- Рис. 11. Реестр на отправку писем ООО «ВолнаАвто»
- В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы организации. Эти документы проходят следующие этапы:
- - подготовка проекта документа;
- - перепечатка;
- - согласование;
- - визирование;
- - подписание;
- - исполнение.
- Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у отправляемых документов. Но есть и такие документы, которые не требуют составления проекта: протоколы, докладные записки, справки и т.п.
- Оперограмма движения внутренних документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа) показана на рисунке 12.
|
исполнители
|
виды работы
|
|
|
подготовка проекта документа
|
согласование документа
|
подписание документа
|
доведение документа до работника под расписку
|
|
|
специалист
|
|
|
|
|
|
|
Генеральный директор
|
|
|
|
|
|
|
Секретарь
|
|
|
|
|
|
|
- Рис. 12. Оперограмма движения внутриведомственных документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа)
- Документирование управленческой деятельности в ООО «ВолнаАвто» охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
- 2.3 Анализ локальных правовых актов, регламентирующих деятельность по документационному обеспечению управления в ООО «ВолнаАвто»
- Работа с документами требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения. Следовательно, возрастает роль локальных правовых актов организаций в виде организационно-распорядительных документов, создаваемых на базе общегосударственных норм и рекомендаций. Именно они регламентируют управленческие действия, устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 8. С. 31-33..
- К видам локальных правовых актов в первую очередь относятся приказы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.
- Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций. По своему содержанию они являются документами сложными и разрабатываются чаще всего отделом или специально назначаемой или выбранной группой лиц (комиссией), имеют обычно несколько редакций, проходят стадии обсуждения и согласования, утверждаются и имеют длительный срок действия - до замены новыми. В случае реорганизации, изменения структуры, появления нового направления деятельности, увеличения или уменьшения выполняемых функций организационные документы перерабатываются заново или в них вносятся дополнения и изменения Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. 2003. №11. С. 6..
- В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.
- Далее представим характеристику локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводство в ООО «ВолнаАвто». Данному элементу документационного обеспечения управления следует уделить особое внимание в соответствии с темой выпускной квалификационной работы.
- Можно отметить, что локальных нормативных актов, которые регулируют делопроизводство в целом в ООО «ВолнаАвто», немного.
- В первую очередь в Уставе ООО «ВолнаАвто» прописан порядок и сроки хранения документов, то есть устав организации может характеризоваться не только как документ, регламентирующий деятельность организации в целом, но и как документ, который регламентирует порядок делопроизводства по вопросам хранения документации.
- При этом подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению документы должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить путем создания на предприятии специального структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных документов,-- архива и оборудования специального помещения для хранения документов -- архивохранилища, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.
- Однако в ООО «ВолнаАвто» отсутствуют условия обеспечения сохранности архивных документов, что прямо противоречит Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»..
- Согласно названному Закону, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (п. 1 ст. 12). В то же время эти организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17). На основании экспертизы ценности документов, находящихся в частной собственности, эти документы могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (п. 7 ст. 6).
- В зависимости от масштабов деятельности и объема документов в организации может создаваться архив как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы ДОУ. В ООО «ВолнаАвто» приказом генерального директора должен быть назначен ответственный за обеспечение сохранности архивных документов, то есть заведующий архивом организации.
- Работа архива должна быть регламентирована соответствующим положением, а деятельность специалистов этого структурного подразделения (или участка работы) -- должностными инструкциями.
- При разработке Положения об архиве целесообразно воспользоваться Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176.
- Для составления должностных инструкций работников архива следует использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где приведены должностные обязанности заведующего архивом и архивариуса.
- Следующий локальный правовой акт, который необходимо иметь на предприятии - это Инструкция по делопроизводству предприятия. Она закрепляет порядок составления, оформления документов и работу с ними, обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы на предприятии.
- В ООО «ВолнаАвто» нет своей инструкции по делопроизводству, но ее надо будет составить самому секретарю. В инструкции по делопроизводству прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов. Специальный раздел инструкции должен предусматривать порядок формирования и хранения дел и, таким образом, обеспечивает сохранность документов.
- Должностная инструкция делопроизводителя - еще один локальный акт, издаваемый на предприятии для регламентации организационно-правового положения делопроизводителя, его обязанностей, прав, ответственности. Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы, и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.
- Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.
- Должностные инструкции являются кадровыми документами и носят обязательный характер, они необходимы для регулирования трудовых отношений с четко прописанными правилами. Они являются неотъемлемым приложением к трудовому договору с работником. Наличие этих документов выгодно в первую очередь самому работодателю.
- В должностной инструкции секретаря (Приложение 1), утвержденной от 10.10.2011, изложены следующие его обязанности:
- - принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения;
- - в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;
- - вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;
- - отправлять исполненную документацию по адресатам;
- - вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
- - систематизировать и хранить документы текущего архива;
- - вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск;
- - готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- - обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
- Еще одна составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2006. С.4. Номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
- Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
- Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
- В ООО «ВолнаАвто» каждый год составляется сводная номенклатура дел (Приложение 2), которая состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Также для удобства работы с делами при сдаче на хранение, по структурным подразделениям раздаются номенклатуры дел структурных подразделений.
- В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
- В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
- Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.
- В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления.
- Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
- Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
- Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.
- Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов. Данный вид документа в ООО «ВолнаАвто» отсутствует. Есть только несколько унифицированных форм документов, хранящихся в компьютерах у секретаря и в бухгалтерии. Однако в организации часто встречаются документы одного вида, оформленные в разном стиле, и это является свидетельством несовершенства системы делопроизводства.
- В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности, в том числе и те, посредством которых осуществляется информационный обмен с другими организациями. Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.
- В ООО «ВолнаАвто» предусмотрена единая централизованная система делопроизводства, ведением которой занимается инспектор отдела кадров, являющийся одновременно делопроизводителем. Но документально это не подтверждено, приказ о возложении функций делопроизводителя на инспектора отдела кадров отсутствует. На него возложено: прием и первичная обработка всех поступающих, внутренних и исходящих документов, регистрация, формирование, текущее хранение документов, оформление и сдача дел, подлежащих архивному хранению.
- Таким образом, наличие в ООО «ВолнаАвто» необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, локальных организационных и нормативно-методических документов должно позволять быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами. Однако отсутствие некоторых важных локальных нормативных актов по регламентации делопроизводства затрудняет эффективность работы с документами и снижает результативность труда работников, ответственных за ведение делопроизводства.
- Далее необходимо проанализировать непосредственно деятельность секретаря, который в ООО «ВолнаАвто» отвечает за ведение делопроизводства.
- Оценка эффективности работы секретаря в части реализации функций по ведению делопроизводства может быть оценена, на мой взгляд, по следующим критериям:
- 1. Наличие необходимого перечня локальных внутренних актов, регламентирующих работу отдела.
- 2. Исполнение максимально полного перечня функций, обеспечивающих эффективное ведение делопроизводства в учреждении.
- Некоторый анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих работу секретаря в сфере делопроизводства, был проведен ранее. Более подробно следует остановиться непосредственно на должностной инструкции секретаря, так как положение о подразделении по делопроизводству в ООО «ВолнаАвто» отсутствует.
- Его детальное изучение показало, что она составлена формально и не может быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. При изложении функций и обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.
- Так, в первую очередь, хочется обратить внимание на отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими специалистами» в должностной инструкции секретаря, что приводит к неупорядоченности документных связей между ним и другими сотрудниками и отделами. При появлении новых документов в деятельности ООО «ВолнаАвто» становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления. В результате происходит своеобразное «латание дыр»: содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров. Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.
- Далее - анализ перечня функций секретаря показал, что в нем отсутствует функция «Контроль исполнения документов». Это не значит, что контроль за документацией в ООО «ВолнаАвто» как таковой не ведется. Но отсутствие конкретных должностных лиц, которые ответственны за контроль исполнения документов, может создать трудности при нарушении сроков исполнения некоторых документов, а назначение ответственных за исполнение лиц для каждого отдельного документа сильно усложняет работу по ведению делопроизводства. Необходимо расширить перечень функций секретаря, дополнив его функцией по контролю за исполнением документов.
