Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК "Астрстройинвест"

/

Введение

Любая компания - маленькая или большая, независимо от организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе [32].

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов [10].

Лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) - облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве Российской Федерации: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов [25].

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Также документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации [18].

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Большой объем макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно [18].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия [21].

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами [21].

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией:

1. Поддержка качественного накопления;

2. Обеспечение эффективного управления;

3. Прозрачность деятельности организации;

4. Система контроля качества, по международным нормам;

5. Контроль деятельности предприятия;

6. Кадровая гибкость;

7. Возможность хранения информации обо всем производственном процессе;

8. Формализации деятельности работников;

9. Управление и доступ к информации;

10. Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов;

11. Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета;

12. Оптимизация процессов;

13. Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота;

14. Автоматизация механизма их выполнения и контроля [26].

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [8].

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [8].

Компании проводят единую кадровую политику на базе тщательно разработанных требований к персоналу, подробной регламентации работы с ним, введения типовых процедур работы с кадрами (найма, аттестации, оценки, направления на учебу, продвижения и т. п.). Помимо методического обеспечения этой работы, кадровые службы непосредственно участвуют в отборе персонала, планировании карьеры работников, проведении оценки результатов работы, в оказании практической помощи линейным руководителям в работе с подчиненными [8].

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты [8].

На построение службы персонала значительное влияние оказывает общая организационная структура и размеры компании. Чем компания крупнее и чем более она децентрализована, тем, как правило, выше доля специалистов кадровых служб в составе управления.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [32].

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами [16].

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб [14].

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса Российской Федерации.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов [28].

В условиях стремительного роста предприятий всё большее значение приобретает вопрос о повышении оперативности обработки кадровой документации. Кадровая служба вынуждена перерабатывать и правильно формировать огромные информационные массивы, обеспечивать их правильное и точное хранение. Важнейшей особенностью работы с кадровой базой является необходимость её постоянной актуализации, поиска самых разнообразных данных и возможностей их адекватной трансформации в данные для бухгалтерских и управленческих целей. Современные информационные технологии упрощают и ускоряют даже самые сложные вопросы кадрового делопроизводства современного предприятия.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [21].

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений [24].

Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Классификация и существующие продукты для автоматизации работы с документами системы автоматизации делопроизводства и документооборота:

системы управления потоками работ;

системы организации и управления архивами документов;

системы электронного управления документами.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий [22].

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов [4]. Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается:

исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа;

при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания;

каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных;

создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:

еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа, определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом;

разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей;

текущее состояние каждого документа можно контролировать;

налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET [23].

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов [24].

Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом [23]. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:

существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;

повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;

обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;

осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;

появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;

гарантируется соответствие кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма разработчик отслеживает изменения и выпускает обновления программ;

снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы;

производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.

В результате внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота кадровая служба решает две задачи.

Во-первых, кадровики получают ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Во-вторых, в результате автоматизации рутинных процедур сотрудники кадровой службы больше времени могут посвятить задачам, нацеленным на повышение эффективности работы персонала, что особенно важно в современных условиях [32].

Строительная отрасль - одна из наиболее масштабных и емких по количеству вовлеченных в ее деятельность людей. Сегодня для любой организации залогом длительного, стабильного и эффективного существования на рынке становится привлечение и формирование конкурентоспособного персонала [33].

Кадровая ситуация в строительной отрасли, на первый взгляд, выглядит беспроблемной: специалистов-строителей разного уровня, образования и квалификации много, и казалось, не должно быть трудностей в том, чтобы собрать нужную команду для реализации имеющихся проектов. Однако эта задача решается отнюдь не так просто [34].

Кадровый потенциал используется не в полной мере. В связи с коренным изменением системы и структуры строительной отрасли в постсоветское время руководители компаний несут намного большую ответственность перед своим персоналом, нежели раньше. В первую очередь - финансовую. Поэтому важно уметь не только подобрать нужного специалиста и обеспечить его всем необходимым как в профессиональном, так и в социальном плане, но и со временем его удержать.

В связи с возрастающей активностью жилищного и промышленного строительства, впечатляющим разнообразием заказов и проектов и, следовательно, многочисленностью объектов, на которых молодые строители могут приобрести необходимый опыт, потребность в высокопрофессиональных специалистах будет существовать и, по-видимому, возрастать. Поэтому умение строительного бизнеса, грамотный подбор персонала, использование новейших методов рекрутинга, внимательное отношение к своим сотрудникам позволят руководителям обеспечить свои компании специалистами высокого класса [33].

Тема дипломной работы - «Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК «Астрстройинвест»».

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.

Целью выполнения дипломной работы является проведение анализа системы делопроизводства на предприятии и разработка автоматизированной системы документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теоретические основы современного документооборота в компании;

- изучить основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства;

- рассмотреть историю развития ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- изучить структуру, задачи и функции кадровой службы данной организации;

- провести анализ организации работы с кадровой документацией, изучить документооборот ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- разработать предложения по совершенствованию системы документооборота службы кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Предметом дипломной работы является система документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Объектом дипломной работы выступает ООО ИФК «Астрстройинвест».

Внедрение автоматизированной системы в отделе кадров позволит эффективно и рационально организовать документооборот, что подтверждает актуальность выбранной темы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Основы ведения кадрового делопроизводства в организациях

В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором» [1].

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов - работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.

Следует отметить, что Трудовой кодекс Российской Федерации к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. Трудовой кодекс Российской Федерации указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей [28].

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-98), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела [3].

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [3].

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны [8].

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения.

Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов [8].

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности [3].

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Основанием для начала отношений между работником и работодателем является трудовой договор. Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка [28].

Сторонами трудового договора являются:

в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

режим труда и отдыха;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации) [1].

Схема приема сотрудника на работу представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема приема сотрудника на работу

Законодательством не установлено единой обязательной формы трудового договора. Поэтому работники кадровой службы при подготовке трудового договора могут использовать его примерную форму.

Проект приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности которых связаны с материальной ответственностью, визирование приказа бухгалтерией, а также начальником юридического отдела обязательно.

Организация кадрового делопроизводства начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

2. «Задачи»

Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

работа по созданию резерва на выдвижение;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

6. «Права»

В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена ответственность работника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями [8].

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника [10].

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного баланса во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений [8].

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [19].

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» [19].

Разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

?заявление о приеме на работу;

?контракт о назначении на должность;

?приказ о приеме на работу;

?протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

?заявление о переводе на другую работу;

?представление о переводе на другую работу;

?приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

?заявление об увольнении;

?приказ об увольнении;

?протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

?график отпусков;

?заявление о предоставлении отпуска;

?приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

?представление о поощрении;

?приказ о поощрении;

?протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

?докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

?объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

?приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

?протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

?правила внутреннего трудового распорядка;

?штатное расписание;

?положение о структурном подразделении;

?график отпусков;

?должностные инструкции.

2. Персональная документация:

?трудовая книжка;

?личное дело;

?личная карточка работника.

3. Договорная документация:

?коллективный договор (соглашение);

?трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

?приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

?учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

?документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [12].

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:

1. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности [3].

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Целями разработки должностной инструкции являются:

?создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

?повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

?обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [4].

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года [14];

2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д [20].

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров и подписываются руководителем. Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока [9].

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу [28].

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, и т.п. [8].

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию [12].

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы [28].

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации [12].

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги [12].

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. [12].

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда [18].

Документы, имеющие рекомендательный характер: коллективный договор, должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, личные дела, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приёме на работу и увольнении, докладные записки, журналы учёта военнообязанных [8].

Документы, зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности [8].

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Состав документов кадровой службы значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота [16].

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет [15].

1.2 Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия или организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста [28].

К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом [28].

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

?правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

?организовать документооборот;

?обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы [28].

