Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на примере ФКУЗ ФКУЗ "Читинская ПЧС Роспотребнадзора"

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические основы учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях
• 1.1 Понятие расчётов с подотчетными лицами
• 1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта расчётов с подотчетными лицами
• 1.3 Цели и задачи анализа учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях
• 1.4 Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются
• 2. Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»
• 2.1 Экономическая характеристика деятельности учреждения
• 2.2 Документальное оформление учёта расчётов с подотчетными лицами
• 2.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами
• 2.4 Анализ расчётов с подотчетными лицами
• 3. Совершенствование учёта и анализа расчетов с подотчетными лицами
• 3.1 Выводы и предложения по анализу расчётов с подотчетными лицами
• 3.2 Совершенствование учёта расчёта с подотчетными лицами
• Заключение
• Список использованных источников
• Введение
• Стабилизация экономической ситуации в современном пост кризисном мире требует эффективного регулирования бизнес-процессов предприятий различных организационно-правовых форм, профиля и отраслевой принадлежности.
• В основу построения современной системы бухгалтерского учета положены такие задачи, как:
• - формирование информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений;
• - обеспечение заинтересованных пользователей информацией об общих подходах к организации и ведению бухгалтерского учета;
• - оказание помощи потребителям бухгалтерской информации в понимании данных, содержащихся в бухгалтерской отчетности;
• - сопряженность и непротиворечивость бухгалтерского учета общепризнанным в мире подходам к ведению бухгалтерского учета;
• - интегрирование системы налогообложения и системы бухгалтерского учета.
• Современные тенденции к глобализации рынков сбыта и капитала обусловливают усложнение хозяйственных операций, что сопровождается возрастанием требований к качеству формируемой в бухгалтерском учете информации. В этой связи выдвигаются повышенные требования к подготовке квалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета.
• Специалисты должны знать: основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных операций и действий; принципы и цели применения Плана счетов бухгалтерского учета, разработки рабочего плана счетов с учетом специфики организации; особенности учета имущества, обязательств и капитала; способы признания доходов и расходов при формировании финансового результата от хозяйственной деятельности; методы исчисления и отражения в учете налоговых платежей.
• Подготовленные специалисты должны обладать профессиональными компетенциями и уметь: пользоваться инструкциями, положениями и другими нормативными актами по бухгалтерскому учету; организовать делопроизводство и работать с первичной документацией, исправлять первичные ошибки; формировать учетную политику организации и составлять бухгалтерские записи: учитывать особенности движения кассовых операций, внеоборотных и оборотных активов, кредитных обязательств, собственного и заемного капитала, составлять сводные ведомости, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность в установленные сроки.
• Ведение бухгалтерского учёта в Российской Федерации осуществляется на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 402-ФЗ, который пришел на смену Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ и иных нормативно-правовых актов.
• Тема моей дипломной работы «Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами» на примере ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»
• Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
• Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.
• Актуальность изучения вопроса расчетов с подотчетными лицами для каждой организации обусловлена тем, что данные об остатках расчетов отражаются в отчетности организации.
• Цель дипломной работы раскрыть теоретические основы учёта расчетов с подотчётными лицами в современных экономических условиях в бюджетных организациях.
• Для достижения сформулированной цели были поставлены и решены следующие задачи:
• - раскрыть сущность учёта расчётов с подотчетными лицами в бюджетных организациях;
• - рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в современных условиях;
• - рассмотреть цели и задачи анализа учёта расчетов с подотчетными лицами;
• - дать краткую экономическую характеристику Роспотребсоюз;
• - рассмотреть документальное оформление учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях;
• - рассмотреть синтетический и аналитический учёт расчетов с подотчетными лицами;
• - рассмотреть анализ учета расчетов с подотчетными лицами в Роспотребсоюз;
• - разработать практические рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.
• Объектом исследования дипломной работы выступает ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» .
• Предметом исследования дипломной работы выступают экономические отношения, возникающие в процессе проведения учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.
• 1. Теоретические основы учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

1.1 Понятие расчётов с подотчетными лицами

Проведение расчетных операций с использованием наличных средств является неотъемлемой частью самостоятельной деловой активности. Любая организация или предприятие периодически совершает выплаты, не относящиеся к выдаче заработной платы. Подобные расчеты обычно предписываются с условием подотчетности и могут применяться как к физическим, так и к юридическим лицам. Расчеты с подотчетными лицами зачастую измеряются довольно крупными денежными суммами, их отслеживание и фиксация - это важная функция бухгалтерского учета.

Стандартными ситуациями, при которых работник получает выплату наличными на руки, являются:

- оплата командировочных расходов: покупка билетов на транспорт, плата за место проживания, а также незапланированные траты, связанные с рабочим процессом;

- посуточные выплаты: частичная или полная оплата питания сотрудника, передвижение по городу на общественном транспорте и т.д.;

- хозяйственные затраты: приобретение офисного снаряжения, мелкого оборудования, оплата счетов и предоставленных услуг;

- представительские затраты: расходы на организацию официального приема и обеспечение комфорта для представителей других компаний/партнеров по переговорам/ участников конференций или семинаров.

Расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением указания Банка России от 11 марта 2014 г. n 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [12].

Основные правила ведения расчетов с подотчетными лицами следующие.

1. В подотчет денежные средства можно выдавать не только работнику, работающему в организации по трудовому договору, но и, например, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

2. Действующее законодательство не содержит требования об утверждении перечня (списка) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет, что будет затруднительно, например, по командировочным расходам. Но тем не менее, в части хозяйственно-операционных расходов (приобретение материальных ценностей, оплата хозяйственных расходов и т. п.) утвердить такой список желательно, о чем указано в многочисленных письмах Минфина России и ФНС России. [3].

3. Выдавать деньги можно только на основании заявления, составленному в произвольной форме с обязательным указанием реквизитов:

- сумма денег под отчет;

- срок, на который выдается подотчет;

- подпись руководителя;

- дата написания заявления.

4. Работнику выдаются денежные средства под отчет при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам.

5. Денежные средства под отчет можно выдавать не только наличными, но и перечислять на зарплатную карту работника с расчетного счета. При этом:

- организация должна закрепить в учетной политике и во внутренних нормативных документах пункт о том, что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту работник;

- организация должна закрепить в учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрена строка для выдачи денег под отчет на карту;

- в заявлении на выдачу подотчетных сумм работник должен обязательно указать реквизиты счета, на который будут перечислены подотчетные суммы;

- при перечислении на счет работника в платежном поручении в поле «Назначение платежа» необходимо указать, что перечисляемые денежные средства являются подотчетными

- работник при заполнении авансового отчета должен приложить к нему слипы по оплате банковской картой.