- Изучив локальные правовые акты ООО «ВолнаАвто», можно сделать некоторые выводы:
- 1. В ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.
- 2. Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
- 3. Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом.
- 4. Должен быть приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».
5. Ответственному за делопроизводство и архив нужны рекомендации по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».
6. Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
7. Не ведется учет и анализ документооборота.
В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»
3.1 Разработка пакета документов по совершенствованию делопроизводства
Важной составляющей организации делопроизводства является совершенствование налаживания документооборота предприятия, организация, учреждения, хранение документов и их использования в текущей деятельности предприятия.
Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации. Установление данных правовых основ позволит:
- ввести внутреннее нормативное регулирование организации делопроизводства с учетом международной практики стандартизации процессов управления документацией;
- обеспечить доступ заинтересованных лиц к служебной информации;
- унифицировать правила по организации делопроизводства, архивного дела и применения электронного документооборота;
- обеспечить неуклонное выполнение субъектами делопроизводства всех форм собственности требований по документированию управленческой информации, сроков и организации хранения служебных документов;
- оптимизировать процессы документоведения и документооборота в субъектах делопроизводства;
- создать условия для сохранности документационных фондов субъектов делопроизводства, защиты их служебной информации.
Уменьшение размера текста документа - один из шагов к сокращению документооборота. Целесообразно стремиться к созданию сжатых текстов за счет уменьшения традиционных преамбулы, исключение из служебной переписки немотивированных слов-обращений и благодарности тому подобное.
Среди основных признаков рационального документооборота можно выделить, в частности, следующие:
- прямоточность (без обратного возвращения) и короткое движение документов при выполнении определенных технологических операций;
- минимизация этапов создания и обработки документа, количества задействованных структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в этих процессах (например, сокращение количества подписей в удостоверении - в управлении обходятся 1-2 подписями);
- одновременно работы с документом определенных должностных лиц при выполнении различных технологических операций (сокращается время движения документа, повышается оперативность его выполнения);
- одноразовость операций по обработке документов, избежать параллелизма и дублирования (например, централизованная одноразовая регистрация документа);
- отлаженная информационно-поисковая система сведений о движении и выполнения документа.
Безусловно, кроме документа, объектом рационализации в ООО «ВолнаАвто» также является документационный технологический процесс и основной участник документооборота - документопоток.
Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства, представленные на рисунке 13.
Рис. 13. Направления совершенствования делопроизводства в ООО «ВолнаАвто»
Технология работы с документами требует регламентации с целью установления единообразия при выполнении однотипных операций, оптимизации выполняемых процедур и сокращения времени на обработку документов.
Основные виды работ, выполняемых в делопроизводстве (создание документов и передача их по назначению, регистрация, обработка поступающих документов и их последующее исполнение, систематизация документов и организация их хранения и др.), могут быть регламентированы посредством разработки соответствующего комплекса локальных правовых актов (организационных документов). Важной особенностью таких документов является то, что в них не только должны быть учтены нормы и требования, действующих в Российской Федерации нормативных правовых актов и нормативно-методических документов в сфере делопроизводства, но и отражены особенности состава документов и порядка функционирования ДОУ конкретной организации.
Локальные правовые акты в области делопроизводства логически связаны между собой и образуют правовую и нормативно-методическую базу для организации и ведения делопроизводства. При этом основным локальным правовым актом в сфере работы с документами является Инструкция по ведению делопроизводства, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации. В Инструкции обобщается накопленный в организации опыт работы с документами, и отражаются особенности ее организационной структуры, направлений деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления. Другие виды локальных нормативных актов, как правило, являются приложением к Инструкции по ведению делопроизводства.
На рисунке 14 показан порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто» и их взаимосвязь.
Рис. 14. Порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто»
Ниже мною приводится характеристика данных локальных правовых актов и порядка их разработки и внедрения в ООО «ВолнаАвто».
При разработке названного комплекса организационных документов, как нам представляется, лучше начать работу с составления документов - приложений к Инструкции, а затем на их основе подготовить текст Инструкции, в котором, в частности, должны найти отражение значение, взаимосвязь и порядок применения этих документов.
При разработке в инструкции по делопроизводству, как правило, в качестве прототипа используют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, а также Приказом Министерства культуры «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.
Существуют различные варианты инструкций, но в большинстве своем они различаются структурой. Анализ показывает, что, как правило, инструкция строится по одной из двух схем (моделей).
1. Инструкция по делопроизводству начинается с регламентации организации документооборота: обработки поступающих и отправляемых документов, их регистрации, контроля исполнения, систематизации и организации хранения, а затем устанавливаются порядок и процедуры подготовки документов с выделением требований к отдельным видам и разновидностям документов.
2. Материал инструкции излагается в обратной последовательности: сначала требования к составлению и оформлению документов, затем требования к документообороту, технологии обработки документов, хранения и использования.
Очевидно, что эти различия не принципиальны и не меняют характера и назначения этого документа, но на мой взгляд лучше начать с регламентации организации документооборота. Если данный пункт будет на одном из последних мест, то ответственный за делопроизводство из-за ряда причин, связанных с быстрым темпом работы может не дочитать инструкцию до конца, не обратив свое внимание на важнейшие требования к документам.
В инструкции по делопроизводству целесообразно отразить следующие вопросы:
- обработка поступающих и отправляемых документов;
- регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;
- организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте;
- ведение базы данных (информационно-справочного массива) по документам организации;
- организация рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей (организация документооборота);
- контроль исполнения документов (технология контроля за сроками исполнения документов);
- оформление копий документов и выписок из документов;
- номенклатура дел организации: порядок разработки, утверждения, ведения;
- формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив;
- учет бланков документов, печатей и штампов.
Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТом Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению генеральным директором предприятия. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.
Инструкция утверждается генеральным директором предприятия и вводится в действие его приказом. Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это происходит, когда предприятие начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.
Секретарь ООО «ВолнаАвто» выполняет еще и функции делопроизводителя, поэтому необходимо издать приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря, который представлен в (Приложении 3).
В ООО «ВолнаАвто» не организована работа архива предприятия, нет ни положения об архиве, ни ответственного за архив, поэтому необходимо разработать следующие документы:
1. Положение об архиве организации;
2. дополнения к должностной инструкции секретаря, в котором будут прописаны задачи и функции по ведению архива и обеспечению сохранности документов;
Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:
1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.
2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами (Приложение 4). Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Актуальность данных проблем также вызвана выходом документов, предъявивших новые требования к Инструкциям по делопроизводству государственных структур. Речь идет о:
- Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. №477);
- Методических указаниях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных приказом Росархива от 29.12.2009 г. № 76).
Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия. Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:
- Положение о службе делопроизводства;
- Положение об архиве организации;
- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;
- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;
- Табель унифицированных форм документов;
- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;
- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;
- Вести учет и анализ документооборота;
- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».
Для ООО «ВолнаАвто» мы предлагаем внедрить в процесс работы с документами Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании. Назначение данной инструкции - застраховать фирму от потери важной документации, повысить эффективность работы с документами в условиях доступности электронных средств хранения информации, правильное осуществление копирования и хранения документации.
Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании представлена в (Приложении 5).
Целью разработки является определение единых правил подготовки документации для создания страхового фонда документации компании, что создает необходимость разработки методических пособий и инструкций, обеспечивающих единую методологию и организационно-техническую подготовку документации.
Инструкция устанавливает правила и порядок отбора и комплектования документации, хранящейся в архивах и библиотеках компании для ее микрофильмирования с целью восстановления оригиналов и использования правил при различных чрезвычайных ситуациях. Отбору подлежит документация по важнейшим потенциально значимым направлениям деятельности компании, системе ее жизнеобеспечения, а также представляющим архивную ценность.
Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Учитывая это, полагаем, что было бы целесообразным разработать Табель форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированы по управленческим функциям и задачам.
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, которая применима для всех организаций, гласит: порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностных инструкциях их работников; здесь же должен быть и табель унифицированных форм документов.
Табель унифицированных форм документов организации -- это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
Табель документов обеспечивает:
- сокращение затрат времени на составление, оформление и обработку кадровых документов;
- оптимизацию состава документов за счет их упорядочения;
- унификацию форм документов и исключение дублирования информации в различных формах документов;
- более эффективное использование технических средств при подготовке, обработке и поиске документов.