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации. Документ, который закрепляет основы конституционного строя государства, права и свободы человека и гражданина, основы общественного строя, форму правления и территориального устройства, организацию высших органов государственной власти, столицу государства и государственную символику. Конституция - это наивысшая правовая форма, закон (группа законов), обладающих высшей юридической силой. Конституция Российской Федерации - это основной закон нашего государства, который имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории РФ;

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Основной систематизированный законодательный акт, регулирующий трудовые отношения в Российской Федерации. Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы, цель которых - создать благоприятные условия труда, обеспечить защиту прав и интересов работников и работодателей, а также необходимую правовую базу для изменения правового характера трудовых отношений. В нем впервые закреплена недопустимость какой бы то ни было дискриминации в трудовых отношениях. Введен запрет на принудительный труд. Трудовой Кодекс Российской Федерации установил ответственность работодателя за задержку заработной платы. Такая задержка отнесена к категории принудительного труда. Помимо уголовной и административной ответственности введена материальная ответственность [1];

3. Административный кодекс Российской Федерации. Задачами законодательства об административных правонарушениях являются защита личности, охрана прав и свобод человека и гражданина, охрана здоровья граждан, санитарно-эпидемиологического благополучия населения, защита общественной нравственности, охрана окружающей среды, установленного порядка осуществления государственной власти, общественного порядка и общественной безопасности, собственности, защита законных экономических интересов физических и юридических лиц, общества и государства от административных правонарушений, а также предупреждение административных правонарушений;

4. Гражданский кодекс Российской Федерации. Кодифицированный свод федеральных законов Российской Федерации, регулирующих гражданско-правовые отношения. Гражданский кодекс имеет приоритет перед другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами в сфере гражданского права;

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации [2]. Правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, основывается на следующих принципах:

- свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;

- установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;

- открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;

- равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

- обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

- достоверность информации и своевременность ее предоставления;

- неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;

- недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами ;

6. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г. Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий, совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

7. Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных». В целях реализации конституционного права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну установлены требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке с использованием средств автоматизации. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия;

8. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации , постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации [4];

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства;

10. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами;

11. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Государственная система документационного обеспечения управления - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель государственной системы документационного обеспечения управления - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [5];

12. Общероссийский классификатор управленческой документации. Является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Общий классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, сокращения количества применяемых форм, исключения из обращения неунифицированных форм документов, обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления, рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. В общий классификатор управленческой документации приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации;

13. ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела [3];

14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела [7];

15. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

15. ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

17. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР). Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (сокращ. ОКПДТР) - составная часть Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации, подготовлен в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учёта и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики. Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации;

18. «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93». Общий классификатор занятий представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности, позволяющий достигнуть единообразия их наименований и обеспечить возможность проведения статистических сравнений, учета и анализа в интересах осуществления рациональной политики занятости. Общий классификатор занятий предназначен для решения широкого круга задач, касающихся регулирования социально-трудовых отношений, а также связанных с оценкой состояния и динамики изменений структуры рабочей силы, анализом и прогнозом показателей в сфере занятости и профессионального образования. Классификационной единицей общего классификатора занятий является вид трудовой деятельности (занятие), основу которого составляет квалификация (профессиональное мастерство) и профессиональная специализация. В отличие от профессии, подразумевающей обязательную профессиональную подготовку, под занятием понимают любой вид деятельности, в том числе не требующий специальной подготовки, приносящий заработок или доход;

19. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года № 37. Новый Квалификационный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничений функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях. Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения и дополнения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения этих характеристик.

В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации;

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О

трудовых книжках». Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки;

21. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет утвердить: инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению № 1; форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению № 2; форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению № 3;

22. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008);

23. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1a - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора [6].

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями. Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам (в настоящее время - Министерство труда) [28].

1.3 Нормативно-методическая база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

?различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

?табель и альбом форм документов;

?положение о cлужбе документационного обеспечения управления и должностные инструкции ее работников;

?номенклатура дел компании;

?стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Примерный перечень нормативных документов в области документационного обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии, политики и ответственности в области управления документами; требований к управлению документами; состава нормативной базы в области управления документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами; организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;

2. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные разделы:

?общие положения;

?документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;

?правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));

?организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;

?организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;

?другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Что касается регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и ее работников, то положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции делопроизводственного персонала разрабатываются на основе типовых или примерных, а также на основе организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, обеспечивает условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и объективно применять меры воздействия;

3. Положение об архивном хранении документов включающая описание: порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии); порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования, фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное хранение;

4. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе;

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. Технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

1.4 Автоматизация кадрового делопроизводства

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса [23]. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:

- с документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц;

- практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.;

- возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации

делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами [24];

- за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;

- секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны [27].

Документы, накопившиеся за годы работы предприятия, как в электронном, так и в бумажном виде, представляют собой информационный запас. Их изучение позволяет выявлять тенденции, проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности, оценить значимость отдельных управленческих решений и формировать более достоверные прогнозы развития.

После проведения оптимизации бизнес-процессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации [24].

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

1. Системы Workflow;

2. Системы коллективной работы пользователей над документами;

3. Системы, предназначенные для хранения и поиска документов;

4. Системы электронной почты.

Системы Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Системы коллективной работы решают все требуемые задачи по организации совместной работы пользователей над документами, чем значительно сокращает сроки реализации проектов.

Внедрение системы коллективной работы позволяет, с одной стороны, исключить риски утери важных документов и их версий при подготовке к исполнению - поскольку все версии документов хранятся в архиве, а с другой - обеспечить прозрачность процесса подготовки документов и неформального их согласования, а также обеспечить возможность внесения изменений и правок в электронные документы. Контроль исполнения документов ведется в режиме реального времени, что особенно ценно для руководителя: появляется возможность оценки состояния дел по проекту в любой момент времени. И, наконец, существенно уменьшается количество бумажных документов за счет совместной работы над их электронными версиями.

Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания и наполнения банка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития [27].

В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив - это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

?хранение документов в единой базе данных;

?структурирование информации;

?быстрый поиск нужного документа;

?подготовку документов к передаче в архив;

?определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами;

?уничтожение документов с истекшим сроком хранения;

?формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя;

?организацию резервной копии архива.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Электронная почта является основной системой, позволяющей осуществлять коммуникации как между сотрудниками предприятия, так и с внешними корреспондентами [22].

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

?прием и обработка поступающей документации;

?регистрация внутренних и внешних документов;

?подготовка и рассылка исходящих документов;

?оперативный контроль исполнения документов;

?организация процедур согласования и визирования документов;

?автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса;

?автоматическое заполнение реквизитов документов;

?организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными);

?ведение электронного архива;

?ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов;

?возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя;

?наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.) [24].

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

?обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

?составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

?адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

?установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

?окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

?обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более [24].

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений [22].

Вывод

Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

2. АНАЛИЗ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ИФК «АСТРОСТРОЙИНВЕСТ»

2.1 История и современные задачи компании

Общество с ограниченной ответственностью Инвестиционно-финансовая компания «Астрстройинвест» было создано в августе 1994 года и имеет функции заказчика-застройщика. Целью деятельности ООО ИФК Астрстройинвест» является оказание широкого спектра услуг гражданам и юридическим лицам. Для достижения этой цели компания, в соответствии с действующим законодательством может осуществлять следующие виды деятельности: привлечение денежных средств физических и юридических лиц для участия в жилищно-гражданском строительстве; организация жилищно-гражданского строительства; купля, продажа, сдача в аренду недвижимости; осуществление коммерческого и доверительного управления собственности физических и юридических лиц; проектная, научно-исследовательская деятельность, проведение технических, технико-экономических, финансовых, правовых и иных экспертиз и консультаций, информационное обслуживание [13].

Содействие в подготовке правовой, экономической или иной документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими, так и с зарубежными партнерами; организация лизинга материальных ценностей; торговля, торгово-посредническая, закупочная сбытовая деятельность, создание оптово-розничных торговых подразделений и предприятий; экспортно-импортные операции и иная внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством; организация и проведение выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов как в Российской Федерации, так и за ее пределами, в том числе и в иностранных государствах; содействие развитию туризма в Астраханской области, оказание туристических услуг, организация и ведение гостиничного хозяйства, оказание иных сервисных услуг; рекламная деятельность в Российской Федерации и за ее пределами, в том числе и иностранных государствах, на всех видах рекламоносителей.

ООО ИФК «Астрстройинвест» выполняет функции заказчика-застройщика: получение и оформление исходных данных для проектирования объектов строительства; подготовка здания на проектирование, техническое сопровождение проектной стадии (контроль за разработкой проектно-сметной документации, согласование ее в установленном порядке, передача в органы экспертизы, на утверждении и генподрядной организации); оформление разрешительной документации на строительство и реконструкцию, контроль за сроками действия выданных технических условий на присоединение инженерных коммуникаций; обеспечение освобождения территории строительства (переселение граждан, вывод организаций из строений, подлежащих сносу или реконструкции, решение других вопросов, связанных с подготовкой площадок для производства работ) [13].