6. Размеры наличных денежных средств, выдаваемых под отчет и сроки, на которые они выдаются, сроки в которые подотчетные лица должны отчитаться об использовании подотчетных сумм, должны быть определены в письменном приказе руководителя организации в обязательном порядке. При этом величина подотчетных сумм и сроки представления отчета об их использовании руководителем могут определяться в каждом отдельном случае.

7. при расчетах наличными, которые производит подотчетное лицо, также необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными денежными средствами в пределах 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между организациями, например, при направлении подотчетного лица по доверенности для приобретения у поставщика материальных ценностей [3].

При расходовании работниками подотчетных средств в связи со служебными командировками требования о соблюдении предельного размера расчетов наличными денежными средствами применяться не должны, поскольку работник производит соответствующие расходы от своего имени, а не от имени организации-работодателя [12].

8. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [8].

В практической работе бухгалтера возникает много вопросов, связанных с расчетами с подотчетными лицами, в том числе:

-- кто имеет право на получение подотчетных денежных средств;

-- на какой срок они выдаются;

-- существуют ли суммовые ограничения на выдачу подотчетных средств;

-- как оформляется заявка на получение денежных средств;

-- можно ли перевести подотчетные средства на банковскую карту сотруднику и т. д.

Рассмотрим подробно данные вопросы с учетом позиций Банка России, а также финансового и налогового ведомств.

Выдача сотрудникам наличных денег под отчет из кассы предусмотрена п. 4.4 положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее -- Положение № 373-П).

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самой расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства»).

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухгалтерском учете бюджетных учреждений отражается следующая запись:

Д-т сч. 20821560 (20834560, 20822560, 20825560) К-т сч. 20134610 -- выданы сотруднику деньги под отчет из кассы учреждения (п. 105 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее -- Инструкция № 174н), Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее -- Инструкция к Единому плану счетов № 157н) (сч. 20800, 20134)).

Бюджетное учреждение имеет право перечислить денежные средства под отчет на банковскую карту сотрудника. При этом представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами (см. письма Минфина России от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, Казначейства России от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554).

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника бюджетного учреждения отражается следующими проводками:

Д-т сч. 20812560 (20822560, 20826560) К-т сч. 20111610 -- перечислены сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту (на основании выпискио списании денег со счета учреждения);

К-т сч. 18 (код КОСГУ) -- отражено выбытие средств со счета учреждения (пп. 73, 105 Инструкции № 174н, Инструкция к Единому плану счетов № 157н (сч. 20101, 20800, забалансовый сч. 18).

В свою очередь перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отражается проводками:

Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20111610 -- перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

К-т сч. 18 (код КОСГУ) -- отражено выбытие средств со счета учреждения;

Д-т сч. 20821560 (20824560, 20825560) К-т сч. 21003660 -- отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.

Также следует отметить, что п. 4.4 Положения № 373-П предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление.

Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать: назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, а также срок, на который выдается аванс (п. 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководителем учреждения делается на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения № 373-П).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 4.4 Положения № 373-П).

При командировках такой срок начинается с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения № 749).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Положении № 373-П не прописан. По мнению ФНС России, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (см. письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704). В связи с неоднозначностью вопроса, по мнению автора, учреждению лучше установить в приказе срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то эти деньги следует удержать из его заработной платы. Для этого руководитель учреждения должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основания и размера удержаний. Для этого необходимо получить его письменное согласие, что он не возражает против удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта расчётов с подотчетными лицами

В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.

Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям [11].

Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).

Таблица 1 - Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

В практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер. Практика показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно на этом участке учета вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с работниками по подотчетным суммам [11].

Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны как несоблюдением требований законодательства, так и нарушениями, связанными с особенностями учета тех или иных видов расходов.

К нарушениям, связанным с несоблюдением требований законодательства относятся: выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу; нарушение подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм; нарушение требований к оформлению авансовых отчетов.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) означают несоответствие авансового отчета требования российских стандартов учета. Следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как оформленная надлежащим образом.

Нарушения в учете командировочных расходов выражаются в отсутствии оправдательных документов, несоблюдении порядка оформления командировочных расходов, нарушении методологии бухгалтерского учета операций.

Основные нарушения представительских расходов проявляются в отсутствии одного или нескольких первичных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов:

- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- сметы представительских расходов; первичных документов, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчета о представительских расходах; акта об осуществлении представительских расходов, подписанного руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В тоже время эффективность деятельности организации зависит от правильности и достоверности информации, служащей базой принятия управленческих решений руководства. Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ закрепляет обязанность по осуществлению внутреннего контроля над совершаемыми фактами хозяйственной жизни со стороны экономического субъекта [1].

Через бухгалтерию проходят почти все документы организации, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету.

Работников бухгалтерии можно считать исполнителями и контролерами в одном лице. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

- соблюдения требований законодательства;

- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

- исполнения приказов и распоряжений руководства;

- контроля над сохранностью финансовых и нефинансовых активов организации.

Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее, рекомендуем разработать такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.

Формирование графика документооборота и Положения о расчетах с подотчетными лицами позволит не только обоснованно контролировать выполнение подотчетными лицами порядка документооборота, упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках системы внутреннего контроля экономического субъекта и соблюдения российских стандартов учета [11].

Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.

Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль над целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

1.3 Цели и задачи анализа учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений организации выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам.

Подотчетными лицами называют работников предприятия, получивших авансом денежные суммы на предстоящие административные, хозяйственные или командировочные расходы [1].

Размеры выдаваемых подотчетных сумм могут регламентироваться внутрипроизводственными нормами, определяться каждый раз индивидуально уполномоченным лицом или, как в случае с базовыми командировочными расходами, устанавливаться общегосударственными нормативными актами.

Деньги под отчет выдают на расходы по командировке, приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает дирекция организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения их в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели и другие.

Выдача наличных денег под отчет заключается в предварительной выдаче работнику аванса на предстоящие расходы, при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Выданные суммы могут быть израсходованы только на те, цели, на которые они были выданы.

Выдача наличных средств под отчет или на командировку осуществляется согласно законодательству РФ (в частности, согласно законодательству о командировках и нормам расходов). Денежная наличность выдается под отчет только при условии полного отчета данного работника по суммам, выданным ему ранее. Выдача подотчетных сумм оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия. В соответствии с таким приказом (распоряжением) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по которому назначенное подотчетное лицо получает деньги у кассира предприятия [2].

Расходный кассовый ордер обязательно подписывается разрешающим лицом и получателем денег. По исполнении поручения (или в случае невозможности его исполнения) работник, естественно, должен отчитаться перед предприятием.

Наличные денежные средства выдаются на следующие сроки:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, копии чека, железнодорожные билеты и т.д.) подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям-накладным [4]

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров.

