов. Особен-ность языка и стиля официальных бумаг - использование ус-тойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых обо-ротов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За мно-голетнюю практику деловой переписки были выработаны язы-ковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мо-тивы, причины и цели официального послания; формулиро-вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, завере-ние и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообще-ния, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
• Начало документа, как правило, представляет собой изло-жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.
• Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:
• В подтверждение нашей договоренности ...
• В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на-правляем, сообщаем) ...
• В соответствии с письмом заказчика ...
• В порядке оказания помощи прошу Вас ...
• В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
• Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.
• Помимо языковых моделей и синтаксических конструк-ций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство счи-тает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополне-ние к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.
• 8. Требования к языку и стилю документов
• Документируемая информация должна излагаться предель-но ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
• · однозначность используемых слов и терминов;
• · нейтральный тон изложения;
• · соблюдение лексических, грамматических, стилистичес-ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
• · смысловая достаточность и лаконичность текста.
• Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд-няет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
• Смысловая точность письменного высказывания в значи-тельной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тек-сте документа должно употребляться только в одном значе-нии, принятом в официально-деловой письменной речи. В свя-зи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:

представить (предъявить, показать. Представить отчет)	предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справ-ку);
гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)	гарантированный (обеспечен-ный законом, договором. Гаран-тированный отдых)
проводить (осуществлять что-либо. Проводить сове-щание) и др.	производить (вырабатывать, изготавливать. Производить то-вары).

• Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синони-мов также может приводить к смысловым нарушениям в тек-стах документов. Так, например, слова построить (стилисти-чески нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо-кое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как след-ствие этого, имеют разную сочетаемость.
• Обратите внимание на правильное и неправильное упот-ребление этих слов:

ПРАВИЛЬНО построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку	НЕПРАВИЛЬНО возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом

• При употреблении терминов в деловой документации не-обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто-ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель-ным и его значение может быть непонятным, следует прибег-нуть к одному из предлагаемых способов:
• · дать официальное определение термина, например: факторинг - продажа права на взыскание долгов;
• · уточнить, расширить содержание термина словами ней-тральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорны-ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб-щения с заводом);
• · убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
• Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наибо-лее типичная ошибка - немотивированное употребление ино-язычных слов вместо уже существующих для обозначения по-нятий привычных слов, например:
• эксклюзивный вместо исключительный;
• апеллировать вместо обращаться;
• прерогативы вместо исключительное право и под.
• В документах не должны употребляться слова и выраже-ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
• Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характер-ны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас-ходы по ремонту, центр по подготовке.
• Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, со-держании беседы, разговора, выступления, например: отчи-таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но-вой сделке.
• Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае нега-тивных последствий следует употреблять предлог из-за, напри-мер: Благодаря высокой технической квалификации специалис-тов поставленная задача была решена на высоком техничес-ком уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.
• В официально-деловой письменной речи сложились пра-вила расположения определений. Так, согласованные опре-деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре-деляемым словом, а несогласованные (выраженные словосо-четанием) - после него. Например: актуальный вопрос, опто-вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.
• При сочетании согласованного и несогласованного опреде-лений первое обычно предшествует второму, например: акту-альный всесоюзного значения вопрос.
• При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. На-пример:
• приказ - издается; контроль - возлагается; цена - уста-навливается; задолженность - погашается; рекламация (пре-тензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантиру-ется); должностные оклады - устанавливаются; порицание - выносится; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовы-годное, плодотворное, успешное; рентабельность - высокая, низкая; расчеты - предварительные, окончательные и т. п. - именные сочетания.
• При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты-вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред-почтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосход-ной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наи-больший эффект, наименьший результат или сочетание поло-жительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
• В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо дей-ствительных. Например: не мы выполним, а нами будет вы-полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель-ный залог, как правило, используется при необходимости под-черкнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей-ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сы-рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас-ности и т. п.).
• Основное требование к информационному насыщению документа - это целесообразное количество включаемой ин-формации, необходимое и достаточное для реализации комму-никативной задачи - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю-чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
• Структура текста документа (логическое соединение смыс-ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни-маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй - выводы, просьбы, предложения, решения, распо-ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
• Направляем подробное описание автоматической системы управления.
• Получение просим подтвердить.
• В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 пред-ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
• Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри-мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д.
• При составлении деловых бумаг следует учитывать инфор-мационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предло-жении определяется принципом «линейной» подачи материа-ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспо-могательная - в начале предложения до сказуемого. В зависи-мости от того, где находится то или иное словосочетание, ме-няется смысл предложения. Например:
• По решению арбитражного суда задолженность необходимо по-гасить до 1 июля 2000 года.
• Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.
• В первом предложении целью высказывания является ука-зание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа-ние на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
• К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак-теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой-ства, текстовые обозначения и т. д.
• Сокращения, используемые в текстах документов, подчи-няются определенным правилам:
• 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (сло-восочетание) поразному или писать его в одном месте пол-ностью, а в другом сокращенно.
• 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
• 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за со-бой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
• 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).
• Речевой этикет в документе. Этикет - установленный по-рядок поведения где-либо. Деловой этикет - это порядок по-ведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюде-ние определенной дистанции между работниками, занимаю-щими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпи-мость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение исполь-зовать в споре аргументы, а не авторитеты.
• В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет - важ-нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179-180].
• В деловой переписке использование этикетных средств так-же носит регламентированный характер.
• Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
• При обращении к адресату учитываются его служебное по-ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
• Наиболее общей формулой обращения, которая может ис-пользоваться независимо от перечисленных факторов, являет-ся:
• Уважаемый господин ...(фамилия)!
• Уважаемая госпожа ... (фамилия)!
• Уважаемые господа!
• Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форму-ла вежливости: С уважением.
• Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
• Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ...
• Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгово-го комплекса ...
• Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового обо-рудования ...
• Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфи-денциального содержания, а также в документах, оформлен-ных на бланках должностных лиц.
• Как подчеркивают специалисты в области делового этике-та, тональность деловых писем должны определять коррект-ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по-слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор-мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то-нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикет-ных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:
• На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло-дотворному сотрудничеству.
• 9. Новые тенденции в практике русского делового письма
• Девяностые годы двадцатого века стали периодом значи-тельных изменений в экономике, в области социальных отно-шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.
• Новые ситуации делового общения требуют совершенство-вания форм документационного обеспечения. Появляются но-вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен-ной речи пополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем, больше значе-ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания. Происходящие изменения требуют глубокого анали-за и, возможно, станут предметом отдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциями происходя-щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва-ивает законы письменного делового общения.
• Юридические и правовые аспекты взаимоотношений меж-ду работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип докумен-тов, является термин контракт (письменный договор, согла-шение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловой пись-менной речи, он не только успешно сосуществует с терминоло-гическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое со-глашение в качестве синонима, но и, в известной мере, вытес-няет их из речевого обихода. Понятие контракт шире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос-траняется не только на отношения между работником и рабо-тодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так письменный дого-вор между предприятиями, производящими продукцию, и организациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных контрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финан-совые отношения супругов, в частности в случае развода. Та-ким образом, иноязычный термин контракт, получая все бо-лее широкое распространение и являясь многозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические от-ношения с русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместно замещение устоявшихся, при-нятых в данной языковой культуре терминов иноязычными? Каковы причины этих тенденций?
• Вхождение России в систему мировых экономических от-ношений определяет необходимость соответствия отечествен-ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся ино-язычных терминов таких, например, как оферта (предложе-ние), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указа-нием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме - жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар-тер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязыч-ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на-звания давно бытующих понятий и явлений (контракт - дого-вор, соглашение; оферта - коммерческое предложение; прайс-лист - прейскурант). Заимствования первого типа мотивиро-ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа - стремлением приблизиться к мировым стандартам офи-циально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенден-ция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы-щению деловой письменной речи заимствованиями.
• В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи-цированному стилю изложения.
• Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.
• Реклама в деловой речи. В последнее время широкое рас-пространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резю-ме.
• Требования к языку и стилю такого рода документов суще-ственно отличаются от требований к составлению строго регла-ментированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требова-ния, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью при-влечь внимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-от-ветный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегирован-ный, усиливающие воздействующий эффект письма.
• Уважаемый ...
• Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.
• Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в по-следующие четыре месяца цены возрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.
• Широкое использование оценочных конструкций типа: бе-зупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб-рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш-ное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио-нальную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.
• Основное требование к тексту рекламного послания (впро-чем, как и к текстам деловых посланий других типов) - ин-формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на ин-тересы, жизненные, практические потребностей потенциаль-ного потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она долж-на быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного ха-рактера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важ-ная для адресата информация и ему необходимо дополнитель-но связываться с адресантом, это может побудить его восполь-зоваться услугами другого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию), информационно-рекламное письмо ко-торого составлено убедительнее и грамотнее.