Нормативной базой разработки табеля документов являются: законы Российской Федерации, касающиеся организации труда, заработной платы, кадрового и пенсионного обеспечения и т.д., в том числе новый Трудовой кодекс; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; межведомственные нормативно-методические документы, регламентирующие вопросы кадрового и документационного обеспечения управления.
Основные этапы работы: сбор данных; обобщение их и анализ; согласование его с функциональными подразделениями и придание ему юридической силы; организация внедрения табеля.
Задачами системы ведения табеля являются:
создание сети абонентов системы ведения;
создание и ведение контрольного массива документов, входящих в табель;
создание и ведение необходимого справочно-информационного аппарата (в виде карточек, указателей и др. справочных массивов);
периодическое оповещение об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.
Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
На рисунке 15 показана примерная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа
|
Код по ОКУД
|
Кем и когда утверждена форма документа
|
Периодичность составления
|
Составитель документа
|
Внутреннее согласование
|
Внешнее согласование
|
Подписание
|
Утверждение
|
Печать
|
Кому направляется
|
Примечание
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 15. Форма Табеля форм документов
Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.
Графы 2 - 3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов -- ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.
Графа 5. Проставляется название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.
В графу 6 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.
В графе 8 записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД). Право подписи документов, не включенных в названные правовые акты, устанавливается в Табеле при его составлении.
Графа 9 заполняется для документов, подлежащих утверждению. Перечень документов организации, подлежащих этой форме придания юридической силы, включается в состав инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению) организации. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, включен в состав подготовленных ВНИИДАД Методических рекомендаций по оформлению документов и рекомендуется к использованию кадровой службой организации при подготовке Табеля.
В графе 10 проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается. Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству.
В графе 11 указывается наименование организации/конкретное лицо, которому документ направляется, т. е. он включается в регистрационную информационную систему и получает номер. В соответствии с действующими правилами делопроизводства регистрационный номер является обязательным реквизитом документа.
После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 16), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
- полное наименование формы документа;
- заголовок к тексту (тема), если он имеется;
- код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
- функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;
- сведения об основных этапах подготовки документа.
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__наименование вида документа_
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Подразделение-составитель ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа __________________________________________
Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________
Визы:
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность, ФИО) _________________________________________________________
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ, должность, ФИО)____________________________
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рис. 16. Форма карты документа
Табель и Альбом в ООО «ВолнаАвто» должны быть составлены и вестись в письменной (бумажной) и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов ООО «ВолнаАвто» будет состоять из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации. Так как ООО «ВолнаАвто» является малой организацией, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа (Приложение 6).
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет лицо, ответственное за ведение делопроизводства - в ООО «ВолнаАвто» это секретарь.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
Таковы мои рекомендации по совершенствованию внутренней регламентации системы делопроизводства в ООО «ВолнаАвто». Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.
3.2 Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства в ООО «ВОЛНААВТО»
Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).
Систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) отличают следующие функциональные возможности:
Моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов
Управление документами с помощью единого электронного хранилища и расширяемых атрибутов документов
Быстрый поиск документов по реквизитам и полнотекстовый поиск по файлам-вложениям различных форматов (doc, rtf, xls, ppt, pdf, html и txt) с учетом морфологии русского языка
Импорт/экспорт документов в другие системы архивирования и документооборота
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренней документации
Подготовка и согласование проектов документов, утверждение документов
Рассмотрение документов, фиксация резолюций по документам и сроков их исполнения
Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам
Уведомления о заданиях и контроль исполнения поручений
Ведение электронного архива документов (номенклатуры дел)
Генерация регистрационного номера документа по настраиваемому формату (с использованием префиксов, суффиксов, специальных символов)
Разделение прав доступа
Ведение системного журнала с протоколированием всех действий пользователей
Формирование печатных форм, отчетов
Наличие информационного веб-портала
В Comsoft Docs предусмотрена возможность делегирования полномочий, то есть передачи функций по выполнению шагов процесса обработки документа от одного участника другому.
Comsoft Docs обеспечивает полное документирование всех событий, производимых в системе, и отслеживает выполнение предусмотренных процедур.
Модуль безопасности Comsoft Docs обеспечивает выполнение следующих функций:
аутентификация пользователей
контроль прав на просмотр информации и выполнение операций в системе в зависимости от роли пользователя
шифрование данных между клиентской и серверной частями системы
ведение истории изменения данных, журналирование прикладных и системных событий.
Информационный портал Comsoft Docs предоставляет пользователям персонифицированный доступ к хранилищу системы для получения информационных сведений различной тематики (контент предприятия): простые текстовые сообщения, текстовые сообщения с файлами-вложениями (любых форматов), ссылки на внешние информационные ресурсы и автоматизированные системы).
Использование системы Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) подразумевает создание в системе ООО «ВолнаАвто» следующих групп пользователей (ролей):
регистратор входящей документации
регистратор исходящей документации
регистратор формуляров
ответственный регистратор
регистратор контрагентов
куратор, контролирующий исполнение документов
рассматривающий
ознакомляемый
исполнитель
Роль администратора системы закрепляется за пользователями системы - сотрудниками ООО «ВолнаАвто».
Роли: регистратор входящей документации, регистратор исходящей документации, ответственный регистратор, куратор, контролирующий исполнение документов, регистратор контрагентов - закреплены за пользователем - секретарем ООО «ВолнаАвто».
В роли рассматривающего обычно выступают руководители верхнего звена.
В ролях регистратора формуляров, ознакомляемого и исполнителя может выступать любой пользователь системы.
Процесс обработки входящей корреспонденции (рисунок 17) начинает пользователь, которому присвоена роль регистратора входящей документации. В зависимости от реквизитов регистрируемого документа в процессе его обработки могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.
Рис. 17. Схема процесса обработки входящей корреспонденции
Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.
Процесс обработки исходящей корреспонденции (рисунок 18) может быть начат регистратором исходящей документации или участником документооборота, зарегистрировавшим формуляр в ходе процесса обработки внутреннего документа после выполнения этапа «Отправить формуляр».
Рис. 18. Схема процесса обработки исходящей корреспонденции
В процессе регистрации входящей и исходящей корреспонденции может возникнуть необходимость в пополнении реестра юридических лиц (справочника контрагентов).
Право на ввод нового контрагента в систему закреплено за пользователями, которым присвоена роль регистратора контрагентов.
Процесс обработки формуляров (рисунок 19) может быть начат регистратором формуляров или любым из пользователей, выступающих в роли исполнителя в ходе процессов обработки входящей и внутренней документации на этапе «Исполнить документ».
Рис. 19. Схема процесса обработки внутренней документации
На различных этапах прохождения формуляра в его обработке могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.
Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота Comsoft Docs также позволит:
1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.
3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. По оценке при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты. Данный порядок рекомендуется регламентировать следующим образом:
1. Электронная почта - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри ООО «ВолнаАвто», так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
2. Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
3. Разрешение на передачу документа по электронной почте дает генеральный директор ООО «ВолнаАвто».
4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его руководителя.
5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.
Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:
1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.
2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.
Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:
- Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;
- Принять соответствующие локальные правовые акты;
- Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ
Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:
- Положение о службе делопроизводства;
- Положение об архиве организации;
- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;
- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;
- Табель унифицированных форм документов;
- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;
- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;
- Вести учет и анализ документооборота;
- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».
Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.
Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).
Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время в Российской Федерации создана солидная правовая база по делопроизводству, позволяющая организациям успешно разрабатывать локальные правовые акты по ДОУ. Законодательством Российской Федерации установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив.
Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.
Первым, главным и основополагающим законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. Другими главными источниками выступают законы - это нормативные правовые акты, принятые в особом порядке органами законодательной власти или референдумом, выражающие волю народа, обладающие наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующие социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.
Важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками. К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.
Объектом исследования дипломного проекта является ООО «ВолнаАвто». Основными видами деятельности ООО «ВолнаАвто» являются оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами, а также оптовая и розничная торговля деталями, автомобильными узлами и принадлежностями.
Численность персонала ООО «ВолнаАвто» составляет 7 человек. Ведением делопроизводства занимаются следующие специалисты:
- секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;
- бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации.