2.2 Изучение структуры компании и функций делопроизводственной службы

К функциональным структурным подразделениям относятся:

1. Бухгалтерия (возглавляемая главным бухгалтером);

2. Отдел капитального строительства (возглавляемый начальником отдела капитального строительства);

3. Отдел кадров (возглавляемый начальником отдела кадров);

4. Секретариат;

5. Юрисконсульт.

Организационная структура ООО ИФК «Астрстройинвест» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура предприятия

Генеральный директор осуществляет руководство и контроль за обеспечением хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его в отношениях с другими предприятиями и организациями. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках расчетный и другие счета, издает обязательные для работников предприятия приказы и дает указания, осуществляет прием и увольнение работников. Выполняет, в пределах компетенции предприятия, другие функции для обеспечения реализации его уставных задач.

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия на правах отдела, подчиняется главному бухгалтеру.

Задачи бухгалтерии:

?организация учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

?осуществление контроля за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета.

Главный бухгалтер организует и осуществляет надзор за планово - экономической работой, составление и анализ статистической отчетности, ценообразование [11];

Юрисконсульт занимается разработкой документов правового характера; ведет информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Основными задачами отдела капитального строительства являются: обеспечение совместно с другими участниками инвестиционного процесса выполнения заданий по вводу в действие производственных мощностей и объектов в установленные сроки в соответствии с нормами продолжительности проектирования и строительства; обеспечение эффективности проектных решений на основе широкого применения прогрессивных технологий, оборудования, материалов и конструкций, передовых методов организации производства, труда и управления, соответствующих новейшим достижениям науки и техники, а также соблюдение современных требований к качественному уровню архитектуры и градостроительства; обеспечение высокого технического уровня и качества жилищно-гражданского строительства, художественной выразительности и разнообразия планировки и застройки на основе использования результатов научно-технического прогресса и передового опыта в данной области.

Начальник отдела капитального строительства осуществляет руководство непосредственным выполнением работ по капитальному строительству и реконструкции производственных объектов; организует разработку проектов долгосрочных, среднесрочных и текущих планов капитального строительства, составление титульных списков на все объекты капитального строительства, заявок на строительные материалы и оборудование; осуществляет контроль за своевременным вводом в эксплуатацию объектов [37].

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю генерального директора начальнику по работе с персоналом.

Задачами отдела кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» являются:

- комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- разработка кадровой политики и стратегии организации;

- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств [38];

- контроль правильности использования труда работников в подразделениях организации.

Обязанностями работников отдела кадров являются:

- составление и утверждение организационно-распорядительной документации (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о структурном подразделении, график отпусков, должностные инструкции);

- работа с персональной документацией: трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника;

- составление и утверждение распорядительной документации;

- работа с учетной кадровой документацией (учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации; документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом);

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- отправка исходящей корреспонденции;

- подготовка факсов и их отправка;

- прием факсов [37].

Отдел кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» возглавляет начальник отдела кадров. Функциями начальника отдела кадров являются:

- осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

- организация проведения аттестации работников предприятия.

- научно-методическое обеспечение кадровой работы.

- осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.

- создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

- возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

- организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

- участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

- проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;

- проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

- участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

- организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;

- проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

- осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

- обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

- организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение;

- обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- руководить работниками отдела [37].

Инспекторы отдела кадров выполняют следующие функции:

- подготовка документов по приему и увольнению сотрудников, подготовка приказов по предприятию, ведение и учет трудовых книжек, ведение и учет личных карточек и табеля рабочего времени, внесение информации в базу 1С-Кадры;

- организация ремонта оргтехники, закупок канцтоваров;

- оформление заказа канцтоваров;

- поиск необходимой информации в Интернете;

- контроль возврата отгрузочных документов, ведение списка вовремя невернувшихся документов.

В обязанности секретаря входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия);

- обеспечение телефонных переговоров сотрудников;

- организация приема посетителей.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются работниками отдела кадров. Данная форма ведения делопроизводства называется централизованной формой. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты

на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях, таких как ООО ИФК «Астрстройинвест».

2.3 Анализ нормативно-правовой базы компании

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства компании позволяет грамотно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и всю систему делопроизводства в целом.

ООО ИФК «Астрстройинвест» в своей деятельности руководствуется следующими нормативными документами: Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом, Гражданским кодексов, Административным кодексом Конституция Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г., Постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», Общероссийским классификатором управленческой документации, правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Специфика работы данного предприятия определяет следующий перечень нормативно-технической документации:

1. «Окна и балконные двери» ГОСТ 11214-86;

2. ГОСТ 24698-81 «Двери и деревянные наружные»;

3. Серия 2.244-1.6-192 «Детали полов»;

4. Серия 2.144-1/88 «Детали полов»;

5. Серия 1.033.1-1 «Перемычки железобетонные»;

6. СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений»;

7. ГОСТ 30494-96 «Здания жилые и общественные. Параметры микроклимата в помещениях»;

8. СНиП 2.08.01.-89 Жилые здания;

9. СНиП 31-01-2003 Здания жилые многоквартирные;

10. ГОСТ 30971-2002 Швы монтажные узлом примыканий оконных блоков к стеновым проемам;

11. Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда;

12. Серия 1.225-2 в 11. Железобетонные прогоны;

13. СНиП 11-04-2003 Эксплуатация о порядке, согласования, экспертизы и утверждения градостроительной документации;

14. СНиП 23-101-2000 Проектирование тепловой защиты зданий;

15. Полный комплект территориальных единичных расценок.

Также в компании используется стандарт ИСО 9000, которые применяются при организации системы управления качеством. Указанный стандарт помогает предприятиям формализовать их систему менеджмента, вводя, в частности, такие системообразующие понятия, как внутренний аудит, процессный подход, корректирующие и предупреждающие действия. На сегодняшний день в России утвержден стандарт ISO 9001 версии 2008 года, который ввели в действие 13 ноября 2009.

Локальные нормативно-правовые акты, используемые в компании:

1. Устав. Свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций - их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами . Устав компании ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении Д) [39];

2. Правила внутреннего трудового распорядка. Внутренний трудовой распорядок - это правопорядок в сфере труда, действующий у конкретного работодателя. Основная его задача - урегулировать поведение всех членов коллектива, подчинить их действия единой цели трудового процесса с учетом условий производства и специфики организации труда у конкретного работодателя. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка обеспечивает координацию во взаимоотношениях между работниками и работодателем, а также между самими работниками. Внутренний трудовой распорядок составляет основу дисциплины труда;

3. Штатное расписание. Штатное расписание - форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учет всех возможных дополнительных выплат сотрудникам - премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности;

4. Положение о должностной инструкции. Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении В [37];

5. Положение о защите персональных данных работников. Целью данного положения является защита персональных данных работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты. Положение определяет права и обязанности руководителей и работников, порядок использования указанных данных в служебных целях, а также порядок взаимодействия по поводу сбора, документирования, хранения и уничтожения персональных данных работников;

6. Положение об оплате труда. Локальный нормативный акт организации, в котором устанавливаются системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (за исключением организаций бюджетной сферы), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования;

7. Положения о структурных подразделениях. Документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Положение об отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в Приложении Б [38].

Правовая база компании регулярно обновляется, однако, необходимо отметить, что нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность ООО ИФК «Астрстройинвест», не обновлялась с 2004 года, что является нарушением требований ГСДОУ. Также в компании не используются унифицированные формы. При необходимости документы создаются заново, что является причиной больших затрат времени на их создание и обработку, а так же это влечет за собой увеличение количества ошибок при оформлении документов. В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией.

2.4 Анализ ведения делопроизводства объекта исследования

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления предприятия.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, государственной системой документационного обеспечения управления установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами на предприятиях [5].Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при наблюдении и анкетировании [8].

При проведении анализа объема документооборота (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2007 - 2009 года было выявлено, что в 2008 году по сравнению с 2007 годом он увеличился, а в 2009 по сравнению с 2008 незначительно сократился. Исходя из этого, можно сделать вывод, что с 2007 года наблюдается тенденция увеличения объема документооборота в компании, однако небольшое снижение количества документов в 2009 году можно объяснить кризисом, который повлиял на многие отрасли бизнеса в стране, в том числе и на строительство. Анализ динамики объема документооборота ООО ИФК «Астрстройинвест» представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ динамики объема документооборота ООО ИФК «Астрстройинвест»

Анализируя документооборот ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние 3 года в соответствии с рисунком 3, была выявлена тенденция к его росту в 2008 году и снижение в 2009 году. В документационном обеспечении ООО ИФК «Астрстройинвест» выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Рисунок 3 - Структура документопотоков ООО ИФК «Астрстройинвест» за 2007-2009 года

Темпы роста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»за последние три года изменились в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 - Темпы роста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Темпы прироста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние три года изменились в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 - Темпы прироста количества документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Анализируя темпы прироста ООО ИФК «Астрстройинвест» за последние 3 года можно отметить, что количество входящей и внутренней документация в 2008 году по отношению к 2007 году возросло, а исходящей уменьшилось. Обратная ситуация наблюдается в 2009 году по отношению к 2008 году - количество исходящей документации увеличилось, а входящей и внутренней незначительно уменьшилось.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [29].

