Секретарь (Доклад)

        План

1. Немного из истории.
2. Возможности секретаря-референта.
1. Основные функции секретаря.
2. Современные требования.
3. Классификация секретарей.
4. Обязанности.
3. Вывод.


  1. Немного из истории.

        Секретари появились в  Древнем  Риме  в  качестве  хранителей  чужих
  секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

        А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и  пэров
  постепенно  превратились  в  делопроизводителей.   Традиционно   в   роли
  секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-
  секретари.



2. Возможности секретаря-референта.


        Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается  пришедший
  в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой
  день  руководитель,  первый,  кто  отвечает  на  телефонные  звонки.   От
  поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в  которой
  он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

        Секретарь должен быть всегда в  «форме»  :  тщательно  и  продуманно
  одет, опрятен, готов  быстро  и  квалифицированно  выполнить  данные  ему
  поручения.,уметь спокойно  ,  без  растерянности,  резкости,  суеты  и  с
  достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар
  чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно  выходить  из  трудных
  ситуаций, в частности, не видеть и  не  слышать  того,  чего  не  следует
  видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел:  ведет
  работу  с  документами,  участвует  в   проведении   деловых   встреч   и
  переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает  распоряжение  по
  поручению руководства,  осуществляет  запись  посетителей  на  прием.  Но
  иногда приходится делать и разовые поручения, например,  передачу  денег,
  междугородний телефонный разговор, посещение больного  сослуживца  и  так
  далее.

        Через секретаря осуществляется связь руководителя с  подчиненными  и
  внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке
  информации, правильно,  четко  и  оперативно  классифицировать  ее  часто
  определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.



        Основные функции секретаря.

        Важную роль играет профессиональная базовая  подготовка,  включающая
  как высокий уровень  общего  образования,  так  и  специфические  знания,
  которые могут  быть  определены  в  соответствии  с  основными  функциями
  секретаря:

.  знания,   необходимые  для   эффективного   участия   в   информационно-
  документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя  (владение
  такими техническими  средствами,  как  персональный  компьютер,  телефон,
  факс, ксерокс);
. знания,  связанные  с  основными  направлениями  деятельности  фирмы,  ее
  внутренней структурой и внешними  связями  ;  заниями  правовых  актов  и
  приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
. знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы  и  ее
  администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме
  посетителей,  при  деловой   переписке   и   деловых   переговорах,   при
  планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

  Современные требования.

        Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарь  должен  обладать
  следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;
2. хорошо владеть речью и письмом;
3. обладать хорошей памятью;
4. хорошо ориентироваться во времени;
5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8. быть энергичным, проявлять инициативу;
9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

  Классификация секретарей.

        Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

        RECEPTIONIST – девушка, работающая на  телефоне.  В  ее  обязанности
  входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и  клиентов.  На
  этой должности необязательно знание языка. Основное требование  –  умение
  держаться и аккуратность.

        На этом же уровне находится должность  информатора.  Только  в  этом
  случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

        Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность
  OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

        Самая  же  высокая  должность   –PERSONAL   SEKRETARY   –   помощник
  генерального директора или президента. В  этом  случае  девушка  работает
  только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так  и
  на  английских  языках,  сопровождает  директора  в  командировки.  Здесь
  большое    внимание    уделяется    внешним     данным,     аккуратности,
  организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только
  исполнителем,   но   и    инициатором.   Знать,   что    ответить,    как
  сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно  вырасти  из
  секретаря в менеджеры…

        Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда
  на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы
  множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится  в
  центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль  секретаря
  в   ритмичном   эффективном   функционировании    фирмы,    в    создании
  психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.


  Обязанности.


        Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со
  своими обязанностями. А в обязанности входит:

. учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей  корреспонденции
  для доклада руководству;
.  оформление   (в  том  числе  печатание)  и  рассылка   распределительных
  документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
. подготовка  по  указанию  руководителя  и  согласование  со  структурными
  подразделениями    проектов   отдельных   приказов,    справок,    писем,
  командировочных удостоверений и других документов;
. оформление протоколов рассылок выписок из них;
. анализ справок и докладов  структурных  подразделений  с  заключениями  и
  предложениями по ним;
. подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям,  совещаниям,
  конференциям, семинарам и съездам;
. прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
. организация приемов посетителей;
. прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка
  поступающей, исходящей и внутренней  корреспонденции,  подготовка  дел  к
  сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

        Кроме работы  с  документами   в  обязанности  секретаря  включаются
  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

. техническое обеспечение работы руководителя;
. подготовка и организация материально-технического обеспечения  заседаний,
  совещаний;
. организация приема работников и посетителей;
. телефонное обслуживание;
. подготовка командировок;
. организация презентаций и специальных приемов гостей;
. стенографирование;
. контроль за праздничными и юбилейными датами;
. обработка почты;
. машинописные работы;
. сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;
. сбор материалов для докладов и речей руководителя;
. ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

        Перечисленные  служебные  обязанности  могут   быть   ограничены   и
  дополнены  другими.  Но  и  приведенный  перечень  дает  представление  о
  специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть  главные
  аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря.

        Особенностью работы  также  является  постоянная  нехватка  времени,
  работа в  условиях  стресса.  В  этом  случае  выручает  умение  слушать,
  правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать  быстрые  и
  верные решения.



3. Вывод.


        Помните:  ваши  ошибки  –  это  ошибки  того  должностного  лица,  в
  структурном подразделении которого вы работаете.

        Приступая к работе, ответьте себе на следующие  вопросы:  Что  нужно
  сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

        Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и  все
  готово.   Если   вы   целеустремленная   и    организованная,    деловая,
  доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и  привлекательная,
  то профессия секретарь ждет вас.