Учет и анализ движения материальных запасов (на примере главного управления МЧС России по Магаданской области)

КОМИТЕТ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. А.С. ПУШКИНА

Выпускная квалификационная работа

специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

УЧЕТ И АНАЛИЗ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ (НА ПРИМЕРЕ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ МЧС РОССИИ ПО МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ)

Нины Петровны Ткачевой

г. Санкт-Петербург

Оглавление

Введение

Глава 1. Методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учёта материальных запасов

1.1 Основные задачи и правила ведения бухгалтерского учета

1.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

1.3 Материальные запасы, их классификация, оценка, задачи учета

1.4 Документооборот использования материалов как источник анализа.

Формы первичных учетных документов

1.5 Организация внутреннего контроля и документооборот

1.6 Инвентаризация материальных запасов

1.7 Раскрытие информации о материальных запасах в бухгалтерской отчетности

1.8 Краткая характеристика и корреспонденция счетов по учету материальных запасов

Глава 2. Учёт поступления и расходования материальных запасов ГУ МЧС РФ по Магаданской области

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Анализ движения материальных запасов в ГУ МЧС по Магаданской области за 2004-2005 гг.

2.3 Порядок учёта операций по централизованному снабжению. Документооборот

2.4 Порядок учёта операций и движение материалов при снабжении от прочих поставщиков. Документооборот

2.5 Учет материалов на складах. Документооборот

2.6 Списание, снятие остатков на складе материальных запасов, как вид учета

2.7 Унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые в ГУ МЧС по Магаданской области

Глава 3. Анализ наличия, поступления и использования материалов

3.1 Сущность, классификация и оценка материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области

3.2 Значение, задачи, источники информации, методы и приемы, применяемые при анализе наличия, поступления и использования ГСМ

3.3 Порядок проведения инвентаризации материальных запасов в ГУ МЧС по Магаданской области

3.4 Основные аспекты контрольно-ревизионных проверок

3.5 Учет выбытия материальных запасов

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Сырьевые, материальные и топливно-энергетические ресурсы - это важнейшая составляющая часть национального богатства страны. Многообразие форм собственности в период рыночной экономики, расширение прав предприятий в управлении экономикой, отраслевые особенности производства требуют альтернативных, а подчас и многовариантных подходов при решении многих вопросов методики и техники ведения учета материальных запасов. Поэтому в комплексе мер по созданию системы бухгалтерского учета на каждом предприятии, учреждении, не зависимо от правовой формы, большое значение имеет формирование полной и достоверной учетной информации о наличии, движении и использовании материальных запасов и четкая организация внутрихозяйственного контроля над их сохранностью.

В условиях рыночной экономики большое значение принимают меры, направленные на улучшение качественных показателей использования материальных запасов. К ним можно отнести: обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования материалов; обеспечение достаточным количеством складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями; внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля над соблюдением норм запасов и расходования материальных ресурсов; повышения уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ; упорядочение первичной документации и внедрение типовых унифицированных форм.

Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего их хранения.

В связи с этим перед учетом материальных запасов ставятся следующие задачи:

1. Правильное и своевременное документальное отражение всех операций по поступлению и отпуску материалов;

2. Выявление и отражение затрат, связанных с их поступлением;

3. Расчет и списание отклонений по направлениям затрат;

4. Контроль над сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях движения;

5. Постоянный контроль над соблюдением установочных норм материальных запасов;

6. Систематический контроль над использованием материалов на базе обоснованных норм их расходования;

7. Своевременное получение точной информации о величине экономии или перерасхода материальных ресурсов по сравнению с установленными лимитами;

8. Своевременные расчеты с поставщиками материальных ресурсов, осуществление контроля над ценностями, находящимися в пути и неотфактурованными поставками.

Организация учета материальных запасов - одна из сложных участков учетной работы. Материалы относятся к категории материально-производственных запасов и являются основным, наиболее дорогостоящим видом оборотных активов. Кроме того, материалы отличаются большой номенклатурой, а информация по учету занимает более 30 процентов всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля над движением, сохранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности. Неотъемлемой частью учета и контроля материальных запасов является экономический анализ их использования, который углубляет поиск резервов эффективного их применения.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод, что выбранная тема весьма актуальна.

Целью дипломной работы является изучение методики ведения бухгалтерского учета материальных запасов на основе системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и проведение инвентаризации операций с материальными запасами для установления соответствия правил и методик бухгалтерского учета действующему законодательству.

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

- дать классификацию и оценку материальным запасам;

- изучить методику поступления и расходования материальных запасов;

- рассмотреть этапы инвентаризации материальных запасов.

Объект исследования - Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Магаданской области» (далее по тексту ГУ МЧС России по Магаданской области), входящее в систему МЧС России и подчиняющееся Министру Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Предмет исследования - материальные запасы, используемые в ГУ МЧС России по Магаданской области.

В дипломной работе используются следующие нормативно-правовые акты, относящиеся к данной теме:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (в редакции изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 23 июля 1998 года № 123-ФЗ);

- Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. Федеральный закон от 5 августа 2000 года № 117-ФЗ;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 199998 года № 34н;

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 года № 94н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 9 июня 2001 года № 44н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено Министерством финансов Российской Федерации от 9 декабря 1998 года № 60н;

- Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждено Министерством финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года № 49.

Дипломная работ состоит из:

Глава 1. Методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета материальных запасов.

Глава 2. Учёт поступления и расходования материальных запасов в ГУ МЧС РФ по Магаданской области.

Глава 3. Анализ наличия, поступления и использования материалов. Инвентаризация материальных запасов.

бухгалтерский учет документооборот материальный

Глава 1. Методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учёта материальных запасов

1.1 Основные задачи и правила ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены Законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г №129-ФЗ, Инструкцией по бюджетному учету № 25н от10 февраля 2006 года, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия», Планом счетов бухгалтерского учета и другими нормативными документами.

В соответствии с указанным законом основными правилами, требованиями к ведению бухгалтерского учета являются:

- бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организацией ведется в валютных РФ-рублях;

- имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации;

- бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента её регистрации до реорганизации или ликвидации;

- организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;

- все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий;

- текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно;

- основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после ее окончания и содержать обязательные реквизиты.

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации. Следовательно, бухгалтерский документ - любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности в которой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основными источниками сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средством, подписываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документы следуют составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, причем в некоторых документах, например, приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку. Пройдя обработку, документация группируется по периодам - месяц, квартал, год и формируется в дела, содержащие обычно до 250 листов.

Согласно первичных документов производится запись операции на счетах. Записать операцию на счетах - это значит отразить её содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера. Книги применяются для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или не плотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек (ф.279), который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств (Ф.ОС - 10).

В ГУ МЧС России по Магаданской области, согласно «Инструкции по бюджетному учету» № 25н, ведение бухгалтерского учета производится по журнально-ордерной форме учета. В связи с этим рассмотрим данную форму.

1.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов - ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов - ордеров синтетического и аналитического учета;

- отражение в журналах - ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов - ордеров и Главной книги.

Журналы - ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы - ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала - ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов - ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах - ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов - ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов - ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов - ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Учреждения и организации, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации и бюджетах национально - государственных и административно - территориальных образований осуществляют учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам в соответствии с законом «О бухгалтерском учете», Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, выполняемым по хозяйственным договорам, а также другим внебюджетным средствам ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренному Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организации. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

А) учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером;

Б) ввести в штат должность бухгалтера;

В) вести бухгалтерский учет лично;

На практике бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями. При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности: заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово - хозяйственной деятельности учреждений. Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

На основании проведенного анализа нормативных документов по бухгалтерскому учету пришли к заключению о необходимости более детального изучения особенностей ведения бухгалтерского учета в бюджетной организации по видам хозяйственных операций(учет и анализ движения материальных запасов) на примере ГУ МЧС России по Магаданской области.

1.3 Материальные запасы, их классификация, оценка, задачи учета

Необходимым условием организации деятельности данного государственного учреждения для выполнения поставленных перед ним задач является обеспечение его материальными ресурсами: материалами, топливом, энергией, вещевым довольствием, оборудованием, машинами, механизмами, запасными частями и т.д.

Постоянное увеличение используемых в деятельности орудий труда, расширение сферы работ и исполнение возложенных задач, ввод в действие основных фондов и поддержание капитальных объектов требуют все большего и большего количества материалов, топлива и энергии и т. п.. Материалы, топливо и энергию объединим в данном контексте общим понятием - материальные запасы (дальше в тексте МЗ).

В бухгалтерском учете, ГУ МЧС России по Магаданской области, в качестве материальных запасов принимаются активы:

- используемые при осуществлении деятельности в пределах своей компетенции по организации и ведению гражданской обороны, экстренному реагированию при чрезвычайных ситуациях, в том числе по чрезвычайному гуманитарному реагированию, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и пожаров, обеспечению безопасности людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации.

- используемые для управленческих нужд (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).

Для правильной организации учета материалов важное значение имеет их классификация. В зависимости от той роли, которую играют разнообразные материальные запасы в процессе деятельности организации, их подразделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Сырье и основные материалы - предметы труда, приобретаемые со стороны, которые являются необходимым компонентом при выполнении работ, оказании услуг.

По данной калькуляционной статье, как правило, происходит самое большое движение стоимости.

Вспомогательные материалы используют для воздействия на основные материалы, для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства или в хозяйственной деятельности организации.

