Анализ документального оформления и учета движения товаров на примере ООО "ТД Интерторг"
Работа из раздела: «
Бухгалтерский учет и аудит»
/
1
СОДЕРЖАНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ
- 1. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПАНИИ ООО «ТД ИНТЕРТОРГ»
- 1.1 Общая характеристика деятельности ООО «ТД Интерторг»
- 1.2Структура компании ООО «ТД Интерторг».
- 1.3 Структура филиала «Народная 7ЯСемьЯ»
- 1.4 Взаимодействие филиала «Народная 7ЯСемьЯ» и подразделений
- 2. НОРМАТИВНАЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УЧЁТА ТОВАРА НА ПРЕДПРИЯТИИ
- 3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА ПРИМЕРЕ ООО «ТД ИНТЕРТОРГ»
- 3.1 Документооборот между филиалом и подразделениями
- 3.2 Учет поступления товаров
- 3.3 Размещение поступивших товаров
- 3.4 Возврат товара поставщику
- 3.5 Перемещение внутри компании
- 3.6 Инвентаризация
- 4. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УЧЁТА ТОВАРА В ФИЛИАЛЕ КОМПАНИИ «ТД ИНТЕРТОРГ»
- 4.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «ТД Интерторг»
- 4.2 Совершенствование документирования учёта движения товара на основе автоматизации
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ
- СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
- ПРИЛОЖЕНИЯ
- ВВЕДЕНИЕ
- Актуальность темы исследования. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
- Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Относиться к оформлению документов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается материальная сторона деятельности торговой организации.
- Целью настоящей дипломной работы является совершенствование документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
- Для достижения поставленной цели, необходимо решение ряда задач:
· Анализ общей характеристики исследуемого предприятия;
· Анализ нормативной законодательной базы
· Анализ организации работы с документами по учёту товара на предприятии;
· Выработка рекомендаций по совершенствованию документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
Объектом исследования в дипломной работе выступает документирование учёта движения товара на предприятиях.
Предметом исследования является совершенствование документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме, нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
1. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПАНИИ ООО «ТД ИНТЕРТОРГ»
1.1 Общая характеристика деятельности ООО «ТД Интерторг»
«ТД Интерторг» - общество с ограниченной ответственностью, учреждённое физическими лицами в количестве двух человек:
1) Абдулаев М.А
2) Абдулаев А.С
Компании ООО «ТД Интерторг»- представляет собой развивающуюся сеть универсамов «Народная 7ЯсемьЯ» и супермаркетов «Идея». Компания образована в 2003 году.
Компания имеет круглую печать с указанием своего полного наименования, а так же регистрационный номер налогоплательщика, свидетельство налогового органа, расчётный счет в банке.
Основным видом деятельности компании является розничная торговля.
Основными задачами ООО «ТД Интерторг» являются:
ь развитие сети универсамов шаговой доступности в Санкт-Петербурге, Москве и регионах
ь обеспечение узнаваемости сети в России
ь совершенствование работы каждого универсама с целью улучшения качества обслуживания
ь завоевание сильной рыночной позиции на длительный срок
Основные конкурентные преимущества:
ь Высокий уровень сервиса
ь Удобное месторасположение
ь Низкие цены
ь Качественные товары
ь Широкий ассортимент продуктов питания
ь Наличие сопутствующих товаров на каждый день
ь Круглосуточное производство
1.2 Структура компании ООО «ТД Интерторг»
Организационная структура ООО «ТД Интерторг» представлена на рис. 1.1.
Рассмотрим основные функции структурных подразделений компании:
ь Отдел закупок обеспечивает магазины продукцией
ь Отдел персонала включает отдел персонала, отдел кадров и учебный центр. Отдел персонала занимается подбором персонала, а также размещает информацию о вакансиях в СМИ. Отдел кадров занимается ведением всей кадровой документации компании. Учебный центр разрабатывает стандарты работы сети, создает инструкции по технологии работы, приводит обучение и аттестации персонала магазинов.
ь Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет и учет материальных ценностей.
ь Отдел расчета заработной платы производит начисление и перечисление заработной платы и налогов.
ь Отдел по контролю первичной документации занимается проверкой корректности документов, сопровождающих товар.
ь Отдел информации проводит инвентаризации на объектах компании, контролирует количественный учет, выполняет сбор статистических данных о работе компании, выполняет анализ информации.
ь Отдел программирования обеспечивает бесперебойную работу программы 1С.
ь Отдел информационных технологий занимается обеспечением работы компьютеров, установкой касс, весов и телефонов.
1.3 Структура филиала «Народная 7ЯСемьЯ»
Объектом исследования в данной дипломной работе является филиал ООО «ТД Интерторг» - «Народная 7ЯСемья», поэтому целесообразно представить схему организационной структуры данного филиала (рис. 1.2).
Необходимость построения организационных структур, как материнской компании, так и филиала продиктована также важностью определения взаимосвязей между структурными подразделениями для дальнейшей оптимизации документооборота в компании, в частности по учёту движения товара.
1.4 Взаимодействие филиала «Народная 7ЯСемьЯ» и подразделений
Отдел информации
§ Согласование по телефону исправлений обнаруженных нарушений и ошибок в информационной базе, по операциям , введенных в течении 5 дней .
§ Обеспечение своевременного обмена с отделом информации, критичной информацией касающейся корректности выполнения учета товара и контроля нарушений. Обеспечение оперативного взаимодействия с отделом информации при обработке и анализе результатов инвентаризаций.
§ Обеспечение наличия всех документов в комплекте, подготовленном для отправки в офис, а также проверка корректности документов по информационной базе.
§ Обеспечение оперативного поиска информации по запросу отдела информации.
§ Получение информации обо всех изменениях технологии учета хозяйственных операций и правил работы с документами. Обеспечение внедрения новых правил работы с документами и выполнения хозяйственных операций.