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства [29].

В ООО ИФК «Астрстройинвест» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи предприятия), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В ООО ИФК «Астрстройинвест» все операции с документами осуществляется инспектором отдела кадров, в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности регистрирует входящую, внутреннюю и исходящую документацию, издает приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. При оформлении организационно-распорядительных документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Кадровая, бухгалтерская, финансовая, хозяйственная документация (ведомости, сметы, балансы, банковские выписки, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образует группу документов, наименования и формы которых определяются специальными нормативными актами.

В общем виде процедуру создания документа (приказа) можно представить в соответствии с рисунком 6.

Рисунок 6 - Бизнес-процесс подготовки приказа

Рисунок 7 - Декомпозиция первого уровня подготовки приказа

Декомпозиция блока «Подготовить приказ», из которой следует, что подготовка приказа состоит из следующих более «мелких» функций представлена в соответствии с рисунком 7.

Огромное количество различных служебных документов, возникающих в процессе деятельности ООО ИФК «Астрстройинвест», требуют правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО ИФК «Астрстройинвест». Номенклатура дел обновляется каждый год, а если есть какие то коренные изменения, то составляется заново. Доставка документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется, как правило, средствами почтовой, факсимальной и электрической связи. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Вся почтовая корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в отдел кадров. Документы, передаваемые непосредственно генеральному директору ООО ИФК «Астрстройинвест» подлежат передаче в отдел кадров для их регистрации. Документы, поступающие в ООО ИФК «Астрстройинвест», в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставку исполнителям. Прием и первичная обработка документов, как правило, осуществляется отделом кадров ООО ИФК «Астрстройинвест». Конверты с документами, в том числе и заказные, за исключением конвертов с пометкой «лично», вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, сверяются номера исходящих документов с номерами, указанными на конверте.Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки, или получения данного материала, когда в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата), а также в тех случаях, когда дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте.

Документы, адресованные управляющему, предварительно рассматриваются в отделе кадров, а затем направляются руководству ООО ИФК «Астрстройинвест». Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения ООО ИФК «Астрстройинвест». иВсе поступающие в ООО ИФК «Астрстройинвест» документы подлежат регистрации в день их поступления. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Нерегистрируемые документы направляются по назначению. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Ответственным организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции управляющего, который организует работу остальных соисполнителей и, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе и не поименованные в резолюции - по согласованию с заместителем управляющего, курирующим их деятельность. Контроль за исполнением приказов, распоряжений и протокольных поручений, других внутренних документов ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется непосредственно генеральным директором или, по его поручению, конкретным должностным лицом или отделом, исходя из содержания поручений этих документов.

Журнал регистрации входящей, исходящей и внутренней документации находится у начальника отдела кадров. Все журналы регистрации документов обновляются каждый календарный год.

Документооборот в ООО ИФК «Астрстройинвест» осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения и пунктами технической обработки документов на предприятии.По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.), в соответствии с рисунком 8.

Этапы обработки входящего документа, на примере входящего письма:

- работник отдела кадров регистрирует документ, присваивает ему уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата документа поступления в организацию;

- работник отдела кадров передает документ руководителю;

- руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через работника отдела кадров. Работник отдела кадров вносит резолюцию в регистрационный журнал;

- исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа);

- работник отдела кадров (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа;

- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 8 - Документопоток входящих документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

2. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.), в соответствии с рисунком 9.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Этапы обработки исходящего документа, на примере ответа на письмо:

- исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ оформляется исполнителем, а работник отдела кадров проверяет правильность оформления;

- оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия;

- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

- зарегистрированный документ отправляется адресату;

- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 9 - Документопоток исходящих документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

3. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.), в соответствии с рисунком 10.

Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на увольнение:

-внутренний документ составляется работником отдела кадров или в структурном подразделении;

-согласование проекта документа;

-после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

-зарегистрированный документ передается в структурные подразделения;

-копия документа подшивается в дело.

Рисунок 10 - Документопоток внутренних документов ООО ИФК «Астрстройинвест»

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Рисунок 10 - Оперограмма движения внутреннего документа (приказа на увольнение)

Оперограмма движения внутреннего документа, на примере приказа на увольнение по инициативе работника, представлена в соответствии с рисунком 10.

2.5 Анализ инфраструктуры объекта исследования

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих работу информационной системы [21].

Техническое обеспечение должно давать возможность обработать в заданное время необходимый объем данных, обеспечивать высокую надежность используемых технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, а также отвечать предъявляемым высоким эргономическим требованиям [21].

Автоматизированное рабочее место является совокупностью информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивающей конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области [21].

В ООО ИФК «Астрстройинвест» 11 рабочих мест, из которых 3 рабочих места приходится на отдел кадров. В отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест» 3 рабочих места, 1 принтер, 1 факс, 1 сканер, Hub, в соответствии с рисунком 11. На каждом из имеющихся рабочих мест установлен компьютер с объемом памяти не менее 1024Mb, процессор: Pentium 4 651 OEM <3.4GHz, 800FSB, 2048Kb.

Рисунок 11 - Схема локальной сети «шина», используемой в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест»

В ООО ИФК «Астрстройинвест» используется такая топология компьютерной сети, как шина. Топология типа шина, представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Оно включает в себя операционные системы, системы программирования, сервисные программы [21].

Прикладное обеспечение представляет собой программы, для которых, собственно, и предназначен компьютер. Это - вычисления, обработка результатов исследований, различного рода расчеты, обмен информацией между компьютерами и т. д.

Операционная система - базовый комплекс компьютерных программ, обеспечивающий интерфейс с пользователем, управление аппаратными средствами компьютера, работу с файлами, ввод и вывод данных, а также выполнение прикладных программ и утилит [31]. Операционная система также должна отвечать требованиям работы ООО ИФК «Астрстройинвест», поэтому была установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional. Операционная система Windows XP Professional обеспечивает устойчивую и надежную среду работы, в которой существенно уменьшена необходимость перезагрузки после добавления новых устройств и программ, повышена надежность драйверов устройств, улучшено многозадачное выполнение приложений, обеспечивается масштабируемая поддержка памяти.

В состав пакета Office входят: Большие прикладные программы:

1. Word- мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру;

2. Excel - программа для составления бюджетов и финансовых отчетов, которая позволяет преобразовывать цифры в наглядные диаграммы и графики;

3. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, применяя графику и эффектно оформленные тезисы;

4. Accsess - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3.24, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus.

Программы-помощники:

1. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы;

2. Программа Equation Editor для работы с цифрами и формулами;

3. Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации.

Специальные программы:

1. Программа AutoCAD, 2- и 3-мерная система автоматизированного проектирования и черчения;

2. Программа ArchiCAD предназначена для проектирования архитектурно-строительных конструкций и решений, а также элементов ландшафта, мебели и т. п.;

3. Система 1С: Бухгалтерия - универсальная программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета организации.

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3.24, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus.

Вывод

В данной главе был проведен анализ системы документационного обеспечения управления в ООО ИФК «Астрстройинвест», рассмотрена организационная структура управления предприятием, проведен анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы. Был проанализирован документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, а также объем документопотоков за последние три года. Было выявлено, что темпы роста документов в ООО ИФК «Астрстройинвест» за данный период незначительно увеличились. Проведен анализ технического и программного обеспечения в ООО ИФК «Астрстройинвест».

В ходе исследования ООО ИФК «Астрстройинвест» был выявлен ряд недочетов: не используются унифицированные формы документов и не обновляется нормативно-методическая база компании. Регистрация документов ведется в журнальной форме, что осложняет поиск документов. Нет помещения для архивного хранения документов, документация хранится на полках, не предназначенных для этого, что может послужить причиной для потери и порчи документов.

Большое количество времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведется без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства.

Проанализировав документацию компании были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.

Для устранения вышеперечисленных недочетов предлагается:

- разработать альбом унифицированных форм документов;

- внести предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота. При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов;

- разработать проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработать поэтапный план внедрения автоматизированной системы.