В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.
Изучение локальных правовых актов ООО «ВолнаАвто» позволило выявить определенные проблемы в регламентации системы делопроизводства. Так, в ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.
Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом и приказа о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».
Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.
В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».
Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.
Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:
1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.
2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.
Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:
- Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;
- Принять соответствующие локальные правовые акты;
- Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ
Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:
- Положение о службе делопроизводства;
- Положение об архиве организации;
- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;
- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;
- Табель унифицированных форм документов;
- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;
- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;
- Вести учет и анализ документооборота;
- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».
Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).
Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.
Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Опубликованные
1. Конституция Российской Федерации : принята всенародным голосованием 12 дек. 1993 г. (с учетом поправок от 30 дек. 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 дек. 2008 г. № 7-ФКЗ) // Рос. газ. 2009. - № 7. - 21 янв.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 51-ФЗ: принят Гос. Думой 21 окт. 1994 г. по сост. на 1 янв. ноября 2001 г.]. - М. : Проспект, 2001.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации: [федер. закон № 197-ФЗ: принят Гос. Думой 21 дек. 2001 г. : по сост. на 10 января 2002 г.]. - М. : ВИТРЭМ, 2002. - 192 с.
4. Уголовный кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 64-ФЗ: принят Гос. Думой 13 июня 1996 г. по сост. на 20 июня 2009 г.]. - М. : Омега-Л, 2009. - 160 с.
5. О бухгалтерском учете : [фед. закон № 402-ФЗ от 06.12.2011] // Рос. газета. - 2011. - № 5654.
6. О государственной гражданской службе Российской Федерации : [федер. закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №3539. - 31 июля 2004 г.
7. Об информации, информационных технологиях и о защите информации : [федер. закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4131. - 29 июля 2006 г.
8. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации : [федер. закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4582. - 5 мая 2006 г.
9. Об обществах с ограниченной ответственностью : [федер. закон от 8 февраля 1998 г. г. N 14-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск № 30. - 17 февраля 1998 года.
10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4937. - 24 июня 2009 г.
11. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: [приказ Министерства культуры Рос. Федерации от 25.08.2010 № 558] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.
12. Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: [приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2] // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М.: - 2002. - 459 с.
13. ГОСТ Р 51141-98, 'Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (взамен ГОСТ 16487-83)'.
14. ГОСТ Р 6.30-97, 'Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'.
15. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72.
Литература
1. Андреева В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. - 9-е изд., испр. и доп. М.: Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2010. - 290 с.
2. Анисимов В.М. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие / В.М. Анисимов, В.С. Арбузова, А.Ю. Иванова и др. - М.: РАГС, 2001.- 376 с.
3. Арбузова, А.Ю. Иванова. - М.: Издательство РАГС, 2001. - 376 с.
4. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2010. - 322 с.
5. 5. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство: «Термика», 2010. - 117 с.
6. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.- 336 с.
7. Борискин В.В. Правовая основа, методология и практика делопроизводства государственных органов России: Учебно-методическое пособие / В.В. Борискин. - М.: ИПК Госслужбы, 2011. - 506 с.
8. Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 8. - С. 31-33
9. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 364 с.
10. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС, 2012. - 285 с.
11. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.
12. Дёмин Ю.М.: Делопроизводство / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2010. - 361 с.
13. Документация в информационном обществе. Международный опыт управления документами./ Доклады и сообщения на XYII Международной научно-практической конференции 25 -26 ноября 2010 г. - М.: ВНИИДАД, 2011.
14. Ермолаева А.В. Правовые и организационно-распорядительные документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Учебное пособие / А.В. Ермолаева. - Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2012. - 541 с.
15. Замыцкова О.И.: Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] / О.И. Замыцкова. - Ростов на/Д: Феникс, 2009. - 411 с.
16. Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Издательство «Флинта», 2009. - 362 с.
17. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М.: Омега-Л - 2011. - 239 с.
18. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах) / Е.Н. Колесник. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 542 с.
19. Корнеев И. К. Управление документами / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М.: Издательство «ИНФРА-М», 2010. - 471 с.
20. Коротков А.В., Кристальный Б.В., Курносов И.Н. Государственная политика Российской Федерации в области развития информационного общества. / науч. ред. А.В. Коротков. М., 2007. - 218 с.
21. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.
22. Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. - 258 с.
23. Кузнецова Т.В. Вопросы документационного обеспечения управления в Типовых регламентах федеральных органов исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2005. - № 4. С. 4-10.
24. Кузнецова Т. В. Федеральный закон 'Об информации, информационных процессах и защите информации' -- основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. -- 2006. -- № 4. -- С. 3-7.
25. Кузнецова Т. В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. -- 2009. -- № 3. -- С. 14-17
26. Кузнецов С. Л. Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2011. - № 2. - С. 25-29
27. Петренко И.В. Решение и договор об учреждении ООО: новеллы законодательства / И.В. Петренко // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. - 2012. - №2. - С. 27-32
28. Петренко И.В. Правовая природа устава общества с ограниченной ответственностью / И.В. Петренко // Юристъ правовед. - 2010. - № 5 - С. 55-60
29. Савельев А. М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти и других государственных структурах Российской Федерации / А.М. Савельев // Делопроизводство. -- 2013. -- № 2. -- С. 55-58.
30. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2011. - 386 с.
31. Чувенков А.Ю. Деловая корреспонденция. Справочник / А.Ю, Чувенков, В.Ф. Янковая. - М.: МЦФЭР, 2004. - 576 с.
32. Чувенков А.Ю. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003 / / А.Ю, Чувенков, В.Ф. Янковая. - М.: Дело, 2003. - 266 с.
Интернет-ресурсы
1. Цицин А.Г. О практике придания юридической силы нормативным документам в электронном виде: федеральный, региональный и муниципальный аспекты / А.Г. Цицин [Электронный ресурc] / URL: http://www.internet-law.ru/law/pc/law-docs.htm
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Должностная инструкция секретаря
Общество с ограниченной ответственностью «ВолнаАвто»
УТВЕРЖДАЮ
Бобарыкин А.Н.
(ФИО, подпись)
'10' октября 2011 г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.
1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- локальными нормативными актами организации;
- приказами и распоряжениями руководства организации;
- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен владеть вопросами:
- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;
должен знать:
- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
- правила организации управленческого труда;
- требования к оформлению машинописных работ;
- правила русской орфографии и пунктуации;
- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;
- правила охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;
- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;
- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;
- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;
- вести прием посетителей;
- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;
- владеть навыками быстрого письма и чтения.
2. Основные функции секретаря-референта
К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:
- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
- координация работы офиса;
- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
3. Основные обязанности секретаря-референта
К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.
4. Дополнительные обязанности секретаря-референта
Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:
4.1 в сфере работы с персоналом:
1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.
3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.
4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.
5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.
6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.
7. Оформление листков временной нетрудоспособности.
8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.
10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.
11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.
4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией
1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.
2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.
3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.
4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.
5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.
6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.
7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.
5. Права секретаря-референта
Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.
5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.
5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.
5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.
5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.
5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.
5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.
6. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность за
6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.
6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.
6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.
С должностной инструкцией ознакомлен
«12» октября 2011 г. __________________ ______________________
Приложение 2
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ УТВЕРЖДАЮ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ Генеральный директор
«ВОЛНААВТО» ______________ А. Н. Бобарыкин
30 декабря 2014 г.