Отдел персонала
§ Доведение до отдела персонала информации обо всех возникающих конфликтных ситуациях и проблемах непроизводственного характера.
§ Выполнения рекомендаций и распоряжений отдела персонала.
Отдел кадров
В данный отдел обращаются по вопросам:
§ Учета рабочего времени (табель)
§ Приема на работу, увольнения, перевода, отпуска
§ Выдача копий документов и другим кадровым вопросам
Отдел закупок
§ Получение от отдела закупок информации обо всех изменениях ценовой политики и технологии работы с поставщиками и покупателями.
§ Доведение информации обо всех нарушениях установленных правил поставщиками (приход товара не по «матрице», «неправильные» цены, «неправильный» НДС)
§ Доведение информации обо всех нечитаемых на кассе штрих-кодах.
Бухгалтерия
Необходимо обращаться при нестандартных ситуациях, возникающих при работе с «Главной кассой» и банком.
Отдел информации
§ Проведение инвентаризаций и анализ ее результатов
§ Исправления документов перемещения ТМЦ
§ Списания и оприходования
Отдел программирования
§ Доведение информации обо всех обнаруженных несоответствиях в работе программного и аппаратного обеспечения информационной базы (ошибки, коллизии).
§ Получение от отдела информации обо всех изменениях технологии ведения учета в информационной базе компании. Обеспечение внедрения этих изменений в практику с информационной базой.
§ Доведение информации о возникающих проблемах производственного характера (отсутствие необходимого оборудования, программного обеспечения)
Учебный центр
§ Обучение сотрудников и переподготовка
§ При возникновении вопроса, связанных с технологией работы
Отдел расчета заработной платы
§ Получения информации по расхождению заработной платы сотрудников
§ Справки НДФЛ (налог на доходы физических лиц.)
Отдел по контролю первичной документации
§ По вопросам оформления первичной документации
2. НОРМАТИВНАЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УЧЁТА ТОВАРА НА ПРЕДПРИЯТИИ
В общем виде, нормативную базу делопроизводства и документооборота составляют:
· законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
· законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
· технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· унифицированные системы документации;
· нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Основным регламентирующим документом по вопросу документирования учёта товара являются «Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Ответственность за оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются торговой организацией в соответствии с применяемой ею системой учетной документации в соответствии с Альбомом форм первичной учетной документации в торговле и общественном питании, утвержденным Приказом Минторга РСФСР от 28 ноября 1988 г. № 229.
Постановлением Госкомстата РФ 'Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций' от 25.12.1998 N 132 утверждаются унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Непосредственно к теме дипломной работы относятся следующие унифицированные формы первичной документации:
· ТОРГ-1 'Акт о приемке товаров',
· ТОРГ-2 'Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно - материальных ценностей',
· ТОРГ-3 'Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров',
· ТОРГ-4 'Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика',
· ТОРГ-5 'Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика'
· ТОРГ-6 'Акт о завесе тары',
· ТОРГ-7 'Журнал регистрации товарно - материальных ценностей, требующих завеса тары',
· ТОРГ-8 'Заказ - отборочный лист',
· ТОРГ-9 'Упаковочный ярлык',
· ТОРГ-10 'Спецификация',
· ТОРГ-11 'Товарный ярлык',
· ТОРГ-12 'Товарная накладная',
· ТОРГ-13 'Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары',
· ТОРГ-14 'Расходно - приходная накладная (для мелкорозничной торговли)',
· ТОРГ-15 'Акт о порче, бое, ломе товарно - материальных ценностей',
· ТОРГ-16 'Акт о списании товаров',
· ТОРГ-17 'Приходный групповой отвес',
· ТОРГ-18 'Журнал учета движения товаров на складе',
· ТОРГ-19 'Расходный отвес (спецификация)',
· ТОРГ-20 'Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров',
· ТОРГ-21 'Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции',
· ТОРГ-22 'Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц',
· ТОРГ-26 'Заказ',
· ТОРГ-27 'Журнал учета выполнения заказов покупателей',
· ТОРГ-28 'Карточка количественно - стоимостного учета',
· ТОРГ-29 'Товарный отчет',
· ТОРГ-30 'Отчет по таре',
· ТОРГ-31 'Сопроводительный реестр сдачи документов' и др.
«Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» регламентируют следующие основные положения по учёту приёма, движения и списания товара на торговом предприятии:
· Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении [ст. 1.4];
· Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённого Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н;
· Порядок и сроки приёма товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
· Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счётом или счётом-фактурой).
· Оприходование поступивших товаров оформляется путём наложения штампа на сопроводительном документе.
· Порядок приёмки товаров и её документальное оформление осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утверждённой Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приёмке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
· Учёт первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
· Оформление и учёт реализации товаров в торговой организации зависит от способа расчёта за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Безналичные расчеты регулируются «Положением о безналичных расчётах в Российской Федерации» от 09.07.92, в розничных организациях денежные расчёты с населением ведутся с применением контрольно-кассовых машин в соответствии с Законом РФ от 18.06.93 N 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов с населением».
· Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работаю разные материально-ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чём обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной в установленном порядке. Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчёте.
· Материально ответственные лица должны составлять отчётность о наличии и движении товаров в срок от 1 до 10 дней. Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчёта. В приходной части отчёта отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчёта и поступление товаров и тары по сопроводительной документации. В расходной части товарного отчёта подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчётный период. Основой товарного отчёта является подтверждение товарного остатка.
Как уже отмечалось, учёт и документирование движения товаров является важной составляющей деятельности торговой организации. В связи с чем в последующих разделах настоящей дипломной работы необходимо выявить соответствие существующего на предприятии документооборота по учёту товаров и рекомендованного в «Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», также необходимо проанализировать соответствие формы, принятых на предприятия, первичных документов с унифицированными формами, утверждёнными Постановлением Госкомстата РФ 'Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций' от 25.12.1998 N 132.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Соответствующая инструкция разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.. Утверждается инструкция Генеральным директором. В структуру инструкции по делопроизводству включаются следующие пункты:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
4.3. Организация контроля исполнения документов.