Авансовые отчеты проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах и т.д.).

В случаях непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата организации неиспользованных авансов организация вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующем законодательством.

В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность [5].

Доверенность - документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ. Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету.

Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он - частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, - это кассовый и товарный чеки.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свое предприятие в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения. В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей применяют форму доверенности № М-2. После выполнения поручения предприятия или возвращения из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете [6, c. 308]. Если работник направляется в командировку, то издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку [6].

В финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения возникает необходимость отправлять сотрудников в командировку с определённым служебным заданием.

Командированный - это лицо, связанное с предприятием трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, предприятие должно определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника [5].

Командируемый должен получить денежные средства на период командировки, позволяющие ему добраться до места назначения, проживать там и вернуться. Эти выплаты называются командировочными расходами.

Основные принципы расчетов с подотчетными лицами установлены Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Наличные денежные средства выдаются под отчет только сотрудникам, работающим в учреждении. Работники учреждения, которые получили, наличные денежные средства из кассы авансом называются подотчетными лицами. Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет, утверждает руководитель. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа, так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии отсутствия за конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 « Расчеты с подотчетными лицами».

Под отчет денежные средства могут выдаваться на: командировочные, операционные и хозяйственные, и представительские расходы. Выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется бухгалтерской проводкой:

Д0 208 00 560 « Расчеты с подотчетными лицами »

К 0 201 34 610 «Касса».

Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Законодательством РФ установлено, что командировкой считается поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. В командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключен трудовой договор.

С 25.10.2008 вступило в действие постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.08 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В Положении №749 определение понятия «командировка» дополнено. Командировкой также признается поездка работника, направляемого в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы. Поездка сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера командировкой не считается. Если данному сотруднику возмещаются расходы по той или ной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Командировочные расходы в соответствии с трудовым кодексом включают:

1. расходы по найму жилого помещения;

2. расходы по проезду к месту командировки и обратно;

3. суточные;

4. другие расходы, например оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя.

Направлению сотрудника в командировку предшествует оформление служебного задания, приказа о направлении сотрудника в командировку. Служебное задание в одном экземпляре заполняет сотрудник кадровой службы или работник, уполномоченный на это руководителем. Кадровая служба, на основании служебного задания готовит приказ о направлении в командировку. В приказе о командировке указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, а также цель, время и место командировки. Обязательно в приказе указывают источник оплаты командировочных расходов.

Приказ о направлении в командировку служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале типовой формы. Отдельный журнал ведут для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. В каждом пункте назначения сотрудником должны быть отметки о времени прибытия, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расходы по найму жилого помещения лимитируются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; на выплаты суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения пути; по проезду к месту служебной командировки обратно к месту постоянной работы - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами и др. Лимиты командировочных расходов периодически пересматриваются Правительством РФ.

Возмещение расходов производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание и др. Расходы, превышающие вышеперечисленные лимиты, а также иные расходы, связанные со служебными командировками, если они произведены работником с разрешения работодателя, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из бюджета на их содержание, а также за счет средств полученных от деятельности, приносящий доход. Расчеты по командировкам в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету №174н, учитываются по трем субсчетам:

- 208 12 000 « Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» - в части оплаты суточных;

- 208 22 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг» - по оплате проездных документов;

-208 26 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг» - в части оплаты проживания.

Что касается НДС при учете командировочных расходов, то здесь действует исключение относительно счетов-фактур: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает. Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные [13].

Это сумма, установленная администрацией предприятия и представляющая собой, если так можно выразиться, ((«деньги на карманные расходы)) командированного лица. В соответствии с п. 1 2 ст. 264 НК РФ норматив суточных расходов для целей налогового учета отменен, и, таким образом размер суточных определяется приказом руководителя. Если руководство предприятия установило размер суточных 500 руб. в сутки, и работник, например, направляется в командировку на 9 дней, то ему полагается выдать 4500 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днём, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство [13].

Следовательно, мы приходим к выводу, что учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств, безусловно являющимся важным и основным принципом ведения бюджетного учета.

документальный учет доход денежный

2. Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»

2.1 Экономическая характеристика деятельности учреждения

Федеральное казенное учреждение здравоохранения «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека является некоммерческой организацией, созданной для оказания государственных услуг в целях обеспечения реализации полномочий Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Сокращенное наименование казенного учреждения ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора. Место нахождения: г. Чита, ул. Биологическая, дом 1. Функции и полномочия учредителя «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора осуществляет Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека структуру рассмотрим на рисунке 2.1.

Рисунок 1 - Организационная структура Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

Основные услуги оказываемые ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора.

Проведение комплексных профилактических и противоэпидемических мероприятий, направленных на обеспечение эпидемического благополучия населения по особо опасным, зоонозным и природно-очаговым инфекционным болезням

Проведение санитарно-эпидемиологических исследований, обследований, испытаний, экспертиз и иных видов оценок при осуществлении эпидемиологического надзора и мониторинга за особо опасным, зоонозными и природно-очаговыми инфекционными болезнями, контроля состояния биологической безопасности в целях обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения.

Выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по актуальным проблемам особо опасных, зоонозных и природно-очаговых инфекционных болезней, санитарной охраны территории Российской Федерации, обеспечения биологической безопасности. Осуществление патентной деятельности.

Осуществление экспертной оценки противоэпидемической готовности учреждений к проведению противоэпидемических мероприятий.

ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора имеет три филиала, которые не являются юридическими лицами:

а) Борзинское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения г. Борзя.

б) Забайкальское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения поселок городского типа Забайкальск.

в) Кяхтинское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения г. Кяхта.

Учреждение возглавляет директор, назначение на должность осуществляется по приказу руководителя Федеральной службы.

Полномочия директора: текущее руководство деятельностью ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», утверждения структуры и штатного расписания учреждения, представление бухгалтерской и статистической отчетности и её утверждения. Директор обеспечивает противоэпидемические мероприятия с целью ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, проводит работы, связанные с использованием сведений составляющих государственную тайну.

Численность работников 122 чел. (вместе с работниками филиалов). Филиалы бухгалтерии не имеют.

Бухгалтерский учёт в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» осуществляется в соответствии с действующим законодательством и утвержденной учетной политикой учреждения - приказ № 1 от 14.01.2015г. «Об учетной и налоговой политике ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». В соответствии с планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений, в соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учёту в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете № 157н от 01.12.2010г.

Бухгалтерский учёт в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» осуществляется главным бухгалтером совместно с ведущим инспектором.