Из группы вспомогательных материалов в связи с особенностью их использования в отдельную группу выделяют топливо, тару и тарные материалы, запасные части.

Топливо - подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Запасные части используют для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования (объектов основных средств).

Тара и тарные материалы - предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки).

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на различные виды деятельности.

Покупные полуфабрикаты - сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют их материальную основу.

Часть материальных запасов организации - инвентарь и хозяйственные принадлежности - используется в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев (инвентарь, инструменты и т.д.).

Прочие материалы - материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части; изношенные шины и утильная резина и т.п.

Указанные классификации материальных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.

Для учета материальных запасов применяется следующий счет:

010500000 «Материальные запасы»;

К счету 010500000 «Материальные запасы» применяются следующие субсчета:

010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

010502000 «Продукты питания»;

010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

010504000 «Строительные материалы»;

010505000 «Мягкий инвентарь»;

010506000 «Прочие материальные запасы»;

010507000 «Готовая продукция»

Внутри каждой из перечисленных групп материальные ценности подразделяются на виды, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наименованию, сорту, размеру присваивают краткое числовое обозначение (номенклатурный номер) и записывают их в специальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также твердую учетную цену и единицу измерения материалов. Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий определяет субсчет, один или два следующих знака означает группу материалов, остальные - различные признаки, характеристики материала. Информация, содержащаяся в номенклатурах-ценниках, относится к условно-постоянной. Она записывается на машинные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Не включаются в фактические затраты на приобретение материальных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связанны с приобретением материальных запасов. Затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг. Фактическая стоимость материальных ценностей при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных ценностей. Фактическая стоимость материальных запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Фактическая стоимость материальных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств) - исходя из стоимости обмениваемого имущества, которая устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.

Материальные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимают к бухгалтерскому учету на за балансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре. Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической стоимости их приобретения или учетным ценам.

Фактическая стоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретения, предоставленный поставщиком этих ресурсов; привлекаемым для приобретения запасов (до их принятия к учету); наценки; комиссионного вознаграждения, уплаченного снабженческим, внешнеэкономическим организациям; таможенных пошлин; расходов на транспортировку, хранение и доставку материальных запасов до места их использования, если они не включены в цену приобретения; затрат по доведению запасов до состояния, пригодного к использованию в запланированных целях; иных затрат, непосредственно связанных с приобретением материальных запасов.

Фактические затраты по приобретению материальных запасов определяются с учетом суммовой разницы, возникающей до принятия запасов к учету, в случае, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте.

Исчисление фактической стоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую стоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья и материалов. На большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам - по средним покупным ценам, по плановой стоимости.

С появлением компьютеров и электронной маркировки создается все больше возможностей исчисления фактической себестоимости отдельных видов материальных ресурсов.

Планом счетов разрешается осуществлять синтетический учет материальных ценностей на счетах 010500000 'Материальные запасы' по учетным ценам, в качестве которых используются плановая стоимость приобретения, средние покупные цены.

Средняя стоимость определяется по каждому виду запасов как частное отделение общей стоимости вида запасов на их количество; соответственно складывающихся из стоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в течении месяца.

В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство (как правило, по учетным ценам).

1.4 Документооборот использования материалов как источник анализа. Формы первичных учетных документов

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, коды соответствующих объектов учета, и другие обязательные реквизиты.

Основными первичными учетными документами на оприходование материальных запасов (ресурсов) являются счета-фактуры с прилагаемыми к ним товарно-транспортными накладными, квитанциями и спецификациями. Контроль над соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

В соответствии с пунктом 1 статьи Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Причем такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы первичных документов.

Такие унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К примеру:

- постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;

- постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;

- постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

- постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» и др.

Неунифицированные формы первичных документов.

Если для подтверждения совершенных в учете операций унифицированные формы каких-либо первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию.

При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Наиболее часто применяются первичные документы по вводу в эксплуатацию и списанию НМА. В данном случае можно воспользоваться, к примеру, унифицированными формами по учету основных средств.

1.5 Организация внутреннего контроля и документооборот

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документо6борота осуществляет, как правило, главный бухгалтер предприятия.

Для составления схем документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему документооборота по предприятию в целом.

Однако следует отметить, что схема документооборота разрабатывается каждым предприятием самостоятельно.

Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных в организации должна быть налажена система внутрихозяйственного контроля.

В этой связи Положение о внутреннем (внутрихозяйственном) контроле может быть утверждено руководителем предприятия как в виде самостоятельного документа, таки в составе учетной политики в качестве ее приложения.

К числу позиций, которые целесообразно было бы включить в состав Положения о внутреннем контроле, можно отнести следующие:

- наличие в организации необходимых документов, устанавливающих и объясняющих ее учетную политику, методы и процедуры учета;

- периодичность внесения необходимых поправок и дополнений в документы, устанавливающие и объясняющие правила и методы бухгалтерского учета;

- существование распределения сфер ответственности и делегированных полномочий, включая перечень конкретных лиц, наделенных полномочиями утверждения различных видов типичных и не типичных операций (правом подписи финансовых документов);

- предусматривается, что лица, распоряжающиеся денежными средствами и материальными ценностями, не ведут бухгалтерский учет операций с этими активами и не имеют доступа к учетным регистрам, кроме кассира, который ведет кассовую книгу;

- наличие у главного бухгалтера организации достаточных полномочий, позволяющих ему контролировать работу своих сотрудников и состояние учета в различных подразделениях, в том числе расположенных в разных местах;

- ограничение доступа к главной бухгалтерской книге и сопутствующим записям кругом лиц, отвечающим за ее ведение;

- осуществление проверки (утверждения) всех без исключения бухгалтерских проводок уполномоченными сотрудниками соответствующего уровня;

- применение руководством организации (бухгалтерии) процедур контроля за вводимыми в компьютерную бухгалтерскую программу данными с целью обеспечения уверенности в том, что все утвержденные операции по вводу данных обработаны правильно и проведены через данную электронную систему единственный раз;

- существование методов контроля за использованием и хранением файлов на внешних накопителях и внутренних файлов, включая хранение необходимых данных в виде резервных копий;

- отделение функции итоговой проверки и утверждения финансовой отчетности от функции ее подготовки;

- применение процедур проверки, обеспечивающих подтверждение бухгалтерской отчетности соответствующими учетными записями, регистрами и прочей документацией;

- обеспечение достаточной степени контроля за сохранностью основных средств, материалов и иного имущества;

- использование методов контроля и существование средств обеспечения сохранности денежных средств в кассе и подотчетных сумм;

- регулярность проведения инвентаризационных проверок с внесением соответствующих данных этих проверок в учетные регистры;

- финансовые, расчетные, кредитные операции осуществляются финансовым отделом организации;

- обработку приходных документов на поступившие материальные ценности, обработку расчетных документов, учет реализации продукции (работ, услуг), учетные регистры ведут специалисты бухгалтерии, допущенные к этой деятельности согласно должностным инструкциям;

- при поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке по форме и содержанию;

- не принимаются к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и т.п. В том числе порядку, установленному распорядительными документами руководства организации;

- принятые к учету первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Ответственность за своевременное и качественное создание первичных документов, за достоверность содержащихся в них данных возлагается на составивших и подписавших их лиц;

- перечень должностных лиц, которые имеют право подписи на отпуск материальных ценностей, на приход и расход денежных средств, на принятие к учету представительских, командировочных расходов и других хозяйственных операций, определяется внутренними распорядительными документами организации;

- лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну;

- предоставление этой информации внешним пользователям не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством и учредительными документами организации.

1.6 Инвентаризация материальных запасов

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризации материальных запасов, в ходе которых проверяют и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Необходимость обязательного проведения инвентаризации возникает в следующих ситуациях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так же при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. На предприятия, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация материальных ценностей проводится в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации предприятия;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления его с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов их несоответствия, определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ, в организации может создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Постоянный состав комиссии утверждается руководителем организации, о чем издается распорядительный документ - приказ или распоряжение.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств.

Инвентаризация ценностей проводится по их местонахождению и по материально ответственным лицам, с которыми заключаются договора о полной материальной ответственности.

Перед проведением инвентаризации, лицом ответственным за сохранность ценностей, оформляются все приходные и расходные документы, дается подписка инвентаризационной комиссии в том, что все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию. После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет акт инвентаризации или инвентаризационные описи. Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей данным бухгалтерского учета регулируются следующим образом.

Выявленные излишки ценностей по рыночной стоимости приходуются и зачисляются на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения. При этом нормы убыли применяются только в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи и порча ценностей сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации. При этом для целей налогообложения величина списанных убытков от недостач и порчи прибавляется к прибыли отчетного периода при расчете налога на прибыль.

В документах, предоставляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В случае зачета недостач излишками полученная разница в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишних ценностей относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли. Окончательное решение о зачете принимает руководитель.

Результаты инвентаризации оформляют актами инвентаризации по формам, установленным приказом Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88, и отражаются в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием материальных запасов и данными бухгалтерского учета отражают на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:

1. Излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляется на финансовые результаты. На бухгалтерских счетах производятся записи:

Дебет 010500000 'Материальные запасы' Кредит 040101000 'Безвозмездные поступления'.

2. Недостачу материальных запасов, их порчу в пределах норм естественной убыли относят на затраты производства или на расходы на продажу. В бухгалтерском учете это отражается записями: Дебет 020900000 «Расчеты по недостачам» и Кредит 010500000 'Материальные запасы.

3. Недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли относят за счет виновных лиц: Дебет 020904000 «Расчеты по недостачам материальных запасов» и Кредит 010500000 'Материальные запасы'.

4. Если виновные лица недостач, порчи материальных запасов не установлены или суд отказал во взыскании сумм с них, их списывают на убытки: Дебет 040101000 «Финансовый результат текущей деятельности учреждения» Кредит 010500000 'Материальные запасы».

1.7 Раскрытие информации о материальных запасах в бухгалтерской отчетности

Материальные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией, исходя из способа использования в процессе производства продукции, выполнения работ, либо для управленческих нужд организации.

Запасы, устаревшие, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество, списываются как непригодные к дальнейшей эксплуатации.

В бухгалтерской отчетности по материальным запасам подлежит раскрытию следующая информация:

- о способах оценки запасов по их группам;

- о последствиях изменений способов оценки запасов.

1.8 Краткая характеристика и корреспонденция счетов по учету материальных запасов

Во исполнение Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации был издан приказ № 25н от 10 февраля 2006 года «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

Третья часть данной инструкции раскрывает порядок применения плана счетов бюджетного учета.

Счета этой части инструкции предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве либо для хозяйственных нужд; средств труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте, а также операций, связанных с их заготовлением.

Счет 010500000 'Материальные запасы' предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

Материалы учитываются на счете 010500000 'Материальные запасы' по фактической стоимости их приобретения с учетом налога на добавленную стоимость.

К счету 010500000 'Материальные запасы' могут быть открыты счета:

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства и т.п.

На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

На счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

- силикатные материалы, лесные материалы, строительный металл, металлоизделия, санитарно-технические материалы, электротехнические материалы и другие;

- готовые к установке строительные конструкции и детали;

- оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки.

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

- бельё;

- постельное бельё и принадлежности;

- одежда и обмундирование, включая спецодежду;

- обувь, включая специальную;

- спортивная одежда и обувь;

- прочий мягкий инвентарь.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются следующие виды материальных запасов:

- спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

- молодняк всех видов животных и животные на откорме;

- приплод молодняка при наличии учреждениях рабочего скота;

- посадочный материал;

- реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы и прочие;

- хозяйственные материалы, используемые для текущих нужд учреждения;

- канцелярские принадлежности;

- посуда;

- возвратная или обменная тара как свободная, так и находящаяся с материальными ценностями;

- корма и фураж, семена, удобрения;

- книжная и иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;

- запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

- материалы специального назначения;

- иные материальные запасы.

На счете 010507000 «Готовая продукция» учитывается изготовленная в учреждениях продукция в рамках деятельности, приносящей доход.

Готовая продукция принимается к учету по фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0315006) и отражается по дебету счета 010507340 «Увеличение стоимости готовой продукции» и кредиту счета 010604440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

Списание готовой продукции при её отпуске заказчику отражается по фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0315006), Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007) по кредиту счета 010507440 «Уменьшение стоимости готовой продукции» и дебету счета 040101130 «Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»;

списание естественной убыли готовой продукции на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», 040101272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счета 010507440 «Уменьшение стоимости готовой продукции»;

списание недостач готовой продукции отражается по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счета 010507440 «Уменьшение стоимости готовой продукции»;

списание потерь готовой продукции при чрезвычайных обстоятельствах отражается по дебету счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту счета 010507440 « Уменьшение стоимости готовой продукции».

Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 010500000 'Материальные запасы' и кредиту счетов 030222000 'Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов', 020822000 'Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов', 040101000 'Безвозмездные поступления' и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов поставщика.

Стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 010703000 'Материалы в пути' и кредиту счета 030222000 'Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов' (без оприходования этих ценностей на склад).

Фактический расход материалов на нужды учреждения или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 010500000 'Материальные запасы' в корреспонденции со счетами учета затрат на нужды учреждения или другими соответствующими счетами.

При выбытии материалов (списании, передаче безвозмездно и др.) их стоимость списывается в дебет счета 040101000 'Финансовый результат текущей деятельности учреждения'.

Аналитический учет по счету 010500000 'Материальные запасы' ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям.

Таблица 1. Корреспондирующие счета по видам операций

Таким образом, можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет материальных запасов представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении. Объектом учета является имущество организаций и хозяйственные операции, осуществляемые ими в процессе деятельности. Основными задачами бухгалтерского учета материальных запасов является формирование полной и достоверной информации об имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетностью; обеспечение информацией, необходимой внешним пользователям бухгалтерской отчетности, для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций; предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов.

Глава 2. Учет поступления и расходования материальных запасов гу МЧС РФ по магаданской области

2.1 Краткая характеристика предприятия

ГУ МЧС России по Магаданской области обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, гербовую печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, действует в пределах своей компетенции, установленной согласно приказа № 372 » Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»от 06 августа 2004г и на основании положения:

«О территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» - органе, специально уполномоченном решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъекту Российской Федерации.

Юридический адрес учреждения:

Россия, г. Магадан, ул. Советская, 9.

За учреждением в соответствии с Уставом комитета по управлению государственным имуществом Магаданской области закрепляется на праве оперативного управления имущество, находящееся на его балансе и являющееся федеральной собственностью.

Имеет линейно-функциональную структуру управления, применяются административно-централизованные методы управления. Информационные потоки возникают и циркулируют по вертикали. Управленческий персонал использует функционально-ориентированные информационные системы сбора и обработки информации.

Бухгалтерский учет в учреждении организован в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 25-Н. В своей деятельности ГУ МЧС России по Магаданской области руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, а также приказами регионального центра, изданными в пределах полномочий, предоставленных МЧС России.

ГУ МЧС России по Магаданской области имеет счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации в органах федерального казначейства.

Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности ГУ МЧС России по Магаданской области осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России в установленном порядке.

Первичные учетные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации бухгалтерского учета. Первичные учетные документы по движению материальных ценностей должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и другие обязательные операции.

Поступление материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области осуществляется в следующем порядке:

- централизованные поставки;

- по договорам с поставщиками;

- получения предприятием безвозмездно.

В данной главе будут рассмотрены несколько видов учета и поставок материальных запасов для ГУ МЧС России по Магаданской области.

2.2 Анализ движения материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области за 2004-2005 гг.

Экономика бюджетных учреждений познается главным образом через анализ исполнения их смет, дающий необходимые материалы для экономного планирования расходов, повышения эффективности использования средств, контроля за их правильным расходованием.

Проверка исполнения сметы позволяет сделать вывод, прежде всего о правильности утвержденной сметы по отдельным кодам и видам расходов и получить материал для улучшения планирования. На некоторые расходы бюджетных учреждений нет твердых нормативов. При планировании они определяются, как правило, на уровне расходов, фактически сложившихся за предыдущий год. В этом случае анализ отчета по данному виду расхода может дать хороший материал, подтверждающий возможность принятия по плану расходов на уровне фактически сложившихся либо, наоборот, доказывающий, что в предыдущем году по этому виду расходов были излишества, поэтому планировать их на уровне отчетных не следует.

Таким образом, анализ позволяет не только выявлять скрытые резервы, обнаруживать нарушения режима экономии плановой и финансово-бюджетной дисциплины, но и предупреждать и вовремя устранять возможные потери и необоснованные затраты.

Проведем анализ об исполнении смет расходов по Главному управлению МЧС России по Магаданской области на основании данных форм отчетности.

При сопоставлении фактических и кассовых расходов за 2003 г. в целом выявлено превышение фактических расходов над кассовыми в сумме 3319651 р. или 6,3%.

По коду 110340 'Увеличение стоимости материальных запасов' кассовые расходы больше фактических на 98101 р. или на 14,7 %.Основной причиной явилась предоплата в конце года за запасные части в 2003г., которые были получены и оприходованы в начале 2004г.

Изменение сумм расходов за два изучаемых периода характеризуется данными табл. 2.

Таблица 2. Анализ изменений кассовых и фактических расходов за 2004 и 2005 гг. по ст.110340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

Согласно представленным показателям, можем сделать вывод о том, что наблюдается почти равномерный рост кассовых и фактических расходов в течение двух последних лет. Так кассовые расходы в 2004 г. по сравнению с 2005 г. выросли на 29,7 %, а фактические - на 29,2 % с преобладанием темпов роста кассовых в 1,7 раза, что является одним из факторов, влияющих на снижение кредиторской задолженности.

Помимо ассигнований из бюджета бюджетные учреждения в результате своей хозяйственной деятельности привлекают также средства из других источников, которые принято называть внебюджетными.

Проанализируем в табл. 3. отчет об исполнении сметы расходов по внебюджетным средствам.

Таблица 3. Сравнительная характеристика доходов и расходов, отражающих движение средств на субсчете 110340 «Увеличение стоимости материальных запасов» за 2004 и 2005 гг.

Произведенные расчеты говорят о том, что доходы в 2005 г. по сравнению с 2004 г. возросли на 62,9 %. В основном увеличение произошло за счет поступлений из внебюджетных средств. Расходы увеличились лишь на 29,8 % в 1999 г. по сравнению с 2004 г. или на 288935 р.

В данное время учреждение ГУ МЧС России по Магаданской области в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 10.02.2006 г. № 25-н включает в перечень средств, полученных за счет внебюджетных источников: средства, полученные от предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездные поступления, средства, поступившие во временное распоряжение учреждения, средства, полученные от государственных внебюджетных фондов, а также средства, поступающие от реализации материальных ценностей, приобретенных за счет бюджетных средств.