• При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре-ния ясности, простоты и тона изложения.
• Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленнос-ти, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.
• ... Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.
• Приведенный фрагмент информационно-рекламного пись-ма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкуриро-вать создает двусмысленность высказывания. Из данного пред-ложения неясно, намерен ли автор послания соперничать с ад-ресатом (производителем продукции), либо, продавая продук-цию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами ре-гиона.
• Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы. Специалисты под-черкивают, что от того, насколько точно пишущий сумеет опре-делить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95].
• Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет рабо-ту, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочи-танного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин резюме использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному документу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменного указания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа «Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рас-смотрению» и др. по каким-либо причинам является недоста-точным и требует более развернутого обоснования, рекоменда-ций или предписаний. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение био-графических данных, характеризующих образовательную под-готовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американ-ского варианта английского языка, все более устойчиво закреп-ляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском язы-ках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.
• Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схо-же со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жест-ких форм для его написания.
• Главная задача при составлении резюме - как можно бо-лее выигрышно (и в то же время предельно объективно) пред-ставить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касает-ся и образования, и опыта работы, и личных качеств, и харак-теристики дополнительных навыков. Это необходимо, посколь-ку существуют объективные различия между специальностя-ми и видами деятельности. Так, например, если вакансия - рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людь-ми; находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия - пре-подаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.
• Говоря об информативности резюме, специалисты отмеча-ют, что слишком долгий и однообразный перечень мест рабо-ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо-жет произвести неблагоприятное впечатление на потенциаль-ного работодателя, так как в этом случае может сложиться впе-чатление об односторонности претендента в плане его профес-сиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125-128]. Например:
• Работал технологом в течение десяти лет на машиностро-ительных предприятиях или В1992-97 гг. - мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».
• Типовое резюме включает:
• · персональные данные соискателя (фамилия, имя, отче-ство, дата и место рождения, семейное положение);
• · адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;
• · наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;
• · основной текст, включающий в себя перечень мест рабо-ты и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием пол-ного официального наименования организации, периода вре-мени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• · дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготов-ка);
• · прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино-странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• · отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• · интересы, склонности, имеющие отношение к предпо-лагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание - на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным);
• · иная вспомогательная информация (на усмотрение соис-кателя);
• · рекомендации (сведения о рекомендациях);
• · дата написания резюме;
• · подпись соискателя.
• При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в каче-стве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него ука-зывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения пре-тендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавны-ми буквами, чтобы она хорошо читалась.
• Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посере-дине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, сле-дует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail). У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи.
• 10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
• В значительной степени новые тенденции в русском дело-вом письме обусловлены расширением деловых связей с зару-бежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой дело-вого письма становится необходимостью, поскольку эффектив-ность письменного диалога во многом зависит от знания рече-вых оборотов, формул, особенностей стиля, принятых в прак-тике деловой переписки страны получателя корреспонденции.
• Главной особенностью русской официально-деловой пись-менной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру-дицию автора.
• В книге известного американского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера « 250 писем и за-писок в помощь менеджеру» формулируется основной прин-цип составления деловых писем. Его суть выражается форму-лой: Внимание - Интерес - Просьба - Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание - Инте-рес - Желание - Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привле-чения внимания, пробуждения и удержания интереса к излага-емому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экс-пертами по деловой документации, встречаются такие, как апел-ляция к человеческим инстинктам, тактика шока. Вот приме-ры универсальных вступительных предложений, которые ис-пользовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньше о...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году...», «Если Вы работа-ете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80]. Для отечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, по-скольку не отвечают традиционно сложившимся представле-ниям о стиле и этике деловых отношений.
• К языковым средствам, вызывающим интерес, Теппер от-носит так называемые «магические слова».
• Существует набор магических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловых письмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными. К ним мож-но отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, оча-ровательный, поразительный, чарующий, незабываемый .... Все эти слова придадут любому письму убедительность в том, что ком-пания стоит на страже своих интересов, помогут установить взаи-мосвязь между бизнесменом и клиентом, они должны использо-ваться везде, где только возможно [5, 57].