Внедрение автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

кадровый делопроизводство автоматизированный документооборот

3. АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ КАДРОВ ООО ИФК «АСТРСТРОЙИНВЕСТ»

3.1 Обоснование выбора системы электронного документооборота

В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, участия значительного числа специалистов в принятии управленческих решений и в связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа становится необходимым использование промышленной системы автоматизации с широким набором функций.

Увеличение количества обрабатываемых документов в ООО ИФК «Астрстройинвест», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.

До начала эксплуатации автоматизированной системы основные проблемы предприятия были связаны с:

- потерей большого количества времени на поиск документов;

- отсутствием унифицированных форм;

- затратой времени на согласование, утверждение документов и их рассылку.

- невозможностью одновременной работы с документами несколькими пользователями;

- неэффективным хранением документации.

Цели проекта:

Построение полнофункциональной системы электронного документооборота. Помимо автоматизации делопроизводственных функций система должна удовлетворять следующим требованиям:

- корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе);

- открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами);

- защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи);

- телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet).

Вышеперечисленным критериям автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления, необходимым ООО ИФК «Астрстройинвест», наиболее соответствует система «БОСС-Кадровик».

С 1993 года система «БОСС-Кадровик» прошла путь от заказной разработки в области

учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления. Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам [35].

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- набор персонала на вакантные должности;

- вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое [36].

Система «БОСС-Кадровик» состоит из 3 контуров: учетно-вычислительный контур, контур управления кадровыми процессами, контур анализа кадровых процессов.

Основная задача учетно-вычислительного контура - описание организационной структуры предприятия, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Также система позволяет автоматизировать работы по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

В состав учетно-вычислительного контура входят следующие модули.

Модуль «Штатное расписание» предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С помощью него сотрудники отделов описывают организационную структуру предприятия и ведут его штатное расписание, в соответствии с рисунком 12.

Базовые функциональные возможности модуля:

- создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;

- формирование иерархии подчиненности подразделений предприятия;

- формирование штатного расписания структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и вариантов планируемого штатных расписаний;

- перегруппировка штатных единиц, групповое изменение окладов;

- получение основных форм отчетности по штатному расписанию и по фактической расстановке персонала как по структурному подразделению, так и по предприятию в целом;

- поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой.

Рисунок 12 - Схема Штатно-кадрового и Табельно-зарплатного контуров

Модуль «Учет кадров» предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.

Базовые функциональные возможности модуля:

- формирование и ведение нормативно-справочной информации;

- ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков, больничных листов и командировок, учет поощрений, взысканий, подарков и т.д.;

- работа с кандидатами на должности при приеме на работу;

- планирование и проведение аттестаций персонала;

- работа с кадровым резервом предприятия;

- быстрый и прозрачный доступ к архивной информации;

- формирование различных справок и выходных документов [36].

Модуль «Табельный учет» может использоваться как специально выделенным сотрудником, так и специалистом-расчетчиком заработной платы.

С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.) введенных в отделе кадров. Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль «Заработная плата» в качестве исходных данных для начисления заработной платы. С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.

Модуль «Расчет заработной платы» предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников [36].

Базовые функциональные возможности модуля:

- формирование и ведение нормативно-справочной информации, необходимой для расчета заработной платы (размер минимальной заработной платы, видов оплат и т.д.);

- формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по подоходному налогу, постоянно действующие виды оплат и т.д.);

- ведение табельного учета (в пределах необходимых для расчета заработной платы) и прямых начислений;

- расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных, межрасчетных выплат;

- перерасчет заработной платы за прошлые периоды;

- настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок;

- формирование выходных документов.

В качестве входной информации для решения этих задач используются первичные документы (приказы) и данные, поступающие из других модулей системы «БОСС-Кадровик» [36].

Модуль «Администратор системы» предназначен для специалистов, занимающихся администрированием базы данных системы, и обеспечивает разграничение прав доступа пользователей системы к данным, программным модулям и функциональным возможностям (пунктам меню) системы.

Пользователи модуля могут производить общую настройку системы, настраивать права пользователей с указанием их прав доступа к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей).

Контур управления кадровыми процессами. Многие предприятия, автоматизировавшие учет кадров и расчет заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (оценки, обучения и т.п.), в соответствии с рисунком 13. Контур управления кадровыми процессами системы «БОСС-Кадровик» создан специально для этого.

В рамках этого контура создается профиль должности, производится оценка уровня квалификации (компетенции) кандидатов и подбор на вакантную должность.

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, безусловно, важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного сотрудника. Поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом возникает необходимость оценить, в какой степени поставленные задачи выполнены в целом по всему предприятию, холдингу, объединению.

Рисунок 13 - Контур управления кадровыми процессами

Здесь необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных. Таким инструментом является контур анализа кадровых процессов системы.

Преимущества системы:

- для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий;

- для сотрудников отдела кадров, секретариатов, делопроизводителей: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; отслеживание хода исполнения резолюций; удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как документов, так и проектов; журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; формирование отчетности;

- система «БОСС-Кадровик» объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов;

- надежная защита данных от несанкционированного доступа на уровне приложений, серверной защиты, настраиваемых ролей пользователей. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права доступа к данным и справочникам;

- «БОСС-Кадровик» учитывает всю специфику российского законодательства и регулярно обновляется - 10-12 раз в год. Обновления предоставляются разработчиком платформы и включают в себя новые функциональные возможности, необходимые исправления и новые стандарты данных в соответствии с изменениями в кадровом законодательстве Российской Федерации.

Система «БОСС-Кадровик» - это:

1. Полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «БОСС-Кадровик» (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников).

2. Механизм неограниченного расширения хранимой информации и быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность электронного архивирования документации в любых форматах быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем (без программирования).

3. Управление изменениями: планирование организационных структур, штатных расписаний, фондов оплаты труда поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.) * поддержка массовых (потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников.

4. Поддержка технологий корпоративного управления персоналом:

- поддержка единых классификаторов на основе корпоративных кадровых политик;

- поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе корпоративных правил;

- двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие - объединение - холдинг);

- поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.) индикация отклонений в кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации процессов.

5. Высокая масштабируемость (по функциональному использованию и производительности, вплоть до регионального и федерального уровня) и проектная наращиваемость.

6. Единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок.

7. Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия.

8. Полная открытость для развития и модификации:

- промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ;

- открытый код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи, разрабатывать вторичные и новые модули.

9. Глубокая защита данных:

- от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты;

- на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями.

10. создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе в форматах Microsoft® Office™.

11. возможность выбора платформы: Microsoft® SQL Server™, Oracle® Server.

12. полная совместимость с различными внешними системами.

13. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами.

Рисунок 14 - Структура системы «БОСС-Кадровик»

С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. В общем виде структура системы «БОСС-Кадровик» может быть представлена в соответствии с рисунком 14.

Основные функции системы «БОСС-Кадровик»:

- обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив;

- работа с входящими и исходящими документами: регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции; регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронно-цифровой подписью; настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации; наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям; пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам; быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов; списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;

- работа с внутренними документами организации: поддерживается полный цикл работы с проектами документов: создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; изменение проекта с хранением предыдущих версий; согласование проекта документа; утверждение проекта документа; регистрация документа, созданного на основе проекта; формирование поручений по документам; передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

- контроль прохождения и исполнения документов; управление доступом к документам; создание и хранение шаблонов документов.

Система «БОСС-Кадровик» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

- соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области управления

документами и информационной безопасности;

- настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления и порядком документооборота, а также поддержка их

дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную

и децентрализованную схему организации документооборота.

Требования к клиентскому месту.

Процессор AMD Opteron 8x2,6 GHz

Оперативная память (RAM) - 16Gb.

Занимаемое место на диске ~ 75 Gb (MicrosoftТ SQL Server и база данных «БОСС-Кадровик»).

Операционная система: Microsoft Windows Server 2003. + Service Pack 2 для Microsoft SQL Server 2005.

Процессор - минимально Intel® Pentium 133 / 233, в зависимости от требований установленной операционной системы. Для оптимальной работы требуется использование процессоров семейства Intel® Pentium 4.

Оперативная память (RAM) - минимально 64 Мб - 128 Мб, в зависимости от требований установленной операционной системы (рекомендуется 256 Мб - 512 Мб и более, в зависимости от требований установленных приложений, в частности Microsoft Office)

Занимаемое место на диске (клиентская часть ПС «БОСС-Кадровик») - около 25 Mb.