4.4. Поисковая система по документам.
4.5. Составление номенклатуры дел.
4.6. Формирование и оформление дел.
4.7. Экспертиза ценности документов.
4.8. Передача дел в архив Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4.
Инструкция по делопроизводству ООО «ТД Интерторг» представлена в приложении А.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
В рассматриваемом филиале компании ООО «ТД Интерторг» - универсам «Народная 7ЯСемьЯ» учётом документации занимается оператор ПК, однако введу непродолжительного существования указанного филиала необходимые должностные инструкции ещё не разработаны.
3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА ПРИМЕРЕ ООО «ТД ИНТЕРТОРГ»
3.1 Документооборот между филиалом и подразделениями
Движение документов из филиала в офис
Рис. 1 Схема движения документов из филиала в офис компании
На рис. 1 предоставлена схема движения документов при поступлении их от поставщика, включающая следующие этапы:
1)Документы, сопровождающие поставку товара, водятся в базу 1С.
Один раз в два или три дня (перед приездом курьера) пачки документов скрепляются, при этом документы в ней располагаются в хронологическом порядке, т.е. снизу ранние, сверху - поступившее позднее. Следует так же помнить, что на каждый день создается новая папка.
2)Документы по возврату не смешиваются с документами поступления. Создается папка, предназначенная только для Возвратов, сроком до 7 дней.
Каждый день распечатывается реестр «Возвратов поставщику» и крепится к возвратам. Внизу каждого реестра подписывается - товаровед, заместитель директора, и ответственное лицо, отвечающее за эти документы, в нашем случае это Оператор ПК.
3)На лицевой стороне папок указывается тип документов («Товарные накладные» «Возвраты поставщику»), наименование и номер универсама, интервал дат, за который собраны документы.
4)Другие типы документов отправляются соответствующему адресату в папках, оформленных в соответствие с требованиями.
5)Ответственный работник универсама, в нашем случае Оператор ПК, регистрирует в «Реестре Приема - Передачи Документов» папки с документами, подготовленными для передачи в офис.
Доступ к подготовленным к отправке документам, находящимся в Месте хранения документов универсама производится в присутствие и под контролем ответственного лица универсама, а именно Оператора ПК.
6)Документы, подготовленные к отправке, передаются курьеру строго в соответствие с записями в реестре приема-передачи документов. Количество и тип документов должны соответствовать указанному в реестре. После сверки данных в реестре с имеющимися в наличие документами, ответственный работник универсама и курьер-водитель ставят свои подписи, подтверждая факт сдачи-приемки. Первый экземпляр реестра приема-передачи документов остается в универсаме у Оператора ПК, который подшивает его в папку для последующего хранения. Второй экземпляр реестра отправляется вместе с документами до места назначения и является основанием для приема документов.
Представим схему движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ» в виде оперограммы (рис. 2).
|
Технологическая операция
|
Исполнители
|
Директор магазина
|
Оператор ПК
|
|
|
1.Составление проекта/отчёта
|
|
|
|
|
|
2. Согласование
|
|
|
|
|
|
3. Внесение изменений
|
|
|
|
|
|
4.Печать
|
|
|
|
|
|
5. Считка
|
|
|
|
|
|
6. Передача на подпись
|
|
|
|
|
|
7 Подписание
|
|
|
|
|
|
8 Передача на регистрацию
|
|
|
|
|
|
9. Регистрация
|
|
|
|
|
|
10. Отправка
|
|
|
|
|
|
Рис. 2. Оперограмма движения исходящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ»
Прием документов из офиса
Схема приема документов в филиале компании из главного офиса представлена на рис. 3.
Рис. 3 Схема приёма документов из офиса в филиале компании
1)Прием документов от курьера-водителя осуществляет, ответственный работник универсама, Оператор ПК. Прием производится по количеству, типу и наименованию папок с документами в соответствие с реестром приема-передачи. Оператор ПК проверяет фактическое наличие документов, а также прочерки « - » и знаки «Z» в полях реестра оставленных пустыми и заверяет своей подписью и подписью курьера-водителя.
2) При отсутствие реестра приема - передачи документов ответственный работник универсама самостоятельно оформляет реестр приема-передачи документов и регистрирует поступившие папки.
3) Заключительным этапом приемки документов является направление пришедшей документации непосредственно адресату.
Также схему движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ» удобно представить в виде оперограммы - рис.4.
|
Технологическая операция
|
Оператор ПК
|
Директор магазина
|
Исполнители
|
|
|
1.Прием документов
|
|
|
|
|
|
2. Вскрытие
|
|
|
|
|
|
3. Сортировка
|
|
|
|
|
|
4.Регистрация
|
|
|
|
|
|
5.Передача на рассмотрение руководству
|
|
|
|
|
|
6.Рассмотрение руководством
|
|
|
|
|
|
7.Получение от руководства рассмотренных документов
|
|
|
|
|
|
8.Фиксация резолюции
|
|
|
|
|
|
9. Постановка на контроль
|
|
|
|
|
|
10. Передача исполнителю
|
|
|
|
|
|
11. Исполнение
|
|
|
|
|
|
12. Подшивка в дело
|
|
|
|
|
|
- движение документов, поступающих на имя директора
- движение нерегистрируемых документов
Рис. 4. Оперограмма движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ»
3.2 Учет поступления товаров
В организации розничной торговли ООО «ТД Интерторг» товары поступают главным образом от поставщиков и оформляются товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.
Документы на поставку от поставщика:
Товарно-Транспортная накладная предоставлена в приложении Б.