Права и обязанности главного бухгалтера определены в должностной инструкции. В целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учёта и отчётности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств 1 раз в год в соответствии с приказом. Для проведения инвентаризации, списание материальных запасов на хозяйственные нужды создаётся постоянно действующую комиссию в составе: Директор, - заместитель директора Члены комиссии: старший инспектор; ведущий инспектор;

Для проведения внезапной ревизии кассы, проведения сверки дубликатов ключей от кассы создаётся комиссия в составе: Директор: заместитель директора. Члены комиссии: старший инспектор, ведущий инспектор. Устанавливается периодичность проведения ревизии кассы 1 раз в месяц; проведения сверки дубликатов ключей от кассы 1 раз в квартал.

В учреждении применяется методика бухгалтерского учёта соответствующая Единому плану счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений:

Основные средства принимаются к учету по их первоначальной стоимости. Учёт основных фондов осуществляется в установленном для бюджетных учреждений порядке. Выдача основных средств в эксплуатацию до 3000 руб. и включительно производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. (форма 0504210)

К материальным запасам, используемым в течение периода в процессе деятельности учреждения свыше 12 месяцев, не относящихся к основным средствам, относят предметы в соответствии с классификацией ОКОФ.

В целях обеспечения сохранности предметов, при передаче их в эксплуатацию, производится их закрепление за ответственными лицами.

Учёт материалов на хозяйственные нужды ведется с условием обеспечения их сохранности, рационального использования, контроля за их движением.

Материально-ответственные лица ежемесячно, не позднее 1 числа сдают отчёты о движении ценностей в бухгалтерию. Списание материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости.

Водитель до последнего рабочего числа каждого месяца сдает в бухгалтерию путевые листы, оформленные в установленном порядке.

Ответственной за своевременное представление в бухгалтерию документов для начисления заработной платы назначается ведущий инспектор.

Копии приказов о приёме, перемещении по должностям, установлении должностных окладов, надбавок и премий - в день издания приказа, но не позднее дня события; приказов о предоставлении отпуска или дня увольнения за 5 дней до начала отпуска или дня увольнения, табеля учёта рабочего времени представляет до последнего числа текущего месяца. Срок выплаты заработной платы устанавливается 05 и 20 числа каждого месяца. К нематериальным активам, используемым в хозяйственной деятельности центра занятости в течение периода, превышающего 12 месяцев, относятся права, возникающие из договоров на программы ЭВМ.

Переоценка основных фондов до рыночной цены производится на основании дополнительных приказов. Право заключать договора гражданско-правового характера от лица учреждения остается за директором центра занятости населения. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, нереальны для взыскания, списывается по каждому обязательству на основании данных, проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа директора ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» и относятся на увеличение расходов. Квартальная и годовая бухгалтерская отчётность представляется в вышестоящую организацию, государственную налоговую инспекцию, органы статистики в установленные законодательными актами сроки.

Ответственность за достоверность данных бухгалтерского учёта, составление отчётности и нарушение сроков её представления возлагается на главного бухгалтера ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Контроль за ведением финансово-хозяйственной деятельности и ответственность по её результатам остаётся за директором ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора».

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», бухгалтерский учет осуществляется при помощи программного продукта 1С Бухгалтерия предназначен для автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений, состоящих на государственном бюджете и финансировании. На рисунке 1 рассмотрим формы годовой отчетности ОГКУ ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». (собственная разработка).

Рисунок 1 - Годовая отчетность ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»

В таблице 2.1 рассмотрим анализ отчета о финансовых результатах за 2014-2015 г.г., проанализируем основные расходы ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Казенные учреждения осуществляют свою деятельность в основном за счет средств бюджета и не являются получателями доходов, а несут расходы для бюджета, необходимо отметить, что в данном учреждении также оказывает платные услуги. Поэтому в отчете о финансовых результатах отражается доход от оказания платных услуг, которые незначительны. В основном ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» для бюджета несет расходы и в данном отчете финансовый результат от деятельности учреждения показывается убыток для бюджета.

Таблица 2.1 - Доходы и расходы ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» за 2014 -2015 г.г.

Анализ доходов от оказания платных услуг показал, что учреждение в 2015г. получило доходов меньше на 66 % (479180,04 руб.) так как в 2015 г. сократился спрос на платные услуги:

- переоформление документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность в области использования источников ионизирущего излучения (генерирующих);

- переоформление документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний;

- получение дубликата документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний;

- получение копии документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующих), заверенной лицензирующим органом;

- получение лицензии на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующих);

- получение лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний; Получение санитарно-эпидемиологического заключения на вид деятельности;

- получение санитарно-эпидемиологического заключения на проектную документацию.

Анализ расходов показал, что в 2014 г. расходы на оплату труда увеличились на 3,98 %, данное увеличение связано с увеличением штата сотрудников, а также в связи с индексацией заработной платы.

Наблюдается увеличение расходов по операциям с активами, на 8,09 %. Приобретение работ и услуг и работ по содержанию имущества сократилось за счет уменьшения объемов оказываемых услуг, транспортные услуги, коммунальные, также за счет увеличения тарифов и цен.

Расходование материальных запасов сократилось незначительно, за счет снижения финансирования на данную статью расходов. В целом наблюдаем уменьшение доходов на 66%, а расходов на 48,61%. Расходы федерального бюджета по данному учреждению уменьшились на 5,68%.

2.2 Документальное оформление учёта расчётов с подотчетными лицами

ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» выдают денежные средства под отчет для различных нужд, в том числе и на транспортные и коммунальные услуги, административно-хозяйственных расходов, услуги связи, приобретение ТМЦ и для хозяйственных нужд. Также командировочные расходы выдаются в под отчет. Первичные учетные документы заполняют в соответствии с требованиями нормативных документов.

Кассовые операции, проводимые ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

Выдача под отчет наличных денежных средств в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002).

Порядок выдачи под отчет денежных средств в существляется в соответствии с указаниями Банка России.

Для выдачи наличных денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», составляется расходный кассовый ордер, но только на основании письменного заявления подотчетного лица.

В расходных кассовых ордерах должно быть указано основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по расходным и приходным кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтер обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц, временно исполняющих их обязанности;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

Первичный учётный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после её окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учётный регистр.

Приходные и расходные кассовые ордера, а также ведомости на выплату заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы, учётные регистры бухгалтерского учёта и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до передачи их в архив хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчётности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке, переплетаются и являются неотъемлемой частью соответствующих регистров бухгалтерского учёта. Сохранность первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивается главным бухгалтером.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем.

Форма заявления не утверждена и в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» заполняется в произвольной форме, в заявлении содержится запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись заявителя и дата, отметка бухгалтера об отсутствии задолженности и распоряжение руководителя о выдачи денежных средств в подотчет.

Перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, утвержден приказом директором. В приказе установлены, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет, то у него остается задолженность перед ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора».

При этом у учреждения есть возможность удержания задолженности из заработной платы подотчетного лица. Директор вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы. Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Согласно утвержденной учетной политики ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» установлен срок проверки отчётности по командировочным расходам в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки.

Превышение законодательных норм командировочных расходов не допускается. Оплата найма жилого помещения производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Срок отчётности по денежным средствам, выданным в подотчет на хозяйственные нужды, в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» установлен: - в течение трёх рабочих дней со дня получения денежных средств, по авансам; на почтовые марки - по истечении месяца.

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» расчеты при помощи электронных карт (зарплатных) не ведутся. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в общеустановленном порядке. Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ не реальной ко взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на приобретение товаров, работ, услуг, к расходам не принимаются.

Бухгалтер при проверке авансового отчета обращает внимание на следующее:

1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств, в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

3. Должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением.

4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств расцениваются как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода). При неполном израсходовании подотчетной суммы работник сдает неиспользованный остаток в кассу ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» либо дает согласие на удержание этой суммы из заработной платы.

В учреждении лицевая сторона не заполняется должным образом: не указывается должность подотчетного лица, выданная сумма аванса дата и т.д., расписка не отдается. Оборотная сторона авансового отчета заполняется в полном объеме.

Прием наличных денежных средств, в кассу учреждения производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. Бухгалтер-кассир не требует каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств, в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером, поскольку без подписи главного бухгалтера денежные документы, а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. В обязанности кассира при приеме наличных денежных средств, входит:

- проверка правильности заполнения приходного кассового ордера в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

- проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру нужно учитывать следующие основные требования, предъявляемые к заполнению этого документа:

- приходный кассовый ордер выписывается всегда при приеме наличных денежных средств от подотчетного лица;

- приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре кассиром и подписывается главным бухгалтером, руководителем учреждения;

- квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Направление работников в командировки осуществляется на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, директором учреждения издается соответствующий приказ.

Также необходимо отметить, что, цель командировки работника определяется директором ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора».При направлении работника в служебную командировку работодатель теперь не обязан оформлять командировочное удостоверение. Отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1 [30], так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами. Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока. Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны. По возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах. Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

2.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 1 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» данный счет относится к разделу финансовых активов, который предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. В учреждении для отражения данных операций применяется достаточно много счетов, основные показаны на рисунке 2.

Рассмотрим схему счета 1.208. 30. 000:

Первая позиция счета - это источник финансирования в казенных учреждениях - первая цифра 1 (средства бюджета);

Рисунок 2 - Счета, применяемые для учета расчетов с подотчетными лицами

Далее уже непосредственно синтетический счет.

Вторая-четвертая позиция счета - объект учета - 208 - расчеты с подотчетными лицами, если по аналогии с хозрасчетным учетом, то это счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Пятая и шестая позиция счета - это группы, к примеру, группа 30 - Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов;

Группа может иметь вид:

а) 31 - Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств;

1) 1.208.31.560 - Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств;

2) 1.208.31.660 - Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств;

б) 32 - Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов;

1)1.208.32.560 - Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению нематериальных активов;

2) 1.208.32.660 - Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению нематериальных активов;

в) 34- Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов;

1)1.208.34.560 - Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов;

2) 1.208.34.660 - Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов;

Последние позиции счета - аналитический код по КОСГУ:

а) 560 - Увеличение прочей дебиторской задолженности;

б) 660 - Уменьшение прочей дебиторской задолженности;

Обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» могут быть дебетовыми и кредитовыми в балансе на конец года дебиторская и кредиторская задолженность не перекрывает друг друга, а отражается в разных строках баланса в развернутом виде.

В бюджетном учете обороты по счету 1.208.хх.560 - только дебетовые (увеличение) а по счету 1.208.хх.660 только кредитовые (уменьшение).

Рассмотрим, корреспонденцию счетов по выдаче денежных средств в под отчет в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» на примере приобретения канцелярских товаров через подотчетное лицо.

Подотчетному лицу Шадриной Л.В.было выдано 2000 руб. бюджетных средств, для приобретения канцелярских товаров. Работник приобрел данные товары на сумму 1700 руб. Остаток денег работник вернул в кассу ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Бухгалтер отразил эти операции проводками, рассмотрим в таблице 2.2

Таблица 2.2 - Корреспонденция счетов

Через подотчетных лиц ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» может не только приобретать нефинансовые активы, но и оплачивать услуги сторонних организаций.

Подотчетному лицу было выдано 2500 руб. для оплаты транспортных услуг. На основании авансового отчета работника бухгалтер сделал проводки представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Корреспонденция счетов

Работнику учреждения Гавриловой С.С. было выдано на командировочные расходы по расчету:

- по найму жилого помещения - 5500 руб.;

- по проезду к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

- суточные - 1000 руб.

После возвращения из командировки сотрудник составил авансовый отчет, расходы по которому составили:

- по найму жилого помещения - 5000 руб.;

- по проезду к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

- суточные - 1000 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 500 руб. был сдан в кассу. Бухгалтер ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» сделал проводки, представленные в таблице 2.4.

Таблица 2.4 -Корреспонденция счетов

Рассмотрим, каков порядок отражения в бюджетном учете операций в таблице 2.5, связанных с удержанием из заработной платы работника не возвращенных в срок подотчетных сумм в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора».

Таблица 2.5 - Корреспонденция счетов

* Указываются соответствующие группа и код вида синтетического счета.

Работнику ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» из кассы выдано под отчет 6 000 руб. на приобретение продуктов питания. Согласно представленному авансовому отчету (с приложением к нему подтверждающих документов) израсходовано 5 000 руб. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы в размере 1 000 руб. не возвращен в установленный срок. На основании приказа руководителя учреждения указанная сумма удержана из заработной платы работника с его письменного согласия. Зарплата работника за месяц составила 20 000 руб., стандартные налоговые вычеты по НДФЛ не предоставляются. Бухгалтер сделал следующие бухгалтерские записи таблица 2.6

Таблица 2.6 - Корреспонденция счетов

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» бухгалтер по заявлению Шадриной Л.В. выдала из кассы подотчетную сумму 3000руб. по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». На следующий день указанное лицо предоставило в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с документами, подтверждающими расходование средств по статье 340 в размере 2500руб. Остаток подотчетной суммы был сдан в бухгалтерию учреждения. Бухгалтер отразил в учете операции по движению подотчетных сумм на счетах по учету санкционирования расходов.