Операционная система:

- Microsoft Windows XP Professional с установленным Service Pack 2;

- Microsoft Windows 2000 (все редакции).

Обязательно наличие Microsoft Word и Microsoft Excel из состава Microsoft Office Microsoft Office 2000 / XP / 2003 / 2007.

Для автоматизации документооборота разработан проект приказа о внедрении в ООО ИФК «Астрстройинвест» системы «БОСС-Кадровик», который представлен в Приложении Г.

3.2 Этапы внедрения системы «БОСС-Кадровик»

В предыдущем разделе были рассмотрены основные факторы, способствующие повышению эффективности работы организации, внедряющей систему электронного документооборота. Однако хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности систем электронного документооборота могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени. Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов будет проявляться по-разному. Проанализируем теперь несколько характерных этапов, которые может проходить организация на пути от бумажного документооборота и делопроизводства к электронному.

Этап 1. Проведение обследования

Цель проведения обследования:

- знакомство со структурой организации;

- выявление ключевых информационных систем;

- выбор метода обследования;

- оценка времени обследования;

- составление, согласование и утверждение плана-графика проведения работ;

- изучение применяемых в организации технологий управления документами;

- изучение потоков документов;

- оценка объема производства документов;

- оценка объема хранящихся документов;

- выявление «узких мест» в делопроизводстве и документообороте;

- оценка уровня подготовленности персонала и руководства.

Результатом обследования является:

- получение информации, иллюстрирующей существующие технологии управления документами;

- подготовка предложений по совершенствованию технологий управления документами;

- обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота;

- примерная оценка затрат и ресурсов;

- отчет об обследовании.

Этап 2. Разработка технических решений

На данном этапе производится:

- анализ исходных данных;

- разработка информационно-функциональной модели, описание технологий управления документами;

- определение функциональных требований к системе электронного документооборота;

-определение возможной конфигурации аппаратно-программных средств;

- определение состава и содержания работ;

- разработка поэтапного плана-графика внедрения системы электронного документооборота;

- подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений;

- подготовка регламентов, должностных инструкций.

Этап 3. Внедрение

На данном этапе осуществляется:

- проведение работ в ключевых (одной или нескольких) точках;

- поэтапный переход от автоматизации традиционных технологий к современному электронному документообороту;

- поддержка бумажного документооборота.

На этапе внедрения проводятся следующие виды работ:

- установка и настройка аппаратных средств и программного обеспечения;

- первоначальная настройка системы электронного документооборота, включающая заполнение справочников и ведение пользователей;

- обучение пользователей;

- окончательная настройка системы электронного документооборота с учетом требований, выявленных во время обучения.

Срок внедрения системы электронного документооборота зависит от:

- масштаба внедряемой системы (количество рабочих мест);

- перечня необходимых работ (установка и настройка аппаратных средств и программного обеспечения, настройки системы электронного документооборота, обучение пользователей);

- готовности организации к проведению работ по внедрению.

Этап 4 . Опытная эксплуатация

На данном этапе происходит накопление опыта пользователей системы электронного документооборота и выявление «узких мест». Производится:

- отладка процедур работы с документами с использованием системы электронного документооборота;

- корректировка настроек системы электронного документооборота с учетом требований, выявляемых в процессе опытной эксплуатации;

- исправление ошибок.

Этап 5. Промышленная эксплуатация:

- использование системы электронного документооборота в полном объеме, необходимом для данной организации;

- поддержание системы электронного документооборота в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей);

- выявление требований по доработкам;

- принятие решения о необходимости расширения, масштабирования.

Работы, предваряющие внедрение: получение поддержки высшего руководства; выделение финансовых, материальных и кадровых ресурсов; получение санкции на проведение обследования и других работ; решение организационных вопросов; назначение руководителя проекта, формирование рабочей группы; оформление полномочий.

3.3 Практическое использование системы «БОСС-Кадровик»

Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик», разработанная компанией ЗАО «БОСС. Кадровые системы», способна обеспечить руководителей предприятия необходимой информацией для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.

С помощью системы «БОСС-Кадровик» сотрудники предприятия получают необходимую для исполнения их должностных обязанностей информацию и лучшие возможности для работы:

- руководители предприятий могут оперативно получать нужные им сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях;

- начальники кадровых служб могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании трудовых ресурсов для их эффективного использования совместно с другими ресурсами предприятия;

- сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей.

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- рекрутинг персонала на вакантные должности;

- ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Функциональные возможности системы «БОСС-Кадровик»:

- создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов;

- создание и ведение корпоративной структуры предприятия или холдинга любой сложности. Вся история по расформированным предприятиям и подразделениям сохраняется в базе данных;

- поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал: организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.;

- поддержка работы с окладами, часовыми ставками, тарифной сеткой и различными надбавками и доплатами;

- ведение и планирование штатного расписания структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и любого количества версий планируемого штатного расписания. Работа по планированию штатного расписания может быть разделена на участки. Сохранение всей истории изменений штатного расписания, в соответствии с рисунком 16;

- выполнение групповых операций с позициями штатного расписания, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и/или часовых тарифов), в соответствии с рисунком 17;

- подготовка различных выходных документов по штатному расписанию, а также регламентированной отчетности для Госкомстата Российской Федерации;

- обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: планирование структуры, учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления/удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов, в соответствии с рисунком 18;

Рисунок 16 - Окно «Штатное расписание»

Рисунок 17 - Окно «Штатное расписание»

Рисунок 18 - Окно «Тарифная сетка»

- ведение полной информации о персонале и осуществление операций с ним, включая прием и увольнение работников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, ведение личных карточек, трудовых книжек, стажа (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных. Объем хранимой информации полностью соответствует форме Т2 и даже существенно превосходит ее требования;

Рисунок 19 - Окно «Возрастной состав работников»

- при необходимости хранить данные о персонале, не предусмотренные базовой поставкой системы, существует механизм дополнительных атрибутов, позволяющий объявить абсолютно любые атрибуты, характеризующие работника, должность, строки штатного расписания, родственников работника, подразделения, предприятия и многие другие объекты, в соответствии с рисунком 19;

- с работником, кандидатом, строкой штатного расписания могут быть связаны дополнительные документы (инструкции, резюме, копии дипломов, сертификатов и т.д.), в соответствии с рисунком 20;

- автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению, перемещению работника (версия Microsoft® SQL Server™), либо автоматическое выполнение действий с работниками, кандидатами, строками штатного расписания при проведении соответствующих приказов (версия Oracle® Server). Реализованы все необходимые типовые формы. При необходимости формы документа могут быть легко изменены, в соответствии с рисунком 21;

Рисунок 20 - Окно «Личная карточка»

- формирование большого числа различных справок, аналитических отчетов, статистических форм;

Рисунок 21 - Окно «Личная карточка»

- неограниченное по времени хранение информации по персоналу, возможность в любой момент получить информацию по давно уволенному персоналу, расстановке персонала на любую дату в прошлом и прочую архивную информацию, в соответствии с рисунком 22;

Рисунок 22 - Окно «Распределение численности работников по статусам и категориям»

- учет кандидатов на работу и всех необходимых персональных данных по ним;

- ведение учета мероприятий по аттестации и переподготовке кадров;

- формирование и планирование кадрового резерва;

- учет рабочего времени как суммарно за месяц, так и ежедневно. Автоматическое формирование табелей на основании планирования графиков работы, систем оплаты труда работников с последующим вводом отклонений;

- отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и используется в качестве исходных данных для автоматического начисления заработной платы;

- система поставляется с более чем 150 преднастроенными типовыми видами оплаты. Алгоритмы расчета видов оплаты доступны для настройки, и при необходимости может:

- быть реализован вид оплаты любой сложности;

- расчет как повременной, так и сдельной оплаты труда (индивидуальные и бригадные наряды) с любыми методами распределения сумм;

- расчет аванса, отпусков и больничных, межрасчетных выплат. Начисление и расчет различных доплат и удержаний;

- расчет основных налогов (единый социальный налог и налог на доходы физических лиц) в соответствии с законодательством;

- корректный с бухгалтерской точки зрения перерасчет заработной платы прошлых периодов;

- возможность проводить расчет заработной платы несколько раз в месяц (любое число раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, платежные ведомости, проводки) отдельно по каждому такому расчету;

- настройка шаблонов и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с автоматическим разбиением сумм в разрезе 6 стандартных и 7 произвольных уровней аналитики;

- большое количество отчетных документов, в том числе унифицированные формы [36].