В документе сверяется:
-адрес поставки
-юридическое наименование и реквизиты покупателя
-соответствие реквизитов печати продавца реквизитам в накладной
-заполнение строки «Отпуск груза произвел» (наличие фамилии, расшифровки, должности, даты, печати).
Товарная накладная (ТН) прилагается в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза. В документе сверяется:
-адрес поставки
- юридическое наименование и реквизиты покупателя
-соответствие реквизитов печати продавца реквизитам в накладной
-заполнение строки «Отпуск груза произвел» (наличие фамилии, расшифровки, должности, даты, печати).
Счет фактура (СФ). В документе проверяется:
-адрес поставки
-дата поставки
- срок реализации
-юридическое наименование и реквизиты покупателя
-подписи поставщика
-ИНН поставщика
Удостоверение качества. В документе сверяется:
-наименование товара
-дата выработки
-срок реализации
-наименование изготовителя
-количество товара
-условия хранения
-правильность заверения (живые печати)
Сертификат соответствия (с приложениями) или заверенная копия
-наименование товара (ассортиментный перечень)
-номер сертификата, к которому выдано приложение
-правильность заверения (живые печати)
В сертификате должна быть живая печать держателя сертификата. Допускается предоставление копии сертификата, заверенного держателем подлинника сертификата, а также нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат.
Ветеринарная справка (выдается на товар, произведенный в черте города; действует 3 дня) или Ветеринарное свидетельство (выдается на товар, произведенный в области; действует 11 дней) на товар животного происхождения. В документе сверяется:
-адрес и наименование организации поставщика
-адрес наименование организации покупателя
-наименование и количество продукции
-дата выдачи
- клеймо (для полутуш)
-правильность заверения (живая подпись ГосВетСлужбы)
-подпись ветеринарного врача
-отметка о проверке на сальмонеллез (только на яйцо)
Декларация о соответствии предоставляется на импортируемый товар, не подлежащий обязательной сертификации. В документе сверяется:
-правильность заверения (живые печати)
-наименование товара
-срок действия документа
Документы, предоставляемые поставщиком на алкогольную продукцию:
-товарно-транспортная накладная (ТТН) -2 экземпляра
-товарная накладная
-СФ -3 экземпляра
-лицензия (предоставляется при первой поставке, и действуют до истечения ее срока, который указан на лицензии.
-удостоверение качества
-сертификат соответствия. В сертификате проверяется срок действия наименования товара, печати. Печать в сертификате соответствия должна быть живая от изготовителя или держателя сертификата.
-на импортную поставку: копия справки прилагаемой к грузовой таможенной декларации с живой печатью поставщика, которая состоит из разделов:
«РАЗДЕЛ А»
-наименование товара
-его краткая характеристика
-наименование производителя
-сведения о документах, подтверждающих его качество
«РАЗДЕЛ Б» перечисляются организации - продавцы и покупатели данного товара, указываются их основные реквизиты (ИНН, КПП), а также дата и поступления данного товара в соответствующую организацию. В документе проверяется:
-наличие подписей руководителя и материально ответственных лиц
-наличие штампов организации
Товаровед также указывает реквизиты ООО «ТД Интерторг» (ИНН/КПП, адрес универсама, расписывается с расшифровкой и ставит печать организации)
На отечественную поставку: копия справки, прилагаемой к товарно-транспортной накладной на алкогольную продукцию с живой печатью.
«РАЗДЕЛ А»
-наименование товара
-его краткая характеристика
-наименование производителя
-сведения о документа, подтверждающих его качество
«РАЗДЕЛ Б»
-наличие подписей руководителей и материально ответственных лиц
-наличие штампов организации
Схема работы с поступлением от поставщика
1. Проверяется корректность оформления документов.
Если счет-фактура отсутствует, то товар можно принять, согласовав это решение с отделом закупок, и договорившись с поставщиком о довозе счет-фактуры (за исключением поставщиков, которые централизовано предоставляют счет-фактуру в офис). Если отсутствует накладная или документ, удостоверяющий качество, товар принимать нельзя.
2. Принимаем товар по количеству и качеству:
Товаровед взвешивает товар, проверяет заполнение тары полностью, подсчитывает штучные товары. Если товар находится в ненарушенной таре (упаковке), приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. На следующем этапе приемки товаровед проверяет качество поступивших товаров. Сначала выполняется внешний осмотр, устанавливаются наличие явных дефектов, соответствие маркировки требованиям нормативной документации и данным, указанным в сопроводительных документах.
3. Установить круглую печать ООО «ТД Интерторг», а также штамп
«Принято по количеству и качеству». Данный штамп устанавливается на оба экземпляра накладных и удостоверяет, что товаровед при приемке товара не производил мониторинг цен по накладной, а руководствовался только качественными и количественными показателями.
4.Если при приемке товара обнаруживается брак, недовоз, то необходимо составляется Акт разногласия в двух экземплярах, и устанавливается на ТН штамп «С Актом разногласий».
5. Оформление Акта разногласий (приложение В)
При приемке товара от поставщика товаровед проверяет товар по количеству и качеству. В том случае, когда количество фактически принятого товара отличается от указанного в накладной, необходимо:
§ Зачеркивается в обоих экземплярах ТН количество товара, и устанавливается количество фактически принятого товара. Рядом с исправлением ставится подпись лица, принявшего товар и печать организации.
§ Оформляется «Акт разногласий»
§ На обоих экземплярах накладной устанавливается штамп «С Актом разногласий».
