Должностные обязанности секретаря-машинистки

       Должностные обязанности секретаря – машинистки.
       Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ,
регламентирующий деятельность секретаря.
       Должностная инструкция – документ длительного пользования и
применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её
составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной
инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и
имеете.

       Секретарь должен знать:
    - постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные
      документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации
      делопроизводства;
    - государственную систему документационного обеспечения управления;
    - стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной
      документации;
    - структуру организации;
    - организацию делопроизводства в организации;
    - схемы документооборота;
    - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
      временного хранения, установленной отчетности;
    - сроки и порядок сдачи дел в архив;
    - системы организации контроля за исполнением документов;
    - оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
    - основные экономики, организации производства, труда и управления;
    - законодательства о труде и охране труда РФ;
    - правила внутреннего трудового распорядка;
    - правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной
      санитарии, противопожарной защиты.

      Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и
      секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением
      машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и
      стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно
      воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
      Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

    - выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя
      организации или её подразделений;
    - получает для руководителя сведения от работников подразделений,
      вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры
      руководителя;
    - принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие
      руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
    - следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями,
      средствами организационной техники, создает условия, способствующие
      эффективной работе руководителя;
    - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
    - печатает по указанию руководителя различные материалы;
    - ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя
      корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с
      принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения
      руководителям подразделения или конкретным исполнителям для
      использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за
      сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
    - принимает документы на подпись руководителю;
    - организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению
      просьб и предложений работников;
    - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
      обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
      Должен знать:
    - постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные
      документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации
      делопроизводства;
    - руководящий состав организации и её подразделений;
    - машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения
      материала при печати различных документов;
    - правила печатания деловых писем и использования типовых форм;
    - правила эксплуатации организационной техники;
    - стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной
      документации;
    - основы организации труда;
    - законодательство о труде и охрана труда РФ;
    - правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.