Справочник «Мероприятия / Типы мероприятий» модуля «Управление кадровыми процессами» позволяет формировать в автоматизированной системе управления персоналом любые типы оценки персонала, обучения, адаптации, а так же мероприятия по подбору кадров.

Для создания нового мероприятия по управлению персоналом в системе «БОСС-Кадровик» необходимо указать набор следующих параметров:

- параметры работника, кандидата - тип группы физических лиц, которые будут принимать участие в мероприятии;

- срок исполнения в днях - данные по планированию и учету результативности за определенный период времени;

- периодичность - количество проводимых мероприятий в месяц (например: по оценке персонала );

- тип неявки - возможные типы неявки работников во время проводимого мероприятия;

- заявки - заявки на участие в мероприятии от линейного руководителя;

- рекомендации - виды рекомендаций по итогам проведенного мероприятия;

- затраты - данные для учета и анализа затрат по мероприятию (в системе предусмотрена возможность работы с любыми типами валют);

- план проведения - план проведения мероприятия;

- журнал посещаемости - данные по посещаемости мероприятия сотрудниками компании;

- ресурсы - перечень необходимых технических ресурсов для проведения мероприятия («БОСС-Кадровик» позволяет бронировать тот или иной вид ресурса на определенный период времени);

- контрагент - информация по контрагенту, привлеченному к проведению мероприятия;

- место проведения - информация по месту проведения мероприятия;

- следующее мероприятие - тип последующего рекомендуемого мероприятия;

- ознакомление - данные по учету ознакомлений с результатами мероприятия (возможные значения: «согласен», «не согласен», с возможностью указания причины несогласия);

- профилирование - оценка сотрудника в ходе мероприятия (в системе предусмотрено использование двух типов оценки: «экспертная оценка» - оценку проводит один человек - эксперт, «групповая оценка» - в мероприятии задействована группа экспертов);

- решение - решение по сотруднику, принятое на основании анализа результатов проведенного мероприятия;

- список приглашенных - перечень экспертов, привлеченных для проведения мероприятия;

-дополнительные значения - перечень уникальных значений для нового мероприятия.

Справочник «Мероприятия/Типы мероприятий» модуля «Управление кадровыми процессами» является своеобразным «конструктором» для формирования уникальных типов мероприятий в процессе управления персоналом .

Рассмотреть функциональные возможности системы «БОСС-Кадровик» можно на примере приема физического лица. При приеме на работу физического лица в автоматизированной системе управления персоналом «БОСС-Кадровик» первичная информация о сотруднике вносится в модуль «Учет кадров» [35].

Для того чтобы принять нового сотрудника на работу в системе «БОСС-Кадровик» необходимо произвести следующие действия:

1. Внести нового работника в общий список физических лиц в модуле «Учет кадров», в соответствии с рисунком 23.

Рисунок 23 - Внесение нового работника в общий список физических лиц в модуле «Учет кадров»

2. Затем в списке «Общий список физических лиц» выбрать пункт «Добавить новую запись» и внести в «Личную карточку» работника данные, необходимые для заполнения, в соответствии с рисунком 24.

«Общий список физических лиц» является единым для всех подразделений компании и следовательно информация по физическому лицу, добавленному в этот список, доступна для всех соответствующих специалистов этих подразделений.

Рисунок 24 - Внесение данных работника в «Личную карточку»

Далее необходимо зайти в модуль «Учет кадров» того подразделения, в которое принимается на работу данное физическое лицо, в соответствии с рисунком 25, и в окне «Прием нового сотрудника» заполнить три диалоговых окна:

- прием на работу;

- прием на работу - продолжение;

- доплаты и надбавки.

Рисунок 25 - Окно «Прием на работу»

В окне «Прием на работу» обязательной для заполнения является следующая информация:

1. Работник. В этом поле указывается фамилия человека (принимаемого на работу) путем выбора его фамилии из общего списка физических лиц, как показано на рисунке 26.

Рисунок 26 - Заполнение окна «Прием на работу»

2. Табельный номер. Уникальный код для каждого работающего сотрудника предприятия. Табельный номер выбирается для подстановки в поле из списка свободных табельных номеров.

3. Дата приема. Необходимо указать реальную дату приема сотрудника на работу. По умолчанию, в данное поле подставляется текущая дата.

4. Статус. При заполнении этого поля используется информация, содержащаяся в справочнике «Статусы работников». Выбранный статус определяет, будет ли, прием на работу производится по штатному расписанию или без связи с ним. Кроме того, с помощью «Статуса» система контролирует правильность проведения операции приема на работу и выдает предупреждение в том случае, если работника пытаются принять на работу внутри системы со статусом «Постоянное место работы» второй раз.

5. Причина (особенности) приема. Значение выбирается из списка формулировок причин и особенностей (связанных с приемом на работу) из справочника «Причина (особенности) приема / перемещения / увольнения». Информация, внесенная в данное поле, автоматически включается в текст пункта приказа о приеме на работу.

В нижней части окна «Прием на работу» находится таблица для инициализации нового трудового стажа работника. При приеме сотрудника на работу система предлагает начать отсчет стажа с момента приема. В результате этой операции появляются записи в списке стажей с комментарием (автоинициализация) при приеме на работу. По умолчанию в системе отмечаются не все стажи. Пользователь по своему усмотрению может убрать либо добавить инициализацию необходимых стажей работы нового сотрудника.

В окне «Прием на работу - продолжение» обязательной для заполнения является следующая информация:

1. Отдел. В данном поле указывается подразделение, на работу в которое принимается работник. Подразделение выбирается из структурного дерева фирмы.

2. Должность. Для заполнения данного поля предлагается список в зависимости от Статуса работника, указанного в предыдущем диалоге.

Если прием производится в соответствии со штатным расписанием, то в системе указывается ячейка действующего штатного расписания компании. В поля диалога «Прием на работу - продолжение» автоматически подставляются данные выбранной ячейки штатного расписания (система оплаты, режим работы, оклад, и т.д.). При приеме отслеживается превышение лимита вакансий для ячейки штатного расписания и, если прием осуществляется на позицию с исчерпанным запасом вакансий, то будет выдано соответствующее предупреждение.

Если прием производится без связи со штатным расписанием, то должность выбирается из справочника должностей предприятия, который ведется в модуле «Штатное расписание» .

3. Система оплаты. Поле «Система оплаты» указывает вид оплаты, который будет основным для данного работника при расчете зарплаты.

4. Режим работы. При приеме на работу по штатному расписанию данные в поле «Режим работы» вносятся автоматически в соответствии с параметрами ячейки штатного расписания. В последствии возможно автоматическое формирование табеля прямых начислений в модулях «Табельный учет» и «Расчет заработной платы» в соответствии с календарем для указанного режима работы.

5. Оклад / часовая ставка / коэффициент по тарифной сетке. При приеме на работу без связи со штатным расписанием величина оклада в данном поле указывается вручную. При приеме по штатному расписанию данные в поле вносятся автоматически в соответствии с параметрами ячейки штатного расписания.

6. Число ставок. Данное поле определяет количество ставок, которое будет занимать работник после назначения.

Значение в поле «Число ставок» может быть как целым, так и дробным (0.5 или 0.25). Величина занимаемой ставки влияет на расчет заработной платы работника. Например, работник занимает 0.5 ставки. Таким образом, если он отработал 100% рабочего времени, то он получит 50% оклада.

7. Дата назначения. В поле указывается дата назначения работника на должность. Дата назначения может отличаться от даты приема на работу, но, как правило, они совпадают.

8. Приказ. Для отражения операции приема в приказе из списка приказов со статусом 'подготовка' выбирается тот, в который по завершению операции приема будет включен автоматически формируемый пункт приказа. Если приказ с необходимым номером в списке отсутствует, его можно создать без прерывания процедуры приема на работу, в соответствии с рисунком 27.

При приеме на позицию штатного расписания, для которой определены параметры доплат (Оклад, Сумма, Процент), данные автоматически привязываются к назначению работника, в соответствии с рисунком 28. При необходимости эти значения можно изменить в окне «Доплаты и надбавки».

Рисунок 27 -Окно «Прием на работу»

Рисунок 28 - Окно «Учет кадров»

4. После заполнения всех параметров, необходимых для приема на работу, необходимо вернуться к закладке «Прием на работу» и нажать кнопку «Добавить».

Если операция приема на работу была оформлена приказом, то в системе производится автоматическое формирование пункта приказа о приеме на работу. При этом на экране появится окно со следующими кнопками:

- ОК - кнопка инициирует добавление сформированного текста (пункта приказа) в выбранный приказ и означает согласие с его текстом.