В Акте разногласий товаровед заполняет следующие графы:
§ Номер и дата акта; нумерацию можно начинать каждый день
§ Место приемки товара (адрес универсама)
§ Номер и дата накладной, к которой относится акт разногласий
§ Поставщика (в соответствие с данными документами на поставку товара)
§ Основание для отказа
§ В табличной части документа указывается:
ь Артикул (если он указан в документе поступлений)
ь Наименование товара, ед. измерения (в соответствие с данными документа на поставку товара)
ь Количество товара по документу
ь Количество фактически принятого товара
ь Отклонения по количеству (указать в соответствующей графе)
§ Под табличной частью заполняют номер и дату документа поступления (в соответствие с данными документа на поставку товара)
§ Акт разногласия подписывается:
1) Со стороны ООО «Интерторг» - товароведом (зам. Директором)
2) Со стороны поставщика - представителем поставщика с указанием данных документа, удостоверяющих личность и расшифровка.
3.3 Размещение поступивших товаров
После приёмки товары доставляют на продажу или в помещения для их хранения. Процесс хранения товаров в магазине предусматривает их правильное размещение и укладку, создание оптимального режима, наблюдение и текущий уход за товарами.
В универсаме очень большое помещение для хранения товаров. Есть холодильные камеры, склады, фасовки. Товары, воспринимающие посторонние запахи, изолированы от товаров, обладающих острыми запахами. Гигроскопические товары хранятся отдельно от товаров, выделяющих влагу. Соблюдено товарное соседство.
Гастрономические товары хранятся в холодильных камерах, при этом копчёности и колбасные изделия хранятся в подвешенном состоянии.
У каждого товара есть особые условия хранения: температура, влажность. Примерная влажность у товаров одинаковая не более 75%. Ведётся журнал учёта температуры и относительной влажности воздуха.
У каждой группы товаров закреплено постоянное место хранения, что позволяет быстрее работать.
В помещениях, где храниться товар, строго соблюдены санитарные требования. Помещения проветриваются, делается влажная уборка.
Товар периодически перекладывается, проверяются сроки годности. Значительная часть продовольственных товаров поступает в магазин в не расфасованном виде, и фасовка их осуществляется непосредственно в магазинах. Фасовки в магазине оборудованы специальным оборудованием. Есть фасовка у таких отделов как: кондитерский, бакалея, фрукты - овощи, гастрономия. Рабочего место фасовщиц оснащено соответствующим инвентарём и упаковочными материалами.
В торговом зале так же соблюдается товарное соседство, за каждой товарной группой закреплено определённое место. Выкладка в торговом зале самая разнообразная: вертикальная, навалом, декоративная (она используется только для рекламы товара), товар размещён на стеллажах, на горках, крупногабаритные товары размещены на подтоварниках. На каждом товаре есть правильно оформленный ценник. Товар выложен насыщенно. По некоторым товарным подгруппам работают мерчендайзеры, которые сами выкладывают свой товар по планограмме.
3.4 Возврат товара поставщику
Возврат товара поставщику осуществляется при обнаружении брака в процессе реализации, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров, а так же по договоренности с поставщиком.
Для проведения операции «Возврат поставщику» товаровед:
1) Передает Оператору ПК данные о возвращаемом товаре и о поставщике, которому необходимо оформить возврат товара.
2) Затем получает от Оператора ПК документы («Акт возврата поставщику» либо «Товарная накладная») для оформления возврата товара.
3) При отгрузке товара товаровед требует у представителя поставщика «Доверенность на право получения товара». Если доверенность отсутствует, то возврат осуществляется со следующей поставкой. У некоторых поставщиков отсутствует доверенность, в связи с тем, что поставщик «централизованно» отправляют доверенности в офис.
Доверенность содержит:
ь ФИО, паспортные данные, подпись представителя поставщика;
ь Срок действия доверенности;
ь В графе «на получение от» - ООО «ТД Интерторг»;
ь В графе «Перечень ТМЦ, подлежащих получению» указывается либо общая сумма возвращаемого товара, либо перечисляются возвращаемые позиции и их количество»;
ь Печать и подпись Организации Поставщика;
ь В графе «на получение по накладной №» - номер возвратной накладной, которую распечатал Оператор ПК.
При возврате товаровед заполняет:
В накладной ТОРГ-12:
1)В графе «Отпуск груза произвел» - подпись, расшифровку подписи ответственного лица и дату отпуска груза;
2)В графе « По доверенности №__ выданной «___» номер и дату доверенности.
В «Акте возврата поставщику»:
1)Графу «Причина возврата» (например - некачественный товар);
2)В графе «Отпуск товара произвел» - подпись, расшифровку подписи ответственного лица и дату отпуска товара;
3)В графе «Документ, удостоверяющий полномочия поставщика» - номер и дату доверенности.
Представитель поставщика при возврате:
В накладной ТОРГ-12:
1)Указывает дату получения товара;
2)в графе «Груз получил» ставит подпись и расшифровку подписи. Подпись представителя должна соответствовать подписи в доверенности.
В «Акте возврата поставщику»:
1)Указывает дату получения товара;
2)В графе «Товар принял» ставит подпись и расшифровку подписи. Подпись представителя должна соответствовать подписи в доверенности.
При возврате товара категорически запрещено:
§ Подписывать и ставить печать ООО «ТД Интерторг» на документы, выписанные Поставщиком для оформления возврата товара;
§ Возвращать товар при отсутствие надлежащим образом оформленного документа «Доверенность» и распечатывать из базы документа на возврат (накладная Торг-12 или Акт возврата поставщику);
§ Отгружать товар по документам, выписанным у Поставщика.
3.5 Перемещение внутри компании
Под внутренним перемещением товаров в торговой организации понимается движение товаров между структурными подразделениями торговой фирмы или ее материально ответственными лицами. В частности, передача товаров с одного склада на другой, со склада в магазин или с магазина в другой магазин.
В компания ООО «ТД Интерторг» имеются свои склады, временного хранения товаров. Склады сформированы в соответствие со своим функциональным назначением, т.е. в зависимости от ассортимента товаров, которые там хранятся. Склад Пушкин - обеспечивает магазины фруктами, овощами. Склад Зеленогорск - мясом, колбасными изделиями. Склад Шушары - крупами, сопутствующими товарами, кондитерскими изделиями.