Руководствуясь нормами, бухгалтер ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» отразил операции по выдаче подотчетных сумм и возврата в кассу учреждения неизрасходованной подотчетной суммы корреспонденцией счетов таблица 2.7

Таблица 2.7 - Корреспонденция счетов

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» выданы под отчет денежные средства в сумме 2000 руб. на приобретение канцтоваров. Подотчетное лицо составило авансовый отчет о приобретении необходимых материальных ценностей на 1 850руб., из них:

- бумага офисная - 1 080руб. (180руб. х 6 пач.);

- папки-скоросшиватели - 250руб. (25руб. х 10 шт.);

- файлы - 140руб. (140руб. х 1 уп.);

- письменные принадлежности (карандаши, ручки, ластики) - 380руб.

Неизрасходованные денежные средства внесены в кассу учреждения. Канцтовары приняты к учету и переданы на хранение материально ответственному лицу. Оно выдало на нужды учреждения 2 пачки бумаги и 6 скоросшивателей.

В бюджетном учете казенного учреждения данные операции будут отражены таблица 2.8.

Таблица 2.8 - Корреспонденция счетов

Рассмотрим порядок уплаты госпошлины за удостоверение копий учредительных документов произведена нотариусу в безналичном порядке с лицевого счета, открытого учреждению в казначействе. С учетом того, что размер госпошлины за каждый учредительный документ составляет 500руб., всего перечислено 1 500руб.

Уплата госпошлины наличными денежными средствами может производиться через подотчетных лиц. В этом случае учет расчетов с этими лицами необходимо вести на счете 1 208 91 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

Бухгалтерские записи по уплате государственной пошлины через подотчетное лицо будут отражены корреспонденцией счетов таблица 2.9.

Таблица 2.9 - Корреспонденция счетов

При уплате госпошлины наличными денежными средствами физическим лицом от имени представляемого учреждения к платежному документу должны быть приложены доказательства принадлежности уплаченных денежных средств учреждению, то есть должно быть указано, что физическое лицо - представитель действует на основании доверенности или учредительных документов с приложением расходного кассового ордера или иного документа, подтверждающего выдачу ему денежных средств на уплату госпошлины. В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в журнале по расчетам с подотчетными лицами № 3 (ф.0504071). Составляется автоматически после разноски бухгалтером, формируется ежемесячно. Оборотная ведомость по синтетическому счету 208 (Приложение Д) Записи в журнале операций расчетов с подотчетными лицами отражаются на основании утвержденных руководителем ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» авансовых отчетов, подтверждающих получение (возврат) подотчетным лицом денежных средств, иных документов, оформляющих операции по вышеуказанным расчетам.

По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала операций расчетов с подотчетными лицами записываются фамилия подотчетного лица:

В ноябре 2015:

05.11.2015 Белоусова Наталья Ивановна;

05.11.2015 Капко Андрей Андреевич;

07.11.2015 Шадрина Любовь Александровна;

10.11.2015 Шадрина Любовь Александровна;

17.11.2015 Шадрина Любовь Александровна;

19.11.2015 Шадрина Любовь Александровна;

28.11.2015 Шадрина Любовь Александровна.

Как видно из примера, если одно и тоже подотчетное лицо Шадрина Любовь Александровна, в течение месяца несколько раз брала денежные средства в подотчет и отчитывалась, столько раз и будет отражена в журнале ордере № 3.

Суммы выданных денежных средств, суммы расхода согласно утвержденному авансовому отчету суммы возвращенного подотчетным лицом (погашенного) остатка неиспользованных денежных средств (аванса).

За ноябрь 2015г. Обороты в главную книгу представлены в таблице 2.9

Таблица 2.9 - Обороты в главную книгу из журнала ордера № 3 за ноябрь 2015г.

В главную книгу (ф.0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф.0504071), за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету «Касса» (ф.0504071).

2.4 Анализ расчётов с подотчетными лицами

Анализ расчетом с подотчетным лицами проведем по:

а) Оборотной ведомости счета 208;

б) Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (0503169)

В таблице 2.10 проведем анализ дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами.

Таблица 2.10 - Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по расчету с подотчетными лицами

На конец, 2014 г. дебиторская задолженность перед подотчетными лицами составляла 82,55 % из общей задолженности подотчетных лиц. Кредиторская задолженность подотчетных лиц перед учреждением составляла 17,45 %. За 2015 г. кредиторская задолженность подотчетными лицами полностью погашена. Дебиторская задолженность сократилась на конец, 2015 г. на 74,3 % (35637,4 руб.) .

Рисунок 3 -Сопоставление сальдо по Дебиту и Кредиту счета 208 на начало и конец 2015 года

На графике, очевидно, что дебиторская задолженность значительно сократилась, а кредиторской на 01.01.2016 г. нет.

Структура дебиторской задолженности: наибольший удельный вес в 2014 г. занимает задолженность перед подотчетными лицами за транспортные услуги, к которым относится покупка железнодорожных билетов, авиабилетов, а так же билетов на пригородный транспорт - 49,17 % , резкое уменьшение данного вида задолженности в 2015 г. так как доля задолженности по транспортным услугам занимает всего 0,8%.

Таким образом, задолженность перед подотчетными лицами за транспортные услуги в 2015 г. занимает наименьший удельный вес. Резкое изменение в структуре дебиторской задолженности перед подотчетными лицами объясняется тем, что, как правило, в казенных учреждениях на конец года нельзя оставлять денежные средства на лицевых счетах, поэтому денежные средства могут выдаваться в подотчет. Данная ситуация не правильная, хотя с точки зрения правомерности законна и нарушения учета в данном случае нет. А если на лицевом счете учреждения на конец года останутся денежные средства директор и главный бухгалтер могут решиться премии и прочие дисциплинарные взыскания.

По нашему мнению проводить анализ дебиторской и кредиторской задолженности по сальдо на конец года в казенном учреждении не показательно, так как остаток большой дебиторской задолженности говорит, лишь о несовершенной системе учета в учреждениях.

Необходимо отметить, что остаток кредиторской задолженности подотчетными лицами на конец отчетного периода оценивается как негативный фактор, и говорит о не эффективной системе контроля в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Но так как кредиторская задолженность в течение года полностью ликвидирована это уже положительная динамика. На наш взгляд более информативна проанализировать обороты дебиторской и кредиторской задолженности за 2015 г.

Таблица 2.11 - Анализ оборотов дебиторской и кредиторской задолженности по расчету с подотчетными лицами

Как видно из таблицы оборот задолженности подотчетных лиц превышает дебиторскую задолженность перед ними, пусть и незначительно. В структуре оборотов наибольший удельный вес занимают расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов в дебетовом обороте 60,01 % в кредитовом обороте 58,30 %.

Далее на рисунке 4 рассмотрим структуру оборотов по дебету

Рисунок 4 - Структура дебетового оборота по счету 208

Основную долю в обороте занимает задолженность перед подотчетными лицами за купленные материальные ценности (208.34) Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи - занимают наименьший удельный вес (208.21).