- Просмотр / Редактирование текста - кнопка дает возможность просмотра и внесения редакторских правок в сформированный текст пункта приказа.

5. После окончания операции приема на работу в списке работников появляется новый работник. Изменить параметры, указанные при приеме на работу, можно в диалоге редактирования списка работников и в диалоге редактирования назначения.

Если при приеме на работу была допущена ошибка при указании какого-либо параметра, неподдающегося редактированию, исправить ситуацию можно выполнив «откат» приема на работу с помощью кнопки статусной строки «Отменить прием на работу».

Информация, которая хранится в отделе кадров по каждому конкретному работнику, заводится в пунктах «Досье», в соответствии с рисунком 29.

Рисунок 29 - Окно «Учет кадров»

Пункт «Личная карточка» в «Досье» позволяет просмотреть и внести необходимые коррективы в информацию о работнике, содержащую сведения личного характера, в соответствии с рисунком 30.

Рисунок 30 - Окно «Личная карточка»

Информация, которая влияет на расчет заработной платы:

1. Адрес регистрации и место проживания

Для удержания налога в Фонд занятости и определения права на применение налоговой социальной льготы важно правильно установить флажок в поле «Статус налогоплательщика» в карточке «Адрес регистрации и место проживания», в соответствии с рисунком 31.

2. Страховой стаж

Информация, содержащаяся в поле «Страховой стаж» карточки «Стажи физического лица», используется для автоматического расчета больничных листов с учетом страхового стажа за последние 12 месяцев и страхового стажа в целом (% страхового стажа).

При выборе указанного пункта меню на экране появится окно, содержащее информацию о стажах работника. Окно «Стажи физического лица» состоит из двух списков:

Рисунок 31 - Окно «Адрес регистрации и место проживания»

В верхней части указывается:

- ФИО выбранного физического лица;

- дата, на основании которой рассчитываются стажи (по умолчанию указывается текущая дата).

В нижней части указывается:

- Списке «1» - результаты расчета всех периодов по стажам, заведенным в списке «2» на указанную дату;

- Список «2» - разъяснение стажа, выбранного в Списке «1» (заполняется с учетом данных по периодам стажей из списка «История предыдущих мест работы» или непосредственно из трудовой книжки работника), в соответствии с рисунком 32.

Если стажи по какой-то причине не велись, то записи по интересующим стажам Списка «1» добавляются в Список «2» вручную - в диалоге «Период для стажа» указывается дата начала стажа и дата окончания.

Рисунок 32 - Окно «Стажи физического лица»

Для внесения информации о стаже нужно выбрать закладку с названием интересующего стажа в Списке «1», а затем в Списке «2» добавить запись «Период для стажа», в соответствии с рисунком 33.

Рисунок 33 - Окно «Период для стажа»

При наличии у работника перерывов в стаже - в список вносится несколько записей о периодах стажа. При учете незаконченного стажа - дата окончания такого стажа будет автоматически ежедневно изменяться.

Закладка «Стаж с особенными условиями» используется по усмотрению кадровых работников (например, для учета стажа работы в полевых условиях).

Кроме того, в системе «БОСС-Кадровик» существует возможность указания коэффициента, на который умножается фактически рассчитанный стаж, и создания произвольного текстового комментария для каждой записи о стаже.

Все данные хранятся в единой базе вместе с информацией о текущих изменениях приказах и т.д. Историю всех изменений возможно получить на любую дату. Массив данных с годами критически не увеличивается и не влияет на быстродействие системы. В системе «БОСС-Кадровик» Вы нигде не найдете кнопок удаления информации или похожего интерфейса. Пользователь видит только актуальную информацию, а не актуальная информация убирается из зоны видимости пользователя. Историческую информацию всегда можно посмотреть через специализированные отчеты и интерфейсы.

Руководство пользователя системы «БОСС-Кадровик» представлено в Приложении Ж.

3.4 Расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота «БОСС-Кадровик»

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта. Оценка эффективности получается из результатов поделенных на затраты. Затраты оцениваются исходя из стоимости внедрения системы.

Результаты можно разбить на две составляющие - количественная эффективность и качественная эффективность.

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были использованы данные за декабрь месяц 2009 года.

Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на предприятии осуществлялся, используя статистический метод.

Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют 1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени после проведения автоматизации в декабре 2009 года составила 455,6 минут.

Общее количество времени в месяц составляет 7,6 часов (455,6/60), или 1 день (7,6/8)

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 2.

Таблица 2

Основные показатели сравнительного анализа вариантов

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

1. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

2. Стоимость потребляемых энергоресурсов;

3. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 3.

Таблица 3

Исходные данные для расчета эффективности

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную плату обслуживающего персонала:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 12000 *22/22) = 195264,00 руб.

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):

ЗП = 1,365 * 12 * 12000 *21/22 = 187625,00 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 7639,00 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

b - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В1 - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В2 - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4 ) = 2259 руб.

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 23 дня работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 104 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3):

САМ = , (3)

где Кб - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B1 - число дней работы аппаратуры;

Ч1 - количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:

САМ = 3764,5 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

САМ = 3583,1 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 181,4 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С1 = 195264,00+2259+3764,5 = 201287,5 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 187625+2155+3583,1 = 193363,1 руб.

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:

С1 - С2 =197274,66 -188306,65 = 7924,4 руб.

Поскольку планируется установка данной программы на 3 компьютера, в целом годовая экономия будет составлять:

ГЭ = 7924,4 * 3 = 23773,2 руб.

В целом годовая экономия будет составлять 23773,2 руб.

С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы «БОСС-Кадровик» экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты на 23773,2 руб.

Проведя анализ возможностей системы «БОСС-Кадровик», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи:

- фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам;

- отслеживать историю движения документов;

- создавать собственные виды движений;

- передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

- оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

- группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

- списывать документы, помещать в архивы;

В данной главе по совершенствованию информационного обеспечения управления на предприятии была проделана следующая работа:

?проведён выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота;

?разработано руководство пользователя по работе системы «БОСС-Кадровик»;

?разработан план внедрения программного обеспечения;

?проведёна оценка экономической эффективности предложенных мероприятий.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации работы системы делопроизводства и применении современных информационных технологий с использованием средств организационной и вычислительной техники. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

Вывод

В данной главе, посвященной автоматизации документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест», были проделаны следующие работы:

- внесены предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота;

- разработан проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработан поэтапный план внедрения автоматизированной системой;

- проведена оценка экономической эффективности предложенных мероприятий.

Большое количество времени тратилось на обработку документов, внедрение автоматизированной системы позволило сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

Совершенствование ведения кадрового делопроизводства является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации работы системы кадрового делопроизводства и применении современных информационных технологий с использованием средств организационной и вычислительной техники.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Крупные преобразования в политической и экономической жизни страны резко изменили отношение к документу, во-первых, как к доказательству совершения какого-либо факта, во-вторых, как к источнику информации, на основе которого можно принять наилучшее решение, получить прибыль, выиграть в конкурентной борьбе. И еще один фактор сегодня изменяет отношение к документу - повсеместное внедрение в сферу управления автоматизированных систем как качественно нового инструмента создания, передачи, систематизации и хранения документной информации.

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений и потребностью в оптимизации штатов [24].

Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:

- существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;

- повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;

- обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;

- осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;

- появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;

- гарантируется соответствие вашей кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма разработчик отслеживает изменения и выпускает обновления программ;

- снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы.

- производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.

Увеличение количества обрабатываемых документов в ООО ИФК «Астрстройинвест», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.

Система «БОСС-Кадровик» имеет преимущество во всех направлениях совершенствования системы организации документооборота.

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников отдела кадров, секретариатов, делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как документов, так и проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «БОСС-Кадровик» объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов [35].

В дипломной работе были рассмотрены следующие вопросы:

- проведен анализ системы документационного обеспечения управления в ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- рассмотрена организационная структура управления предприятием;

- проведен анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы компании;

- проанализирован документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, а также объем документопотоков за последние три года;

- проведен анализ технического и программного обеспечения в ООО ИФК «Астрстройинвест»;

- внесены предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов ведения документооборота;

- разработан проект приказа о внедрении автоматизированной системы;

- разработан проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработан поэтапный план внедрения автоматизированной системы.

- проведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота.

При выборе автоматизированной системы управления персоналом наряду с функциональными возможностями оцениваются финансово-экономические характеристики приобретаемой системы. Система «БОСС-Кадровик» поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы, планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику, производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров, вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников, набор персонала на вакантные должности, вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.

Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Важность этого подтверждается повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.