Номенклатура дел на 2015 год г. Великий Новгород
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел
|
Срок хранения и № статьи по перечню
|
Примечание
|
|
|
01. Администрация
|
|
|
01-01
|
Законодательные, иные нормативные акты. Копии
|
1
|
До минования надобности, ст. 1 «б»
|
|
|
|
01-02
|
Уставы
|
1
|
Постоянно, ст. 13 «а»
|
|
|
|
01-03
|
Учредительные договоры, изменения к ним
|
1
|
Постоянно, ст. 14
|
|
|
|
01-04
|
Протоколы учредительных собраний, списки учредителей
|
1
|
Постоянно, ст. 14
|
|
|
|
01-05
|
Решения единственного учредителя
|
1
|
Постоянно, ст. 5 «ж»
|
|
|
|
01-06
|
Свидетельства о регистрации организации
|
1
|
Постоянно, ст. 15
|
|
|
|
01-07
|
Документы о лицензировании деятельности
|
1
|
Постоянно, ст. 19
|
|
|
|
01-08
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
01-09
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
01-10
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
01-11
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
02. Секретариат
|
|
|
02-01
|
Переписка по организационным вопросам деятельности
|
1
|
5 лет ЭПК, ст. 41
|
|
|
|
02-02
|
Журнал регистрации входящих документов
|
1
|
3 года, ст. 72 «б»
|
|
|
|
02-03
|
Журнал регистрации исходящих документов
|
1
|
3 года, ст. 72 «б»
|
|
|
|
02-04
|
Номенклатуры дел организации
|
1
|
Постоянно, ст. 67
|
|
|
|
02-05
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
02-06
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
02-07
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
02-08
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
03. Кадровая документация
|
|
|
03-01
|
Законодательные и иные нормативные акты по работе с кадрами. Копии
|
1
|
До минования надобности, ст. 1 «б»
|
|
|
|
03-02
|
Приказы по основной деятельности
|
1
|
Постоянно, ст. 6 «а»
|
|
|
|
03-03
|
Приказы по личному составу
|
1
|
75 лет ЭПК, ст. 6 «б»
|
О предоставлении очередных отпусков и учебных отпусков, дежурствах взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
|
|
|
03-04
|
Штатные расписания
|
1
|
Постоянно, ст. 32 «а»
|
|
|
|
03-05
|
Должностные инструкции работников
|
1
|
3 года, ст. 35
|
После утверждения новых
|
|
|
03-06
|
Правила внутреннего трудового распорядка
|
1
|
1 год, ст. 407
|
После замены новыми
|
|
|
03-07
|
Табели учета рабочего времени
|
1
|
1 год, ст. 281
|
|
|
|
03-08
|
Документы о трудовой дисциплине
|
1
|
3 года, ст. 282
|
|
|
|
03-09
|
Трудовые договоры
|
1
|
75 лет ЭПК, ст. 338
|
|
|
|
03-10
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников)
|
1
|
75 лет ЭПК, ст. 339
|
|
|
|
03-11
|
Документы лиц, не принятых на работу
|
1
|
1 год, ст. 341
|
|
|
|
03-12
|
Подлинные личные документы (трудовые книжки)
|
1
|
До востребования, ст. 342
|
Невостребованные - не менее 50 лет
|
|
|
03-13
|
Документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
|
1
|
3 года, ст. 351
|
|
|
|
03-14
|
Графики предоставления отпусков
|
1
|
1год, ст. 356
|
|
|
|
03-15
|
Журнал регистрации приказов по личному составу
|
1
|
75 лет, ст. 357
|
|
|
|
03-16
|
Журнал приема, перемещения, увольнения работников
|
1
|
75 лет, ст. 358 «а»
|
|
|
|
03-17
|
Журнал учета трудовых договоров
|
1
|
75 лет, ст. 358 «д»
|
|
|
|
03-18
|
Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
|
1
|
50 лет, ст. 358 «е»
|
|
|
|
03-19
|
Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
|
1
|
3 года, ст. 358 «ж»
|
|
|
|
03-20
|
Листки нетрудоспособности
|
5 лет, ст. 475
|
|
|
|
|
03-21
|
Журнал регистрации листков нетрудоспособности
|
5 лет, ст. 476
|
|
|
|
|
03-22
|
Документы по персонифицированному учету работников
|
5 лет, ст. 477
|
|
|
|
|
03-23
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
03-24
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
03-25
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
03-26
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
03-27
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04. Бухгалтерия
|
|
|
04-01
|
Прейскурант цен на услуги
|
1
|
Постоянно, ст. 99 «а»
|
|
|
|
04-02
|
Лимиты, экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределение; расчеты к ним
|
1
|
Постоянно, ст. 109
|
|
|
|
04-03
|
Годовые сметы доходов и расходов; расчеты к ним
|
1
|
Постоянно, ст. 112 «а»
|
Административно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 лет
|
|
|
04-04
|
Квартальные сметы доходов и расходов; расчеты к ним
|
1
|
Постоянно, ст. 112 «б»
|
Административно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 лет
|
|
|
04-05
|
Документы о финансировании
|
1
|
5 лет, ст. 113
|
|
|
|
04-06
|
Отчеты годовые
|
1
|
Постоянно, ст. 114 «б»
|
|
|
|
04-07
|
Отчеты квартальные
|
1
|
5 лет, ст. 114 «в»
|
|
|
|
04-08
|
Отчеты месячные
|
1
|
1 год, ст. 114 «г»
|
|
|
|
04-09
|
Документы об открытии текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций
|
1
|
5 лет, ст. 121
|
|
|
|
04-10
|
Договор банковского счета
|
1
|
5 лет, ст. 122
|
После истечения срока действия договора
|
|
|
04-11
|
Квартальные расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах
|
1
|
5 лет, ст. 131 «б»
|
|
|
|
04-12
|
Квартальные кассовые планы
|
1
|
3 года, ст. 132 «б»
|
|
|
|
04-13
|
Отчеты по кассовым планам
|
1
|
5 лет, ст. 133
|
|
|
|
04-14
|
Годовые бухгалтерские балансы и отчеты
|
1
|
Постоянно, ст. 135 «б»
|
|
|
|
04-15
|
Аналитические документы к годовым балансам и отчетам
|
1
|
Постоянно, ст. 137
|
|
|
|
04-16
|
План счетов бухгалтерского учета
|
1
|
5 лет, ст. 142
|
|
|
|
04-17
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
|
1
|
Постоянно, ст. 143
|
|
|
|
04-18
|
Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности
|
1
|
5 лет
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-19
|
Главная книга
|
1
|
5 лет, ст. 148
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-20
|
Журнал-ордер
|
1
|
5 лет, ст. 148
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-21
|
Утвержденный фонд заработной платы
|
1
|
Постоянно, ст. 149
|
|
|
|
04-22
|
Первичные документы и приложения к ним - основания для бухгалтерских записей
|
1
|
5 лет, ст. 150
|
|
|
|
04-23
|
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
|
1
|
5 лет, ст. 151
|
|
|
|
04-24
|
Лицевые счета работников
|
1
|
75 лет ЭПК, ст. 153
|
|
|
|
04-25
|
Документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и др. выплат
|
1
|
5 лет, ст. 155
|
|
|
|
04-26
|
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов
|
1
|
5 лет, ст. 157
|
|
|
|
04-27
|
Сведения об учете фондов заработной платы и контроле за их распределением
|
1
|
5 лет, ст. 159
|
|
|
|
04-28
|
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности
|
1
|
5 лет, ст. 161
|
|
|
|
04-29
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных 04-документов
|
1
|
До замены новыми, ст. 164
|
|
|
|
04-30
|
Документы об амортизационных отчислениях
|
1
|
5 лет, ст. 167
|
|
|
|
04-31
|
Оборотные ведомости
|
1
|
5 лет, ст. 168
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-32
|
Сообщения о постановке на учет в налоговых органах
|
1
|
5 лет, ст. 169
|
После снятия с учета
|
|
|
04-33
|
Отчеты по налогам годовые
|
1
|
Постоянно, ст. 170 «а»
|
|
|
|
04-34
|
Отчеты по налогам квартальные
|
1
|
5 лет, ст. 170 «б»
|
|
|
|
04-35
|
Отчеты по налогам месячные
|
1
|
1 год, ст. 170 «в»
|
|
|
|
04-36
|
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней
|
1
|
5 лет. ЭПК ст. 171
|
|
|
|
04-37
|
Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним
|
1
|
5 лет, ст. 174
|
|
|
|
04-38
|
Документы об уплате налогов в бюджет зачетами
|
1
|
5 лет, ст. 177
|
|
|
|
04-39
|
Договоры, соглашения
|
1
|
5 лет. ЭПК ст. 186
|
|
|
|
04-40
|
Паспорта сделок
|
1
|
Постоянно, ст. 187
|
|
|
|
04-41
|
Документы о приеме выполненных работ
|
1
|
5 лет, ст. 188
|
При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
|
|
|
04-42
|
Договоры о материальной ответственности
|
1
|
5 лет, ст. 189
|
После увольнения материально-ответственного лица
|
|
|
04-43
|
Образцы подписей материально-ответственных лиц
|
1
|
До минования надобности, ст. 190
|
|
|
|
04-44
|
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей
|
1
|
5 лет, ст. 192
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-45
|
Журнал учета приходно-расходных кассовых документов
|
1
|
5 лет, ст. 193 «д»
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае 46возникновения сп47оров, разногласий, след4ственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-46
|
Журнал учета реализации услуг, облагаемых и необлагаемых налогом на добавленную стоимость
|
1
|
5 лет, ст. 193 «ж»
|
С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
|
|
|
04-47
|
Журнал учета подотчетных лиц
|
1
|
5 лет, ст. 193 «к»
|
|
|
|
04-48
|
Журнал учета сумм доходов и подоходного налога работников
|
1
|
5 лет, ст. 193 «м»
|
|
|
|
04-49
|
Журнал учета доверенностей
|
1
|
5 лет, ст. 193 «п»
|
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
|
04-50
|
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности
|
1
|
Постоянно, ст. 199 «а»
|
|
|
|
04-51
|
Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности
|
1
|
5 лет, ст. 201
|
|
|
|
04-52
|
Документы об оформлении годовой подписки на литературу
|
1
|
1 год, ст. 244
|
После получения подписной литературы
|
|
|
04-53
|
Договоры о размещении и выпуске рекламы
|
1
|
5 лет, ст. 256
|
После истечения срока действия договора
|
|
|
04-54
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04-55
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04-56
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04-57
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04-58
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
04-59
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05. Административно-хозяйственные документы
|
|
|
05-01
|
Приемо-сдаточные акты
|
1
|
5 лет, ст. 36
|
После смены должностного, материально-ответственного лица
|
|
|
05-02
|
Документы проверок организации
|
1
|
Постоянно, ст. 48
|
|
|
|
05-03
|
Документы на право собственности распоряжения имуществом
|
1
|
Постоянно, ст. 57
|
|