Рисунок 5 - Структура кредитового оборота по счету 208

Таким образом, можно сделать вывод, что в учреждении наибольший удельный вес расчетов через подотчетных лиц осуществляется для покупки материальных запасов и оплате транспортных услуг, доля остальных расчетов незначительна.

3. Совершенствование учёта и анализа расчетов с подотчетными лицами

3.1 Выводы и предложения по анализу расчётов с подотчетными лицами

При проведении анализа расчетов с подотчетными лицами в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», выявлены ошибки которые можно разделить, на три группы, рассмотрим на рисунке 4.

Рисунок 5 - Три группы ошибок при учете расчетов с подотчетными лицами в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»

Далее в таблице 3.1 подведем итоги анализа расчетов с подотчетными лицами, наметим пути устранения обнаруженных недостатков и ожидаемый эффект. По недостатку, который заключается в том, что в конце года, учреждение пытается снять все денежные средства с лицевого счета и раздать в подотчет, он не вошел ни в одну выше перечисленную группу можно предположить, лишь изменения законодательства. Так как в настоящее время главный распорядитель требует, что бы на конец года остатков на счетах не было.

Таблица 3.1 - Свод выявленных нарушений и пути их исправлений.

Первая группа - при приобретении проездных документов на железнодорожный транспорт, работник приобрел полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с нормами ст.168 Трудового Кодекса РФ возмещению не подлежат [4]. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», также обнаружено, что при возмещении расходов по найму при отсутствии документов, подтверждающих данные расходы, из расчета 12 руб. в сутки. Однако следует иметь в виду, что производить указанные выплаты (12 руб. в сутки) нельзя в случае отсутствия документов на проживание во время вынужденной остановки работника в пути. Согласно существующих норм, в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, только подтвержденные соответствующими документами.

Командированному работнику в месте командировки предоставили бесплатное помещение, бухгалтеры учреждения посчитали, что возмещаться суточные не должны, это является ошибкой.

Вторая группа - нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами:

- не всегда выдача денежных средств под отчет, осуществляется по письменному заявлению получателя;

-авансовые отчеты заполняются без основных реквизитов на лицевой стороне, таких, как дата выдачи денежных средств, цели и тд.

-не соблюдаются сроки сдачи авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах;

-не своевременный возврат не использованных подотчетных сумм.

Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Не достаточное внимание уделяется контролю учета расчетов с подотчетными лицами.

3.2 Совершенствование учёта расчёта с подотчетными лицами

В качестве совершенствования учета в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» в расчетах с подотчетными лицами, можно использовать банковские карты. В данном случае отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (товарные чеки, счета, счета-фактуры, квитанции, накладные и т.п.).

Кроме этого, при расчетах по операциям с использованием банковских карт в обязательном порядке представляются на бумажном носителе:

- слипы;

- квитанции электронных терминалов;

- квитанции банкоматов.

Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Рассмотрим выдачу сумм в под отчет, через банковскую карту. Аванс на командировочные расходы в размере 11 150 руб. перечислен на зарплатную банковскую карту работника, в том числе:

- суточные - 600 руб.;

- расходы на проезд до места назначения и обратно - 7 800 руб.;

- расходы на проживание - 2 750 руб.

По решению руководства учреждения запланированная командировка была отменена и подотчетные суммы в размере 11 150 руб. были возвращены работником в кассу, а затем перечислены на лицевой счет учреждения на восстановление кассовых расходов в отчетном году.

Отмена командировки оформлена соответствующим приказом руководителя с указанием причин такого решения.

В учете казенного учреждения необходимо будет сделать бухгалтерские записи таблица 3.2

Таблица 3.2 - Корреспонденция счетов

Преимущества данного вида расчетов:

1. Нет необходимости снимать наличные денежные средства;

2. Меньше операций по кассе;

3. Снижение трудоемкости данного участка учета.

Так же необходимо решить вопрос о своевременном, предоставлении авансовых отчетов, и возврате неиспользованных подотчетных сумм.

Необходимо помнить, что согласно ст.137 ТК РФ работодатель вправе производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. При этом соблюдая следующие условия:

- решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы учреждение должно принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст.137 ТК РФ) [ 4];

- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст.138 ТК РФ) [4];

В данном случае если работник отказывается от произведения вычета из его заработной платы, работодатель бессилен и данный вопрос можно решить только через суд. Кроме того, неисполнение требования о сроках выдачи и возврата подотчетных сумм приводит к тому, что налоговыми органами выданные суммы квалифицируются как заемные средства, полученные от предприятия.

При пользовании заемными средствами возникает доход физического лица в виде материальной выгоды при экономии на процентах. По исчисленному с материальной выгоды налогу на доходы физических лиц налоговые органы могут применить к организации соответствующие финансовые санкции. Из материальных мер воздействия на недобросовестных работников можно использовать сокращение премий, для этого необходимо в положение об оплате труда внести изменения:

-работникам, не отчитавшимся своевременно об использованных подотчетных суммах по целевому назначению бухгалтер ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» на основании приказа руководителя вправе уменьшить размер премии от 10 до 90 % в зависимости от срока не возврата (дней) и суммы (% уменьшения премии закреплены в положении об оплате труда).

Таблица 3.3 - Проценты уменьшения размера премии из-за не своевременного предоставления авансового отчета

Если работник не возвращает неиспользованные подотчетные суммы, в таком случае тоже можно предусмотреть уменьшение премии.

Таблица 3.4 - Проценты уменьшения размера премии из-за не своевременного возврата не использованных подотчетных сумм

Такие меры должны быть действенны, так применяются ко всем вне зависимости от должности или еще, каких либо условий, рассмотрим пример:

Иванов И.И. должен был отчитаться 15.04.2015 г.

Отчитался 01.05.2015 г. и вернул неиспользованную подотчетную сумму, в размере 1000 руб. премия будет меньше на:

16 дней просрочки - 90 % премии удержано в мае 2015г.

1000 руб. - 90 % % премии будет получено Ивановым в июне 2015г.

Так размер премии в виде доли заработной платы суммируются и удерживаются 90+90 = 180 %, но так как уменьшать премию, более чем на 90 % нельзя, переносится на следующий месяц.

Заключение

Бухгалтерский учёт в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» осуществляется в соответствии с действующим законодательством и утвержденной учетной политикой учреждения - приказ № 1 от 14.01.2015г. «Об учетной и налоговой политике ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». В соответствии с планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений, в соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учёту в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете № 157н от 01.12.2010г.

Согласно утвержденной учетной политики ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» установлен срок проверки отчётности по командировочным расходам в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки.