Содержание анализа материальных запасов определяет его задачи. К ним относятся:

характеристика полноты удовлетворения заявок на материальные запасы, комплектность и своевременность их поставки;

определение полноты и рациональности использования материальных запасов;

выявление и изучение причин недостатков в обеспечении материальными запасами и выявление причин недостаточно полного использования этих предметов.

В процессе анализа обеспеченности ГУ МЧС России по Магаданской области материальными запасами, прежде всего устанавливается уровень их потребления на текущий год и его изменение по сравнению с предыдущим годом. Он измеряется стоимостью израсходованных материальных запасов в текущем году на нужды учреждения в расчете на основную производственную единицу нагрузки.

Приведем пример изменения уровня потребления материальными запасами в ГУ МЧС России по Магаданской области на данных таблицы.

Таблица 4. Характеристика изменения уровня потребления материальных запасов в расчете на один рабочий день

Уровень потребления материальными запасами увеличился с 3940 до 4323 руб. в расчете на один день, или на 9,7(4323:3940)х100-100)%. Это является свидетельством дальнейшего укрепления материальной базы, увеличение бюджетных ассигнований.

В процессе анализа обеспеченности учреждения материальными запасами необходимо учитывать ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь учитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материальных запасов. В этих условиях большое значение имеет соблюдение соответствия приобретаемых предметов потребности учреждения в них по назначению, качеству и стоимости.

2.3 Порядок учёта операций по централизованному снабжению. Документооборот

Одним из основных видов поступлений МЗ в ГУ МЧС России по Магаданской области являются централизованные поставки из Дальневосточного регионального центра ГУ МЧС г.Хабаровск (далее по тексту ДВРЦ ГУ МЧС).

Приемка материальных ценностей по централизованному снабжению производится в установленном порядке.

ФЭО (Финансово экономическое отделение) ГУ МЧС России по Магаданской области принимает извещения (ф. 504805) в двух экземплярах, где проверяется их соответствие правильности оформления, после чего один экземпляр извещения отправляется поставщику.

Отдел материально-технического снабжения производит проверку соответствия объемам, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих параметров; следит за их прибытием и сообщает заказчику о поступлении и отражении в бюджетном учете этих ценностей. На основании нарядов и товарно-транспортных накладных об отправке в адрес получателя материальных ценностей завскладом оформляет акты приёма-передачи в двух экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию для оприходования. В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, отдел материально-технического снабжения сообщает об этом поставщику (ДВРЦ ГУ МЧС) для принятия мер к розыску и доставке их адресату.

Вышестоящее учреждение-поставщик (ДВРЦ ГУ МЧС) производит следующие записи по расчетам за материальные ценности в порядке централизованного снабжения учреждения, т.е. ГУ МЧС России по Магаданской области :

· на перечисление аванса по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560,020620560,020622560) и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340); на основании полученных от ДВРЦ оправдательных документов (счетов, накладных и др.)

· на отправленные ценности в ГУ МЧС России по Магаданской области; - по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340) и кредиту счетов 030219730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

· уменьшение кредиторской задолженности в счет перечисленных ранее авансов за полученные ценности - по дебету счетов 030219830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», 030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560, 020620560, 020622560).

Одновременно с этим вышестоящее учреждение (ДВРЦ) высылает в ГУ МЧС в централизованную бухгалтерию Извещение (ф.0504805). К Извещению (ф.0504805) прилагается копия счета поставщика на отправленные в адрес ГУ МЧС материальные ценности:

· 030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340).

ГУ МЧС России по Магаданской области по получении Извещения (ф.0504805) и копии счета поставщика на отправленные в адрес грузополучателя материальные ценности производятся следующие записи:

· на сумму поступивших материалов или возвратной тары - по дебету счете 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 030404340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателя средств по приобретению материальных запасов»;

· на сумму нефинансовых активов, отправленных поставщиком, но не поступивших к моменту получения Извещения (ф.0504805),- по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые активы в пути» (010701310, 010702320, 010703340) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340). При получении этих активов дебетуются соответствующие счета аналитического учета счета 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340) и кредитуются соответствующие счета аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые акты в пути» (010701410, 010702420, 010703440).

2.4 Порядок учёта операций и движение материалов при снабжении от прочих поставщиков. Документооборот

Поступление материальных запасов от прочих поставщиков производится согласно заключенных договоров поставок.

На поступившие от поставщиков согласно заключенным с ними договорам, расчетные документы, такие как счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные производится первичная регистрация и проверка этой документации в отделе снабжения, где проверяется соответствие их условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству, способу и сроку поставки. В результате проверки на расчетных документах делается отметка о полном или частичном согласии на оплату поступивших ГСМ, после чего платежные документы передаются в бухгалтерию для оплаты. В свою очередь бухгалтерия производит контрольную проверку реквизитов расчетных документов:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

3. Номер;

4. Содержание хозяйственной операции;

5. Основание для её совершения;

6. Единицы измерения;

7. Подписи ответственных лиц;

8. Печать

После завершения всех операций по проверке расчетных документов бухгалтерией производится оплата поставщику через банк.

По завершении банковских операций и подтверждении платежа, которым является платежное поручение, все выписанные поставщиком и оплаченные покупателем счета-фактуры регистрируются в книге покупок. Она ведется в соответствие с установленными требованиями: составляется за каждый отчетный месяц с приложением всех оприходованных и оплаченных счетов-фактур поставщика и хранится в течение 5 лет. Наличие книги покупок необходимо для обеспечения полной и достоверной информации.

Для получения оплаченных талонов ГСМ материально - ответственному лицу бухгалтерией выписывается доверенность (ф. № М-2) с указанием наименования и количества. Полученные талоны учитываются на счете 020105000 «Денежные документы» и хранятся в кассе учреждения.

Движение талонов материально-ответственным лицом, т.е. кассиром учитывается в специальной книге движения талонов в количественном выражении по маркам нефтепродуктов и купюрам. В целях контроля книга должна быть пронумерована, прошнурована ,подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения , скреплена печатью. Записи в книге делаются на основе приходования и использования талонов на нефтепродукты. В сроки, предусмотренные документооборотом и утвержденные руководителем организации, материально-ответственное лицо, т.е. кассир на основе приходных и расходных документов составляет отчёт о движении талонов и представляет в бухгалтерию.

При получении от материально-ответственного лица отчёта о движении талонов, бухгалтерия производит проверку правильности оформления документов (рапортов, накладных), наличие подписей: начальника отдела материально-технического обеспечения и руководителя ГУ МЧС по Магаданской области. После документальной проверки, данные разносятся в программе 1С «Бухгалтерия».

Аналитический учет расчётов с поставщиками и подрядчиками ведется на счёте 030222000 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» и отражается в журнале операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками.

2.5 Учет материалов на складах. Документооборот

Для хранения материальных запасов в учреждении создан центральный (базисный) склады, который находятся в ведении непосредственно руководителя учреждения и отдела материально - технического обеспечения. Центральный склад специализированный, так как в учреждении имеются материалы, требующие разных режимов хранения.

Складу приказом по организации присвоен постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Принятые материальные ценности доставляются на центральный склад ГУ МЧС России по Магаданской области, и сдаются заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества полученного груза данным счета поставщика. Оприходование материалов осуществляется по документу поставщика (счету или счету-фактуре), на который проставляется штамп «Материальные ценности получены и оприходованы».

Поступление материальных ценностей на склад ГУ МЧС по Магаданской области так же может осуществляться от подотчетных лиц, которые приобретают их в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документом, подтверждающим приобретение материалов, является счет-фактура, товарный чек, которые прикладываются к авансовому отчету. Передача ценностей от подотчетного лица на склад производится на основании накладной на внутреннее перемещение, которая составляется в двух экземплярах: первый отдается на склад и является приходным документом для кладовщика; второй прикладывается к авансовому отчету и является расходным документом для подотчетного лица.

Материальные ценности приходуются на склад в единицах измерения, указанных в документах поставщика, если же в расчетных документах указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принятая в ГУ МЧС такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в учреждении.

На складе материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо и сорто-размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по складу возлагаются на соответствующих должностных лиц - заведующего складом, кладовщика, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обеспечения контроля над приходом и расходом материалов и правильным документальным его оформлением все службы учреждения имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписи документа на получение и отпуск материалов со склада. Проверка правильности ведения всех документов по приходу и расходу материалов возложена на бухгалтерию, куда в конце отчетного месяца сдаются материальные отчеты с приложением всех первичных документов. Отпускаются материальные запасы со складов учреждения на производственное потребление и хозяйственные нужды по накладным на внутреннее перемещение материалов /типовая междуведомственная форма № М-13/ , которые выписываются в двух экземплярах и оформляется подписями материально-ответственных лиц: первый отдается получателю и является приходным документом, а второй остается на складе и является - расходным документом.

Распоряжения (указания) главного бухгалтера учреждения в части учета материальных запасов, оформления представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально-ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток), ведение карточек складского учета на складе ведется непосредственно материально-ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

Так же, с ведением учетной документации, учет движения материальных запасов ведется и в электронном виде - при помощи программы 1С «Склад».

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы и комиссия ГУ МЧС по Магаданской области, согласно установочного приказа № 1 от 01 января 2006 года , обязаны систематически, в установленные сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складе в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в ФЭО ГУ МЧС России по Магаданской области.