|
|
05-04
|
Акты, предписания по технике безопасности; документы об их выполнении
|
1
|
5 лет. ЭПК, ст. 295
|
|
|
|
05-05
|
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
|
1
|
До замены новыми, ст. 309
|
|
|
|
05-06
|
Журнал учета профилактических работ по технике безопасности
|
1
|
10 лет, ст. 316 «а»
|
|
|
|
05-07
|
Журнал учета инструктажа на рабочем месте
|
1
|
10 лет, ст. 316 «б»
|
|
|
|
05-08
|
Документы о проведении медицинских осмотров работников
|
1
|
5 лет, ст. 330
|
|
|
|
05-09
|
Паспорта зданий, сооружений, оборудования
|
1
|
5 лет ЭПК, ст. 430
|
|
|
|
05-10
|
Договоры электроснабжения
|
1
|
5 лет, ст. 436
|
После истечения срока действия договора
|
|
|
05-11
|
Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений
|
1
|
1 год, ст. 437
|
|
|
|
05-12
|
Документы об эксплуатации транспорта
|
1
|
5 лет ЭПК, ст. 439
|
|
|
|
05-13
|
Паспорта транспортных средств
|
1
|
До списания транспортных средств, ст. 451
|
|
|
|
05-14
|
Разрешения на установку использования средств связи
|
1
|
1 год, ст. 453
|
|
|
|
05-15
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05-16
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05-17
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05-18
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05-19
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
05-19
|
Резерв
|
|
|
|
|
|
Секретарь Д.Л. Иванова
Приложение 3
ПРИКАЗ
«__» _______________ 2015 г. № __
О возложении функций по ведению делопроизводства на секретаря
В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «ВолнаАвто» должности делопроизводителя, приказываю:
1. Возложить на ________________________, секретаря ООО «ВолнаАвто», обязанности по организации и ведению делопроизводства.
2. Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию секретаря.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»
Приложение 4
Инструкция по делопроизводству ООО «ВолнаАвто»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ВолнаАвто» (далее - организация) единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.
1.2. Инструкция определяет порядок:
- работы с входящими, исходящими и внутренними документами,
- регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов,
- использования документов в справочно-информационной работе, хранения и уничтожения документов.
1.3. Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 'Правила оформления документов'.
1.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников организации.
1.5. Инструкция ориентирована на использование автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.
1.6. Установку программного обеспечения, обслуживание персональных компьютеров и сетевого оборудования осуществляет ___________________ в соответствии с договором от «___»________________ № _____.
1.7. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет генеральный директор организации.
1.8. Ответственным за обеспечение организации оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями является офис-менеджер организации.
1.9. Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в подразделениях.
1.10. Каждый работник организации должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под расписку (подпись и дата).
1.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь) все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно письменному указанию Генерального директора организации передаются другому исполнителю через секретаря генерального директора с обязательной отметкой в контрольно-регистрационной карточке на документ.
1.12. При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Общие положения
2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем генерального директора.
2.1.2. Документы передаются на рассмотрение генеральному директору в день их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения.
2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе исполнения, направлении в дело, которые размещаются на самом документе или в контрольно-регистрационной карточке на документ.
2.2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.2.1. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит секретарь генерального директора.
2.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «ЛИЧНО», которая вручается непосредственно адресату.
2.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря.
2.2.4. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а также в случае, если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.
2.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа - штамп с наименованием организации, указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на обратной стороне конверта.
2.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем генерального директора путем занесения данных в компьютер (в «Журнал регистрации полученных документов»).
2.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.
2.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например: № 45 + приложение на 1 л.
2.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма.
2.2.10. В результате рассмотрения документа генеральный директор проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации полученных документов».
2.3. Организация исполнения и контроль исполнения документов
2.3.1. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор организации.
2.3.2. Отметка о контроле - штамп «Контроль» - проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Секретарь генерального директора заносит информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».
2.3.3. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря генерального директора.
2.3.4. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.
2.3.5. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику (ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии документа.
Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции.
2.3.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
2.3.7. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора.
2.3.8. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.
В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем.
2.3.9. Задание снимается с контроля только с разрешения директора (или, в его отсутствие, заместителя директора) Общества.
2.3.10. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде.
2.3.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
2.3.12. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный исполнитель).
2.3.13. Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан сообщить об этом секретарю генерального директора. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».
2.4. Подготовка исходящего документа
2.4.1. Проект исходящего документа готовит работник организации - исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть привлечена группа работников (рабочая группа).
2.4.2. Проект документа визируется исполнителем и/или руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа (виза проставляется на копии исходящего документа) и передается секретарю генерального директора для проверки правильности его оформления.
2.4.3. Секретарь проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа.
2.4.4. После проверки исполнитель согласовывает документ с заинтересованными должностными лицами организации (при необходимости - с другими организациями).
2.4.5. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря. К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.4.6. Документы подписываются генеральным директором организации. Подписывается первый экземпляр документа.
2.4.7. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры, но визируется только копия исходящего документа.
2.4.8. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю в подобранном для отправки виде.
2.5. Регистрация исходящих документов
2.5.1. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального директора в день их подписания.
2.5.2. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации.
2.5.3. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по журналу регистрации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате.
2.5.4. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального директора в «Журнал регистрации исходящих документов».
2.5.5. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных (номер и даты) на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при необходимости, оттиска печати на подлиннике документа.
2.5.6. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.
2.6. Обеспечение сохранности дел и документов
2.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в течение одного года.
2.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.
2.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального директора.
2.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
2.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист-заместитель. После возвращения документа лист-заместитель уничтожается.
2.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель. После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.
2.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора.
2.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершению делопроизводственного года.
3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие сведения
3.1.1. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и образцами документов, приведенными в приложении к настоящей Инструкции.
3.1.2. Электронные шаблоны документов и примеры их заполнения находятся на сервере локальной компьютерной сети в каталоге «Шаблоны и примеры».
3.1.3. Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их директором.
3.1.4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________________________ _________________________
«____» _____________ 201__ г.
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на стандартном листе бумаги формата А4:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО 'ВолнаАвто'
___________________________ _________________________
«____» _____________ 201__ г.