Превышение законодательных норм командировочных расходов не допускается. Оплата найма жилого помещения производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Срок отчётности по денежным средствам, выданным в подотчет на хозяйственные нужды, в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» установлен: - в течение трёх рабочих дней со дня получения денежных средств, по авансам; на почтовые марки - по истечении месяца

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами», который предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет.

При изучении учета расчетов с подотчетными лицами выявлены следующие ошибки:

- Командированному работнику в месте командировки предоставили бесплатное помещение, бухгалтеры учреждения посчитали, что возмещаться суточные не должны, это является ошибкой;

- Не в полном объеме заполняется лицевая сторона авансового отчета;

- Денежные средства в под отчет выдаются работнику, даже если имеется задолженность по предыдущей выдачи денежных средств;

- Денежные средства выдаются только из кассы, не используются расчеты по зарплатным картам;

- Не всегда выдача денежных средств под отчет, осуществляется по письменному заявлению получателя.

Согласно, проведенного анализа сделан вывод о том, что в учреждении наибольший удельный вес расчетов через подотчетных лиц осуществляется для покупки материальных запасов и оплате транспортных услуг, доля остальных расчетов незначительна.

На конец, 2014 г. дебиторская задолженность перед подотчетными лицами составляла 82,55 % из общей задолженности подотчетных лиц. Кредиторская задолженность подотчетных лиц перед учреждением составляла 17,45 %. За 2015 г. кредиторская задолженность подотчетными лицами полностью погашена. Дебиторская задолженность сократилась на конец, 2015 г. на 74,3 % (35637,4 руб.) .

В качестве совершенствования учета в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» в расчетах с подотчетными лицами, можно использовать банковские карты.

Преимущества данного вида расчетов:

1. Нет необходимости снимать наличные денежные средства;

2. Меньше операций по кассе;

3. Снижение трудоемкости данного участка учета.

Также в качестве совершенствования организации учета с подотчетными лицами, можно предусмотреть уменьшение размера премии в виде заработной платы.

Преимущества в течение 6 месяцев работники станут дисциплинированными, экономия фонда оплаты труда.

Список использованных источников

1. Бюджетный Кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 145-ФЗ Справочно-правовая система «Гарант».

2. Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30 ноября 1994 г. N 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. N 14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001 г. N 146-ФЗ и часть четвертая от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) Справочно-правовая система «Гарант».

3. Налоговый кодекс Часть первая Налогового кодекса Российской Федерации от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (Принята ГД ФС РФ 17.07.1998) Часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (Принята ГД 19.07.2000г. одобрена Советом Федерации 26.07.2000 г) Справочно-правовая система «Гарант».

4. Трудовой кодекс от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 04.11.2014) СПС «КонсультантПлюс».

5. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ'О бухгалтерском учете' Принят (ГД 22.11.2011 г одобрен Советом Федерации 29.11. 2011 г) Справочно-правовая система «Гарант».

6. Федеральный закон от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ 'О некоммерческих организациях' Справочно-правовая система «Гарант».

7. Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ 'О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования'. Справочно-правовая система «Гарант».

8. Указ Президента РФ от 06.12.2007 N 1643 'Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих' Справочно-правовая система «Гарант».

9. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» Утверждено приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н // СПС «КонсультантПлюс».

10. Положение по бухгалтерскому учету ”Расходы организации”. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №33н. // СПС «КонсультантПлюс».

11. Положение по бухгалтерскому учету 'Доходы организации' ПБУ 9/99Утверждено приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н // СПС «КонсультантПлюс».

12. Приказ Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н 'Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету 'Учет материально-производственных запасов' ПБУ 5/01' Справочно-правовая система «Гарант».

13. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 Справочно-правовая система «Гарант».

14. Постановление правительства РФ от 02.10.2002 N 729 'О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета' Справочно-правовая система «Гарант».

15. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 'О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета' Справочно-правовая система «Гарант».

16. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 'О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость' Справочно-правовая система «Гарант».

17. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У'О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства Справочно-правовая система «Гарант».

18. Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н 'Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета' Справочно-правовая система «Гарант».

19. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807 Справочно-правовая система «Гарант».

20. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 'Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности'.

21. Постановление Правительства РФ от 21.06.2010 N 467 'О возмещении расходов по бронированию и найму жилого помещения, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета Справочно-правовая система «Гарант».

22. Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н. Справочно-правовая система «Гарант».

23. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. Справочно-правовая система «Гарант».

24. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными

25. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н 'Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению'. Справочно-правовая система «Гарант».

26. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н. Справочно-правовая система «Гарант».

27. Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н. Справочно-правовая система «Гарант».

28. Положение Банка России от 24 декабря 2004 г. N 266-П 'Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием' Справочно-правовая система «Гарант».

29. Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации', утвержденная Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2010 г. N 191н Справочно-правовая система «Гарант». - Режим доступа: локальный. http://base.garant.ru(дата обращения: 20.04.2015).

30. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 об утверждении «Унифицированных формам» Справочно-правовая система «Гарант».

31. Алиева Н.М. Учет расчетов с подотчетными лицами в казенных учреждениях. // Материалы международной научно-практической конференции: в 2-х томах. «Современные подходы к трансформации концепций государственного регулирования и управления в социально-экономических системах». Курск, 22 февраля 2012 г. 16-17 с.

32. Бухгалтерский учет: учебник / Н.А. Лытнева, Л. И. Малявкина, Т.В. Федорова. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М , 2015. -- 512 с. -- (Профессиональное образование).

33. Баканов М.И, Шеремет А.Д., Теория экономического анализа: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2015.- 389 с.

34. Беспалов М.В. Налоговое планирование и оптимизация налогообложения: основные цели, задачи и принципы осуществления // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2013. - № 23. - С. 26 -- 32.

35. Беспалов М.В. Общие принципы бухгалтерского учета оплаты труда в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2014. - № 6. - С. 10 -- 13.

36. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2013. - № 14. - С. 2 -- 9.

37. Ефимова О.В. Бухгалтерский учет. - М.: Бух. Учет, 2015.-518 с.

38. Жидков П.К. Бухгалтерский учет. Книга 4.- М.: «Ариус», 2015.-395 с.

39. Карлик А.Е., Шухгальтера М.Л. Экономика организации.- М.: Инфра-М, 2013.- 375 с.

40. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М. ИНФРА-М, 2013.-401 с.

41. Маркова С.Б. Бухгалтерский учет.- М.: АСТ, 2012.- 199 с.

42. Мухина Е.Р. Оценка системы нормативно-правового регулирования учета расчетов с персоналом по оплате труда / Е.Р. Мухина// Международный научно-исследовательский журнал. - 2014. - №12. - С.26-27

43. Мосейчук М.А. Учетные аспекты расчетов с подотчетными лицами.