Схема работы со складом «Шушары» и «Пушкин»:
Поступление со склада сопровождается документами:
§ Накладная на перемещение;
§ Приложение к перемещению;
§ Возвратный лист.
В документе «Накладная на перемещение» товаровед:
1)Проверяет адрес грузополучателя, дату и время отправления, наличие
печати склада, ФИО с расшифровкой и должность лица отпустившего товар;
2)Ставит печать, ФИО с расшифровкой, свою должность, время и дату получения товара.
Документ «Приложение к перемещению» необходимо проверить на соответствие документу «Накладная на перемещение».
Документ «Возвратный лист» заполняется в том случае, если были разногласия: приняли товара меньше или больше, чем указано в накладной. В «Возвратном листе» фиксируется: брак, перегруз, недовоз, товар, возвращаемый на основании служебной записки, пересорт.
Оформление «Возвратного листа»:
Построчно заполняется:
- «Наименование торговой точки»- указывается адрес универсама;
- Дата приема товара;
- Время прибытия;
- Время убытия;
- Количество паллетов;
- «Сдал товаровед» - ставится подпись с расшифровкой.
В табличной части заполняется:
- Наименование товара;
- Количество в соответствующих столбцах - брак, перегруз, недовоз, служебная записка.
Заполненный «Возвратный лист» товаровед передает оператору ПК. Оператор ПК делает копию возвратного листа. Оформляет документ в базе 1С и распечатывает накладную ТОРГ-13. Документ ТОРГ-13 скрепляется с «Накладной на перемещение» и с заполненным «Возвратным листом». Один экземпляр, скрепленный с подлинным «Возвратным листом», передается на склад, другой - остается в универсаме.
Схема работы со складом «Зеленогорск»:
Работа по оформлению недовозов/перегрузов по перемещению со склада «Зеленогорск» осуществляется аналогично следующей схеме:
1)Товар принимается по документам ТОРГ-13 и МХ-3, которые привозятся со склада вместе с товаром.
2)В случае отклонения оформляется рукописный «Акт разногласий» по установленной форме.
3)В ходе приемки товара, документы ТОРГ-13 и АКТ МХ-3 оформляются по аналогии с накладной поставщика (при наличии отклонений, в обоих документах редактируется количество, ставится штамп «Акт разногласий» с указанием количества позиций в акте.
4)На основании «Акта разногласий», оператор ПК создает в 1С документ «Перемещение ТМЦ» на склад Перемещений Зеленогорск, недовезенного или возвращенного товара. В комментарии необходимо указать дату и номер документа поставки, также номер акта разногласий. Проведение данного документа осуществляют операторы склада Зеленогорск при поступлении документов. Перемещения на перегруз товара оформляется непосредственно
Операторами склада Зеленогорск.
Перемещение между универсамами.
Перемещение между универсамами производится в том случае, если необходимо из одного универсама перевести товар в другой универсам, при этом перемещение обязательно согласовывается с Отделом Информации. Если необходимо сделать перемещение, то магазин выполняет следующие действия:
1)Создает и записывает в 1С документ «Накладная на перемещение» (указав склад-отправитель, склад получатель, наименование и количество товара).
Документ проводится Отделом Информации.
2)Оформляет «Заявку на перемещение ТМЦ» на имя руководителя ГАИ Боровикова С.С. по прилагаемому образцу, указав в ней причину, по которой необходимо произвести перемещение, распечатывается и отправляется по факсу в Отдел Информации.
В случае положительного рассмотрения заявки, магазину-отправителю будет сообщено по телефону о том, что товар можно передавать магазину-получателю, и отправлена копия подписанной заявки по электронной почте.
3)«Накладную на перемещение» распечатывают в 2 экземплярах. На ней ставится круглая печать, ФИО расшифровкой, должность, дату. Подписанную «Заявку на перемещение» распечатывают также в 2 экземплярах. Накладная и Заявка скрепляются между собой. Один экземпляр остается в универсаме, другой передается вместе с товаром в другой универсам.
3.6 Инвентаризация
Инвентаризация - это проверка наличия и состояния материальных ценностей.
Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.
Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.
Функции инвентаризации и их содержание
|
Наименование функции
|
Содержание функции
|
|
|
1. Информационная
|
Дает необходимую информацию о наличии и движении ценностей в организации
|
|
|
2. Санитарная
|
Помогает списать ненужные или испорченные ценности
|
|
|
3.Контрольно-ревизионная
|
Выявляет недостачи, излишки, пересортицу ценностей, на основании чего выявляются виновники.
|
|
|
4. Административная
|
Накладывает штраф или вычитает из заработной платы сумму недостач у материально ответственного лица
|
|
|
5.Методико-корректирующая
|
На основе выявленных ошибок в ходе проведения инвентаризации, разрабатываются методы их исправления и недопущения в будущем
|
|
|
В нашей сети существуют два вида инвентаризаций:
1) Инвентаризация по графику.
2) Внеплановая инвентаризация
При плановой инвентаризации директор заранее назначает комиссию, состоящую из сотрудников магазина, которые будут принимать участие в переучете. Для универсамов «Народная 7ЯСемья» количество сотрудников составляет 14 человек с учетом ночной смены, включая заместителя директора магазина и одного грузчика из аутсорсинговой компании.
Если внеплановая инвентаризация, то в магазине остаются сотрудники ночной смены, а также директор или заместитель директора.
При инвентаризации комиссия должна в присутствии материально-ответственных лиц проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем пересчета, перемеривания или перевешивания. При хранении товарно-материальных ценностей на разных складах с одним материально-ответственным лицом инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. В рамках одного склада пересчет ценностей проводится в порядке их расположения в помещении хранения.
Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием количества, вида, группы, артикула и прочих необходимых характеристик. В случае обнаружения расхождений и неточностей в наименовании или основных характеристиках товарно-материальных ценностей в описи указываются правильные сведения.
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного лица.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, должны приходоваться после инвентаризации по реестру или товарному отчету. Во время инвентаризации эти ценности заносятся в отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма, а на приходном документе делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи. В случае, если в следствие производственной необходимости происходит отпуска ценностей во время проведения инвентаризации, отпущенные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием 'Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации'. Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты. А именно «Заявка на брак».
В «Заявку на брак» заносится как брак, заявленный на возврат поставщику, так и не возвращаемый брак, имеющийся в магазине. Затем «Заявка на брак» отправляется в отдел информации на имя Руководителя группы по предотвращению потерь.
документооборот учет товар поставщик
4. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УЧЁТА ТОВАРА В ФИЛИАЛЕ КОМПАНИИ «ТД ИНТЕРТОРГ»
4.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «ТД Интерторг»
В ходе анализа нормативной базы, регламентирующей документирование на ООО «ТД Интерторг», было выявлено отсутствие чётких должностных инструкций для оператора ПК, на которого возложены функции организации документооборота филиала «Народная 7ЯСемьЯ».
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований федерального закона и законодательства Санкт-Петербурга.
Одна из целей должностной инструкции исключить дублирование функций и неравномерной загруженности работников (причем, чем выше должность, тем выше нагрузка), в результате чего усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению заданий, перекладыванию работниками ответственности друг на друга, нечеткости функциональных связей и взаимодействий.
В общем понимании должностная инструкция является нормативным документом, который позволяет закрепить функциональное и технологическое разделение труда между руководителем и специалистами. Должностные инструкции должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Они призваны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение на этой основе намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке служебной деятельности муниципального служащего при проведении аттестации, при приеме на муниципальную службу, проведении квалификационного экзамена.
Как правило, должностная инструкция включает в себя понятия, формирующие конкретные функции муниципального управления:
- планирование;
- организация;
- координация;
- регулирование;
- контроль;
- анализ.
Должностная инструкция состоит из разделов:
1) Общие положения.
2) Должностные обязанности.
3) Права.
4) Ответственность.
5) Квалификационные требования.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией в соответствии с Положением.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.
|
ООО «ТД Интерторг» Должностная инструкция Оператора ПК «___»__________200_ г. Санкт-Петербург
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.
|
|
|
1. Общие положения
1.1. Оператор ПК является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.3. В своей работе оператор руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Оператор должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Оператор должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей оператора является документационное обеспечение деятельности филиала «Народная 7ЯСемьЯ» и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого оператор осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору филиала.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором филиала.
2.3. По указанию директора филиала планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.8. Выполняет копировальные работы.
2.9. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов филиала.
2.10. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.11. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками филиала.
2.12. Осуществляет отправку документов из филиала в канцелярию и секретариат руководства.
2.13. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.14. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства.
2.15. Обеспечивает сохранность документов филиала.
2.16. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
2.17. Своевременно выписывать накладные и счет-фактуру, а также соответствующие сопроводительные документы.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций оператор обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.6. Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Оператор имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
5. Ответственность
Оператор несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5.Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. Оценка деятельности
Оператор в своей деятельности обязан:
- руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
- качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.
7. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора.
Руководитель
Кадровой службы ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
Оператор ПК _____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
4.2 Совершенствование документирования учёта движения товара на основе автоматизации
Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов.
К основным преимуществам использования электронных документов можно отнести:
· Выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;
· Ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
· При рассылке по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния;
· Хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;
· Повышается эффективность работы с документами;
· Наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;
· Снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;
· Одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;
· Одновременная рассылка документа сразу нескольким адресатам. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: изхдательский центр «МарТ», 2005. С. 200-201.
Компания «ТД Интерторг» является крупной торговой организацией, имеющей разветвленную систему филиалов на различных территориях, поэтому создание общей информационной базы является необходимым условием эффективного использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия.
С вступлением в силу закона об электронной подписи Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2., стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
В ходе анализа документооборота одного из филиалов «Народная 7ЯСемьЯ» показал, что приём и передача документации из главного офиса компании в её филиал осуществляется курьером водителем, причём также осуществляется документооборот между главным офисом и отдалёнными от Санкт-Петербурга филиалами, а это, безусловно, большая потеря времени на передачу и согласование информации. В связи с этим создание единой информационной базы посредством функционирования единой локальной вычислительной сети позволит сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота, функционирующая в локальной вычислительной сети, должна обеспечивать следующие функции:
· учёт и регистрация поступающей корреспонденции, для последующего направления корреспонденции на рассмотрение руководства соответствующего филиала или наоборот головного офиса компании;
· регистрация всей исходящей корреспонденции главного офиса и филиалов компании Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.;
· формирование дел в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
· быстрый поиск необходимых документов.
Создание подобной информационной базы особенно облегчит процесс перемещения товаров внутри компании, т.е. между складами ООО «ТД Интерторг» и филиалами и непосредственно между филиалами (универсамами).
В настоящее время на рынке информационных технологий представлено больше множество интегрированных информационных систем, отвечающих различным запросам потребителей.
Безусловно, при выборе информационной системы необходимо учитывать потребности организации. Однако существует следующий ряд критериев, на которые нужно обратить первое внимание при выборе системы электронной документации:
- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;
- определиться с финансовыми затратами Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48..
Также следует отметить, что применение систем электронной документации невозможно без применения современных средств защиты информации от преднамеренной порчи или кражи.
Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе данной дипломной работы была представлена общая характеристика объекта исследования - филиала компании «ТД Интерторг» - универсам «Народная 7ЯСемьЯ». В ходе исследования были определены основные цели и особенности деятельности компании в целом и её филиалов. Также были проанализированы организационные структуры главной компании и рассматриваемого филиала. Построение организационных структур позволило определить характер взаимодействия филиала «Народная 7ЯСемьЯ» и подразделений ООО «ТД Интерторг».