3.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности
3.2.1. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором организации.
3.2.2. Для оформления приказов используется бланк приказа. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания для издания документа.
3.2.3. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части распорядительным словом «Приказываю». Слово печатается прописными (заглавными буквами) на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным начертанием.
3.2.4. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
3.2.5. Проект приказа, в зависимости от содержания, согласовывается с заместителями генерального директора, юристом, главным бухгалтером, начальником отдела кадров. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа.
3.2.6. Регистрация приказов осуществляется секретарем генерального директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года.
3.2.7. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с приказом.
Пример оформления виз ознакомления:
Ознакомлены: Петров П.П. Петров
24.03.200__
Медведев О.Л. Медведев
24.03.200__
3.2.8. Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников Общества.
3.3. Подготовка и оформление служебных писем
3.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем.
3.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в организации-получателе документа. В крайнем случае, служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса.
3.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается.
3.3.4. Письма передаются на подпись генеральному директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил.
3.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка.
3.3.6. Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово 'Копия' перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем 4-м адресатам составляется список рассылки (см. приложение № 17). В этом случае на каждом экземпляре документа либо следует указать только один адрес.
3.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах:
_____________ № ____________
При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит 'Ссылка на номер и дату инициативного документа':
На № ______ от _____________
3.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа), например:
Лидия Григорьевна Ожогина
235-98-74
4. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
4.1. Составление номенклатуры дел организации
4.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
4.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
4.1.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором общества.
4.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела.
Заголовок содержит:
- наименование вида документов (протоколы, переписка и т. п.), включенных в дело;
- уточняющие сведения об авторах документов;
- период, к которому относятся документы дела;
- слово «Копии», если в дело включены копии документов и т. п.
При формулировании заголовка можно использовать термин 'документы', если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.
4.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» не допускается.
4.1.6. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.
4.2. Формирование дел
4.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел организации.
4.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документы.
4.2.3. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом.
4.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
4.2.5. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом (нумерационном) порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно-логический способ систематизации документов, когда документ-ответ подшивается вслед за документом-запросом.
4.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
4.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними.
4.3. Экспертиза практической ценности документов
4.3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения.
4.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов создается Экспертная комиссия (ЭК) организации.
4.3.3. Создание ЭК и организация ее работы проводится в соответствии с Положением об экспертной комиссии.
4.3.4. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии один из заместителей генерального директора Общества.
4.3.5. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе определяется количественный и качественный состав комиссии.
4.3.6. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного просмотра дел.
4.3.7. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации.
4.3.8. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о выделении документов на уничтожение. Акт подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором общества.
4.3.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется внутренняя опись документов дела.
4.3.10. Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии, как минимум, двух членов ЭК.
4.3.11. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.
Приложения:
1. Форма акта о повреждении почтового отправления.
2. Форма общего бланка организации.
3. Форма бланка для писем.
4. Форма бланка приказа по основной деятельности.
5. Формы журналов регистрации документов.
6. Форма листа согласования документа.
7. Форма листа ознакомления с документом.
8. Образец оформления обложки дела.
9. Форма номенклатуры дел Общества.
10. Форма внутренней описи документов дела.
11. Форма листа-заместителя.
12. Форма карты-заместителя.
13. Форма заверительной надписи дела.
14. Положение об экспертной комиссии.
15. Форма описи дел, передаваемых на архивное хранение.
16. Форма акта о выделении дел и документов на уничтожение.
17. Форма списка рассылки служебного письма.
Приложение 5
Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации
1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
1.1 Настоящая Инструкция устанавливает состав, порядок отбора и комплектование проектной документации в компании.
Статус Инструкции - стандарт организации.
Основной функцией компании в комплексе работ по созданию страхового фонда документации является подготовка и поставка на микрофильмирование необходимой документации.
1.2. Инструкция содержит требования, предъявляемые к организации проведения и оформления отбора документации, к перечням материалов документации, нормативных и справочных материалов.
1.3. Документация из страховых фондов предоставляется при утрате оригиналов документов соответствующим подразделением компании для обеспечения восстановления структуры и легитимности деятельности компании.
1.4. В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие нормативно-методические документы:
- ГОСТ 13.1.002-2003 «Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы»;
- ГОСТ Р 33.301-2006 «ЕР СФД. Общие требования к подготовке и поставке документов для страхового микрофильмирования»;
- ГОСТ Р 50779.30-95. Статистические методы. Приемочный контроль качества. Общие требования;
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ОТБОРУ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
2.1 Подразделения компании для создания СФД, выполняют следующие основные виды работ:
- участвуют в планировании работ по созданию СФД;
- осуществляют отбор и комплектование документов;
- разрабатывают комплектовочные документы;
- оценивают качество документов;
- приводят, при необходимости, документы в состояние, отвечающее требованиям ГОСТов;
- вносят необходимые изменения в документацию перед ее отправкой на микрофильмирование, ведут учет замикрофильмированной документации.
2.2. Для обеспечения выполнения указанных в п. 2.1 работ в каждом подразделении - поставщике документации создается группа страхового фонда документации (далее - группа СФД). Группа СФД создается приказом генерального директора ООО «ВолнаАвто» с назначением руководителя группы СФД и утверждения Положения о группе СФД компании и функциональных обязанностей членов группы.
2.3. Для организации и проведения работ по отбору и поставке документации для создания СФД от группы одинаковых по номенклатуре ООО «ВолнаАвто» в ее подразделениях создаются экспертные комиссии под председательством линейных менеджеров, в состав которых включаются ведущие специалисты/менеджеры этих подразделений и группы страхового фонда документации.
2.4. Отбор документации для создания страхового фонда должен проводиться в соответствии с действующими нормами и правилами, Положением о едином порядке подготовки документации и настоящей Инструкцией.
2.5. Результатом работы по отбору документации на существующие подразделения является составление перечня документации, подлежащей микрофильмированию, с учетом наличия и достаточности для выполнения определенных функций подразделения в чрезвычайных ситуациях любого рода (от землетрясения до захвата компании рейдерами).
Комплекты документации, подлежащие передаче в службу СФД для микрофильмирования, подвергаются проверке на предмет их соответствия требованиям указанных выше ГОСТов.
Документы, не отвечающие требованиям ГОСТов, должны быть отправлены в на доработку, реставрированы или восстановлены. Документация может быть восстановлена с использованием компьютерной графики и других современных методов восстановления документов.
В случаях невозможности восстановления документации до требований ГОСТ экспертной комиссией принимается решение о передаче на микрофильмирование документов по нормам допустимых несоответствий с отметкой «Документы пониженного качества».
При отправке документов на повторное микрофильмирование в сопроводительном письме сообщаются выводы экспертной комиссии о необходимости внесения изменений в существующих копиях документов.
2.7. Отправка документации на микрофильмирование выполняется на основе договора со службой СФД.
2.8. Отбор материалов, отбираемым для повторного применения, определяется экспертными комиссиями.
2.9. Отбор нормативных документов литер «В», справочных материалов производят руководители подразделений в соответствии с заданием службы СФД и по плану представления на микрофильмирование документов на каждый календарный год.
2.10. При наличии соответствующего оборудования в спецлабораторию СФД могут передаваться документы на микрофильмах, изготовленных с учетом общих требований.
3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПОСТАВКЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД
3.1. Планированию работ по подготовке и поставке документации на микрофильмирование должна предшествовать работа по определению и утверждению перечней подразделений-поставщиков документации, которые являются основой планирования создания СФД.
3.2. Подразделение-поставщик разрабатывает перечень зданий, видов документации, на которые планируется создание СФД.
3.3. В перечень основных видов документов аварийного комплекта включаются проектные, эксплуатационные, инструктивные и другие виды документации, необходимые для проведения аварийно-спасательных работ по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.
Форма Перечня видов документации, подлежащей микрофильмированию для создания СФД компании (далее - Перечень СФД).
3.4. Разработанный Перечень СФД утверждается генеральным директором ООО «ВолнаАвто».
3.5. На основе утвержденного сводного Перечня СФД до подразделений-поставщиков доводятся перечни документации, подлежащей поставке, для создания СФД на планируемый календарный год.
4. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ В СЛУЖБУ СФД ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
4.1. На основе многолетнего опыта проведения работ по восстановлению документации для создания страхового фонда документации комплект отбираемой документации должен быть сформирован в минимальном объеме, обеспечивающем выполнение аварийно-восстановительных работ, и быть достаточным для разработки проектов восстановления деятельности компании и ее бесперебойной работы в любых чрезвычайных ситуациях.
4.2 Состав и комплектность документации, поставляемой для создания страхового фонда, определяется генеральным директором ООО «ВолнаАвто».
4.3. Рабочая документация, комплектуемая для создания страхового фонда, должна соответствовать фактическому состоянию (на год подготовки к микрофильмированию) имущества компании, включая здания и сооружения, а также подземные коммуникации. Для этого в подлинники документации должны быть внесены необходимые изменения, имеющиеся на объектах, в соответствии с требованиями ГОСТ.
4.5. В отбираемые нормативные документы должны быть внесены опубликованные и согласованные изменения, поправки и дополнения на соответствующий год.
5. КОМПЛЕКТНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД
5.1. Документы, поставляемые для создания СФД, объединяются по содержанию и структуре в комплекты, представляющие собой совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения определенных функций и задач, относящихся к конкретным видам документации.
5.2. Основным комплектовочным документом, определяющим состав комплекта документации, поставляемой для создания СФД, является ведомость комплекта соответствующего вида документации (ВКД).
Ведомости комплектов документации разрабатываются подразделением-поставщиком документации, утверждаются руководителем подразделения и являются основными регламентирующими документами для сбора, комплектования и отправки документации.
При разработке ведомости комплектов различных видов документации следует руководствоваться следующими основными положениями:
Титульный лист ВКД должен в обязательном порядке содержать:
- полное наименование комплекта, обеспечивающее его однозначную идентификацию;
- запись о внесении в документы комплекта всех изменений на момент заполнения ВКД;
- место для записи полного количества физических листов документов в комплекте и обозначения микрофильма, на котором замикрофильмирован данный комплект документации (указанные параметры заполняются службой СФД после завершения микрофильмирования);
- утверждающая подпись руководителя подразделения-поставщика документации.
Последующие листы ВКД должны содержать следующие основные графы:
- графу «Строка №», в которую записывается порядковый номер записи, отведенный под каждый отдельный документ комплекта;
- графу «Наименование», в которой указывается наименование каждого документа в соответствии с основной надписью на этом документе;
- графу «Обозначение», в которой указывается обозначение каждого документа, входящего в комплект;
- графу «Количество листов по форматам», в которой указывается общее количество листов, на которых выполнен документ;
- графу «Гриф секретности», в которой указывается гриф секретности и количество листов каждого грифа (только в случае наличия такой необходимости);
- графу «Обозначение микрофильма», в которой указывается обозначение микрофильма, содержащего данный документ (заполняется службой СФД);
- графу «Адрес документа», в которой указываются номера кадров размещения документа на микрофильме;
- графу «Примечание», в которой указываются особые отметки о документах, входящих в комплекты.
Каждый ВКД должен быть подписан ответственным исполнителем с указанием его должности. ВКД по качеству исполнения должна быть пригодна к микрофильмированию.
5.4. Для создания страхового фонда восстановительной документации на каждое подразделение (а также имущество, включая здания и сооружения) вошедшие в Перечень СФД, разрабатывается ведомость комплекта документации для восстановления предприятия (ВКПД).
5.5. В общем случае ВКПД состоит из следующих основных разделов:
- проектная (рабочая) документация компании (включая документацию на здания, сооружения);
- рабочая документация на инженерные сети, наземные и подземные коммуникации.
5.6. Для создания страхового фонда аварийного комплекта документации (АВК) каждое подразделение разрабатывает ведомость аварийного комплекта документации (ВАКД).
5.7. По своей структуре ВАКД состоит из следующих разделов:
- планы территории, схемы помещения и планы местности;
- план эвакуации работающей смены, обеспечение безопасности персонала и населения;
- схемы газо-, водо-, тепло- и электроснабжения;
- руководящие и нормативные документы; проектная документация; конструкторская документация;
- технологическая документация;
- уставные документы;
- финансовая отчетность;
- бизнес-планы;
- база данных поставщиков, партнеров, клиентов;
- кадровая документация (включая документацию по личному составу).
6. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ, И ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ НА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ
Комплекс работ, выполняемых в подразделении-поставщике документации по комплектованию, подготовке и отправке документации на микрофильмирование для создания СФД, состоит из следующих основных этапов:
- подборка всего комплекта документов в соответствии с утвержденной ВКД или отдельных партий документов, входящих в полный комплект;
- проверка качества подобранных документов и проведение их регистрации и доработки;
- внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки документов для комплекта;
- разработка сопроводительного перечня (СП) на отправляемую партию документов;
- паковка и отправка документов в службу СФД.
7. ПОДБОРКА КОМПЛЕКТА (ПАРТИИ) ДОКУМЕНТОВ
Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ведомостью комплекта документации (ВКД). В случае больших по объему комплектов документации целесообразно осуществлять подборку и отправку документации отдельными партиями документов, входящих в полный комплект.
В состав комплекта (отдельной партии) документов отбираются подлинники документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные (заверенные) копии документов.
В случае отсутствия на предприятии необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий следует запросить указанные документы у держателя подлинников непосредственно.
8. ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ, ИХ РЕСТАВРАЦИЯ И ДОРАБОТКА
Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять следующим основным требованиям по качеству и физическому состоянию в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003:
- документы должны быть выполнены на бумаге, картоне, пленке, кальке или других материалах, предназначенных для алфавитно-цифровой и графической информации;
- графика и текст должны иметь равномерную плотность, контраст и четкость изображения по всему полю документа;
- графика и текст документа должны хорошо читаться, линии, буквы и знаки должны быть не расплывшимися и хорошо читаемыми;
- на документах должны быть изображены знаки «+», «--», запятые, точки, градусы, начало и конец размерных выносных линий;
- не допускается касание линий буквами, цифрами, знаками;
- документы, выполненные с использованием темплетов, должны иметь одинаковую оптическую плотность как темплетов, так и основы документа, темплеты должны быть наклеены по всему контуру;
- не допускаются следы клея, пятна, сгибы, потертости, разрывы и другие физические повреждения, затрудняющие восприятие информации на документе;
- разность значений оптической плотности элементов изображения и основы документа должна иметь не менее 1,0 при максимальной оптической плотности непрозрачной основы документа 0,25 по ГОСТ 26661-85;
- толщина линий на документе должна быть не менее 0,2 мм, расстояние между линиями (штрихами) - не менее 0,8 мм, высота букв и цифр - не менее 1,8 мм.
9. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИЮ
Во все отработанные для поставки на микрофильмирование документы должны быть внесены изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-90 ЕСКД на момент комплектования документации.
Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и уже замикрофильмированную документацию в подразделении-поставщике ежегодно проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее последнего микрофильмирования.
По результатам анализа внесенных в документацию изменений подразделение-поставщик документации составляет акт, в котором указывается перечень документов, подлежащих отправке на повторное микрофильмирование из-за внесенных в них принципиальных изменений.
10. РАЗРАБОТКА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПЕРЕЧНЯ НА ОТПРАВЛЯЕМУЮ ПАРТИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ
В случае если комплект документации формируется и отправляется отдельными партиями, на каждую отправляемую партию документов составляется сопроводительный перечень (СП), который является основным комплектующим сопроводительным документом для конкретной партии документов.
Порядок заполнения граф СП аналогичен заполнению граф ВКД. СП, так же как и ВКД, составляется в трех экземплярах.
На документацию из состава ВКД, имеющую гриф «Секретно» и выше, составляется отдельный сопроводительный перечень.
В случае, если весь комплект документации отправляется одной партией, то СП не разрабатывается, а его роль выполняет ВКД
Отправка документации на микрофильмирование осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 33.301-2006.
Приложение 6
ПРИКАЗ
«__» _______________ 2015 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.01.2016.
2. Секретарю организации размножить и раздать всем сотрудникам новый Табель унифицированных форм документов до 20.12.2015.
3. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на бухгалтера организации.
Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»
