Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО 'РИНГО' ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96    № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО 'РИНГО' О. В. Ломов
01.03.96
                  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретарь-референт   относится   к   категории   специалистов
предприятия,

принимается и увольняется директором.
2. Основными    задачами   секретаря-референта   являются   организационное

и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
   —  законодательными актами РФ;
1. Уставом предприятия;
2. Положением о функциональных службах предприятия;

1. приказами (указаниями) руководства предприятия;
2. нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
   -  настоящей должностной инструкцией.
5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним

специальным образованием и стажем работы не менее 1   года или без стажа,
но

при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
   -  перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
   деятельности;
3. организации работы с документами, составления документации;
4. организации управленческого труда;

3. применения средств вычислительной и организационной техники;
4. перевода  служебной  документации   на  иностранный   язык
коммерческого

партнера;
5. культуры труда и служебной этики;
6. охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
7. оказания первичной медицинской помощи.

                     2. ФУНКЦИИ
   На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства

в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут

ствия инспектора по персоналу).
7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
8. Ведение учета командировочных удостоверений.

                         3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
   Секретарь-референт должен;
1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан

сово-хозяйственную деятельность предприятия.
2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,

информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования

и утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.
4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,

принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их

выполнение.
5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их

до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предо

ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком

мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
теку

щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
7. Вести прием посетителей.
8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель

ности предприятия:

8. оформление приказов по личному составу;
9. оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

   — оформление трудовых книжек;
10. оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
11. оформление командировочных документов;
12. оформление листов нетрудоспособности;
13. ведение табеля учета рабочего времени;
14. выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
   3.9.     Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
   работ.
10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на

уничтожение.     •
12. Выполнять отдельные  поручения  руководства  по  профилю  финансово-

хозяйственной деятельности предприятия.
13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в
   бухгалтерию.

                      4. ПРАВА
   Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также

объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям

и специалистам предприятия.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на

рушением  установленных правил  их  составления  и   оформления   (ГОСТ
6.38-96),

международных правил оформления документов (ISO).
Визировать   документы   управленческой   деятельности   в   рамках   своей

компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-

ментационного обеспечения  деятельности  предприятия,  совершенствованию
форм

и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения

служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятель

ности предприятия.
2. Работать с документами, имеющими гриф 'КТ' или 'Конфиденциально'.
3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во

просам проверки исполнения документов, поручений и представления
необходимой

информации руководству.

                  5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
   Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф 'Кон

фиденциально' или 'КТ'.


0. Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
 Юрисконсульт
 подпись    О.С. Васильева
 28.02.96