Материально-ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличие материальных ценностей.

Периодически в сроки, установленные в учреждении графиком документооборота , заведующие (кладовщики) складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие(исполненные) по складам за соответствующий период.

Прием - сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы (бухгалтер-материалист) или иного подразделения учреждения (отдела материально - технического обеспечения) расписывается в получении документов.

Бухгалтер-материалист принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности оформления и законности совершенных операций. По недооформленным документам принимаются меры по их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим материально-ответственным лицам для надлежащего оформления. После проверки первичные учетные документы таксируются.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается их учет в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально-ответственных лиц.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с данными учета в электронном виде. Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника ФЭО, получавшего материалы.

По истечении календарного года на карточках складского учета и в электронном виде выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки и учетные записи программы 1С «Склад» на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года № …»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя ГУ МЧС России по Магаданской области и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

2.6 Списание, снятие остатков на складе материальных запасов, как вид учета

2.1 Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерской службой, возглавляемой начальником ФЭО.

2.2. Применяется журнально-ордерная форма учета с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации и ведения учета.

2.3. Основными документами, подтверждающими приход товарно-материальных ценностей, являются (любой из ниже перечисленных, оформленных подписями материально ответственных лиц):

- счет-фактура с подписью и печатью м/о лиц;

- товарная накладная, акт об отгрузке и приемке материальных ценностей;

- акт приемки товарно-материальных ценностей;

- счет;

По транспортным расходам, увеличивающим стоимость товарно-материальных ценностей: (любой, из ниже перечисленных):

- счет-фактура;

- акт об оказании услуг;

- акт на выполнение работ.

2.4. Основными документами, подтверждающими расход товарно-материальных ценностей являются (любой, из ниже перечисленных, оформленный подписями материально ответственных лиц):

- накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

- акт на списание товарно-материальных ценностей;

- акт о бое посуды.

2.5. Путевые листы на легковой автотранспорт выписываются на 3-4 дня.

2.7 Унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые в ГУ МЧС по Магаданской области

Таблица 5. Документы класса 03 ОКУД

Таблица 6. Документы класса 05 ОКУД

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (Код Формы 0504143) применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от1000 руб. до 10 000 руб. Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в дух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код Формы 0504210) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально-ответственному лицу, с указанием выдаваемых материальных ценностей.

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов (Код Формы 0504230) применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемей приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

Извещение (Код Формы 0504805) используется при оформлении приемки материальных ценностей, полученных в порядке централизованного снабжения. Учреждение (грузополучатель) при получении от вышестоящего учреждения (заказчика) извещения в двух экземплярах ждет поступления материальных ценностей. По приемки материальных ценностей и принятия их на учет учреждение (грузополучатель) направляет вышестоящему учреждению(заказчику) второй экземпляр извещения. Вышестоящее учреждение (заказчик) при получении от учреждения (грузополучателя) ответного извещения, а также актов на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, производит соответствующие бухгалтерские записи в регистрах учета.

Акт о списании бланков строгой отчетности (Код Формы 0504816) применяется для списания бланков строгой отчетности. Форма применяется также для списания испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Акт о результатах инвентаризации (Код Формы 0504835) составляется комиссией назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Основанием для составления акта является ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Глава 3. Анализ наличия, поступления и использования материалов. Инвентаризация материальных запасов

3.1 Сущность, классификация и оценка материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области

Доля материалопотребления в общей величине текущих затрат в непроизводственной сфере значительно меньше, чем в сфере материального производства, но его темпы роста в непроизводственной сфере значительно выше, чем в сфере материального производства. Рост материальных затрат в государственных учреждениях - важный фактор качественной работы, поэтому он закономерен и является объективным.

Одним из решающих условий эффективной работы ГУ МЧС России по Магаданской области является полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.

Затраты на вещевое обеспечение и затраты на ГСМ относятся к затратам, которые оказывают прямое воздействие на качественную и бесперебойную сторону деятельности учреждения. В связи с этим анализ наличия, поступления и использования материальных ресурсов устраняет бесхозяйственное их использование и предотвращает потери.

В составе материальных запасов учреждения, как отмечалось в предыдущей главе данной работы, учитывается вещевое обеспечение, оборудование к установке, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, ГСМ, запасные части и др.

Методику анализа наличия, поступления и использования материалов рассмотрим в следующих параграфах этой главы на примере в обеспечении горюче - смазочными материалами ГУ МЧС России по Магаданской области.

3.2 Значение, задачи, источники информации, методы и приемы, применяемые при анализе наличия, поступления и использования ГСМ

К основным задачам анализа расходов на обеспечение ГСМ можно отнести:

характеристику полноты удовлетворения заявок на ГСМ и своевременности их

поступления;

изучение состояния запасов ГСМ;

определение полноты и рациональности использования ГСМ;

выявление и изучение причин недостатков обеспеченности учреждения ГСМ и их использования;

оценку полноты использования назначенной по смете по счету 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

характеристику соблюдения денежных и натуральных норм расходов на автотранспорт;

изучение факторов влияющих на полноту исполнения сметы по расходам на одну единицу транспортного средства.

В качестве источников информации анализа ГСМ привлекаются широкий круг отчетных, учетных и нормативных документов. Основными из них являются:

годовой «Отчет о расходовании ГСМ» в ГУ МЧС России по Магаданской области , в разделах которого содержится развернутая характеристика движения автотранспорта учреждения с отражением данных о поступлении и выбытия ГСМ;

«Отчет о выполнении сметы расходов на приобретение ГСМ»;

«Отчет о движении материальных ценностей»;

«Нормы расхода ГСМ».

Для более объективной оценки эффективности использования отдельных видов, марок и типов ГСМ могут быть привлечены акты ревизий, справки проверок, объяснительные записки, протоколы совещаний и рапорта и т.д. Подробное изучение всех перечисленных источников информации позволяет получить конкретный и очень важный материал для всесторонней характеристики работы учреждения по части использования ГСМ.

Приемы исследования зависят от целей, задач и объектов изучения. Каждый из них предполагает определенный состав изучаемых показателей, выполнения требований к их измерению, способы измерения влияния факторов.

К наиболее распространенным относятся примы сравнения параметров экономических показателей, группировки, элиминирование и его разновидности, детализация и сводки, расчет относительных и абсолютных величин, метод экспертных оценок, балансовый и сальдовый приемы, экономико-математические методы. В экономическом анализе они приобретают целевой характер в результате приспособления к объекту изучения. Рассмотрим некоторые из них несколько подробнее, так как с их помощью анализируются и другие объекты хозяйственной деятельности бюджетных учреждений.

Сравнение представляет собой сопоставление фактического уровня изучаемого показателя или явления с существующей базой. В качестве базы могут быть использованы плановые данные, нормы и нормативы, данные предшествующего периода. Выбор базы зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактический уровень изучаемого показателя сравнивается с планом; для установления тенденций развития - с показателями предыдущего периода; для характеристики состояния или уровня использования ресурсов - соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием является сопоставимость объектов изучения. Сравнение несопоставимых показателей приведет к неправильным результатам и неточным выводам. Поэтому прежде, чем использовать этот прием, необходимо привести показатели в сопоставимый вид.

Это достигается тем, что сравниваемые показатели выражаются в одинаковой оценке, приводятся к одному количественному и качественному базису, к одной структуре. В ряде случаев сопоставимость данных может быть достигнута, если вместо абсолютных величин использовать средние или относительные. Так, данные о расходе ГСМ по месяцам несопоставимы между собой ввиду неодинакового количества дней. Однако данные о среднедневном расходе достаточно сопоставимы.

Несопоставимость показателей, вызванная различием методики их расчета, устраняется путем пересчета данных за прошлые периоды по новой методике. Аналогично устраняется и ценовая несопоставимость, т.е. данные прошлых лет должны быть пересчитаны по ценам отчетного года.

Таблица 7. Изменение уровня потребления ГСМ в расчете на один день (в условных единицах)

Элиминирование - логическое правило определения влияния факторов на изменение обобщающих показателей. При его использовании каждый из факторов определяется по отдельности, в определенной последовательности (количественного и качественного порядка); при этом предполагают, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными. В практике экономического анализа элиминирование известно как прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц, пересчета показателей.

Приведем пример расчета влияния факторов на расход ГСМ (табл.7). В качестве факторов выделим среднегодовое потребление ГСМ (л). Зависимость между расходом ГСМ и факторами выражается формулой

Т = т х Д^гсм, (1)

где Т - расход ГСМ;

т - среднегодовое потребление ГСМ;

Д^гсм - уровень потребления ГСМ за один день.

Прием цепных подстановок состоит в последовательной замене базовой величины факторных показателей, входящих в расчетную формулу изучаемого показателя, их фактической величиной и измерении влияния выполненной замены на изменение величины изучаемого показателя. После каждой замены выполняют математические действия, предусмотренные расчетной формулой.

Из полученного после подстановки итога вычитается предыдущий итог. Разность итогов показывает величину влияния изменения факторного показателя на изучаемый показатель (он, как правило, называется результативным). Прежде чем выполнить эти действия, необходимо определить ряд условных величин результативного показателя (нашем случае расход ГСМ), которые учитывают изменение одного, затем двух, трех, четырех и т.д. факторов. При этом делается допущение величины результативного показателя до и после изменения уровня того или другого фактора позволит элиминироваться (устраниться) от влияния всех, кроме одного, и определить воздействие последнего на изменение результативного показателя.