• Однако Р. Теппер подчеркивает, что магические слова при-обретают силу только в том случае, если они используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они
• могут существенно изменить тон и воздействующую силу пись-ма. Для сравнения Теппер приводит два ряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группа примеров включает стандартные определения хороший, прекрас-ный, в то время как во второй группе использованы «магичес-кие» слова. Например:

Это была хорошая речь Прекрасная презентация Хорошее представление	Это было выдающееся выступление Незабываемая презентация Захватывающее, увлекательное, поглощающее все внимание представ-ление

• Встретить подобные слова в отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласно традиции эмоцио-нально-оценочная лексика исключена из лексикона русской де-ловой речи. Требования предельной точности формулировок де-лового письма реализуется в использовании стандартных, кли-шированных фраз, цель которых - сообщение информации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата.
• Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76].
• Содержание деловых писем отличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов - устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велоси-пед» в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хоро-шему не ведут: смысл послания становится туманным (или иска-жается), восприятие содержания затруднено [4, 50].
• Основным условием убедительности любого делового до-кумента является его доказательность. Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фак-тами. Такое понимание убедительности официального посла-ния является общепризнанным и обязательным для всех куль-тур делового письма. Однако в практике западной и американ-ской деловой переписки принято считать, что убедительность письма зависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно на-правлено.
• Обобщив практические рекомендации по составлению де-ловых писем, Р. Теппер выразил их в пяти основных правилах «Как писать деловые письма»:
• 1. Пишите коротко и просто.
• 2. Пишите простыми словами. Не придумывайте новых слов.
• 3. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.
• 4. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание - Интерес - Просьба - Действие.
• 5. Используйте в письмах разговорную речь.
• Сопоставление этих правил с требованиями, предъявляе-мыми к официальному письму в отечественной практике деловой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы к письменному деловому общению в рус-ской и зарубежной школах. Так, если по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последую-щим они существенно расходятся.
• Для отечественной практики деловой переписки характе-рен так называемый «МЫ-подход» в подаче информации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «кол-лективные» субъекты. При этом приоритетными являются фор-мы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», «Направ-ляем»; собирательные существительные администрация, ди-рекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, ав-тор документа представляет интересы всего предприятия, фир-мы, выступает представителем организации в целом. В каче-стве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено.
• В западной и американской школах делового письма пред-ставлены как «Мы-подход» (например: «Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве-денной нашей компанией...» (письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, высту-пающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.
• МЫ - затертое слово с довольно туманным значением, - пи-шет Р. Теппер. - Кто это? Мы - это сотрудники фирмы? Ав-тор письма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилю письма, да и везде, где только возможно [5, 102].
• В практике отечественной деловой переписки тексту пись-ма не всегда предшествует обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следу-ет заметить, что в последнее время обращение все чаще вклю-чается в текст официального послания и становится обязатель-ным элементом русского делового письма. Отсутствие обра-щения допустимо, если адресат - коллективный субъект, а также если послание представляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завер-шающая официальное послание, также еще не стала общепри-нятой и обязательной для всех типов деловой корреспонден-ции в отечественной практике деловой переписки. Заключаю-щие этикетные фразы типа С уважением ..., С наилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов ... чаще всего встре-чаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресован-ных конкретному официальному или частному лицу.
• По стандартам западного и американского делового пись-ма обращение и заключение являются обязательными элемен-тами официального послания любого типа.
• Обращение означает официальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется не-формальное Dear (Дорогой), при обращении к фирме - более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США).
• Если письмо адресовано фирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной, женщине, используется форма Madam. Однако более предпоч-тительным считается обращение с указанием имени адресата.
• Сегодня как никогда важно личностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращение вызывает у адреса-та повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Вы получаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к «жильцам», то без сомнения Вы в первую очередь распечатаете конверт, на котором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103].
• Степень проявления учтивости (любезности) в разных на-циональных культурах деловой переписки различна. Для рус-ского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном доку-менте - недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почте-ния и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается ус-пех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют ус-тановить с ним более тесный контакт.
• Существенно различаются требования к составлению дело-вых писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра-диционным является надличностный характер изложения, от-личающийся предельной рациональностью, жесткостью исполь-зуемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отече-ственные специалисты, принципиально отличающийся от так называемых «доверительных писем», в которых авторы высту-пают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере де-лового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что со-ставитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управ-ленческой ситуации. Так, в приведенном ниже письме-претен-зии убедительность сообщения достигается за счет фактологической точности, лаконичности излагаемой информации. При-водимые факты располагаются в жесткой логической последо-вательности, что позволяет автору письма не только очертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к опре-деленному выводу. С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части: описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатить причиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью, отсутствием экспрессии, лексическим однообрази-ем. Используются соединительные обороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий.
• Заключение
• Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретными языковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции. [3, 102]