В ходе рассмотрения нормативной законодательной базы, регламентирующей документирование на предприятии, мы выявили, что основным регламентирующим документом по вопросу документирования учёта товара являются «Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Также были выявлены некоторые недостатки в нормативной базе непосредственно предприятия.
В ходе исследования и анализа процесса организации документирования учёта движения товара на филиале «Народная 7ЯСемьЯ» были построены схемы движения входящей и исходящей документации в виде развернутых оперограмм. Были подробно рассмотрены процессы учёта поступления товара, размещения поступивших товаров, перемещения внутри компании и процесс возврата товара поставщику в случае выявления не качественного товара.
В проектной части дипломной работы были разработаны рекомендации по совершенствованию работы с документами, в частности документами по учёту товаров. Так была разработана надлежащая должностная инструкция для Оператора ПК филиала «Народная 7ЯСемьЯ». Также было выдвинуто предложение по автоматизации процесса делопроизводства посредством применения единой интегрированной информационной системы на предприятии, которая позволит выполнять следующие функции:
· учёт и регистрация поступающей корреспонденции, для последующего направления корреспонденции на рассмотрение руководства соответствующего филиала или наоборот головного офиса компании;
· регистрация всей исходящей корреспонденции головного офиса и филиалов компании;
· формирование дел в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
· быстрый поиск необходимых документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гражданский кодекс Российской Федерации
2. Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31.07.1998 №146-ФЗ. Налоговый кодекс РФ. Часть вторая от 5.08.2000 №117-ФЗ
3. Федеральный Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 декабря 1996г. (с изменениями от 30.06.2003)
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н
5. Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»
6. Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5
7. Гуккаев В.Б. Документальное отражение операций реализации в организациях розничной и оптовой торговли //Бухгалтерский учет и налоги в организациях торговли и общественного питания. 2005. -№9. С. 25-29
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.
9. Николаева Г.А. Бухгалтерский учет в розничной торговле: учеб.- практ. пособие.
10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: изхдательский центр «МарТ», 2005. - 304 с.
11. Патров В.В. Учет операций по поступлению товаров // Бухгалтерский учет. - 2003. - №12. - с.35-39.
12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ТК Велби, Проспект, 2004. - 216 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
|
ООО «ТД Интерторг»
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
_____________№______
Санкт-Петербург
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
__________ И.О.Ф.
«_______»___________
|
|
|
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ТД Интерторг» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ООО «ТД Интерторг».
1.3. Обеспечение сотрудников ООО «ТД Интерторг» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ООО «ТД Интерторг».
2.2. Бланки документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).
Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.
2.2. Документы ООО «ТД Интерторг» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.
2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:
2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ООО «ТД Интерторг».
2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.
3. Требования к реквизитам документов
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.
3.1. Наименование организации - Общество с ограниченной ответственностью «ТД Интерторг». Сокращенное название - ООО «ТД Интерторг».
3.2. Заголовок к тексту документа.
3.3. Дата документа.
Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
3.4. Индекс документа.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов.
3.5. Текст документа.
3.6. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита 'подпись' на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово 'Согласовано', наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
3.7. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом.
3.8. Отметка о поступлении документа проставляется резиновым штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа.
В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.
3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает слова: 'В дело', индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность-исполнителя, его подпись и дату.
3.10. Утверждение документа.
Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:
- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;
- устав предприятия;
- отчеты и балансы;
- текущие и перспективные планы;
- структура и штатные расписания;
- акты о приеме и передаче дел.
Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:
- слово «УТВЕРЖДАЮ»;
- должность лица, утвердившего документ;
- личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);
- дата утверждения.
При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа.
В грифе утверждения слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.
3.11. Адресат документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.
Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.
3.12. Резолюция.
В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.
3.13. Оформление приложений.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.
3.14. Проставление печати.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Печать следует проставлять на поле реквизита 'Подпись' таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.
Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).
3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:
- слово «СОГЛАСОВАНО»;
- должность лица, согласовавшего документ;
- личная подпись и ее расшифровка;
- дата согласования.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов
4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).
Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой 'лично', которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.
4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.
4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).
4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «ТД Интерторг», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).
4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка.
4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.
4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.
4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.
4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку 'В дело' и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.
4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «ТД Интерторг» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.
4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов
4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «ТД Интерторг», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.
4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части.
4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».
4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово 'Копия' перед 2,3,4 адресатом не проставляется.
4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.
4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.
Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.
4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.
4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: 'В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата'.
4.3. Организация контроля исполнения документов
4.3.1. В ООО «ТД Интерторг» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ООО «ТД Интерторг».
4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.
4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка 'Контроль'. Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.
4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.
4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.
4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.
4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.
4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.
4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ООО «ТД Интерторг». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4.5. Составление номенклатуры дел
4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «ТД Интерторг».
Сводная номенклатура дела ООО «ТД Интерторг» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).
4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ООО «ТД Интерторг» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.
4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:
- наименование вида документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;
- определение участка работы или 'опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины 'дело' и 'документы', если в дело включены документы различных видов.
4.5.5. Составление заголовков 'Разная переписка', 'Дело с отчетностью', 'Руководящие материалы', 'Документы по общим вопросам' и т. п. не допускается.
4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
Номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Наименование подразделения
|
Кол-во дел (томов)
|
Срок хранения
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия
4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ООО «ТД Интерторг» не допускается.
4.6. Формирование и оформление дел
4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел - ООО «ТД Интерторг».
4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации - ООО «ТД Интерторг»;
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
4.7. Экспертиза ценности документов
4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.
4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «ТД Интерторг». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ООО «ТД Интерторг». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.
4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
4.8. Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