Порядок применения этого приема рассмотрим по данным таблицы 5. Как нам уже известно, расход ГСМ (Т) зависит от двух основных факторов первого уровня: среднегодового потребления ГСМ (т) и уровень потребления ГСМ за один день (Д^гсм). В этом случае мы имеем двухфакторную модель мульпликативного типа, представляемую формулой (3.1). Алгоритм расчета приемом цепных подстановок для этой модели:

Т_пл = т_пл х Д^гсм_пл = 104868 х 0,01827 = 19159383 руб.;

Т_усл = т_ф х Д^гсм_пл = 98694 х 0,01827 = 18031393 руб.;

Т_ф = т_ф х Д^гсм_ф = 98694 х 0,01921 = 18959117 руб.,

где - Т_пл, т_пл, Д^гсм_пл, Т_ф, т_ф, Д^гсм_ф - плановые и фактические значения показателей: расхода ГСМ, среднегодового количества потребления ГСМ, уровня потребления ГСМ в расчете на один день соответственно;

Т_усл - условное значение показателя расхода ГСМ.

Из проведенного расчета видно, что условное значение Т_усл показателя расхода ГСМ отличается от своего планового значения Т_пл тем, что при его расчете принята фактическая величина показателя среднегодового количества ГСМ вместо запланированного. Значение показателя уровня потребления ГСМ в расчете на один день в том и другом случае - плановое. Следовательно, за счет изменения среднегодового количества ГСМ расход ГСМ снизился на 1127990 руб.

Фактическое значение Т_ф показателя расхода ГСМ отличается от своего условного значения Т_усл тем, что при расчете его величины значение показателя уровня потребления ГСМ в расчете на один день принято по фактической величине вместо плановой. Значение показателя среднегодового количества в обоих случаях - фактическое. Отсюда за счет изменения уровня потребления ГСМ в расчете на один день их расход увеличился на 927724 руб.

Таким образом, по расходу ГСМ наблюдается увеличение уровня потребления ГСМ в расчете на один день и снижение среднегодового количества ГСМ.

Алгебраическая сумма влияния факторов (-200266) (-1127990 + 927724) руб. должна быть равна общему приросту (снижению) результативного показателя:

Т_г + Т_д = Т_общ (2)

Т_г - изменение результативного показателя расхода ГСМ за счет изменения фактора среднегодового количества ГСМ;

Т_д - изменение результативного показателя расхода ГСМ за счет изменения фактора уровня потребления ГСМ в расчете за один деть;

Т_общ - общий прирост (снижение) результативного показателя расхода ГСМ.

В нашем примере это правило соблюдено, что свидетельствует о правильности проведенного расчета.

Прием абсолютных разниц - разновидность элиминирования. Его сущность состоит в том, что влияние факторов находится как произведение абсолютного отклонения одного из факторных показателей и абсолютного значения другого факторного показателя. Это можно выразить в виде следующих формул:

Т^/ = (К₁ - К₀) х П₀;(3)

Т^// = (П₁ - П₀) х К₁,(4)

где Т^/, Т^// - влияние количественного и качественного факторов на результативный показатель расхода ГСМ;

К₁, К₀ - значения количественного фактора по плану и отчету соответственно;

П₁, П₀ - значения качественного фактора по плану и отчету соответственно.

Согласно формулам (2.), (3.) и данным таблицы 7. получим:

Т^/ = (98694 - 104868) х 0,01827 = -1127990 руб.;

Т^// = (0,01921 - 0,01827) х 98694 = 927724 руб.

Общее влияние двух факторов равно -200266 руб. Это указывает на правильность проведенного расчета.

Сущность приема относительных разниц состоит в том, что для определения влияния факторов разницу в процентах выполнения плана по показателям, входящим в расчетную формулу, необходимо умножить на плановое значение изучаемого показателя. Рассмотрим методику применения этого приема и расчет факторов изменения расхода ГСМ по данным табл. 8.

Таблица 8.. Расчет влияния факторов изменения расходов на ГСМ (в условных единицах)

При использовании приема относительных разниц факторы формирования результативного показателя для базового периода в расчетной формуле (1.) принимаются за 100%. Поэтому если снижение нормы по среднегодовому потреблению ГСМ составило -5,89%, то при прочих равных условиях (если уровень расхода ГСМ за один день не изменится и составит 100%) расходы на ГСМ также уменьшились на -5,89%, или -1127990 руб. И далее, если принятые условия сохраняются (уровень расхода ГСМ за один день не изменяется), то процент исполнения сметы (сметных назначений) по расходам на ГСМ должен соответствовать проценту исполнения сметы по среднегодовому потреблению ГСМ. Однако в нашем примере исполнение сметы по результативному показателю превышает изменение среднегодового потребления ГСМ на 4,84%. Следовательно, принятое условие не соблюдено. Средний расход ГСМ за один день увеличился и в связи с этим расходы на их приобретение возросли на 927724 (4,84 х 19159383 / 100) руб.

Таким образом, влияние двух факторов составило -200266 (-1127990 + 927724) руб., что соответствует общему отклонению по результативному показателю М, которое отражено в стр. 1 гр. 3 табл. 7. Это указывает на правильность проведенных расчетов.

Прием пересчета показателей заключается в том, что для определения влияния отдельных факторов значение изучаемого показателя, пересчитанного с учетом изменения величины фактора, сопоставляется с базовой его величиной. Так, в нашем примере: влияние изменения среднегодового количества ГСМ составляет -1127990 (98694 х 0,01827 - 104868 х 0,01827) руб.; влияние изменения уровня расхода ГСМ за день составляет 927724 ( 98694 х 0,01921 - 98694 х 0,01827) руб.

Сумма влияния двух факторов и данном случае составляет 200266 руб., что также указывает на точность и правильность проведенных расчетов,

В бюджетных учреждениях этот прием широко принимается при оценке эффективности использования бюджетных средств в разрезе статей расходов в соответствии с их бюджетной классификацией, Этот метод позволяет установить факты нарушения натуральных и денежных форм расхода.

Детализация - расположение обобщающих или сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Необходимость применения данного приема обусловлена тем, что в уровне обобщающих показателей сглаживаются отрицательные и положительные результаты деятельности учреждений в отдельные периоды или результаты отдельных подразделений, тогда как при расчленении обнаруживаются недостатки в работе какого-либо конкретного подразделения.

Абсолютные и относительные величины позволяют зафиксировать результаты хозяйственной деятельности учреждения и тем самым обеспечить возможность их изучения. Кроме того, при их помощи выражаются результаты применения в процессе анализа других его приемов, Так, абсолютные величины характеризуют размеры явлений, результаты, влияние факторов, наличие резервов; относительные - применяются для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования ресурсов. К ним относятся индексы, проценты и коэффициенты.

Балансовый прием служит в основном для отражения соотношений, пропорций двух групп взаимосвязанных и уравновешенных экономических показателей, итоги которых должны быть тождественны. Он широко используется при анализе обеспеченности учреждения материальными ресурсами, сопоставляя при этом плановую потребность с фактическим наличием.

Балансовое уравнение по части обеспеченности и расходом ГСМ можно представить в виде выражении

Т_н + Т_пост = РТ_с + РТ_пр + ОТ_к, (5)

где ОТ_н, ОТ_к - остатки ГСМ на начало и конец анализируемого периода соответственно;

Т_пост - поступление ГСМ в отчетном году;

РТ_с, РТ_пр - расход ГСМ на собственные нужды и прочие их выбытие соответственно.

По балансу материальных ценностей можно исчислить показатели использования ресурсов, проследить за их размещением, установить формы движения, а также определить размер любого показателя при отсутствии данных по нему. Но при наличии информации по всем другим показателям приведенного балансового уравнения.

3.3 Порядок проведения инвентаризации материальных запасов в ГУ МЧС по Магаданской области

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской федерации проведение инвентаризаций обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Приказом руководителя ГУ МЧС России по Магаданской области № 360 от 29 сентября 2006 года обозначен персональный состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии, в который включены: начальники отделов, работники ФЭО и другие специалисты. Приказом отражено количество инвентаризаций в году, дата их проведения.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии (назначенный приказом) визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (инвентаризационным описям), с указанием «до инвентаризации на «________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или преданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наименование инвентаризируемых материальных ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Незаполненные строки последних страниц описей прочеркиваются.

Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица, подтверждая тем самым проверку имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При смене материально ответственных лиц, лицо принявшее имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

При проведении инвентаризации в течении нескольких дней, помещения где хранятся материальные ценности подлежат опечатыванию: при уходе инвентаризационной комиссии, на время перерыва. Документы отражающие ход проведения инвентаризации должны храниться в сейфе в том же помещении.

Для оформления инвентаризации применяются следующие формы первичных учетных документов:

- инвентаризационные описи на 01октября текущего года;

- счета-фактуры;

- акты на списание;

- накладные.

3.4 Основные аспекты контрольно-ревизионных проверок

Для формирования мнения, о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в ГУ МЧС России по Магаданской области (в соответствии с Положением о финансовом контроле в МЧС России (Приказ МЧС России от 01.09.2000 г. № 453), «Инструкцией по проведению ревизии финансовой и хозяйственной деятельности соединений и воинских частей гражданской обороны, организаций, находящихся в ведении МЧС России, органов управления и подразделений Государственной противопожарной службы, приказом МЧС России от 19,05,2003 г. № 260), ежегодно проводится ревизия финансовой и хозяйственной деятельности.

В ходе ревизий проверяется соответствие применяемой в учреждении методики учета и операций с материальными запасами и действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, а также структур контроля и системы бухгалтерского учета.

Однако помимо проведения проверок, специалистами КРО ДВРЦ (контрольно-ревизионный отдел Дальневосточного регионального центра) оказывается консультационная помощь бухгалтерам по улучшению эффективности систем бюджетного учёта.

В процессе проверки устанавливается:

- реальность наличия и существования материальных запасов;

- все ли операции с материальными запасами, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены;

- является ли организация собственником всех материальных запасов, т.е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, - обязательствами;

- правильность оценки материальных запасов и связанных с ними обязательств;

- правильно ли выбраны и применялись принципы учета материальных запасов.

Информационной базой для проверки материальных запасов являются:

1. Нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей.

2. Первичные документы по оформлению операций с материальными запасами.

3. Организационно-правовые документы и материалы.

4. Бухгалтерская отчетность предприятия, бухгалтерские и налоговые регистры по учету материальных запасов.

Приступая к проверке, ревизору необходимо получить информацию о выбранных способах и методах учета по данному участку проверки.

Первичные документы, которыми оформляют операции с материальными запасами, зависят от видов и групп материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов должны содержать все необходимые реквизиты. К таким документам относятся: доверенности на получение материальных ценностей, приходные ордера, акты о приемке и списании материалов и инвентаря и хозяйственных принадлежностей, лимитно-заборные карты, требования - накладные, товарно-транспортные накладные, товарные и материальные отчеты, карточки складского учета.

К организационно-правовым документам и другим материалам относятся:

- отчеты ревизионных проверок за прошлые годы;

- договоры на поставку материалов, и т.д.;

- договоры о материальной ответственности.

Достаточно информативными могут оказаться беседы ревизора с персоналом учреждения обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.

Информация для проверки операций с материальными запасами содержится в бухгалтерской отчетности учреждения и бухгалтерских регистрах, в частности, в 'Бухгалтерский баланс' - показатели о материально-производственных запасах сгруппированы в раздел 1 актива баланса; ф. N 0503130 'Справка к бухгалтерскому балансу' - пояснительной записке, прилагаемой к балансу.

Бухгалтерские регистры по учету материальных запасов могут быть различными. Это зависит от применяемых формы и способа ведения бухгалтерского учета в учреждении, а также от видов и групп имеющихся материальных запасов. Но в любом случае проверяющий должен проанализировать регистры синтетического и аналитического учета по 010500000 'Материальные запасы', оборотно-сальдовые ведомости, книги учета, карточки складского учета, материалы инвентаризаций и пр.

Проверку операций с материалами целесообразно проводить в такой последовательности:

- изучение положений учетной политики по направлениям данного участка проверки;

- оценка степени надежности системы внутреннего контроля в отношении материальных запасов, для этого:

А) провести обследование складского хозяйства и состояния складских помещений;

Б) изучить организацию материальной ответственности и отчетности материально ответственных лиц;

- проанализировать состав материальных запасов на отчетную дату;

- определить объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;

- анализ движения материальных запасов;

- проверка правильности оценки материальных запасов;

- проверка состояния и организации синтетического и аналитического учета материальных запасов.

Ревизионная проверка материальных запасов позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в бухгалтерской отчетности. Поэтому, приступая к проверке материальных запасов, ревизору нужно выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать необходимые процедуры проверки.

На формирование мнения ревизора в отношении достоверности информации о материальных запасах оказывают влияние следующие факторы:

а) полнота отражения - все ли материальные запасы, принадлежащие учреждению, отражены в бухгалтерских записях и включены в бухгалтерскую отчетность.

Ошибки в полноте отражения операций с материальными запасами в бухгалтерских записях приводят к занижению отчетных данных. Обнаружить такие ошибки достаточно сложно. Для этого проверяющему потребуется сделать выборку из первичных документов или информации не учетного характера;

6) наличие в учете операций с материальными запасами без достаточных на то оснований.

В) соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е. их отражают в отчетности другого отчетного периода. Нередко на практике полученные материальные ценности отражают в учете до момента перехода права собственности на них, и наоборот, материалы в пути, право собственности, на которые уже перешло к покупателю, в учете не отражают или не приходуют материальные ценности по неотфактурованным поставкам.

Для выявления ошибок в периодизации ревизору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными документами;

г) правильность оценки материальных запасов. Эти ошибки часто носят системный характер, так как являются следствием нарушения методологии учета;

д) правильность отражения материальных запасов на соответствующих счетах учета. Такие ошибки могут быть обнаружены при инвентаризации. Операции, влияющие на правильность отражения остатков материальных запасов в результате:

- искажения бухгалтерской отчетности:

в данные инвентаризации включены излишние, а также частично или полностью потерявшие свои свойства ценности, которые были списаны в предшествующие периоды;

двойной учет товаров в пути или уже реализованных товаров;

завышены остатки производственных запасов, находящихся на складах третьих лиц;

материальные ценности, полученные на условиях комиссии, включены в данные инвентаризации;

- злоупотреблений:

хищение ценностей в результате действий ряда сотрудников организации или недостаточного контроля над их сохранностью;

получение сотрудниками организации взяток (денежных или в виде подарков) от поставщиков за оприходование товаров не в том количестве или худшего качества, чем указано в предъявленных счетах;

фальсификация отгрузочных документов путем указания реквизитов несуществующих покупателей.

Запасы на конец года могут быть занижены или завышены, как указывалось выше, из-за неполного или неправильного отражения операций в течение отчетного периода.

Закупки могут быть занижены одним из двух способов.

1. Операции не отражены в учете. Такие операции могут быть выявлены при изучении кредиторской задолженности.

Например, сверяя записи в регистрах бухгалтерского учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных оправдательных документов, подтверждающих оплату поставщикам за полученные материальные ценности, аудитор может установить, что некоторые счета не отражены в регистрах бухгалтерского учета;

2. Операции неправильно классифицированы.

Например, стоимость приобретения материальных запасов складывается из всех затрат, связанных с их приобретением. Однако часть таких расходов или отдельные их виды (к примеру, стоимость услуг эксперта по определению качества приобретаемого сырья) могут быть не включены в стоимость материальных запасов, а сразу списаны на расходы.

Объем закупок может быть завышен в случае неправильной классификации расходов как закупок или отражения фиктивных операций. Для выявления таких фактов нужно проверить выборку закупок и провести необходимые аналитические процедуры.

3.5 Учет выбытия материальных запасов

Списание материальных запасов со счета мажет осуществляться в следующих случаях:

а) пришедшие в негодность по истечении сроков хранения;

б) морально устаревшие;

в) при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе в следствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Материальные запасы - пришедшие в негодность и морально устаревшие - списываются по кредиту счета 010500000 'Материальные запасы' и дебиту счета 040100000 «Финансовый результат учреждения», в случае недостач и потерь 020900000 «Расчеты по недостачам». Материальные запасы пришедшие в негодность в инвентаризационную опись не включаются, на них составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством учреждения решения о списании материальных запасов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссией, утвержденной установочным приказом по ГУ МЧС России по Магаданской области, осуществляются следующие функции:

- непосредственный осмотр материальных запасов;

- установление причин непригодности к использованию материальных запасов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);

- выявление лиц, по вине которых материальные запасы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

- определение возможности использования материальных запасов на другие цели или их продажи;

- составление акта на списание материальных запасов (акт составляется по каждому подразделению учреждения по материально ответственным лицам);

- представления акта на утверждение руководителю учреждения или уполномоченному им лицу;

- проведение совместно с ФЭО (специалистами) учреждения оценки рыночной стоимости материальных запасов при понижении их физических свойств (других случаев оценки, например, моральный износ материальных запасов, изменение рыночной цены) и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.д.);

- осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных запасов.

Для обоснования списания материальных ценностей, отрицательно влияющих на финансово-хозяйственную деятельность учреждения, назначенная в учреждении комиссия устанавливает причины, которые привели к состоянию непригодности материалов, и решает, какие меры необходимо принять к уменьшению влияния отрицательных последствий.

В акте на списание материальных запасов указывается:

- наименование списываемых материальных запасов и их отличительные признаки;

- количество;

- фактическая себестоимость;

- установленный срок хранения;

- дата (месяц, год) поступления материальных запасов;

- причина списания;

- информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Акт утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

В представляемом на утверждение руководителю учреждения акте на списание материалов отражаются необходимые данные, приведенные в предыдущем абзаце, для принятия им или уполномоченным на это лицом решения о списании стоимости выбывающих материальных ценностей, а также принятии мер по взысканию допущенного материального ущерба с виновных лиц.

При списании материальных запасов их фактическая себестоимость (сумма стоимости материальных запасов по учетным ценам и доля отклонений или ТЗР, связанная с их приобретением) относится в дебет счета 020900000 «Расчеты по недостачам».

Так как доля отклонений или транспортно-заготовительных расходов распределяется на стоимость списанных материальных ценностей, то соответствующая их часть подлежит списанию на счет 020900000 «Расчеты по недостачам».

Указанное следует из Инструкции по применению Плана счетов, в которой определено, что недостающие или испорченные материальные ценности приводятся по дебету счета 020900000 «Расчеты по недостачам» по фактической себестоимости, включающей стоимость материальных запасов по договорным ценам, транспортно-заготовительные расходы и расходы по доведению их до пригодного к дальнейшему использованию состояния, о чем свидетельствует также п. 68 «Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».

В зависимости от конкретных причин потерь фактическая себестоимость материальных запасов подлежит списанию с кредита счета 020900000 «Расчеты по недостачам» в дебет счетов 040100000 «Финансовый результат учреждения».

Списанные материальные запасы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материальные запасы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдачи в виде отходов (лом, ветошь и т. д.),приходуются на склад учреждения на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных запасов.

Приход материальных запасов с пониженными качественными характеристиками производится по накладной согласно акту на списание и отражается в учете по дебету счета 010500000 'Материальные запасы', по цене возможного использования.

Накладная на внутреннее перемещение материальных ценностей, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении списывающего материалы, второй передается подразделению, принимающему ценности, третий экземпляр передается в бухгалтерию (ФЭО). Накладные подписываются начальниками передающих и принимающих подразделений (отделов) ГУ МЧС России по Магаданской области.

Заключение

К материальным запасам относятся все элементы предметов потребления, имеющих материальную форму, т.е. все элементы валового общественного продукта, с помощью которых удовлетворяются материальные потребности общества в целом и каждого его члена в отдельности. Экономия материальных запасов выражается в повышении уровня их полезного использования, т.е. в снижении удельного расхода по сравнению с уровнем, достигнутым в предыдущем периоде.

Стоимость материалов составляет основную часть оборотных средств. Поэтому на практике для любого бюджетного учреждения важно соблюдать режим экономии на всех уровнях потребления, нужно ориентироваться на ресурсосбережение. В этой связи большое значение имеют организационные, экономические и правовые мероприятия.

Организационные мероприятия включают в себя:

- повышение на основе внедрения достижений научно-технического прогресса уровня организации производства (автоматизированный учет и анализ);

- организация обмена оперативной информацией о поставках материальных ценностей с ДРВЦ и выработка требований к поставленным видам ресурсов, срокам, формам и видам поставки (работа отдела материально-технического обеспечения).

Экономические мероприятия предусматривают:

- экономическое обоснование предложений, направленных на улучшение использование ресурсов и управления ими, а также их экономический анализ;

- материальную ответственность управленческих служб и подразделений учреждения, отделов и служащих учреждения за перерасход и небрежное отношение к материальным ресурсам из-за невыполнения основных требований технологических процессов и др.

К правовым мероприятиям относятся: разработка внутренних нормативных актов по рациональному использованию и эффективному управлению материалами; учет материалов в учреждении, осуществляемый в соответствии с поставленными задачами учета, контроля и анализа использования материалов нормативно-правовыми актами.

Учетная информация отражает фактическое состояние бюджетного учреждения. Полнота, достоверность и своевременность учетной информации определяют действенность управления движением и выбытием материалов, способствуют предотвращению принятия неоправданных решений. Это требует постоянного совершенствования методологии бухгалтерского учета как основного поставщика информации.

Ведение бухгалтерского учета в ГУ МЧС России по Магаданской области осуществляется с использованием программного продукта «1-С бухгалтерия», что существенно облегчает работу по обобщению и группировке информации о движении материальных запасов и составлению основных учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Неотъемлемой частью учета и контроля материальных запасов является экономический анализ их использования. Именно поэтому усиление контроля над состоянием материальных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на финансовое состояние учреждения.

Важное значение имеет комплексное использование материальных запасов, их рациональный расход, по возможности применение более дешевых и эффективных материалов, что актуально при централизованном снабжении ГУ МЧС России по Магаданской области за счет государственного финансирования. Рациональное использование запасов зависит так же от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Существенное значение для сохранности материальных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными методиками, позволяющими автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности служащих, руководителей подразделений и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, то есть более широко используя накопительные документы, предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов) и другое.

В связи с тем, что величина стоимости материальных ресурсов в общей стоимости имущества учреждения существенна, а информация по ее учету составляет более 30 процентов всей информации по управлению, возможны ошибки в полноте отражения операций с материальными запасами в бухгалтерских записях, приводящие к занижению отчетных данных. Инвентаризация позволяет минимизировать риск наличия этих ошибок.

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества и сопоставление его с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения обязательств в бухгалтерском учете. Правила проведения инвентаризации регулируются Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. В общем, инвентаризация выявляет правильность ведения бухгалтерского учета, материалы пришедшее в негодность, своевременное их списание, выявляет излишки материалов. Инвентаризация актуальна, потому что налаживает бухгалтерский учет и с ее помощью мы проверяем фактическое наличие имущества у учреждения.

Анализ структуры материальных ресурсов за 2004-2005г:

Основную часть материалопотребления в ГУ МЧС России по Магаданской области занимает расход ГСМ, запасных частей, прочих расходов на нужды учреждения.

Согласно представленным показателям табл.2, можем сделать вывод о том, что наблюдается почти равномерный рост кассовых и фактических расходов по статье 110340 «Увеличение стоимости материальных запасов» в течение двух последних лет. Так кассовые расходы в 2004 г. по сравнению с 2005 г. выросли на 29,7%, а фактические - на 29,2% с преобладанием темпов роста кассовых в 1,7 раза, что является одним из факторов, влияющих на снижение кредиторской задолженности.

Снижение нормы по среднегодовому потреблению ГСМ составило -5,89%, то при прочих равных условиях расходы на ГСМ также уменьшились на -5,89%, или -1127990 руб. И далее, если принятые условия сохраняются (уровень расхода ГСМ за один день не изменяется), то процент исполнения сметы ( сметных назначений) по расходам на ГСМ должен соответствовать проценту исполнения сметы по среднегодовому потреблению ГСМ.

Эффективность управления хозяйственной деятельностью зависит от многих факторов, условий и обстоятельств. Важное место в них занимают управляющие функции, в том числе и анализ. Уровень и полнота действий этих функций во многом определяются полноценностью их методик, построение которых в свою очередь зависит от чёткого понимания предмета в объекте управления. С известной долей условности можно выделить несколько групп определений, признающих предметом анализа:

хозяйственную деятельность;

экономические явления и хозяйственные процессы;

экономику предприятий и хозяйственных объединений;

информационные потоки.

Предметом экономического анализа является хозяйственная деятельность бюджетных учреждений, направленная на осуществление их функций по рациональному обслуживанию общества и эффективное использование выделенных им ресурсов.

Необходимым составным элементом хозяйственной деятельности являются трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Их наличие и рациональное использование - основная предпосылка увеличения объема и повышения качества услуг.

Объектом экономического анализа являются результаты деятельности, складывающиеся под воздействием различных факторов и зависящие от полноты использования ресурсов.

Содержанием экономического анализа является глубокое и всестороннее изучение его предмета с целью выработки управленческих решений. Содержание анализа хозяйственной деятельности включает такие элементы, которые обеспечивают ему выполнение своей роли и решение своих задач. К числу таких элементов относятся:

- уяснение конкретной задачи анализа данного объекта;

- выявление факторов и выбор методов их количественного измерения;

- установление направления и размера (степени)влияния факторов на изменение или образование результативного показателя;

- выявление условий, благоприятствующих действию факторов;

- выработка вариантов устранения отрицательных факторов и создание условий для положительных.

Существенный элемент содержания анализа хозяйственной деятельности - детальное исследование условий, которые порождают факторы, усиливают или ослабляют их воздействие на изменение результативного показателя. Если условия способствуют развитию положительных факторов, то их следует закрепить, а если порождают или увеличивают действие отрицательных факторов, то устранить их как можно быстрее.

Как закрепление, так и устранение обстоятельств, обусловливающих действие факторов, ведется на основе результатов анализа посредством разработки конкретных мероприятий, направленных на повышение эффективности использования бюджетных средств с последующей выработкой эффективных вариантов решения поставленной задачи.

Список источников и литературы

I. Нормативно-правовые акты

1. Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждено Министерством финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года № 49.-65с

2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. Федеральный закон от 5 августа 2000 года № 117-ФЗ;

3.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н.-108с.

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 года № 94н.

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 9 июня 2001 года № 44н.-110с.

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено Министерством финансов Российской Федерации от 9 декабря 1998 года № 60н.-105с.

7.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.-202с

II. Специальная литература

8. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 345с.

9. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. Как управлять экономикой. - М.: Финансы и статистика, 2000.- 480с.

10. Вещукова Л.Н., Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 205с.

11.Данилов Е.Н., В.Е. Абарников, Л.К. Шипиков Анализ хозяйственной деятельности в бюджетных и научных учреждениях: Учебное пособие. - М.: Книжный Дом, 2005 г. - 332с.

12.И72 Инструкция по бюджетному учету. - М.: Экар, 2006 г. - 303с.

13.Комментарий к новому Плану счетов бухгалтерского учета / А.С. Бакаев, Л.Г. Макарова, Е.А. Мизиковский и др.// под ред. А.С. Бакаева. - М.: ИПБ-БИНФА, 2001. - 105с.

14.Колеватова О.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях по новому плану счетов/типовые проводки, примеры, постатейные комментарии/ Учебно-практическое пособие. - М.: Проспект, 2006 г. - 170с.

15.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 4-ое изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 64с.

III. Периодические издания и web-сайты Internet

16.Парушина Н.В. Инвентаризация имущества и учет ее результатов. // Бухгалтерский учет, № 22, 2001. - с.185.

17.Чвыков И. Первичные документы по списанию материально-производственных запасов. // АКДИ Экономика и жизнь, 2002, - №12. - с-6.